Administratief deskundige Oostende (m/v/x)

Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen
Enkel voor ambtenaren

Selectiecode

BNG23146

Taal

Nederlands

Diploma

Bachelor

Contracttype

Statutair

Functieniveau

B

Type aanwerving

Bevordering

Duur

Onbepaalde duur

Plaats van tewerkstelling

8400 Oostende

Voltijds/deeltijds

Voltijds

Samenvatting

Jobinhoud

Ben jij de georganiseerde en gedetailleerde administratieve duizendpoot die de groep ECOCHEM zoekt?

Als administratief deskundige voor ons ISO-gecertificeerd labo ben je verantwoordelijk voor een veelheid aan administratieve taken. Je werkt nauw samen met de medewerkers van de dienst en ondersteunt hen bij hun dagelijkse werkzaamheden.

Jouw takenpakket?

  • Je beheert de inkomende en uitgaande post en mail, alsook de agenda.
  • Je maakt bestelbonnen op voor o.a de aankoop van materiaal (verbruiksmateriaal, chemicaliën, kantoormeubilair…), onderhoudscontracten en investeringen.
  • Je volgt de leveringen en facturatie op, waarbij je ook de nodige certificaten opvraagt en controleert.
  • Je vraagt offertes voor de uitvoering van werken, leveringen of diensten, rekening houdend met de wetgeving met betrekking tot overheidsopdrachten.
  • Je volgt de voorraad op, maakt het onderhoudsplan van de labotoestellen op en volgt deze op
  • Je neemt deel aan vergaderingen en maakt het verslag op
  • Je ordent en klasseert dossiers, documenten of andere informatie die relevant is voor de dienst op een toegankelijke manier en archiveert ze fysiek of elektronisch.
  • Je voert gegevens in in databanken of bestanden (vb Excel, Sharepoint, LIMS …) en houdt ze up-to-date
  • Je verzorgt personeelsadministratie betreffende onkostennota’s en vergoedingen dienstreizen
  • Je behandelt eenvoudige of routineuze problemen of geschillen.
  • Je staat in voor de kwaliteit van één of meerdere ondersteunende processen teneinde bij te
    dragen tot de realisering van de operationele doelstellingen van de dienst

 

Heb je vragen over de jobinhoud? 

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".

Werkgever

Er is 1 plaats vacant als Administratief deskundige bij de groep ECOCHEM (Ecosystems Physico-Chemistry) in Oostende.

De groep ECOCHEM (Ecosystems Physico-Chemistry) maakt deel uit van het van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen (KBIN) en bestaat uit 12 medewerkers. Ze wil de kennis van het mariene, zoetwater en terrestrisch milieu verbeteren door analytisch-chemische, fysische en biochemische analyses, door deze analyses verder te ontwikkelen en door de resultaten te valideren. De resultaten vormen een nationale bijdrage voor internationale verplichtingen over monitoring (opvolging van de milieukwaliteit), een wetenschappelijke basis voor het beleid en een ondersteuning voor het onderzoek van diverse ecosystemen. Het werk is dus zowel beleidsondersteunend als gericht op wetenschappelijk onderzoek. Het labo is ISO 17025:2017 gecertifieerd voor een groot deel van de analyses.

Het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen (KBIN) is één van de 10 federale wetenschappelijke instellingen die afhangen van het Belgisch Federaal Wetenschapsbeleid (Belspo). Het voert belangrijke wetenschappelijke onderzoeksactiviteiten uit, maar heeft ook een belangrijke publieksgerichte dienstverlening en het stelt zich open voor iedereen via het Museum voor Natuurwetenschappen.

Deelnemingsvoorwaarden

Jouw profiel:

  • je bent vastbenoemd ambtenaar bij het Koninklijk Belgisch Instituut van Natuurwetenschappen
  • Je bent houder van een graad van niveau C
  • Je bent geslaagd zijn voor het algemeen gedeelte van een vergelijkende overgangsselectie naar niveau B  of je hebt een bachelordiploma
  • Je bent gemotiveerd.

Een volledige beschrijving van de deelnemingsvoorwaarden en het functieprofiel kan je terugvinden in de functiebeschrijving.

Procedure

In het kort:

  1. We screenen de deelnemingsvoorwaarden.
  2. Je legt een interview af bij de POD Wetenschapsbeleid (WTCIII Simon Bolivarlaan 30 - 1000 Brussel).

Een volledige beschrijving van de procedure kan je terugvinden in de volledige functiebeschrijving.

Solliciteren

Solliciteren? Vul je online CV in en raadpleeg het volledige vacaturebericht om over alle nodige informatie te beschikken en je zo goed mogelijk voor te bereiden.

Wie contacteren?

Over de jobinhoud

Over de procedure

Volledige beschrijving

Jobinhoud

Ben jij de georganiseerde en gedetailleerde administratieve duizendpoot die de groep ECOCHEM zoekt?

Als administratief deskundige voor ons ISO-gecertificeerd labo ben je verantwoordelijk voor een veelheid aan administratieve taken. Je werkt nauw samen met de medewerkers van de dienst en ondersteunt hen bij hun dagelijkse werkzaamheden.

Jouw takenpakket?

  • Je beheert de inkomende en uitgaande post en mail, alsook de agenda.
  • Je maakt bestelbonnen op voor o.a de aankoop van materiaal (verbruiksmateriaal, chemicaliën, kantoormeubilair…), onderhoudscontracten en investeringen.
  • Je volgt de leveringen en facturatie op, waarbij je ook de nodige certificaten opvraagt en controleert.
  • Je vraagt offertes voor de uitvoering van werken, leveringen of diensten, rekening houdend met de wetgeving met betrekking tot overheidsopdrachten.
  • Je volgt de voorraad op, maakt het onderhoudsplan van de labotoestellen op en volgt deze op
  • Je neemt deel aan vergaderingen en maakt het verslag op
  • Je ordent en klasseert dossiers, documenten of andere informatie die relevant is voor de dienst op een toegankelijke manier en archiveert ze fysiek of elektronisch.
  • Je voert gegevens in in databanken of bestanden (vb Excel, Sharepoint, LIMS …) en houdt ze up-to-date
  • Je verzorgt personeelsadministratie betreffende onkostennota’s en vergoedingen dienstreizen
  • Je behandelt eenvoudige of routineuze problemen of geschillen.
  • Je staat in voor de kwaliteit van één of meerdere ondersteunende processen teneinde bij te
    dragen tot de realisering van de operationele doelstellingen van de dienst

 

Heb je vragen over de jobinhoud? 

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".

Werkgever

Er is 1 plaats vacant als Administratief deskundige bij de groep ECOCHEM (Ecosystems Physico-Chemistry) in Oostende.

De groep ECOCHEM (Ecosystems Physico-Chemistry) maakt deel uit van het van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen (KBIN) en bestaat uit 12 medewerkers. Ze wil de kennis van het mariene, zoetwater en terrestrisch milieu verbeteren door analytisch-chemische, fysische en biochemische analyses, door deze analyses verder te ontwikkelen en door de resultaten te valideren. De resultaten vormen een nationale bijdrage voor internationale verplichtingen over monitoring (opvolging van de milieukwaliteit), een wetenschappelijke basis voor het beleid en een ondersteuning voor het onderzoek van diverse ecosystemen. Het werk is dus zowel beleidsondersteunend als gericht op wetenschappelijk onderzoek. Het labo is ISO 17025:2017 gecertifieerd voor een groot deel van de analyses.

Het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen (KBIN) is één van de 10 federale wetenschappelijke instellingen die afhangen van het Belgisch Federaal Wetenschapsbeleid (Belspo). Het voert belangrijke wetenschappelijke onderzoeksactiviteiten uit, maar heeft ook een belangrijke publieksgerichte dienstverlening en het stelt zich open voor iedereen via het Museum voor Natuurwetenschappen.

Competenties

Gedragsgerichte competenties

  • In Team Werken: Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
  • Betrouwbaarheid Tonen: Je handelt integer, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.
  • Objectieven Behalen: Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.

 

 

Een goede motivatie is eveneens belangrijk.

Opgelet! Jouw motivatie wordt als erg belangrijk voor de job beschouwd. Ze weegt harder door in de eindscore van het interview (x2).

Bovendien kan je niet slagen voor deze selectie indien je motivatie niet voldoet aan het vereiste niveau (cut-off).

Deelnemingsvoorwaarden

Jouw profiel:

  • je bent vastbenoemd ambtenaar bij het Koninklijk Belgisch Instituut van Natuurwetenschappen
  • Je bent houder van een graad van niveau C
  • Je bent geslaagd zijn voor het algemeen gedeelte van een vergelijkende overgangsselectie naar niveau B  of je hebt een bachelordiploma
  • Je bent gemotiveerd.

Een volledige beschrijving van de deelnemingsvoorwaarden en het functieprofiel kan je terugvinden in de functiebeschrijving.

Om te kunnen deelnemen, moet je ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum:

  • je online account invullen
  • aan de volgende voorwaarden voldoen:
    1. Vastbenoemd ambtenaar zijn bij het Koninklijk Belgisch Instituut van Natuurwetenschappen en houder zijn van een graad van niveau C
    2. Zich in een administratieve stand bevinden waarin men zijn aanspraken op bevordering kan doen gelden.
    3. Geslaagd zijn voor het algemeen gedeelte van een vergelijkende overgangsselectie naar niveau B (ex niveau 2+) of geslaagd zijn voor de proeven van de eerste reeks van de bevordering naar niveau A of B
      of
      Houder zijn van een diploma dat toegang geeft tot het niveau B (exhaustieve lijst in het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937)
      • diploma van het hoger onderwijs van het korte type (basisopleiding van één cyclus, bv. graduaat, bachelor professioneel) met volledig leerplan of voor sociale promotie
      • kandidaatsdiploma/bachelor academisch uitgereikt na een cyclus van tenminste twee jaar studie
      • getuigschrift na het slagen voor de eerste twee studiejaren van de Koninklijke Militaire School
      • diploma van zeevaartonderwijs van de hogere cyclus of van hoger kunst- of technisch onderwijs van de 3de, 2de of 1ste graad met volledig leerplan
      • diploma van meetkundig schatter van onroerende goederen, van mijnmeter of van technisch ingenieur.
      • (Heb je jouw diploma behaald buiten België of in een andere taal dan het Nederlands? Bekijk op onze website de info voor deelname).

Procedure

In het kort:

  1. We screenen de deelnemingsvoorwaarden.
  2. Je legt een interview af bij de POD Wetenschapsbeleid (WTCIII Simon Bolivarlaan 30 - 1000 Brussel).

Een volledige beschrijving van de procedure kan je terugvinden in de volledige functiebeschrijving.

Opgelet:

  • Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures’ in je online account om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
  • De testen kunnen in fysieke aanwezigheid (face-to-face) of op afstand (via videocall) georganiseerd worden. Deze informatie wordt bij elke stap aangegeven.
  • Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures’. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
  • Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
  • Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon voor de selectieprocedure (zie rubriek “Contact”) . Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
  • We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.
  • Als je niet geslaagd bent voor een bepaalde stap, stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Gelijke kansen en redelijke aanpassingen:

De Federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid.   

Heb je een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kom je mogelijks in aanmerking voor een aanpassing van de selectieprocedure. Zie onze pagina over redelijke aanpassingen voor meer info.

Mogelijke voorzieningen voor personen die zwanger zijn of die borstvoeding geven:

Ben je zwanger of geef je borstvoeding? Ook dan kan je mogelijk voorzieningen aanvragen. Meer info vind je op deze pagina over gelijke kansen.

Stap 1: Screening van deelnemingsvoorwaarden

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden (zie ‘Deelnemingsvoorwaarden’) en als je je kandidatuur op de correcte wijze indient (zie ‘Sollicitatie’). Je personeelsdienst controleert of je aan de voorwaarden voldoet.

Stap 2: Specifieke screening - Interview (+/- 1u)

Deze proef  kan op afstand worden georganiseerd. In dat geval zal je gecontacteerd worden door één van onze medewerkers die je de procedure hiervoor uitlegt. Meer info over online interviews vind je op onze website. 

Het interview evalueert of je gedragsgerichte competenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Je cv in je online account wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt.

Deze proef zal plaatsvinden rond tweede helft van december 2023 (onder voorbehoud).

Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Eindresultaat

Rangschikking

De geslaagden worden gerangschikt volgens de behaalde punten.

Bij gelijkheid ervan krijgt die geslaagde voorrang die, op de datum waarop aan de deelnemingsvoorwaarden moest voldaan zijn, de grootste niveauanciënniteit telde, vervolgens de grootste dienstanciënniteit, uiteindelijk de hoogste leeftijd.

De onbeperkt geldige lijst van laureaten wordt opgemaakt na de selectie.

Solliciteren

Solliciteren? Vul je online CV in en raadpleeg het volledige vacaturebericht om over alle nodige informatie te beschikken en je zo goed mogelijk voor te bereiden.

Je kan solliciteren tot en met 1/12/2023.

Via je online account kan je solliciteren  voor  deze  bevordering.  Wij bezorgen een lijst van  ingeschreven kandidaten aan je personeelsdienst. Je personeelsdienst verifieert de deelnemingsvoorwaarden. Als je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden, wordt je toegelaten tot de selectieprocedure.  Indien je nog geen online account hebt, kan je dit aanmaken voor de uiterste inschrijvingsdatum.

Bezorg de nodige bewijzen dat je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden (zie “deelnemingsvoorwaarden”) aan jouw personeelsdienst (indien zij daar nog niet over beschikken) zodat zij deze kunnen verifiëren.

OPGELET: De buiten de vastgestelde termijn ingediende sollicitaties zullen worden geweigerd (zie uiterste inschrijvingsdatum).

Extra info

Testen en resultaten

Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online account.

Je online account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

 

Vragen rond de testen en scoring?

Op onze website kan je terecht voor meer info over het verloop van de testen en over hoe je je kan voorbereiden.

Je vindt er ook meer uitleg over de scoring van onze testen.

 

Niet tevreden over de selectieprocedure?

Dien hier jouw klacht in.

Contact opnemen

Over de jobinhoud

Over de procedure

Adres en algemene contactgegevens

  • Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen (KBIN)
    Vautierstraat 29
    1000 Brussel
  • POD Wetenschapsbeleid
    Simon Bolivarlaan 30
    1000 Brussel
  • ECOCHEM
    3de en 23ste Linieregimentsplein
    8400 Oostende