Administratief deskundige (m/v/x)

Hou je van administratief werk en wil je de inspecteurs van de afdeling Industrie van het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten ondersteunen? Dan nodigen we je uit om bijhorende vacature te raadplegen.

Je ondersteunt de inspecteurs GMP (Good Manufacturing Practice) en GCP (Good Clinical Practice) bij het beheer van documenten in verband met hun inspecties. Ook verleen je administratieve ondersteuning aan het hoofd van de afdeling Industrie.

In deze context wordt van jou verwacht dat je:

• verantwoordelijk bent voor het beheer, de follow-up en de archivering van documenten in verband met GMP- en GCP-inspecties (inspectieverslagen, risicobeoordelingen, enz.);
• ook verantwoordelijk bent voor het versturen van deze documenten naar de stakeholders, het ontvangen en intern opvolgen van de vragenlijsten met betrekking tot de inspecties (SPO050, 'Do and Tell');
• KPI's van GMP- en GCP-inspecties ontvangt en opstelt;
• de GMP-inspectiedatabase aanvult met door de inspecteurs verstrekte gegevens;
• aanvragen voor de erkenning van QP's en cumul van QP's ontvangt en verwerkt;
• administratieve ondersteuning biedt aan de inspecteurs voor eenmalige interne projecten of projecten op langere termijn, zoals het creëren van tabellen en databases (voeden met data, onderhoud en follow-up);
• administratieve ondersteuning biedt aan de afdelingsmanagers, met name voor de verwerking van verzoeken om monsteranalyse (ontvangst van monsters, codering, verzending van monsters, ontvangst van analyseverslagen, verzending naar inspecteurs).

Heb je vragen over de jobinhoud? 

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".

Er is één vacature in de cel Dossierbeheer en Erkenningen van personen van de afdeling Industrie binnen DG Inspectie. De afdeling Industrie houdt zich voornamelijk bezig met activiteiten die te maken hebben met:

• inspecties GMP (Good Manufacturing Practice) en GCP (Good Clinical Practice);
• de behandeling van kwaliteitsgebreken;
• de erkenning van QP's (qualified persons);
• de verwerking van geneesmiddelenmonsters en grondstoffen voor analyse.

Het FAGG speelt een essentiële rol in de bescherming van de volksgezondheid met als missie:

1. Het verzekeren, vanaf hun ontwikkeling tot hun gebruik, van de kwaliteit, de veiligheid en de doeltreffendheid:

• van geneesmiddelen voor menselijk en diergeneeskundig gebruik, met inbegrip van homeopathische geneesmiddelen en kruidengeneesmiddelen, magistrale en officinale bereidingen;
• van gezondheidsproducten waaronder medische hulpmiddelen en hulpstukken, en grondstoffen bestemd voor de bereiding en de productie van geneesmiddelen.

2. Het verzekeren, vanaf hun wegneming tot hun gebruik, van de kwaliteit, de veiligheid en de doeltreffendheid:

• van alle operaties met bloed, weefsels en cellen, die eveneens gedefinieerd zijn als gezondheidsproducten

De organisatiecultuur is gebaseerd op vertrouwen, vrijheid en flexibiliteit binnen een kader van resultaatgericht werken en respect voor collega's en klanten.

Meer informatie over het FAGG vind je op de website.

Gedragsgerichte competenties

• In Team Werken: Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Servicegericht Handelen: Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
• Betrouwbaarheid Tonen: Je handelt integer, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.

Een goede motivatie is eveneens belangrijk.

Opgelet! De competentie in het vet en jouw motivatie worden als erg belangrijk voor de job beschouwd en wegen harder door in de eindscore (X2).

Niet vereist, wel een troef

• Je beschikt over minstens een passieve kennis van het Frans omdat je terechtkomt in een tweetalige omgeving;
• Je beschikt over een basiskennis van de principes van GMP en GCP;
• Een goede kennis van Excel en Powerpoint.

Jouw profiel:

Om te kunnen deelnemen, moet je ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum:

• je online account invullen
• aan de volgende voorwaarden voldoen:

1. Je bent vastbenoemd ambtenaar bij het FAGG en houder van een graad van niveau C
2. Je bevindt je in een administratieve stand waarin je je aanspraken op bevordering kan doen gelden.
3. Je bent geslaagd voor het algemeen gedeelte van een vergelijkende overgangsselectie naar niveau B (ex niveau 2+), of je bent geslaagd voor de proeven van de eerste reeks van de bevordering naar niveau A of B, of je bent houder van een diploma dat toegang geeft tot het niveau B

Een volledige beschrijving van de deelnemingsvoorwaarden en het functieprofiel kan je terugvinden in de functiebeschrijving.

Om te kunnen deelnemen, moet je ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum:

• je online account invullen
• aan de volgende voorwaarden voldoen:

1. 1. Vastbenoemd ambtenaar zijn bij het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten en houder zijn van een graad van niveau C
   2. Zich in een administratieve stand bevinden waarin men zijn aanspraken op bevordering kan doen gelden.
   3. Geslaagd zijn voor het algemeen gedeelte van een vergelijkende overgangsselectie naar niveau B (ex niveau 2+) of geslaagd zijn voor de proeven van de eerste reeks van de bevordering naar niveau A of B
      of
      Houder zijn van een diploma dat toegang geeft tot het niveau B (exhaustieve lijst in het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937)
      • diploma van het hoger onderwijs van het korte type (basisopleiding van één cyclus, bv. graduaat, bachelor professioneel) met volledig leerplan of voor sociale promotie
      • kandidaatsdiploma/bachelor academisch uitgereikt na een cyclus van tenminste twee jaar studie
      • getuigschrift na het slagen voor de eerste twee studiejaren van de Koninklijke Militaire School
      • diploma van zeevaartonderwijs van de hogere cyclus of van hoger kunst- of technisch onderwijs van de 3de, 2de of 1ste graad met volledig leerplan
      • diploma van meetkundig schatter van onroerende goederen, van mijnmeter of van technisch ingenieur.
      • (Heb je jouw diploma behaald buiten België of in een andere taal dan het Nederlands? Bekijk hier de info voor deelname.)

In het kort:

1. We screenen of je aan de deelnemingsvoorwaarden voldoet
2. Je legt een online interview af (via Teams)

Een volledige beschrijving van de procedure kan je terugvinden in de volledige functiebeschrijving.

Opgelet:

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures’ in je online account om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• De testen kunnen in fysieke aanwezigheid (face-to-face) of op afstand (via videocall) georganiseerd worden. Deze informatie wordt bij elke stap aangegeven.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures’. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon voor de selectieprocedure (zie rubriek “Contact”) . Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.
• Als je niet geslaagd bent voor een bepaalde stap, stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Gelijke kansen en redelijke aanpassingen:

De Federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid.   

Heb je een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kom je mogelijks in aanmerking voor een aanpassing van de selectieprocedure. Zie onze pagina over redelijke aanpassingen voor meer info.

Ben je zwanger of geef je borstvoeding? Ook dan kan je mogelijk aanpassingen krijgen. Meer info vind je op deze pagina over gelijke kansen.

Stap 1: Screening van deelnemingsvoorwaarden

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden (zie ‘Deelnemingsvoorwaarden’) en als je je kandidatuur op de correcte wijze indient (zie ‘Sollicitatie’). Je personeelsdienst controleert of je aan de voorwaarden voldoet.

Stap 2: Specifieke screening - Interview (+/- 1u00)

Deze proef wordt op afstand georganiseerd. Je zal gecontacteerd worden door één van onze medewerkers die je de procedure hiervoor uitlegt. Meer info over online interviews vind je hier.

Het interview evalueert of je gedragsgerichte competenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Je cv in je online account wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt.

Deze proef zal plaatsvinden rond de week van 19 tot en met 23 juni 2023 (onder voorbehoud).

Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Rangschikking

De geslaagden worden per taalgroep gerangschikt volgens de behaalde punten.

Bij gelijkheid ervan krijgt die geslaagde voorrang die, op de datum waarop aan de deelnemingsvoorwaarden moest voldaan zijn, de grootste niveauanciënniteit telde, vervolgens de grootste dienstanciënniteit, uiteindelijk de hoogste leeftijd.

De onbeperkt geldige lijst van laureaten wordt opgemaakt na de selectie.

Solliciteren? Vul je online CV in en raadpleeg het volledige vacaturebericht om over alle nodige informatie te beschikken en je zo goed mogelijk voor te bereiden.

Je kan solliciteren tot en met vrijdag 9 juni 2023.

Via je online account kan je solliciteren  voor  deze  bevordering.  Wij bezorgen een lijst van  ingeschreven kandidaten aan je personeelsdienst. Je personeelsdienst verifieert de deelnemingsvoorwaarden. Als je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden, wordt je toegelaten tot de selectieprocedure.  Indien je nog geen online account hebt, kan je dit aanmaken voor de uiterste inschrijvingsdatum.

Bezorg de nodige bewijzen dat je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden (zie “deelnemingsvoorwaarden”) aan jouw personeelsdienst (indien zij daar nog niet over beschikken) zodat zij deze kunnen verifiëren.

OPGELET: De buiten de vastgestelde termijn ingediende sollicitaties zullen worden geweigerd (zie uiterste inschrijvingsdatum).

Testen en resultaten

Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online account.

Je online account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Vragen rond de testen en scoring?

Meer info over het verloop van de testen en over hoe je je kan voorbereiden, vind je via deze link.

Voor meer uitleg over de scoring van onze testen kan je terecht op deze pagina.

Niet tevreden over de selectieprocedure?

Dien hier jouw klacht in.