Coördinator organisatiebeheersing (m/v/x)

Ben jij leergierig en durf je initiatief nemen? Wil je meehelpen om de continuïteit van de dienstverlening binnen de overheid te garanderen en om de werking efficiënter te maken? Dan is dit misschien de job voor jou? 

Als coördinator organisatiebeheersing ga je de verschillende diensten van de FOD Beleid & Ondersteuning (BOSA) (zie rubriek Werkgever) helpen verder te ontwikkelen en te optimaliseren. Je ondersteunt de Coördinator Managementondersteuning en de Voorzitter en werkt nauw samen met verschillende partners binnen de organisatie. Je verzekert de nodige kennisoverdracht naar en het draagvlak bij de verschillende betrokken actoren.
De domeinen organisatiebeheersing en integriteitsbeleid en de verdere uitwerking van een Business Continuïty Managementsysteem voor de FOD BOSA zullen een belangrijk deel van je takenpakket vormen.

Meer concreet krijg je de volgende taken en verantwoordelijkheden:

• Je werkt mee aan de verdere uitbouw van de organisatiebeheersing en het integriteitsbeleid van de FOD BOSA Je ondersteunt de verschillende diensten in onze organisatie bij de uitwerking van hun continuïteits- en recoveryplannen.
• Je bouwt mee het continuïteitsbeleid van de FOD BOSA uit om op termijn hiervoor de verantwoordelijkheid op te nemen.
• Je optimaliseert, vanuit een reflectie van continue kwaliteitsverbetering en in samenwerking met de relevante expertnetwerken binnen de FOD BOSA, de methodologie en processen inzake de te beheren domeinen.
• Je ontwikkelt actief je kennis en blijft op de hoogte van de evoluties die een meerwaarde kunnen bieden voor de domeinen waarbinnen je werkt
• Je faciliteert een goede kennisuitwisseling binnen de expertnetwerken inzake diezelfde domeinen
• Je bouwt structurele oplossingen uit voor kennisoverdracht en dit voor de hele organisatie.
• Je werkt nauw samen met jouw collega's (11 medewerkers) en springt bij waar nodig

Heb je vragen over de jobinhoud? 

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".

Er is één vacature binnen de Dienst van de Voorzitter van de FOD Beleid & Ondersteuning (BOSA). De dienst ondersteunt de voorzitter en het management van de organisatie, en is het scharnierpunt voor beleidsvoorbereiding en -ontwikkeling. 

De Dienst van de Voorzitter:

1. coördineert in samenwerking met de managementondersteuners (MO) van de directoraten-generaal (DG’s) de opmaak van het strategisch plan, van het jaarlijkse operationeel plan en coördineert de managementrapportering (dashboards) over de uitvoering ervan;
2. coördineert in samenwerking met de projectmanagement-officers (PMO) van de DG’s het PMO-netwerk om een gemeenschappelijke projectmanagement-aanpak te faciliteren en coördineert de managementrapportering (dashboards) over de belangrijkste projecten;
3. adviseert de voorzitter in de betrokken materies en dossiers;
4. beheert via het secretariaat de vergaderingen van het College van de Voorzitters en de agenda en briefwisseling van de voorzitter;
5. ondersteunt de beheersorganen van de FOD: directiecomité, DG-overleg, managementteam en klantenstuurgroep;
6. coördineert de parlementaire vragen;
7. coördineert in samenwerking met de verantwoordelijken organisatiebeheersing van de DG’s het BOSAIC-netwerk (organisatiebeheersing binnen BOSA) om excellentie na te streven in functie van 15 beheersdomeinen (doelstellingenbeheer, risicobeheer, procesbeheer, indicatorenbeheer, stakeholderbeheer, BOSA-structuurbeheer, BOSA-cultuur-beheer, integriteitsbeheer, continuïteitsbeheer, ICT-beheer, projectbeheer, informatiebeheer, facilitair beheer, HR-beheer en financieel beheer) en coördineert de managementrapportering (dashboards) over de verbeteracties;
8. ondersteunt het management van de FOD door de ontwikkeling van managementdashboards en -rapportering (via Excel, MS Project, Power BI, Sharepoint);
9. is het aanspreekpunt voor de audits van het Rekenhof, de Federale Interne Audit en het Auditcomité van de Federale Overheid;
10. is het eerste aanspreekpunt voor de juridische coördinatie (incl. het beheer inzake de reprografie, de juridische risicobeheersing, de coördinatie van vragen inzake de openbaarheid van bestuur, de opvolging van het wetgevend redactiewerk, etc.).

Daarnaast zijn er enkele specifieke functies zoals de preventieadviseur, de klachtencoördinator, veiligheidsofficier, data protection officer en de coördinator internationale netwerken die allemaal rechtstreeks rapporteren aan de voorzitter.

De FOD Beleid & Ondersteuning (BOSA) is een horizontale federale overheidsdienst die ondersteuning biedt aan de andere federale organisaties op vlak van IT, HR, organisatiebeheersing, integriteitsbeleid enoverheidsopdrachten. Voor enkele andere domeinen, zoals begroting en boekhouding, heeft de FOD BOSA een controlerende rol.

Gedragsgerichte competenties

• Informatie Integreren: Je legt verbanden tussen verschillende gegevens, genereert alternatieven en trekt sluitende conclusies.
• Beslissen: Je neemt beslissingen op basis van (on)volledige informatie en onderneemt doelgericht acties om beslissingen uit te voeren.
• In Team Werken: Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Betrouwbaarheid Tonen: Je handelt integer, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.
• Objectieven Behalen: Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.
• Adviseren: Je geeft advies aan je gesprekpartners en bouwt op basis van je expertise een vertrouwensrelatie met hen op. 
• Wendbaar zijn: Je stelt je open en flexibel op en weet je aan te passen in een professionele context die snel evolueert. 

Een goede motivatie is eveneens belangrijk.

Opgelet! Jouw motivatie wordt als erg belangrijk voor de job beschouwd en weegt harder door in de eindscore.

Niet vereist, wel een troef

• Aangezien je in een tweetalige werkomgeving terechtkomt, is kennis van het Frans een pluspunt.
• Je beschikt over een goede praktische kennis van Word, Excel, Power BI en Sharepoint
• Je brengt op eigen initiatief ideeën aan vanuit een analytisch en integratief kwaliteitsdenken.
• Je bent leergierig en kan nauwgezet en resultaatsgericht werken.
• Je kan kordaat coördineren en neemt een actieve en participatieve houding aan.

Jouw profiel:

• Je hebt een diploma van master (of gelijkwaardig)
• Je bent gemotiveerd
• Je bent bereid om op de job bij te leren (er is geen ervaring vereist)

Een volledige beschrijving van de deelnemingsvoorwaarden en het functieprofiel kan je terugvinden in de functiebeschrijving.

Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:

• Diploma van licentiaat, arts, doctor, apotheker, geaggregeerde van het onderwijs, ingenieur, industrieel ingenieur, architect, meester (basisopleiding van 2 cycli), erkend en uitgereikt door de Belgische universiteiten en de instellingen voor hoger onderwijs van het lange type, voor zover de studies ten minste vier jaar hebben omvat, of door een door de Staat of een van de Gemeenschappen ingestelde examencommissies.
• ​Diploma van master uitgereikt door een universiteit of een hogeschool na een masteropleiding van de 2e cyclus van ten minste 60 studiepunten.
• Getuigschrift uitgereikt aan de laureaten van de Koninklijke Militaire School en die gerechtigd zijn tot het voeren van de titel van burgerlijk ingenieur of van licentiaat/master.​​

Je kan ook deelnemen als je een vroeger behaald diploma hebt, dat gelijkgesteld wordt met één van de vermelde diploma’s.

Als je jouw diploma behaald hebt in een ander land dan België of in een andere taal dan het Nederlands, bekijk dan op onze website de opties voor deelname.

Laad je diploma op in het gedeelte “CV” in van je online account op het moment van inschrijving. Doe je dit niet, dan kan je niet deelnemen aan de selectieprocedure.

Ben je laatstejaarsstudent van het academiejaar 2022-2023?

Dan kan je deelnemen aan de selectie onder voorbehoud. Laad je inschrijvingsbewijs met duidelijke vermelding van studiejaar, academiejaar en afstudeerrichting op in jouw online account.

Als je slaagt, kan je wel pas in dienst treden als je het vereiste diploma hebt behaald en je dit hebt opgeladen in jouw online account.

Ben je vastbenoemd Nederlandstalig ambtenaar?

Dan kan je deelnemen op basis van mobiliteit, mits je benoemd bent bij:

• een federale administratie of een parastatale instelling opgenomen in het koninklijk besluit van 15 januari 2007 (personeel van de NMBS en de federale politie maken geen deel uit van dit toepassingsgebied van interne mobiliteit), of
• de Rechterlijke orde (met uitzondering van de magistraten, gerechtelijk stagiaires en assessoren).

Aangezien de openstaande functie een functie is van A1 kan je enkel deelnemen indien:

• je benoemd bent op niveau A1
• of je geslaagd bent voor het specifieke gedeelte van een bevorderingsselectie niveau A1 en je opgenomen bent in de laureatenlijst.

Laad je meest recente bewijs van benoeming op (benoemingsbesluit, uittreksel uit het Belgisch Staatsblad, bewijs van je werkgever, bevorderingsbesluit of bewijs van eedaflegging) vóór de uiterste inschrijvingsdatum en vul je volledige professionele ervaring in, inclusief je huidige job. Als dit bewijs van benoeming of van slagen al werd gevalideerd in je online-cv door een vorige procedure, hoef je dit niet opnieuw te doen.

Als je al werkt voor de rekruterende instelling, treed je in dienst via de principes van interne mutatie.

Ben je vastbenoemd Nederlandstalig ambtenaar bij een Gemeenschap of Gewest? 

De vacante functie is een functie van niveau A1. Je dient dan ook een graad A1 en een weddeschaal te bekleden die, overeenkomstig de bijlage 1 van het KB van 15 januari 2007 betreffende de mobiliteit van de statutaire ambtenaren in het federaal administratief openbaar ambt, als gelijkwaardig worden erkend met de graad en klasse waartoe de vacante betrekking behoort.

Opgelet!

Om te kunnen nagaan of je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden, dienen wij ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum in het bezit te zijn van je meest recente bewijs van benoeming (benoemingsbesluit, uittreksel uit het Belgisch Staatsblad, bewijs van je werkgever, bevorderingsbesluit of bewijs van eedaflegging). Duid dan ook aan in je cv onder de rubriek ‘werkervaring’ dat je ambtenaar bent bij een gemeenschap of gewest en laad je benoemingsbesluit op onder de rubriek ‘benoemingsdocumenten’. 

Ambtenaren van de gemeenschappen of gewesten dienen niet aan de diplomavereisten te voldoen. 

Ben je Nederlandstalig beroepsmilitair?

De openstaande functie is van niveau A1. Je moet dus:

• je attest van je carrière als beroepsmilitair opladen in het onderdeel ‘Diploma’ in jouw online account.
• vanaf je inschrijving de persoon contacteren die vermeld wordt in de rubriek ‘contactpersoon procedure’, om je gelijkwaardigheid van niveau te bepalen

In dit geval hoef je niet te voldoen aan de diplomavoorwaarden.

Vereiste ervaring

Er is geen ervaring vereist. In functie van je voorkennis wordt in de nodige opleiding voorzien.

Indien je ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum niet aan bovenstaande formele deelnemingsvoorwaarden voldoet, kan er met je kandidatuur geen rekening worden gehouden.

Statuut en Graad

Je wordt aangeworven als attaché managementondersteuning (niveau A1) met de bijhorende weddeschaal NA11.

Loon

Minimum aanvangswedde: € 43.757,76 (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden. 

Voordelen

We bieden jou een boeiende job met impact op mens en maatschappij, met tal van voordelen:

• Goede balans tussen werk en privé
  • glijdende werkuren in een 40-uren week
  • mogelijkheid tot telewerk
  • 38 dagen verlof (26 + 12 compensatiedagen) en vrij tussen Kerst en Nieuwjaar
  • kantoor op 2 minuten van station Brussel Noord

• Talrijke ontwikkelingsmogelijkheden
  • uitgebreid opleidings- en leeraanbod (te volgen tijdens de werkuren)
  • uitgebreide loopbaankansen

• Financiële voordelen
  • mogelijkheid tot het krijgen van een tweetaligheidspremie
  • voordelige hospitalisatieverzekering
  • gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
  • mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen
  • mogelijkheid tot het krijgen van een telewerkpremie
  • voordelen en interessante aanbiedingen via Benefits@Work
  • allerlei sociale voordelen
  • beschikken over een gsm en laptop, tussenkomst in de gsm-kosten
  • bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen.

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de website van BOSA.

Als je geslaagd bent voor deze selectie, moet je – om benoemd te worden – op de aanstellingsdatum:

• Belg zijn of burger van een ander land behorende tot de Europese Economische Ruimte of Zwitserland
• de burgerlijke en politieke rechten genieten
• een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking.

Als je deelneemt op basis van jouw diploma, word je benoemd nadat je de stageperiode met succes hebt vervuld.

Als je deelneemt op basis van mobiliteit, hoef je geen stage meer te doen.

Als je benoemd bent bij een andere organisatie dan de rekruterende en je in dienst treedt via mobiliteit, start een proefperiode van 3 maanden waarin jij en de organisatie kunnen beslissen of er een match is. Indien jij of de rekruterende organisatie hiervan niet overtuigd zijn, keer je terug naar je vroegere werkgever. Klikt het van bij de start, dan kunnen jullie onderling sneller beslissen om de definitieve overstap te maken.

Als je reeds benoemd bent bij de rekruterende dienst in het niveau van de selectie, treed je in dienst via de principes van interne mutatie.

In het kort:

1. We screenen jouw diploma en/of benoemingsbesluit
2. Je legt een test op computer af bij FOD BOSA in Brussel 
   Opgelet! Als er weinig kandidaten zijn, zal deze test niet georganiseerd worden. 
3. Je legt een interview af bij FOD BOSA in Brussel 

Een volledige beschrijving van de procedure kan je terugvinden in de volledige functiebeschrijving.

Opgelet:

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures’ in je online account om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• De testen kunnen in fysieke aanwezigheid (face-to-face) of op afstand (via videocall) georganiseerd worden. Deze informatie wordt bij elke stap aangegeven.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures’. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon voor de selectieprocedure (zie rubriek “Contact”) . Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.
• Als je niet geslaagd bent voor een bepaalde stap, stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Gelijke kansen en redelijke aanpassingen:

De Federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid.   

Heb je een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kom je mogelijks in aanmerking voor een aanpassing van de selectieprocedure. Zie onze pagina over redelijke aanpassingen voor meer info.

Ben je zwanger of geef je borstvoeding? Ook dan kan je mogelijk aanpassingen krijgen. Meer info vind je op deze pagina over gelijke kansen.

Stap 1: screening van diploma en/of benoemingsbesluit

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je beschikt over het vereiste diploma en/of benoemingsbesluit. De screening hiervan gebeurt op basis van de op te laden documenten (zie ‘Deelnemingsvoorwaarden’) en de informatie ingevuld in jouw online account op de uiterste inschrijvingsdatum.

Stap 2: Specifieke screening - PC (+/- 1u)

Deze proef wordt ofwel georganiseerd als afzonderlijke proef, ofwel direct voorafgaand aan het interview. Dit is afhankelijk van het aantal kandidaten dat overblijft na de vorige stap. 

Via een situationele beoordelingstest worden volgende competenties gemeten:

• Informatie integreren
• Beslissen
• betrouwbaarheid tonen

Als deze proef wordt georganiseerd als afzonderlijke proef, zal deze plaatsvinden rond begin oktober 2023 (onder voorbehoud). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je je inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap.
Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is. 

Je bent voor deze test geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt.Rekening houdend met het aantal jobs, worden enkel de eerste 20 geslaagden toegelaten tot de volgende proef. Bij gelijkheid van punten, kan dit aantal verhoogd worden in het voordeel van de kandidaat.

Na het ontvangen van je resultaat van dit gedeelte kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen.

Stap 3: Specifieke screening - Interview (+/- 1u)

Het interview evalueert of je gedragsgerichte (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Indien de PC-proef niet georganiseerd wordt als afzonderlijke proef (zie stap 2), zal deze plaatsvinden direct voorafgaand aan het interview. 

Je cv in je online account wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt voor het interview. Indien de PC test op dezelfde dag georganiseerd wordt dien je daarnaast 70 punten op 140 te behalen voor het totaal van beide testen.

Indien Stap 2 niet georganiseerd wordt, zal deze proef plaatsvinden begin oktober 2023 (onder voorbehoud).
Indien Stap 2 wel georganiseerd wordt, zal deze proef plaatsvinden eind oktober 2023 (onder voorbehoud).

Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Als je geslaagd bent?

De rangschikking van de geslaagden wordt opgesteld op basis van de resultaten van stap 3. Als er voor dit gedeelte personen met gelijke punten zijn, wordt voor deze personen de rangschikking willekeurig bepaald.

Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie. Op basis van je rangschikking kan je ook contractuele functies aangeboden krijgen.

Hoelang blijft deze lijst geldig?

Er wordt een lijst van maximum 25 geslaagden opgesteld, die 1 jaar geldig blijft. Als er voor de toekenning van de laatste plaats meerdere geslaagden zijn met een gelijk aantal punten, wordt het maximum aantal geslaagden in hun voordeel verhoogd.

Bijkomende screening

Als deze of een andere organisatie een gelijkaardig profiel zoekt, kunnen zij hiervoor beroep doen op deze lijst. Afhankelijk van je resultaat word je uitgenodigd voor een bijkomende proef, die vaak bestaat uit een interview. Het is mogelijk dat er hierbij extra diploma- en/of ervaringsvoorwaarden gevraagd worden.

Voorrangsregels voor personen met een handicap

Naast deze lijst van geslaagden wordt een bijzondere lijst opgesteld (die 4 jaar geldig blijft) van de personen met een handicap die geslaagd zijn. Je wordt er enkel in opgenomen op jouw vraag en als je een attest hebt waardoor je erkend bent als 'persoon met een handicap. Meer informatie over voorrang voor personen met een handicap vind je op onze website.

Overheidsdiensten die nog geen 3% van het quotum behalen, zijn verplicht eerst de kandidaten uit deze reserves te raadplegen.

Arbeidspostaanpassingen

Heb je een handicap en wil je gebruik maken van arbeidspostaanpassingen? Dan kan je dat aanvragen op het moment van aanwerving. Meer info vind je op onze pagina Arbeidspostaanpassingen.

Solliciteren? Vul je online CV in en raadpleeg het volledige vacaturebericht om over alle nodige informatie te beschikken en je zo goed mogelijk voor te bereiden.

Je kan solliciteren tot en met 18 september 2023.

Je moet online solliciteren via je online account. We screenen het cv dat op de uiterste inschrijvingsdatum in je online account zit. We screenen ook je diploma en/of benoemingsbesluit dat je moet opladen op het moment van inschrijving.

Je kan niet solliciteren via fax of e-mail.

Diploma en/of benoemingsbesluit opladen
Je kan je diploma en/of benoemingsbesluit in je online-cv opladen (vóór de uiterste inschrijvingsdatum) in PDF, DOC, DOCX, JPG of TIF-formaat. Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB. Lukt het niet om het diploma op te laden, dan mag je een kopie opsturen naar de contactpersoon selectieprocedure (zie 'Contactpersonen’). Vermeld je rijksregisternummer, naam, voornaam en de procedurecode van de job.

Ben je laatstejaarsstudent?

Laad dan je je inschrijvingsbewijs op met duidelijke vermelding van studiejaar, academiejaar en afstudeerrichting voor de uiterste inschrijvingsdatum.

Testen en resultaten

Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online account.

Je online account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Vragen rond de testen en scoring?

Op onze website kan je terecht voor meer info over het verloop van de testen en over hoe je je kan voorbereiden.

Je vindt er ook meer uitleg over de scoring van onze testen.

Niet tevreden over de selectieprocedure?

Dien hier jouw klacht in.