Adviseur-generaal voor de Stafdirectie P&O - Afdeling Gebouwen- en Facilitair Beheer (m/v/x)

OPGELET! Dit is een vacature van het Talent Exchange netwerk. De openstaande vacatures in dit netwerk zijn tijdelijk en alleen voor statutaire personeelsleden of personeelsleden met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties: https://bosa.belgium.be/nl/deelnemende-organisaties-aan-het-netwerk-talent-plus  

De adviseur-generaal, hoofd van de Afdeling Gebouwen- en Facilitair Beheer (GFB), heeft als opdracht alle activiteiten en medewerkers (ongeveer 80 personen) van de afdeling GFB aan te sturen en eenvormige en vernieuwende systemen en tools te ontwikkelen met het oog op een doeltreffend facilitair beleid, overeenkomstig de strategische doelstellingen. 

(Als leidinggevende) bepaal je de doelstellingen en het actieplan voor de verschillende diensten op basis van de strategische doelstellingen en implementeer je de nodige middelen om de activiteiten in overeenstemming te brengen met de facilitaire strategie van de FOD Binnenlandse Zaken.

• Je vertaalt, in overleg met de stafdirecteur P&O-Facility, het strategisch plan in een operationeel plan en werkt dit plan af met de verschillende diensthoofden (rechtstreekse medewerkers);
• Je ziet erop toe dat deze plannen worden vertaald in concrete doelstellingen voor deze diensten en in persoonlijke doelstellingen voor de medewerkers en je volgt ze op; 
• Je neemt de nodige initiatieven zodat de verschillende diensten van de afdeling hun taken zo optimaal mogelijk kunnen uitvoeren;
• Je biedt ondersteuning en motiveert de diensthoofden en hun teams;
• Je initieert, beheert en ondersteunt interne verbeterprojecten.

(Als coördinator) werk je een actieplan uit dat door de diensten van de afdeling moet worden uitgevoerd en organiseer je de uitvoering ervan om de doelstellingen van de afdeling te bereiken en de efficiëntie ervan te vergroten. 

• Je vertaalt de doelstellingen van de afdeling in concrete actieplannen, alsook in werkprocessen en -instructies;
•  Je organiseert en coördineert de werking van de afdeling met het oog op de uitvoering van haar opdrachten en je beheert de middelen die haar worden toegewezen om het werk in de diensten optimaal te organiseren en de goede werking ervan te garanderen;
• Je ziet toe op de organisatie en de follow-up van al deze diensten (planning, vaststellen van prioriteiten, organiseren van overlegmomenten, enz.);
• Je leidt de verschillende diensten van de afdeling GFB en staat in voor het dagelijks beheer van de activiteiten en taken van de verantwoordelijken van de verschillende diensten;
• Je plant en organiseert de samenwerking met andere diensten met het oog op de goede werking van het facilitair beheer van de FOD; 

(Als coach) motiveer en begeleid je de verschillende teamleden van de afdeling en delegeer je verantwoordelijkheden aan de diensthoofden teneinde een sterk team op te bouwen rond de gemeenschappelijke doelstellingen van de afdeling.

• Je zorgt voor een goede werkverdeling door rekening te houden met motivatie, competenties en talenten van de teamleden, alsook met de behoeften van de organisatie;
• Je geeft duidelijke richtlijnen en nauwkeurige doelstellingen aan de diensthoofden en zorgt ervoor dat zij hetzelfde doen met hun medewerkers;
• Je staat in voor de begeleiding van iedere (rechtstreekse) medewerker met het oog op het realiseren van de vooropgestelde doelstellingen; 
• Je staat in voor de omkadering van de medewerkers en stimuleert hun ontwikkeling;
• Je staat in voor de opvolging van de evaluatie van de medewerkers op correcte, objectieve en genuanceerde wijze;
• Je bevordert de teamgeest binnen de afdeling.

(Als intern adviseur) geef je facilitair advies aan de interne en externe partners om bij te dragen aan de uitvoering van de facilitaire strategie van de FOD Binnenlandse Zaken. 

• Je initieert en coördineert transversale projecten op facilitair vlak om bij te dragen aan een aangename, veilige en gezonde werkomgeving voor het personeel.
• Je innoveert en verbetert de facilitaire werking door werk- en projectgroepen aan te sturen en te coördineren.
• Je verstrekt advies op strategisch en operationeel niveau over prioritaire acties die op facilitair vlak door en binnen de FOD moeten worden ondernomen

(Als contactpersoon) onderhoud je relaties met interne en externe partners om de afdeling te vertegenwoordigen en haar standpunt te verdedigen op interne en externe vergaderingen.  Binnen de grenzen van de toegekende bevoegdheden vertegenwoordig je officieel de afdeling GFB van de FOD Binnenlandse Zaken in de verschillende interne en externe netwerken. 

(Als kennisbeheerder) ontwikkel je kennis inzake facilitair beheer en integreer je de recente evoluties en nieuwe regelgeving in de procedures en werkmethodes teneindede werking van de afdeling te verbeteren en voortdurend te ontwikkelen.

• Je ontwikkelt en/of werkt mee aan de ontwikkeling van documentatiedatabanken en zorgt ervoor dat deze regelmatig worden bijgewerkt;
• Je zorgt ervoor dat de kennis over de afdeling, methodes en processen gemakkelijk beschikbaar zijn voor de medewerkers;
• Je staat in voor de follow-up van de regelgeving en ziet toe op de correcte en uniforme toepassing ervan in de procedures. ;

De Stafdirectie Personeel en Organisatie - Facility omvat twee afdelingen: de afdeling Human Resources Management en de afdeling Gebouwen- en Facilitair Beheer.  De eerste afdeling coördineert het algemene personeelsbeheer. Samen met de lokale facilitaire cellen staat de afdeling Gebouwen- en Facilitair Beheer (GFB) in voor de ontwikkeling van de facilitaire strategie van de FOD Binnenlandse Zaken en het beheer van de verschillende gebouwen en coördineert zij de ondersteunende activiteiten ten behoeve van de verschillende diensten van de FOD Binnenlandse Zaken, alsook van de individuele werknemers.

Het facilitair beheer neemt een belangrijke plaats in binnen de FOD Binnenlandse Zaken.  Het levert een grote bijdrage aan het welzijn en de tevredenheid van onze medewerkers. Het doel is steeds een gezonde, veilige en duurzame werkomgeving aan alle medewerkers te kunnen aanbieden.   De uitbouw van informatiebeheersystemen vormt een essentiële stap in de optimalisering van de resultaten van het facilitair beheer. Een bijzondere uitdaging betreft het beheer van de activiteiten met een hoge impact op het vlak van de duurzaamheid: gebouwen, voertuigen, onderhoud, aankopen. We dragen bij tot de realisatie van de engagementen van de federale regering op het vlak van het federaal klimaatbeleid. We integreren de maatregelen van de federale regering in onze dagelijkse werking en sensibiliseren onze medewerkers voor duurzame ontwikkeling.

FOD BINNENLANDSE ZAKEN 

Veiligheid, crisisbeheer, brand- en inbraakpreventie, beheer van het Rijksregister, organiseren van verkiezingen, uitreiken van identiteitskaarten, beheren van migratiestromen … FOD Binnenlandse Zaken doet het allemaal en nog veel meer. 

Uw veiligheid, ons beroep. Als FOD Binnenlandse zaken creëren wij een veilige samenleving waar burgers initiatief durven nemen en verbinding zoeken met elkaar. Ook op de werkvloer streven wij naar een open organisatiecultuur waar jij als collega de ruimte krijgt om mee te denken of mee te beslissen, maar zeker ook om mee te doen. 

Onze FOD telt meer dan vijfduizend medewerkers verdeeld over de zes algemene directies (Civiele Veiligheid, Nationaal Crisiscentrum, Dienst Vreemdelingenzaken, Veiligheid & Preventie,Identiteit & Burgerzaken en Digitale Innovatie en Oplossingen), de overkoepelende stafdirecties, coördinatie- & ondersteuningsdiensten en de vier onafhankelijke diensten (Commissariaat-generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen, de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen, de Vaste Commissie voor Taaltoezicht en de Federale diensten van de Gouverneurs).

https://ibz.be/nl

Een relevante professionele ervaring van minstens 9 jaar is vereist, waaronder:

Minstens 4 jaar in het domein van het beheer van de gebouwen en/of het facilitair beheer, met minstens 2 van onderstaande verantwoordelijkheden:

• Beheer van gebouwen
• Beheer van facilitaire diensten
• Begrotingsbeheer en beheer van aankopen

EN

Minstens 5 jaar in het domein van het management en het teambeheer, met minstens 2 van onderstaande verantwoordelijkheden:

• Een dienst of een organisatie aansturen
• Medewerkers rechtstreeks begeleiden
• Verschillende (multidisciplinaire) teams beheren
• Medewerkers ontwikkelen

Troeven

• Je bent in staat om je op professioneel vlak in het Frans uit te drukken en je bent gemotiveerd om in een tweetalige omgeving te werken;
• Je hebt een goede kennis van het beheer van overheidsdiensten;
• Je hebt kennis van de wetgeving betreffende overheidsopdrachten;
• Je hebt grondige kennis van een projectmanagementmethode;

Deze opdracht is tijdelijk en is enkel bestemd voor statutaire personeelsleden of voor personeelsleden met een contract van onbepaalde duur tewerkgesteld bij één van de organisaties die deelnemen aan het Talent Exchange netwerk. Deze opdracht biedt de mogelijkheid om bij te dragen aan de uitvoering van innoverende projecten binnen een groeiende organisatie.  

Je behoudt jouw huidige salarisschaal. De FOD waar je momenteel tewerkgesteld bent, blijft verantwoordelijk voor de uitbetaling van jouw loon.

Je behoudt jouw voordelen en wedde.

Als jouw profiel overeenstemt met het gevraagde profiel, word je uitgenodigd voor een gesprek bij de FOD Binnenlandse Zaken.

Stuur jouw cv en motivatiebrief naar Jobs.NL@ibz.be 

Als jouw profiel overeenstemt met het gevraagde profiel, word je uitgenodigd voor een gesprek bij de FOD Binnenlandse Zaken.

Wij voeren een actief diversiteitsbeleid en zorgen voor gelijke kansen, gelijke behandeling en gelijke toegang tot de selectie voor alle kandidaten.