Teamverantwoordelijke Personeelsadministratie (m/v/x)

Ben je een enthousiaste, ondernemende teamleader?

Heb je een sterke interesse in personeelsbeheer en werk je graag aan procesverbetering?

Dan kan je bij Fedris je talent ontplooien als Teamverantwoordelijke Personeelsadministratie.

Je organiseert, coördineert en optimaliseert het administratief personeelsbeheer en streeft samen met je team een efficiënte en kwaliteitsvolle dienstverlening na. Daarnaast speel je ook een belangrijke rol in de verdere automatisering van het personeelsbeheer.

Je bent daarbij verantwoordelijk voor een breed domein in personeelsbeheer waaronder verlofstelsels, aan- en afwezigheden, ziekte & arbeidsongevallen, in- en uitdiensttreding, loonverwerking, sociale voordelen, beheer verzekeringscontracten, …

Je taken:

• Je bent verantwoordelijk voor de planning en de voortgang van het werk en de inzet van je medewerkers.
• Je leidt en coacht het team in de uitvoering van hun functie en je neemt deel aan de dagelijkse werking van de dienst om continuïteit te waarborgen.
• Je blijft op de hoogte van nieuwe reglementering en ontwikkelingen binnen je werkdomein en je zorgt voor informatiedoorstroming naar teamleden, collega’ s en personeelsleden.
• Je staat in voor een kwalitatief procesbeheer. Je neemt initiatieven om de processen en procedures continue te verbeteren en je begeleidt de veranderingsprocessen.
• Je leert het personeelsbeheersysteem in detail kennen en bent nauw betrokken bij de verdere automatisering van de processen in samenwerking met het externe ontwikkelteam.  
• Je analyseert personeelsdata en staat in voor de nodige rapportage, zowel intern als extern.
• Je werkt mee aan het digitaliseren van de personeelsdossiers.
• Je bent een aanspreekpunt voor de materies van de dienst voor de verschillende betrokkenen in de organisatie.

Je rapporteert aan de verantwoordelijke van de afdeling P&O en werkt nauw samen met je directe collega's, alsook met de collega's van andere diensten, binnen en buiten Fedris.

Heb je vragen over de jobinhoud? 

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".

Er is 1 plaats binnen de afdeling P&O (dienst Tijdsbeheer) van het Federaal agentschap voor beroepsrisico's (Fedris) (Sterrenkundelaan 1, 1210 Brussel).

De dienst Tijdsbeheer behandelt de aan- en afwezigheden van de Fedris-medewerkers, alsook de indiensttredingen, de wijzigingen van dienst en de aanvragen tot pensionering. Ze beheert de arbeidsongevallen en beroepsziekten van het eigen personeel en regelt de abonnementen voor het openbaar vervoer. Ten slotte beheert de dienst tijdsbeheer ook de tegemoetkomingen van de sociale dienst. 

Fedris, het Federaal Agentschap voor Beroepsrisico's, is een openbare socialezekerheidsinstelling binnen de federale administratie. De opdrachten van Fedris hebben betrekking op arbeidsongevallen en beroepsziekten in de particuliere sector, beroepsziekten bij provinciale en lokale besturen en, in mindere mate arbeidsongevallen in de publieke sector.

Het Agentschap voor beroepsrisico’s (Fedris) is een Openbare Instelling van Sociale Zekerheid. We waken erover dat de rechten van slachtoffers van arbeidsongevallen (AO) en beroepsziekten (BZ) worden gerespecteerd. Als gezamenlijk beheerde openbare socialezekerheidsinstelling dragen we actief bij aan de bescherming en bevordering van de gezondheid van werknemers op het werk, zowel op het gebied van preventie, correcte vergoeding van arbeidsschade, professionele reïntegratie en beheersing van
juiste toepassing van de wet op de beroepsrisico's. Wij stellen onze kennis en onze expertise beschikbaar en informeren derden.

Wij positioneren ons als referentie-instelling en expertisecentrum op het gebied van risico's professionals en we delen onze kennis met al onze stakeholders. Wij spelen daarin een actieve rol in het maatschappelijk debat over arbeidsrisico's. Wij dragen bij aan een kwaliteitsbeleid gericht op preventie, behouden of weer aan het werk gaan. Wij staan garant voor een correcte en consistente vergoeding bij ziekte professionals, slachtoffers van asbest en arbeidsongevallen, rekening houdend met de specificiteit van elke tak. We willen een duurzame, dynamische en efficiënte organisatie zijn met een menselijke maat. Dankzij gezamenlijk beheer dragen we bij aan het behoud van een duurzaam maatschappelijk overleg.

Meer info over de opdrachten van Fedris: www.fedris.be.

Gedragsgerichte competenties

• Je legt verbanden tussen verschillende gegevens, genereert alternatieven en trekt sluitende conclusies.
• Je neemt beslissingen op basis van (on)volledige informatie en onderneemt doelgericht acties om beslissingen uit te voeren.
• Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en je bouwt een relatie op met anderen op basis van je geloofwaardigheid en expertise.
• Je handelt integer, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.
• Je begeleidt medewerkers in hun groei en je geeft gericht feedback aan medewerkers over hun functioneren (prestaties en ontwikkeling).
• Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.

Een goede motivatie is eveneens belangrijk.

Opgelet! Jouw motivatie en de competentie 'medewerkers ontwikkelen' worden als erg belangrijk voor de job beschouwd.

De competentie 'medewerkers ontwikkelen' weegt harder door (x2) in de eindscore.

Indien je motivatie niet voldoet aan het vereiste niveau, kan je voor deze selectie niet slagen.

Niet vereist, wel een troef

• Ervaring in personeelsadministratie is een pluspunt.

• Je beschikt over een goede kennis over arbeidswetgeving en de regelgeving die van toepassing is binnen een openbare dienst/ de openbare sector OF je bent bereid om je hierin op korte termijn grondig in te werken.

• Je hebt een goede kennis van het Frans, aangezien je in een tweetalige werkomgeving terechtkomt.

Jouw profiel:

• Je hebt een algemeen masterdiploma (of gelijkwaardig) of bent vastbenoemd ambtenaar op niveau A1, A2 of A3.
• Je hebt 2 jaar ervaring in het domein beheer van personeelsadministratie of een administratief proces in een sociaal-juridische context, en 1 jaar ervaring in een leidinggevende rol voor minstens 3 personen.
• Een goede kennis van het Frans is een pluspunt.

Een volledige beschrijving van de deelnemingsvoorwaarden en het functieprofiel kan je terugvinden in de functiebeschrijving.

Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:

• Diploma van licentiaat, arts, doctor, apotheker, geaggregeerde van het onderwijs, ingenieur, industrieel ingenieur, architect, meester (basisopleiding van 2 cycli), erkend en uitgereikt door de Belgische universiteiten en de instellingen voor hoger onderwijs van het lange type, voor zover de studies ten minste vier jaar hebben omvat, of door een door de Staat of een van de Gemeenschappen ingestelde examencommissies.                                                                           
• Diploma van master uitgereikt door een universiteit of een hogeschool na een masteropleiding van de 2e cyclus van ten minste 60 studiepunten.                                                                            
• Getuigschrift uitgereikt aan de laureaten van de Koninklijke Militaire School en die gerechtigd zijn tot het voeren van de titel van burgerlijk ingenieur of van licentiaat/master.​​

Je kan ook deelnemen als je een vroeger behaald diploma hebt, dat gelijkgesteld wordt met één van de vermelde diploma’s.

Als je jouw diploma behaald hebt in een ander land dan België of in een andere taal dan het Nederlands, bekijk dan op onze website de opties voor deelname.

Laad je diploma op in het gedeelte “cv” in van je online account op het moment van inschrijving. Doe je dit niet, dan kan je niet deelnemen aan de selectieprocedure.

Ben je vastbenoemd Nederlandstalig ambtenaar?

Dan kan je deelnemen op basis van mobiliteit, mits je benoemd bent bij:

• een federale administratie of een parastatale instelling opgenomen in het koninklijk besluit van 15 januari 2007 (personeel van de NMBS en de federale politie maken geen deel uit van dit toepassingsgebied van interne mobiliteit)
• of de Rechterlijke orde (met uitzondering van de magistraten, gerechtelijk stagiaires en assessoren).

De vacante functie is een functie van klasse A2. Je moet:

• ofwel behoren tot de klasse A3
• ofwel behoren tot de klasse A2
• ofwel minstens 2 jaar anciënniteit hebben in de klasse A1.

In dit geval hoef je niet te voldoen aan de diplomavoorwaarden, maar wel aan de vereisten op vlak van werkervaring (zie punt ‘Vereiste ervaring op de uiterste inschrijvingsdatum’).

Als je al werkt voor de rekruterende instelling en benoemd bent in de klasse A1, dien je enkel aan de anciënniteitsvoorwaarden te voldoen en niet aan de vereisten op vlak van werkervaring.

Laad je meest recente bewijs van benoeming op (benoemingsbesluit, uittreksel uit het Belgisch Staatsblad, bewijs van je werkgever, bevorderingsbesluit of bewijs van eedaflegging) vóór de uiterste inschrijvingsdatum en vul je volledige professionele ervaring in, inclusief je huidige job. Als dit bewijs van benoeming of van slagen al werd gevalideerd in je online-cv door een vorige procedure, hoef je dit niet opnieuw te doen.

Als je al werkt voor de rekruterende instelling, treed je in dienst via de principes van interne mutatie of interne promotie.

Ben je Nederlandstalig beroepsmilitair?

De openstaande functie is van niveau A2. Je moet dus:

• je attest van je carrière als beroepsmilitair opladen in het onderdeel ‘Diploma’ in jouw online account.
• vanaf je inschrijving de persoon contacteren die vermeld wordt in de rubriek ‘contactpersoon procedure’, om je gelijkwaardigheid van niveau te bepalen

In dit geval hoef je niet te voldoen aan de diplomavoorwaarden, maar wel aan de vereisten op vlak van werkervaring (zie punt ‘Vereiste ervaring op de uiterste inschrijvingsdatum’).

Vereiste ervaring op de uiterste inschrijvingsdatum:

2 jaar relevante beroepservaring in het domein beheer van personeelsadministratie of een administratief proces in een sociaal-juridische context, waarin u ten minste 2 van de volgende taken heeft verricht:

• opmaken van werkprocedures
• invoeren van nieuwe operationele en/of beheersprocessen
• dossierbehandeling inzake sociaal-juridische materies
• analyseren en bestuderen van wetteksten betreffende sociaal-juridische reglementering

EN

1 jaar relevante beroepservaring in een leidinggevende rol voor minstens 3 personen, waarbij u  ten minste 2 van de volgende taken heeft verricht:

• voeren van individuele functionerings-, evaluatie- en/of ontwikkelingsgesprekken
• doelen formuleren voor het team of voor de medewerkers
• organiseren van het werk van één of meerdere medewerkers 
• opvolging van resultaten van medewerkers

Vul je online-cv volledig in in het Nederlands in de rubriek "Werkervaring" van jouw online account, voor de uiterste inschrijvingsdatum.

Indien je ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum niet aan bovenstaande formele deelnemingsvoorwaarden voldoet, kan er met je kandidatuur geen rekening worden gehouden.

Statuut en Graad

Je wordt aangeworven als attaché (niveau A2) met de bijhorende weddeschaal NA21.

Loon

Minimum aanvangswedde: € 52.792,61 (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden. 

Voordelen

We bieden jou een boeiende job met impact op mens en maatschappij, met tal van voordelen:

• Goede balans tussen werk en privé
• glijdende werkuren in een 38 urenweek
• mogelijkheid tot telewerk
• kinderopvang tijdens de schoolvakantie
• gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer
• minimum 26 dagen verlof per kalenderjaar
• 12 dagen compensatieverlof per kalenderjaar als forfaitaire compensatie voor elke bijkomende prestatie door het personeelslid tijdens de normale werkuren
• gesloten tussen Kerstmis en Nieuwjaar

• Talrijke ontwikkelingsmogelijkheden
• uitgebreid opleidings- en leeraanbod (te volgen tijdens de werkuren)
• uitgebreide loopbaankansen

• Financiële voordelen
• mogelijkheid tot het krijgen van een tweetaligheidspremie
• voordelige hospitalisatieverzekering
• gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen
• voordelen en interessante aanbiedingen via Benefits@Work
• allerlei sociale voordelen
• beschikken over een eigen laptop
• bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen
• maaltijdcheques

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de website van BOSA.

Als je geslaagd bent voor deze selectie, moet je – om benoemd te worden – op de aanstellingsdatum:

• Belg zijn of burger van een ander land behorende tot de Europese Economische Ruimte of Zwitserland
• de burgerlijke en politieke rechten genieten
• een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking.

Als je deelneemt op basis van jouw diploma, word je benoemd nadat je de stageperiode met succes hebt vervuld.

Als je deelneemt op basis van mobiliteit, hoef je geen stage meer te doen.

Als je benoemd bent bij een andere organisatie dan de rekruterende en je in dienst treedt via mobiliteit, start een proefperiode van 3 maanden waarin jij en de organisatie kunnen beslissen of er een match is. Indien jij of de rekruterende organisatie hiervan niet overtuigd zijn, keer je terug naar je vroegere werkgever. Klikt het van bij de start, dan kunnen jullie onderling sneller beslissen om de definitieve overstap te maken.

Als je reeds benoemd bent bij de rekruterende dienst, treed je in dienst via de principes van interne mutatie of interne promotie.

In het kort:

1. We screenen jouw diploma en/of benoemingsbesluit.
2. We screenen jouw ervaring aan de hand van jouw cv.
3. Je legt een test op computer af bij FOD BOSA in Brussel.
   Opgelet! Als er weinig kandidaten zijn, zal deze test niet georganiseerd worden.
4. Je legt een interview af met een test op computer bij Fedris (Sterrenkundelaan 1, 1210 Sint-Joost-ten-Node).

Een volledige beschrijving van de procedure kan je terugvinden in de volledige functiebeschrijving.

Opgelet:

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures’ in je online account om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• De testen zullen in fysieke aanwezigheid (face-to-face) georganiseerd worden.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures’. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon voor de selectieprocedure (zie rubriek “Contact”) . Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.
• Als je niet geslaagd bent voor een bepaalde stap, stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Gelijke kansen en redelijke aanpassingen:

De Federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid.   

Heb je een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kom je mogelijks in aanmerking voor een aanpassing van de selectieprocedure. Zie onze pagina over redelijke aanpassingen voor meer info.

Mogelijke voorzieningen voor personen die zwanger zijn of die borstvoeding geven:

Ben je zwanger of geef je borstvoeding? Ook dan kan je mogelijk voorzieningen aanvragen. Meer info vind je op deze pagina over gelijke kansen.

Stap 1: screening van diploma en/of benoemingsbesluit

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je beschikt over het vereiste diploma en/of benoemingsbesluit. De screening hiervan gebeurt op basis van de op te laden documenten (zie ‘Deelnemingsvoorwaarden’) en de informatie ingevuld in jouw online account op de uiterste inschrijvingsdatum.

Stap 2: Screening van vereiste ervaring

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je over de vereiste relevante professionele ervaring beschikt. De screening van de ervaring gebeurt op basis van je cv zoals het is ingevuld in jouw online account op de uiterste inschrijvingsdatum. We houden bij deze screening geen rekening met eventuele documenten die opgeladen zijn in het gedeelte “Mijn extras” van jouw online account.

Waarop moet je letten?

Vul het cv in in het Nederlands. Cv’s in andere talen worden niet gescreend.
Besteed voldoende aandacht aan de beschrijving van de werkervaring in het cv. Onze selectieverantwoordelijken gebruiken deze informatie voor de kwalitatieve cv-screening.

Ook gesolliciteerd voor een Franstalige selectie?

Geef dan in je online-cv onder ‘Werkervaring -> Aanpassen’ de info in het veld ‘Beschrijf nauwkeurig de verschillende taken en verantwoordelijkheden van de job’ ook in het Frans in.
Te weinig plaats in dat veld? Tik dan de verdere info in de volgende twee velden (‘Beschrijf wat je geleerd hebt in de job’ en ‘Waarom van job veranderen’) onder een titeltje: 'Vervolg taken en verantwoordelijkheden'. Vermeld onderaan in het eerder ingevulde veld van de taken en verantwoordelijkheden in welk veld je de verdere info getikt hebt.

Stap 3: Specifieke screening - PC (+/- 2u30min)

Of deze proef wordt georganiseerd, is afhankelijk van het aantal kandidaten dat overblijft na de vorige stap.

Via een postbaktest worden volgende competenties gemeten:

• informatie integreren
• beslissen

Deze proef zal plaatsvinden plaatsvinden rond de tweede helft van maart 2024 (onder voorbehoud). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je je inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap.
Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Je bent voor deze test geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt. Rekening houdend met het aantal jobs, worden enkel de eerste 15 geslaagden toegelaten tot de volgende proef. Bij gelijkheid van punten, kan dit aantal verhoogd worden in het voordeel van de kandidaat.

Na het ontvangen van je resultaat van dit gedeelte kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen.

Stap 4: Specifieke screening - Interview (+/- 1u) + PC-proef (+/- 1u30min)

Het interview evalueert of je gedragsgerichte competenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Vóór of na het interview krijg je een dossiertest, waarmee volgende competenties worden gemeten:

• Informatie integreren 
• Beslissen

Je cv in je online account wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd indien je voor het totaal voor deze stap de vermelding 'Geschikt' behaalt.

Deze proef zal plaatsvinden in de loop van april 2024 (onder voorbehoud).

Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Als je geslaagd bent?

De lijst van geslaagden, zonder rangschikking, bestaat uit de kandidaten die het meest aansluiten bij de functiebeschrijving en het competentieprofiel. Deze lijst wordt verstuurd naar de voorzitter van het directiecomité van Fedris die met het directiecomité de rangschikking opmaakt.

Hoelang blijft deze lijst geldig?

Er wordt een lijst van geslaagden opgesteld, die 1 jaar geldig blijft.

Voorrangsregels voor personen met een handicap

Naast deze lijst van geslaagden wordt een bijzondere lijst opgesteld (die 4 jaar geldig blijft) van de personen met een handicap die geslaagd zijn. Je wordt er enkel in opgenomen op jouw vraag en als je een attest hebt waardoor je erkend bent als 'persoon met een handicap. Meer informatie over voorrang voor personen met een handicap vind je op onze website.

Overheidsdiensten die nog geen 3% van het quotum behalen, zijn verplicht eerst de kandidaten uit deze reserves te raadplegen.

Arbeidspostaanpassingen

Heb je een handicap en wil je gebruik maken van arbeidspostaanpassingen? Dan kan je dat aanvragen op het moment van aanwerving. Meer info vind je op onze pagina Arbeidspostaanpassingen.

Solliciteren? Vul je online-cv in en raadpleeg het volledige vacaturebericht om over alle nodige informatie te beschikken en je zo goed mogelijk voor te bereiden.

Je kan solliciteren tot en met 22/02/2024.

Je moet online solliciteren via je online account. We screenen het cv dat op de uiterste inschrijvingsdatum in je online account zit. We screenen ook je diploma en/of benoemingsbesluit dat je moet opladen op het moment van inschrijving.

Je kan niet solliciteren via fax of e-mail.

Diploma en/of benoemingsbesluit opladen
Je kan je diploma en/of benoemingsbesluit in je online-cv opladen (vóór de uiterste inschrijvingsdatum) in PDF, DOC, DOCX, JPG of TIF-formaat. Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB. Lukt het niet om het diploma op te laden, dan mag je een kopie opsturen naar de contactpersoon selectieprocedure (zie 'Contactpersonen’). Vermeld je rijksregisternummer, naam, voornaam en de procedurecode van de job.

Testen en resultaten

Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online account.

Je online account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Vragen rond de testen en scoring?

Op onze website kan je terecht voor meer info over het verloop van de testen en over hoe je je kan voorbereiden.

Je vindt er ook meer uitleg over de scoring van onze testen.

Niet tevreden over de selectieprocedure?

Dien hier jouw klacht in.