Coördinator Secretariaat (m/v/x)

Je werkt als leidinggevende van de dienst secretariaat in het Fonds voor Medische Ongevallen (FMO) van het RIZIV. Daarbij coach je 8 medewerkers waarbij je de taken van het team coördineert en je de evaluatiecycli van je medewerkers op een correcte manier beheert. Ook waak je erover dat er duidelijke teamafspraken binnen het team tot stand komen. 

Verder neem je een ondersteunende rol op, met o.a. de volgende taken:

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor het FMO (intern en extern). Je beantwoordt vragen, mails en telefoons, en begeleidt de aanvragers naar de juiste contactpersoon.

• Je registreert nieuwe aanvragen in het informaticasysteem in het kader van schadevergoedingen door zorg.

• Je organiseert vergaderingen en werkoverleg, zowel van de eigen dienst als van andere diensten.

• Je stelt een elektronische inventaris (beelden en documenten) samen ter voorbereiding van het werk van de juristen en artsen.

• Je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding en follow-up van de beheerscomités.

• Je assisteert de directeur bij haar administratieve taken.

• Je neemt deel aan personeelsvergaderingen en stelt de agenda en de notulen op.

Heb je vragen over de jobinhoud? 

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".

Er is één vacante positie binnen de afdeling secretariaat van het Fonds voor Medische Ongevallen (FMO) (Galileelaan 5, 1210 Brussel).

De procedures BNG24056 en BFG24058 zijn aan elkaar gelinkt: er is slechts één vacature voor beide procedures.

Het FMO heeft als opdracht de vergoeding van de slachtoffers van schade als gevolg van gezondheidszorg te organiseren: Wet van 31 maart 2010 oprichting FMO – “Wet betreffende de vergoeding van schade als gevolg van gezondheidszorg”.

Hiervoor kan het FMO:

• Bij de zorgverlener(s), de zorginstelling, de patiënt en aan elk natuurlijk persoon of rechtspersoon alle documenten en informatie opvragen die noodzakelijk zijn om de oorzaken, omstandigheden en gevolgen van de schade waarvoor de aanvraag is ingediend, te kunnen beoordelen.
• Een beroep doen op gespecialiseerde zorgverleners om verduidelijking te krijgen over een specifiek domein van gezondheidszorg.
• Het vaststellen of de burgerlijke aansprakelijkheid van de zorgverlener die de schade heeft veroorzaakt daadwerkelijk en voldoende is gedekt door een verzekering.

Gedragsgerichte competenties

• Beslissen: Je neemt beslissingen op basis van (on)volledige informatie en onderneemt doelgericht acties om beslissingen uit te voeren.
• Medewerkers Aansturen: Je geeft duidelijke instructies, je volgt de resultaten van medewerkers op en stuurt hen bij en je zorgt ervoor dat iedereen zich gepast gedraagt.
• In Team Werken: Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Servicegericht Handelen: Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
• Objectieven Behalen: Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.

Technische competenties

• Je hebt kennis van de werkprocedures.
• Je hebt kennis van de werkomgeving.

Om je voor te bereiden verwijzen we je door naar o.a. de volgende links en/of documenten:

• Bijlage 1 - Teamafspraken: beperkt tot pagina 8.
• Bijlage 2 - Handleiding DAMO (Appian): beperkt tot pagina's 4-15.
• Bijlage 3 - Fiche Afwezigheid zonder attest: beperkt tot pagina 5.
• Bijlage 4 - Handleiding procedures FMO: beperkt tot pagina's 7-20.
• Bijlage 5 - Procedure elektronische inventarissen
• Bijlage 6 - Crescendo

Een goede motivatie is eveneens belangrijk.

Opgelet! Jouw motivatie wordt als erg belangrijk voor de job beschouwd.

Je motivatie weegt harder door in de eindscore (x2).

Om te kunnen deelnemen, moet je ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum:

• je online account invullen
• aan de volgende voorwaarden voldoen:

1. 1. Vastbenoemd ambtenaar zijn bij het RIZIV en houder zijn van een graad van niveau C
   2. Zich in een administratieve stand bevinden waarin men zijn aanspraken op bevordering kan doen gelden.
   3. Geslaagd zijn voor het algemeen gedeelte van een vergelijkende overgangsselectie naar niveau B (ex niveau 2+) of geslaagd zijn voor de proeven van de eerste reeks van de bevordering naar niveau A of B
      of
      Houder zijn van een diploma dat toegang geeft tot het niveau B (exhaustieve lijst in het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937)
      • diploma van het hoger onderwijs van het korte type (basisopleiding van één cyclus, bv. graduaat, bachelor professioneel) met volledig leerplan of voor sociale promotie
      • kandidaatsdiploma/bachelor academisch uitgereikt na een cyclus van tenminste twee jaar studie
      • getuigschrift na het slagen voor de eerste twee studiejaren van de Koninklijke Militaire School
      • diploma van zeevaartonderwijs van de hogere cyclus of van hoger kunst- of technisch onderwijs van de 3de, 2de of 1ste graad met volledig leerplan
      • diploma van meetkundig schatter van onroerende goederen, van mijnmeter of van technisch ingenieur.
      • (Heb je jouw diploma behaald buiten België of in een andere taal dan het Nederlands? Bekijk op onze website de info voor deelname).

In het kort:

1. We screenen jouw deelnemingsvoorwaarden.
2. Je legt een meerkeuzevragenlijst (MKV) af bij het RIZIV. 
3. Je legt een interview af met een rollenspel bij het RIZIV.

Een volledige beschrijving van de procedure kan je terugvinden in de volledige functiebeschrijving.

Opgelet:

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures’ in je online account om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• De testen kunnen in fysieke aanwezigheid (face-to-face) of op afstand (via videocall) georganiseerd worden. Deze informatie wordt bij elke stap aangegeven.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures’. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon voor de selectieprocedure (zie rubriek “Contact”) . Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.
• Als je niet geslaagd bent voor een bepaalde stap, stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Gelijke kansen en redelijke aanpassingen:

De Federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid.   

Heb je een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kom je mogelijks in aanmerking voor een aanpassing van de selectieprocedure. Zie onze pagina over redelijke aanpassingen voor meer info.

Mogelijke voorzieningen voor personen die zwanger zijn of die borstvoeding geven:

Ben je zwanger of geef je borstvoeding? Ook dan kan je mogelijk voorzieningen aanvragen. Meer info vind je op deze pagina over gelijke kansen.

Stap 1: Screening van deelnemingsvoorwaarden

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden (zie ‘Deelnemingsvoorwaarden’) en als je je kandidatuur op de correcte wijze indient (zie ‘Sollicitatie’). Je personeelsdienst controleert of je aan de voorwaarden voldoet.

Stap 2: Specifieke screening - meerkeuzevragenlijst (+/- 45 min)

De volgende technische competenties worden gemeten aan de hand van een meerkeuzevragenlijst: 

• Je hebt kennis van de werkprocedures.
• Je hebt kennis van de werkomgeving.

Deze proef zal plaatsvinden op 16 mei 2024, 17 mei 2024 of 21 mei 2021 (onder voorbehoud). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Pas op: er wordt voor deze proef maar één mogelijk testmoment voorzien.

Je bent voor deze test geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt.

Na het ontvangen van je resultaat van dit gedeelte kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen.

Stap 3: Specifieke screening - Interview (+/- 1u + 35 min voorbereiding)

Het interview evalueert of je gedragsgerichte competenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Vóór het interview krijg je een rollenspel en voldoende tijd om deze voor te bereiden. 

Je cv in je online account wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt.

Deze proef zal plaatsvinden rond de eerste helft van juni 2024 (onder voorbehoud).

Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Om voor deze specifieke screening te slagen, moet je voor elke stap van de screening slagen en moet je ten minste 50% behalen op het totaal van beide stappen.

Rangschikking

De geslaagden worden per taalgroep gerangschikt volgens de behaalde punten.

Bij gelijkheid ervan krijgt die geslaagde voorrang die, op de datum waarop aan de deelnemingsvoorwaarden moest voldaan zijn, de grootste niveauanciënniteit telde, vervolgens de grootste dienstanciënniteit, uiteindelijk de hoogste leeftijd.

De onbeperkt geldige lijst van laureaten wordt opgemaakt na de selectie.

Solliciteren? Vul je online-cv in en raadpleeg het volledige vacaturebericht om over alle nodige informatie te beschikken en je zo goed mogelijk voor te bereiden.

Je kan solliciteren tot en met 29 april 2024.

Via je online account kan je solliciteren  voor  deze  bevordering.  Wij bezorgen een lijst van  ingeschreven kandidaten aan je personeelsdienst. Je personeelsdienst verifieert de deelnemingsvoorwaarden. Als je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden, word je toegelaten tot de selectieprocedure.  Indien je nog geen online account hebt, kan je dit aanmaken voor de uiterste inschrijvingsdatum.

Bezorg de nodige bewijzen dat je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden (zie “deelnemingsvoorwaarden”) aan jouw personeelsdienst (indien zij daar nog niet over beschikken) zodat zij deze kunnen verifiëren.

OPGELET: De buiten de vastgestelde termijn ingediende sollicitaties zullen worden geweigerd (zie uiterste inschrijvingsdatum).

Testen en resultaten

Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online account.

Je online account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Feedback over jouw resultaten?

Na elke screeningsstap kan je een motivering van jouw resultaten bekomen. Voor sommige testen verschijnt dit automatisch in je online account, voor andere kan je het aanvragen via de contactpersoon voor de procedure.

Vragen rond de testen en scoring?

Op onze website kan je terecht voor meer info over het verloop van de testen en over hoe je je kan voorbereiden.

Je vindt er ook meer uitleg over de scoring van onze testen.

Niet tevreden over de selectieprocedure?

Dien hier jouw klacht in.