Griffiers bij de arbeidsrechtbank en de politierechtbank Leuven (m/v/x)

Aan de slag gaan als griffier staat gelijk aan een job met een gevarieerd takenpakket. Een griffier staat in voor een goede planning en vindt het fijn om zaken te structureren en goed te organiseren.

Sta je graag in contact met klanten en ben je op zoek naar een job met maatschappelijke impact? Ben je flexibel ingesteld en neem je graag initiatief? Lees dan zeker verder.

Afhankelijk van de dienst waarin je terechtkomt, ziet je takenpakket er anders uit. Hieronder vind je een omschrijving van het takenpakket per dienst.  

Griffier dossierbeheer bij de politierechtbank te Leuven

Ga je aan de slag als griffier dossierbeheer dan vorm je een spilfiguur en belangrijke steunfiguur in het gerechtelijk landschap tussen de burgers, verschillende diensten en de magistra(a)t(en). De griffier wordt niet voor niks de ‘notaris van het gerechtelijk gebeuren’ genoemd.

Jouw (belangrijkste) taken als griffier bij de politierechtbank zien er als volgt uit: 

• Je bereidt de zitting voor en voert de nodige taken uit ter zitting. Ervoor zorgen dat de zitting correct en vlot verloopt en notities nemen zijn voorbeelden van jouw verantwoordelijkheden als griffier. Nieuwe uitdaging: check!
• Je voert administratieve taken uit ter griffie en draagt hierbij de eindverantwoordelijkheid over het administratieve luik van de gerechtelijke dossiers. Bv. Het oproepen van partijen, controleren of de termijnen werden nageleefd, aktes opmaken, … Bijdrage aan een groter geheel: check!
• Zelf sta je ook in voor de behandeling van individuele gerechtelijke dossiers. Hierbij krijg je de nodige ondersteuning en instructies van je magistraat. Een job met impact: check!
• Als griffier zal het belangrijk zijn dat je je eigen kennis gedurende je loopbaan blijft ontwikkelen. Zo zal je de werking van jouw afdeling kunnen optimaliseren. Je krijgt hier alle kansen toe en je volgt hiervoor interne en externe opleidingen. Deze kennis geef je ook door aan minder ervaren en nieuwe collega’s in jouw rol als peter of meter. Professionele voldoening: check!
• Je beantwoordt vlot en correct vragen van burgers, advocaten, politie, maatschappelijke diensten en andere partners. Klantgerichtheid: check!

Griffier- kabinetssecretaris bij de arbeidsrechtbank te Leuven

Ga je aan de slag als griffier-kabinetssecretaris dan sta je in voor de administratieve en organisatorische ondersteuning van de voorzitter en hoofdgriffier met als doel hun dagelijks functioneren te faciliteren. Meer in detail ziet je takenpakket er als volgt uit:

• Je staat in voor de coördinatie en uitvoering van verscheidene taken ter ondersteuning van de hoofdgriffier en de voorzitter. Als rechterhand sta je bij waar nodig en zal je bijvoorbeeld de volgende taken uitvoeren:

  • Je plant (online) vergaderingen in en zorgt tevens voor de logistieke en/of technische ondersteuning (videoconferentieapparatuur).

  • Je neemt onder andere deel aan de vergaderingen van het gebouwenbeheer en stelt hiervan de notulen op voor het directiecomité.

  • Je behandelt de post van de leden van het directiecomité, handelt telefoons af van de hoofdgriffier en volgt één of meerdere mailboxen van de arbeidsrechtbank Leuven op.

  • Je stelt brieven, documenten en aanvraagformulieren op.

  • Je stelt beschikkingen op met betrekking tot de organisatie voor de voorzitter en de hoofdgriffier.

  • Je rapporteert regelmatig aan de hoofdgriffier en de voorzitter over de voortgang van de activiteiten waarvoor je verantwoordelijk bent. Je doet tevens verbetervoorstellen betreffende de werking van het secretariaat.

  • Je plant en volgt de bestellingen van de arbeidsrechtbank Leuven op. Je geeft tevens problemen door die werden opgemerkt tijdens de opvolging van de werkingskosten.

           Variabel takenpakket: check!

• Je bent een aanspreekpunt. Je geeft duidelijk informatie aan interne medewerkers en externe belanghebbenden en zorgt ervoor dat de juiste informatie op de juiste plaats terechtkomt. Je zorgt er dus voor dat eerstelijnsvragen (bijvoorbeeld: PersoSelfservice, Fedcom, ICT etc.) van medewerkers en/of van externe belanghebbenden kunnen worden beantwoord of verwijst deze correct door. Klantgerichtheid: check!

• Je bent dossierbeheerder in de ondersteunende processen. Je handelt vertrouwelijke en gevoelige dossiers administratief af, zodoende bij te dragen aan de kwaliteit ervan, inclusief de conformiteit aan de regelgeving. Hierbij draag je vertrouwelijkheid hoog in het vaandel. Je klasseert tevens deze documenten (elektronisch en op papier) en je structureert de klassementen. Je werkt tevens mee aan de afhandeling van bepaalde personeelszaken. Betrouwbaar: check!

• Je staat in voor de organisatie en het beheer van diverse evenementen om zo bij te dragen tot de representatie van de voorzitter en de gehele entiteit. Je verzorgt tevens de administratieve en logistieke ondersteuning hiervan (bestellen en ontvangst catering, reservaties, uitnodigingen,…). Organisatietalent: check!

• Je ontwikkelt je eigen kennis. Je volgt hiervoor interne of externe opleidingen en bestudeert nieuwe richtlijnen met het oog op de implementatie ervan. 

• Je bent flexibel. Indien de continuïteit van de dienst het vereist, voer je de taken uit die door de wetgever exclusief aan de griffier heeft voorbehouden.

Heb je vragen over de jobinhoud? 

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".

Er zijn 2 vacatures bij de volgende entiteiten van de Rechterlijke Orde:

• Griffier Dossierbeheer - Politierechtbank Leuven (1 vacante plaats - Ferdinand Smoldersplein 5)
• Griffier-kabinetssecretaris - Arbeidsrechtbank Leuven (1 vacante plaats - Ferdinand Smoldersplein 5)

Politierechtbank Leuven

Er zijn 15 politierechtbanken in België. Een politierechtbank behandelt voornamelijk overtredingen en verkeersmisdrijven. Meer informatie met betrekking tot de samenstelling en de bevoegdheden vind je hier.

Werken bij de Politierechtbank in Leuven als griffier, is terechtkomen in een gemotiveerd en dynamisch team waar groepsgeest en collegialiteit voorop staan. Samen met de vier andere griffiers zal jij een aanspreekpunt vormen voor het openbaar ministerie, de rechters in de politierechtbank, de griffie, de advocaten en de rechtzoekenden. Doorheen deze vele contacten loopt een rode draad van flexibiliteit. Je bent een deel van een hecht team dat bereid is om samen in te spelen op de vele en wisselende noden en vragen die op het team zullen afkomen. De groepsgeest wordt aangewakkerd door regelmatige overlegmomenten met echte inspraak van iedere deelnemer, een koffiekoek op vrijdag, een kerstfeestje,… Dit alles in de nabijheid van het bruisende hart van de eeuwenoude studentenstad Leuven. Het is verder een speerpunt van de organisatie om de mensen opgeleid en gevormd te houden. Naast een gedegen interne opleiding wordt samen met jou gekeken naar elke mogelijke relevante opleiding (Fod Bosa, Igo,…). We gaan voor tevreden mensen en mensen die bij ons op hun plaats zitten.

Arbeidsrechtbank Leuven

De arbeidsrechtbanken zijn georganiseerd per rechtsgebied van een hof van beroep, en kunnen bestaat uit verschillende afdelingen. Deze gespecialiseerde rechtbank heeft zowel bijzondere als uitsluitende bevoegdheden en behandelt onder andere arbeidsrechtelijke geschillen, geschillen inzake sociale zekerheid en zoveel meer.  Meer informatie met betrekking tot de samenstelling en de bevoegdheden vind je hier.

De arbeidsrechtbank Leuven is op zoek naar een griffier-kabinetssecretaris. Als rechterhand van de hoofdgriffier en de voorzitter maak je onderdeel uit van het secretariaat van het directiecomité. Je komt terecht in een kleine rechtbank waarbij je nauw en flexibel dient samen te werken met alle leden van het directiecomité. Samen met jouw bijdrage stomen we de arbeidsrechtbank Leuven klaar voor het verzelfstandigd beheer.

Algemene info werkgever

! Belangrijke info ! - De benoeming voor beide vacante plaatsen is pas voorzien vanaf 1 september 2023 voor de plaats bij de Politierechtbank te Leuven en 2 november 2023 voor de plaats bij de Arbeidsrechtbank te Leuven. 

De rechterlijke macht wordt gevormd door de hoven en rechtbanken. Er wordt hierbij een onderscheid gemaakt tussen de Zetel (de rechters in hoven en rechtbanken) en het Openbaar Ministerie (het parket).

De rol van de rechters (Zetel) in de samenleving is essentieel. Zij passen het recht toe: zij doen uitspraak bij burgerlijke geschillen (tussen burgers onderling en in bepaalde gevallen ook tussen de overheid en zijn burgers) en sanctioneren personen die een misdrijf plegen of een wet overtreden op basis van het strafrecht.

Gedragsgerichte competenties

• Servicegericht Handelen: Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
• Betrouwbaarheid Tonen: Je handelt integer, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.
• Objectieven Behalen: Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.

Technische competenties

• Je beschikt over goede mondelinge communicatieve vaardigheden.

Een goede motivatie is eveneens belangrijk en weegt harder door in de eindscore (X2)

Niet vereist, wel een troef

• Je kan goed overweg met de PC en met de meest courante M365 toepassingen (Outlook, Teams, Word).

Om te kunnen deelnemen, moet je ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum:

• je online account invullen
• aan de volgende voorwaarden voldoen:

1. 1. Vastbenoemd ambtenaar zijn bij de Rechterlijke Orde en houder zijn van een graad van niveau C
   2. Zich in een administratieve stand bevinden waarin men zijn aanspraken op bevordering kan doen gelden.
   3. Geslaagd zijn voor het algemeen gedeelte van een vergelijkende overgangsselectie naar niveau B (ex niveau 2+) of geslaagd zijn voor de proeven van de eerste reeks van de bevordering naar niveau A of B
      of
      Houder zijn van een diploma dat toegang geeft tot het niveau B (exhaustieve lijst in het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937)
      • diploma van het hoger onderwijs van het korte type (basisopleiding van één cyclus, bv. graduaat, bachelor professioneel) met volledig leerplan of voor sociale promotie
      • kandidaatsdiploma/bachelor academisch uitgereikt na een cyclus van tenminste twee jaar studie
      • getuigschrift na het slagen voor de eerste twee studiejaren van de Koninklijke Militaire School
      • diploma van zeevaartonderwijs van de hogere cyclus of van hoger kunst- of technisch onderwijs van de 3de, 2de of 1ste graad met volledig leerplan
      • diploma van meetkundig schatter van onroerende goederen, van mijnmeter of van technisch ingenieur.
      • (Heb je jouw diploma behaald buiten België of in een andere taal dan het Nederlands? Bekijk hier de info voor deelname.)

In het kort:

1. We screenen jouw diploma en/of benoemingsbesluit.
2. Je legt een interview af voor de functie van griffier bij de politierechtbank en arbeidsrechtbank Leuven (Vaartstraat 24).

Een volledige beschrijving van de procedure kan je terugvinden in de volledige functiebeschrijving.

Opgelet:

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures’ in je online account om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• De testen kunnen in fysieke aanwezigheid (face-to-face) of op afstand (via videocall) georganiseerd worden. Deze informatie wordt bij elke stap aangegeven.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures’. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon voor de selectieprocedure (zie rubriek “Contact”) . Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.
• Als je niet geslaagd bent voor een bepaalde stap, stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Gelijke kansen en redelijke aanpassingen:

De Federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid.   

Heb je een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kom je mogelijks in aanmerking voor een aanpassing van de selectieprocedure. Zie onze pagina over redelijke aanpassingen en arbeidspostaanpassingen voor meer info.

Ben je zwanger of geef je borstvoeding? Ook dan kan je mogelijk aanpassingen krijgen. Meer info vind je op deze pagina over gelijke kansen.

Stap 1: Screening van deelnemingsvoorwaarden

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden (zie ‘Deelnemingsvoorwaarden’) en als je je kandidatuur op de correcte wijze indient (zie ‘Sollicitatie’). Je personeelsdienst controleert of je aan de voorwaarden voldoet.

Stap 2: Specifieke screening - Interview (+/- 45 minuten)

Het interview evalueert of je gedragsgerichte en technische competenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Je cv in je online account wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt.

Deze proef zal plaatsvinden rond eind april - begin mei 2023 (onder voorbehoud).

Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Je bent geslaagd voor de vergelijkende selectie als je ten minste 50/100 (50%) behaalt op het totaal van het interview. 

Rangschikking

De geslaagden worden gerangschikt volgens de behaalde punten.

Bij gelijkheid ervan krijgt die geslaagde voorrang die, op de datum waarop aan de deelnemingsvoorwaarden moest voldaan zijn, de grootste niveauanciënniteit telde, vervolgens de grootste dienstanciënniteit, uiteindelijk de hoogste leeftijd.

De onbeperkt geldige lijst van laureaten wordt opgemaakt na de selectie.

Solliciteren? Vul je online CV in en raadpleeg het volledige vacaturebericht om over alle nodige informatie te beschikken en je zo goed mogelijk voor te bereiden.

Je kan solliciteren tot en met 30/03/2023.

Via je online account kan je solliciteren  voor  deze  bevordering.  Wij bezorgen een lijst van  ingeschreven kandidaten aan je personeelsdienst. Je personeelsdienst verifieert de deelnemingsvoorwaarden. Als je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden, wordt je toegelaten tot de selectieprocedure.  Indien je nog geen online account hebt, kan je dit aanmaken voor de uiterste inschrijvingsdatum.

Bezorg de nodige bewijzen dat je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden (zie “deelnemingsvoorwaarden”) aan jouw personeelsdienst (indien zij daar nog niet over beschikken) zodat zij deze kunnen verifiëren.

OPGELET: De buiten de vastgestelde termijn ingediende sollicitaties zullen worden geweigerd (zie uiterste inschrijvingsdatum).

Testen en resultaten

Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online account.

Je online account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Vragen rond de testen en scoring?

Meer uitleg over de scoring van onze testen vind je via deze link.

Niet tevreden over de selectieprocedure?

Dien hier jouw klacht in.

Contact

Meer info over de jobinhoud?

Politierechtbank Leuven

Dieter De Rouck - Hoofdgriffier
Tel.: 016/21.48.11
E-mail: dieter.derouck@just.fgov.be

Arbeidsrechtbank Leuven

Lidwina Kam - Hoofdgriffier

Tel.: 016/21.46.61
E-mail: Lidwina.Kam@just.fgov.be

Meer info over de selectieprocedure?

Hanne Lannoo - Selectieverantwoordelijke Rechterlijke Orde
Tel.: 0478 70 21 38
E-mail: Selecties.RO@just.fgov.be

Adres en algemene contactgegevens
FOD BOSA – Werkenvoor.be
WTC III - Simon Bolivarlaan, 30 bus 1
1000 Brussel
Website: www.selor.be/nl/contact

Hoe ons bereiken?
Wegbeschrijving