Archivaris/documentalist (m/v/x)

De juridische cel van de steundienst van het College van hoven en rechtbanken is op zoek naar een archivaris/documentalist om een documentbeheerbeleid te ontwikkelen en uit te voeren. Deze functie biedt een unieke kans om een nog niet bestaand kader voor informatiebeheer en archivering binnen onze organisatie op zetten.

Als archivaris/documentalist ben je verantwoordelijk voor:

• Het ontwerpen en implementeren van een documentbeheerbeleid (informatiebeheerplan, naamgevingsconventies, documentorganisatie).
• Het meewerken aan het creëren  en beheren van een structuur voor document- en archiefbewaring.
• Het opzetten van een efficiënt archiveringssysteem, rekening houdend met best practices en interne behoeften.
• Teams bewust maken van en begeleiden bij de toepassing van nieuwe documentatieprocedures.

Heb je vragen over de jobinhoud? 

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".

Er is één vacature bij de steundienst van het College van de hoven en de rechtbanken (Waterloolaan 70, 1000 Brussel).

De steundienst staat onder het gezag van de voorzitter van het College van de hoven en rechtbanken. De steundienst heeft vier waarden bepaald, waar de dienst en de leden voor staan, namelijk: 

• samenwerking,  
• professionalisme,
• klantgerichtheid en
• respect. 

De steundienst is belast met:

• de ondersteuning van het College binnen de bevoegdheidsdomeinen die in artikel 181 van het Gerechtelijk Wetboek vermeld staan;
• de ondersteuning van de directiecomités;
• de organisatie van een interne audit van het College en van de gerechtelijke entiteiten. 

Voor meer informatie kan je de website van het College en de brochure van de steundienst raadplegen.

Gedragsgerichte competenties

• Kritisch denken: Informatie aftoetsen en beoordelen op basis van redelijke en logische criteria om weloverwogen beslissingen te nemen.
• Eenvoudige informatie behandelen en samenvatten (niveau 1)
• Communiceren: Informatie, meningen en ideeën overbrengen en uitwisselen en daarvoor de stijl en de communicatiekanalen kiezen die zijn aangepast aan de context en de doelgroep
• Informatie uitwisselen en in dialoog gaan (niveau 1)
• Samenwerken: In team werken, professionele relaties opbouwen en kennis delen om de gezamenlijke doelen te bereiken.
• Actief samenwerken (niveau 1)
• Je ontwikkelen: Je competenties ontwikkelen in functie van je eigen noden en de noden van je organisatie.
• Zich inzetten om zich te ontwikkelen en competenties up to date houden (niveau 2)
• Resultaatgericht zijn: Beslissingen nemen en acties uitvoeren om resultaten te behalen en er de verantwoordelijkheid voor nemen.
• Acties ondernemen en plannen (niveau 1)

Opgelet! Jouw motivatie wordt als erg belangrijk voor de job beschouwd en weegt harder door in de eindscore. (X2)

Deze vacante functie maakt deel uit van de functiefamilie productbewerkers en is van de graad administratief deskundige (niveau B).

Je vindt op de pagina Competenties meer informatie over de functiefamilies, de geëvalueerde competenties en hun beheersingsniveaus.

Niet vereist, wel een troef

• Je hebt een goede kennis van het Frans, aangezien je in een tweetalige omgeving zal werken.

• Je hebt een goede kennis van het gerechtelijk landschap.

• Je bent georganiseerd, creatief en plichtsbewust.

• Je hebt goede communicatieve vaardigheden

Jouw profiel:

• Je hebt een bachelordiploma of gelijkwaardig.
• Je hebt minstens 1 jaar ervaring in het domein archief- en documentatiebeheer.
• Een goede kennis van Frans is een pluspunt.

Een volledige beschrijving van de deelnemingsvoorwaarden en het functieprofiel kan je terugvinden in de functiebeschrijving.

Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:

• Diploma van het hoger onderwijs van het korte type (basisopleiding van één cyclus, bv: graduaat, professionele bachelor) met volledig leerplan of voor sociale promotie
• Diploma van kandidaat/academische bachelor uitgereikt na een cyclus van tenminste twee jaar studie
• Getuigschrift na het slagen voor de eerste twee studiejaren van de Koninklijke Militaire School
• Diploma van zeevaartonderwijs van de hogere cyclus of van hoger kunst- of technisch onderwijs van de 3de, 2de of 1ste graad met volledig leerplan
• Diploma van meetkundig schatter van onroerende goederen, van mijnmeter of van technisch ingenieur.​
• Diploma van Bachelor Na Bachelor van tenminste 60 studiepunten uitgereikt door een universiteit of een hogeschool
• Diploma van Graduaatsopleiding van het Hoger Beroepsonderwijs  van niveau 5 (afgekort HBO5) van tenminste 120 studiepunten uitgereikt door het Vlaamse Gemeenschap

Je kan ook deelnemen als je een vroeger behaald diploma hebt, dat gelijkgesteld wordt met één van de vermelde diploma’s.

Als je jouw diploma behaald hebt in een ander land dan België of in een andere taal dan het Nederlands, bekijk dan op onze website de opties voor deelname.

Solliciteer je voor een functie in een andere taal dan die van je diploma? Let dan goed op, want in sommige gevallen moet je aantonen dat je die taal beheerst door te slagen voor een taaltest! Schrijf je zo snel mogelijk in voor de vereiste test, want het behalen van een taalcertificaat is een voorwaarde voor de selectie. Controleer of dit op jou van toepassing is door de informatie over 'buitenlands diploma of diploma in een andere taal' te raadplegen.

Laad je diploma op in het gedeelte “cv” in je online account op het moment van inschrijving. Doe je dit niet, dan kan je niet deelnemen aan de selectieprocedure.

Ben je vastbenoemd Nederlandstalig ambtenaar?

Dan kan je deelnemen op basis van mobiliteit, mits je benoemd bent bij:

• een federale administratie of een parastatale instelling opgenomen in het koninklijk besluit van 15 januari 2007 (personeel van de NMBS en de federale politie maken geen deel uit van dit toepassingsgebied van interne mobiliteit).

Aangezien de openstaande functie een functie is van niveau B kan je enkel deelnemen indien:

• je benoemd bent op niveau B
• of je geslaagd bent voor het specifieke gedeelte van een bevorderingsselectie niveau B en je opgenomen bent in de laureatenlijst

Je kan ook deelnemen als je een vroeger behaald diploma hebt, dat gelijkgesteld wordt met één van de vermelde diploma’s.

Als je jouw diploma behaald hebt in een ander land dan België of in een andere taal dan het Nederlands, bekijk dan op onze website de opties voor deelname.  

Laad je meest recente bewijs van benoeming op (benoemingsbesluit, uittreksel uit het Belgisch Staatsblad, bewijs van je werkgever, bevorderingsbesluit of bewijs van eedaflegging) en jouw diploma vóór de uiterste inschrijvingsdatum en vul je volledige professionele ervaring in, inclusief je huidige job. Als dit bewijs van benoeming of van slagen al werd gevalideerd in je online-cv door een vorige procedure, hoef je dit niet opnieuw te doen.

Vereiste ervaring op de uiterste inschrijvingsdatum:

Relevante professionele ervaring van minstens 1 jaar in het domein van van archief- en documentatiebeheer, verdeeld over ten minste 3 van onderstaande taken:

• Klasseer- en archiveerwerk op papier en digitaal
• Coderen van de beschikbare documentatie en informatie
• Controleren en bijwerken van de databank en de bestanden
• Ontwerpen, onderhouden en optimaliseren van de indexerings- en classificatiesystemen
• Verkennen en aftoetsen van de informatiebehoeften van de gebruikers
• Verspreiden van het overzicht van nieuwe beschikbare informatie en documentatie
• Op de hoogte blijven van en zorgen voor de opvolging van nieuwe belangrijke documentatie/informatie

Vul je online-cv volledig in in het Nederlands in de rubriek "Werkervaring" van jouw online account, voor de uiterste inschrijvingsdatum.

Indien je ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum niet aan bovenstaande formele deelnemingsvoorwaarden voldoet, kan er met je kandidatuur geen rekening worden gehouden.

Statuut en Graad

Je wordt aangeworven als administratief deskundige (niveau B) met de bijhorende weddeschaal B1.

Loon

Minimum aanvangswedde: € 35 663,12 (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden. 

Werkomgeving

De steundienst heeft zijn kantoren in het hartje van de Europese hoofdstad en is gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer. Onze ruime lokalen met veel licht bieden een panoramisch uitzicht over de hoofdstad en haar bezienswaardigheden en zijn toegankelijk voor personen met een verminderde mobiliteit.

Je krijgt ook toegang tot twee bedrijfsrestaurants die democratische prijzen hanteren.

Ten slotte hebben we een recreatie- en ontspanningsruimte waar we steevast samenkomen voor verjaardagen, projecten, om nieuwe collega's te verwelkomen, enz.

Voordelen

We zijn een dynamische organisatie in volle ontwikkeling en we willen dat iedereen zich goed in zijn vel voelt en een goed evenwicht vindt tussen werk- en privéleven. Daarom krijg je: 

• de mogelijkheid om een tweetaligheidspremie te verwerven (artikel 4 of artikel 6 gerechtspersoneel); 
• de mogelijkheid om tal van opleidingen te volgen tijdens de werkuren; 
• de mogelijkheid om aan te sluiten bij een voordelige hospitalisatieverzekering; 
• 26 dagen jaarlijkse vakantieverlof; 
• daarbovenop 12 dagen inhaalrust per jaar op basis van een voltijdse tewerkstelling; 
• drie dagen per week telewerk (op basis van een voltijdse tewerkstelling) met het akkoord van het management;
• een flexibel uurrooster in het kader van een 38-urenweek, zonder verplichting om je lunchpauze op een vast uur te nemen; 
• gratis openbaar vervoer voor je woon-werkververplaatsingen; 
• tal van voordelen en interessante aanbiedingen via de Fed+-kaart (regelmatig aanbiedingen bij Dyson, KitchenAid, Adidas, Disneyland Paris, enz.); 
• een fietsvergoeding; 
• een laptop;

Ten slotte houden wij als jong team enorm van de sfeer tijdens de teambuildingactiviteiten.

Een benoeming is uitgesloten indien:

• uit je strafregister blijkt dat je een correctionele of criminele veroordeling al dan niet met uitstel hebt opgelopen waarvoor nog geen eerherstel werd verkregen (zie art. 287quinquies §3 Ger. Wetboek).
• je ontslagen bent geweest binnen de Rechterlijke Orde wegens dringende reden te rekenen vanaf drie jaar na de ontslagbeslissing (zie art. 287quinquies §4 Ger. Wetboek).

Als je deelneemt op basis van jouw diploma, word je benoemd nadat je de stageperiode met succes hebt vervuld.

Als je deelneemt op basis van mobiliteit, hoef je geen stage meer te doen.

In het kort:

1. We screenen jouw diploma en/of benoemingsbesluit
2. We screenen jouw ervaring 
3. Je legt een interview af bij de steundienst van het College van hoven en rechtbanken. (Waterloolaan 70, 1000 Brussel)

Een volledige beschrijving van de procedure kan je terugvinden in de volledige functiebeschrijving.

Opgelet:

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures’ in je online account om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• De testen kunnen in fysieke aanwezigheid (face-to-face) of op afstand (via videocall) georganiseerd worden. Deze informatie wordt bij elke stap aangegeven.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures’. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon voor de selectieprocedure (zie rubriek “Contact”) . Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.
• Als je niet geslaagd bent voor een bepaalde stap, stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Gelijke kansen en redelijke aanpassingen:

De Federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid.   

Heb je een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kom je mogelijks in aanmerking voor een aanpassing van de selectieprocedure. Zie onze pagina over redelijke aanpassingen voor meer info.

Mogelijke voorzieningen voor personen die zwanger zijn of die borstvoeding geven:

Ben je zwanger of geef je borstvoeding? Ook dan kan je mogelijk voorzieningen aanvragen. Meer info vind je op deze pagina over gelijke kansen.

Stap 1: screening van diploma en/of benoemingsbesluit

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je beschikt over het vereiste diploma en/of benoemingsbesluit. De screening hiervan gebeurt op basis van de op te laden documenten (zie ‘Deelnemingsvoorwaarden’) en de informatie ingevuld in jouw online account op de uiterste inschrijvingsdatum.

Stap 2: Screening van vereiste ervaring

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je over de vereiste relevante professionele ervaring beschikt. De screening van de ervaring gebeurt op basis van je cv zoals het is ingevuld in jouw online account op de uiterste inschrijvingsdatum. We houden bij deze screening geen rekening met eventuele documenten die opgeladen zijn in het gedeelte “Mijn extra's” van jouw online account.

Waarop moet je letten?

Vul het cv in in het Nederlands. Cv’s in andere talen worden niet gescreend.
Besteed voldoende aandacht aan de beschrijving van de werkervaring in het cv. Onze selectieverantwoordelijken gebruiken deze informatie voor de kwalitatieve cv-screening.

Stap 3: Specifieke screening - Interview (+/- 60min)

Het interview evalueert of je gedragscompetenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Je cv in je online account wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt.

Deze proef zal plaatsvinden rond eind mei/begin juni (onder voorbehoud).

Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Als je geslaagd bent?

De rangschikking van de geslaagden wordt opgesteld op basis van de resultaten van stap 3 - interview. Als er geslaagden zijn met gelijke punten, krijgt de persoon met het hoogste aantal punten voor het gedeelte motivatie voorrang. Als er voor dit gedeelte personen met gelijke punten zijn, wordt voor deze personen de rangschikking willekeurig bepaald.

Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie. Op basis van je rangschikking kan je ook contractuele functies aangeboden krijgen.

Hoelang blijft deze lijst geldig?

Er wordt een lijst met alle geslaagden opgesteld, die 1 jaar geldig blijft.

Solliciteren? Vul je online-cv in en raadpleeg het volledige vacaturebericht om over alle nodige informatie te beschikken en je zo goed mogelijk voor te bereiden.

Je kan solliciteren tot en met 15 mei 2025.

Je moet online solliciteren via je online account. We screenen het cv dat op de uiterste inschrijvingsdatum in je online account zit. We screenen ook je diploma en/of benoemingsbesluit dat je moet opladen op het moment van inschrijving.

Je kan niet solliciteren via fax of e-mail.

Diploma en/of benoemingsbesluit opladen
Je kan je diploma en/of benoemingsbesluit in je online-cv opladen (vóór de uiterste inschrijvingsdatum) in PDF, DOC, DOCX, JPG of TIF-formaat. Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB. Lukt het niet om het diploma op te laden, dan mag je een kopie opsturen naar de contactpersoon selectieprocedure (zie 'Contactpersonen’). Vermeld je rijksregisternummer, naam, voornaam en de procedurecode van de job.

Testen en resultaten

Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online account.

Je online account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Feedback over jouw resultaten?

Na elke screeningsstap kan je een motivering van jouw resultaten bekomen. Voor sommige testen verschijnt dit automatisch in je online account, voor andere kan je het aanvragen via de contactpersoon voor de procedure.

Vragen rond de testen en scoring?

Op onze website kan je terecht voor meer info over het verloop van de testen en over hoe je je kan voorbereiden.

Je vindt er ook meer uitleg over de scoring van onze testen.

Niet tevreden over de selectieprocedure?

Dien hier jouw klacht in.