Administatief assistent (m/v/x)

De selectie voor bevordering tot de graad van administratief assistent (niveau C) verloopt via twee verplichte proeven: een algemene proef die wordt afgenomen door de FOD Bosa en een specifieke proef die wordt georganiseerd door de FOD Economie.

Het bijzonder gedeelte georganiseerd voor de graad van Administratief assistent is opgenomen in dit reglement. 

• Deel 1 (PC-test) vindt plaats vanaf midden oktober 2023 (datum onder voorbehoud).
• Deel 2 (interview) vindt plaats vanaf november 2023 (datum onder voorbehoud).

Deze functie van administratief assistent staat open voor alle directies en stafdiensten van de FOD Economie.

Als Administratief assistent voer je administratieve, organisatorische en facilitaire taken uit voor een afdeling of klant:

• Je stelt e-mails, brieven, nota's en gestandaardiseerde documenten (templates, formulieren, nota's, enz.) op en past ze aan (lay-out, enz.) volgens de verwachtingen en geldende richtlijnen.
• Hiervoor analyseer je informatie uit verschillende bronnen binnen een kennisgebied en controleer je of de documenten voldoen aan de geldende procedures of voorschriften.
• Je archiveert dossiers, documenten en andere informatie die relevant zijn voor de afdeling zodat ze toegankelijk en up-to-date zijn voor alle betrokkenen. Je voert gegevens in databases of bestanden in (bijv. Excel, SharePoint, enz.) en werkt deze bij.
• Je behandelt eenvoudige dossiers in een bepaald kennis- of expertisegebied:
  • Je ontvangt en leest dossierstukken en controleert de volledigheid en authenticiteit van het dossier. Je verzamelt bijvoorbeeld aanvullende informatie of details uit verschillende bronnen of doorzoekt gegevensbestanden.
  • Je legt het dossier voor aan de persoon met beslissingsbevoegdheid en zorgt voor de administratieve opvolging van het dossier.
  • Je volgt dossiers op terwijl ze worden behandeld en onderneemt gepaste actie in overeenstemming met de procedure of regelgeving.
• Je beantwoordt vragen of klachten van derden (intern of extern), klanten en andere afdelingen, divisies, organisaties en overheden en behandelt een aanzienlijk aantal e-mails per dag. Je stuurt mensen met complexe vragen door.
• Je helpt de administratie te vereenvoudigen en interne procedures te automatiseren door initiatieven te nemen en voorstellen te doen.

Heb je vragen over de jobinhoud? 

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".

Er is minstens 1 vacature in de directies-generaal en stafdiensten van de Federale Overheidsdienst Economie, KMO, Middenstand en Energie.

De FOD Economie heeft zich een duidelijke missie en visie voorgesteld. Bovendien waakt de FOD Economie er over om een aantal sterke waarden te respecteren bij zijn dagelijkse werkzaamheden ten dienste van ondernemingen en consumenten. Zo tracht de FOD Economie een professionele, klantgerichte organisatie te zijn die samenwerking en respect hoog in het vaandel draagt.

De FOD Economie voorziet de hefbomen voor een competitieve, goedwerkende en duurzame economie en ondersteunt de economische groei van ons land. De FOD neemt deel aan het economisch beleid en werkt mee aan het vastleggen van een modern wettelijk kader voor de Belgische economie, rekening houdend met de institutionele, Europese en internationale context. De bescherming van de consumenten en de ondernemingen, met specifieke aandacht voor de kmo’s, staat hierbij centraal. 

Gedragsgerichte competenties

• Je structureert je eigen werk door prioriteiten te stellen en je voert een veelheid aan verschillende taken op een systematische manier uit.
• Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
• 
  

  ·       
  Je zet je ten volle in voor het werk, streeft kwaliteit na en je blijft ook bij tegenwerking doorzetten.

Technische competenties

• Je beschikt over goede mondelinge communicatievaardigheden:
  • Je drukt je duidelijk uit.
  • Je bent gestructureerd, beknopt en consistent in je antwoorden.
  • Je bent in staat om de doelgroep op een passende manier aan te spreken.
• Administratieve vaardigheden. 

Een goede motivatie is eveneens belangrijk.

Opgelet! De competenties in het vet en jouw motivatie worden als erg belangrijk voor de job beschouwd.

De competenties 'servicegericht handelen', 'in team werken' en je motivatie wegen harder door in de eindscore.

Niet vereist, wel een troef

• Je kan goed overweg met computers, zoals het beheren van bestanden en tekstverwerking.
  Je kan teksten schrijven en documenten opmaken. Je kan eveneens met Excel werken.
• Je hebt kennis van het Frans.

Om te kunnen deelnemen, moet je ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum:

• je online account invullen
• aan de volgende voorwaarden voldoen:

1. 1. Vastbenoemd ambtenaar zijn bij de FOD Economie en houder zijn van een graad van niveau D.
   2. Zich in een administratieve stand bevinden waarin men zijn aanspraken op bevordering kan doen gelden.
   3. Geslaagd zijn voor het algemeen gedeelte van een vergelijkende overgangsselectie naar niveau C (ex niveau 2) of geslaagd zijn voor de proeven van de eerste reeks van de bevordering naar niveau A, B of C
      of
      Houder zijn van een diploma dat toegang geeft tot het niveau C (exhaustieve lijst in het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937)
      • getuigschrift uitgereikt  na het  slagen  “met  vrucht”  van  een  zesde  leerjaar  van  het  secundair  onderwijs  met volledig leerplan
      • getuigschrift van hoger secundair onderwijs of bekwaamheidsdiploma dat toegang verleent tot het hoger onderwijs
      • diploma uitgereikt na het slagen voor het examen bedoeld in art. 5 van de wetten op het toekennen van de academische graden
      • diploma of getuigschrift van het hoger secundair onderwijs voor sociale promotie, afgeleverd na een cyclus van tenminste zevenhonderd vijftig lestijden.
      • (Heb je jouw diploma behaald buiten België of in een andere taal dan het Nederlands? Bekijk op onze website de info voor deelname).

Opgelet:

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures’ in je online account om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• De testen kunnen in fysieke aanwezigheid (face-to-face) of op afstand (via videocall) georganiseerd worden. Deze informatie wordt bij elke stap aangegeven.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures’. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon voor de selectieprocedure (zie rubriek “Contact”) . Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.
• Als je niet geslaagd bent voor een bepaalde stap, stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Gelijke kansen en redelijke aanpassingen:

De Federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid.   

Heb je een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kom je mogelijks in aanmerking voor een aanpassing van de selectieprocedure. Zie onze pagina over redelijke aanpassingen voor meer info.

Ben je zwanger of geef je borstvoeding? Ook dan kan je mogelijk aanpassingen krijgen. Meer info vind je op deze pagina over gelijke kansen.

Stap 1: Screening van deelnemingsvoorwaarden

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden (zie ‘Deelnemingsvoorwaarden’) en als je je kandidatuur op de correcte wijze indient (zie ‘Sollicitatie’). Je personeelsdienst controleert of je aan de voorwaarden voldoet.

Stap 2: Specifieke screening - PC (+/- 55 min.)

Via een administratieve vaardigheidstest worden volgende competenties of redeneervaardigheden gemeten:

• administratieve vaardigheden. 

Deze proef zal plaatsvinden vanaf midden oktober 2023 (datum onder voorbehoud). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je je inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap.
Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Je bent voor deze test geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt (voor deze test).

Na het ontvangen van je resultaat van dit gedeelte kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen.

Stap 3: Specifieke screening - Interview (+/- 45 min.)

Het interview evalueert of je gedragsgerichte en technische competenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Je cv in je online account wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt.

Deze proef zal plaatsvinden vanaf november 2023 (datum onder voorbehoud).

Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Je bent geslaagd voor de vergelijkende selectie als je ten minste 50% behaalt op het totaal van beide tests. 

Rangschikking

De geslaagden worden per taalgroep gerangschikt volgens de behaalde punten.

Bij gelijkheid ervan krijgt die geslaagde voorrang die, op de datum waarop aan de deelnemingsvoorwaarden moest voldaan zijn, de grootste niveauanciënniteit telde, vervolgens de grootste dienstanciënniteit, uiteindelijk de hoogste leeftijd.

De onbeperkt geldige lijst van laureaten wordt opgemaakt na de selectie.

Solliciteren? Vul je online CV in en raadpleeg het volledige vacaturebericht om over alle nodige informatie te beschikken en je zo goed mogelijk voor te bereiden.

Je kan solliciteren tot en met 06 oktober 2023.

Via je online account kan je solliciteren  voor  deze  bevordering.  Wij bezorgen een lijst van  ingeschreven kandidaten aan je personeelsdienst. Je personeelsdienst verifieert de deelnemingsvoorwaarden. Als je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden, wordt je toegelaten tot de selectieprocedure.  Indien je nog geen online account hebt, kan je dit aanmaken voor de uiterste inschrijvingsdatum.

Bezorg de nodige bewijzen dat je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden (zie “deelnemingsvoorwaarden”) aan jouw personeelsdienst (indien zij daar nog niet over beschikken) zodat zij deze kunnen verifiëren.

OPGELET: De buiten de vastgestelde termijn ingediende sollicitaties zullen worden geweigerd (zie uiterste inschrijvingsdatum).

Testen en resultaten

Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online account.

Je online account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Vragen rond de testen en scoring?

Op onze website kan je terecht voor meer info over het verloop van de testen en over hoe je je kan voorbereiden.

Je vindt er ook meer uitleg over de scoring van onze testen.

Niet tevreden over de selectieprocedure?

Dien hier jouw klacht in.