BNG24138 - Team coördinator (m/v/x)

Als Team Coördinator sta je in voor onderstaande taken:

Je leidt een taalgemengd team van dossierbeheerders en zorgt voor de correcte en tijdige behandeling van de personeelsdossiers (loon- en personeelsadministratie) van je klantenportefeuille/van je klant (FOD).

1) Als leidinggevende volg je de activiteiten en de resultaten van je team op:

• Je regelt samen met je medewerkers hoe de taken en dossiers verdeeld worden.
• Je garandeert dat alle aanvragen via de ticketing correct en binnen de vereiste termijn worden behandeld.
• Je bent verantwoordelijk voor de resultaten van het team: termijnen, kwaliteit, aantal dossiers
• Je beheert en verspreidt informatie over de reglementering, de procedures en de toepasselijke normen.
• Je ziet toe op een uniforme toepassing van de procedures.
• In drukke periodes of als er afwezigen zijn, help je mee de aanvragen te behandelen.

2) Als coach zorg je voor de begeleiding en de ontwikkeling van je team en je medewerkers.

• Je identificeert de sterke, zwakke en verbeterpunten van je medewerkers en van het team.
• Je moedigt samenwerking en samenhang aan binnen het team met speciale aandacht voor de samenwerking tussen de twee taalgroepen.
• Je geeft PersoPoints organisatiecultuur door aan je team.
• Je staat in voor de kennisoverdracht binnen je team.
• Je bent verantwoordelijk voor de evaluatiecycli van de medewerkers.
• Je volgt de ontwikkelingsplannen op.
• Je organiseert de nodige opleidingen en training-on-the-job van (nieuwe medewerkers).
• Je motiveert je medewerkers om zelf initiatieven te nemen en ondersteunt hen in de uitwerking ervan.

3) Je bent het eerste aanspreekpunt voor de klant en bent verantwoordelijk voor de rapportering naar zowel de klanten als de hiërarchie.

• Je rapporteert over de stand van zaken inzake de afhandeling van dossiers aan de klanten.
• Je geeft vragen/informatie/ problemen door aan de juiste personen/diensten en volgt deze op.
• Je bent verantwoordelijk voor het afhandelen van de klachten vanuit jouw klantenportefeuille.
• Je brengt de eventuele zwakke punten van de interne werkprocessen in kaart en geeft de hiërarchie advies hierover.

Je kan in functie van jouw interesses en competenties ook de volgende rollen opnemen binnen PersoPoint. Dit kan eenmalig of tijdelijk zijn of op regelmatige basis.

• Opleider voor materies waar je een bepaalde expertise in hebt en dit zowel voor interne medewerkers/collega’s als voor eindgebruikers of klanten
• Projectleider of projectmedewerker: in functie van de projecten die zich aandienen
• Dossierbeheerder in functie van de werklast binnen het team

Heb je vragen over de jobinhoud? 

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".

Op dit moment is er 1 plaats bij hetDG PersoPoint, van de FOD Beleid en Ondersteuning (adres Simon Bolivarlaan 30 bus 1). Dit aantal kan veranderen afhankelijk van de behoeften van het DG.

Als federaal secretariaat staat het DG PersoPoint in voor de loon- en personeelsadministratie van verschillende federale organisaties. PersoPoint biedt zijn klanten een dienstencatalogus aan inzake loonadministratie, personeelsadministratie, digitale personeelsdossiers, juridisch advies en rapportering.

De Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning (FOD BOSA) staat de regering bij en ondersteunt de federale organisaties in verschillende domeinen: IT, HR, organisatiebeheersing en integriteitsbeleid, begroting, boekhouding en overheidsopdrachten.

Gedragsgerichte competenties

• In Team Werken: Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Betrouwbaarheid Tonen: Je handelt integer, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.
• Zichzelf Ontwikkelen: Je plant en beheert je eigen groei actief in functie van je mogelijkheden, interesses en ambities door je eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en jezelf continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken.
• Beslissen: Je neemt beslissingen op basis van (on)volledige informatie en onderneemt doelgericht acties om beslissingen uit te voeren.
• Medewerkers Aansturen: Je geeft duidelijke instructies, volgt de resultaten van de medewerkers op en stuurt bij, en zorgt ervoor dat iedereen zich passend gedraagt.
• Adviseren: Je geeft advies aan je klanten en bouwt een vertrouwensrelatie met hen op op basis van je expertise.

Technische competenties

• Toegepaste kennis van de reglementering en de wetgeving die van toepassing is op de verschillende personeelscategorieën die werken bij de federale overheid en van de methodes voor de loonberekening 
• Kennis van de processen en de procedures die eigen zijn aan de behandeling van personeelsdossiers en van de werking en de arbeidsprocedure die is vastgelegd met de perifere diensten in het kader van de behandeling van personeelsdossiers (MEDEX enz.) 
• Je drukt je mondeling vlot en correct uit en rapporteert gegevens nauwkeurig.
• Je drukt je schriftelijk vlot en correct uit en rapporteert gegevens nauwkeurig.

Niet vereist, wel een troef

• Je bent functioneel tweetalig (minstens artikel 10 bis) of bent bereid om artikel 10 bis te behalen (dit is nodig voor je rol als evaluator).

• Kunnen werken met interne (informatica)tools en systemen en de basisbureauticatoepassingen (Word-Excel) 

Jouw profiel:

1. Vastbenoemd ambtenaar zijn bij de FOD BOSA en houder zijn van een graad van niveau B of C.
2. Zich in een administratieve stand bevinden waarin je aanspraak kan maken op bevordering
3. Geslaagd zijn voor de eerste reeks van proeven bevordering niveau A.
4. Geslaagd zijn (of vrijgesteld zijn) voor de tweede reeks van proeven, de 4 cursussen van minimaal 4 ECTS-punten uit een masterprogramma aan een universiteit of hogeschool of houder zijn van een master diploma dat toegang verleent tot het niveau A.
5. Bij de laatste evaluatie geen vermelding "onvoldoende" hebben gekregen.

Een volledige beschrijving van de deelnemingsvoorwaarden kan je terugvinden in de volledige functiebeschrijving.

Om te kunnen deelnemen, moet je ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum:

• je online account invullen
• voldoen aan de volgende voorwaarden:

1. 1. Vastbenoemd ambtenaar zijn bij de FOD BOSA en houder zijn van een graad van niveau B of C.
   2. Zich in een administratieve stand bevinden waarin je aanspraak kan maken op bevordering
   3. Geslaagd zijn voor de eerste reeks van proeven bevordering niveau A (of vrijgesteld zijn van de generieke screening niveau A).
   4. Geslaagd zijn (of vrijgesteld zijn) voor de tweede reeks van proeven, de 4 cursussen van minimaal 4 ECTS-punten uit een masterprogramma aan een universiteit of hogeschool EN waarvan de inhoud is gevalideerd door de personeelsdienst van een federale organisatie (document te downloaden via je profiel).
      of
      Houder zijn van een master diploma dat toegang verleent tot het niveau A:
      • Diploma van master uitgereikt door een universiteit of een hogeschool na een masteropleiding van de 2e cyclus van ten minste 60 studiepunten.
      • Diploma van licentiaat, arts, doctor, apotheker, geaggregeerde van het onderwijs, ingenieur, industrieel ingenieur, architect, meester (basisopleiding van 2 cycli), erkend en uitgereikt door de Belgische universiteiten en de instellingen voor hoger onderwijs van het lange type, voor zover de studies ten minste vier jaar hebben omvat, of door een door de Staat of een van de Gemeenschappen ingestelde examencommissies.
      • ​Diploma van master uitgereikt door een universiteit of een hogeschool na een masteropleiding van de 2e cyclus van ten minste 60 studiepunten.
      • Getuigschrift uitgereikt aan de laureaten van de Koninklijke Militaire School en die gerechtigd zijn tot het voeren van de titel van burgerlijk ingenieur of van licentiaat/master.​​
      • (Heb je jouw diploma behaald buiten België of in een andere taal dan het Nederlands? Bekijk op onze website de info voor deelname).
   5. Bij de laatste evaluatie geen vermelding "onvoldoende" hebben gekregen.

In het kort:

1. We screenen jouw deelnemingsvoorwaarden.
2. Je maakt een casus op de computer bij FOD BOSA in Brussel.
3. Je legt een interview af bij FOD BOSA in Brussel.

Een volledige beschrijving van de procedure kan je terugvinden in de volledige functiebeschrijving.

Opgelet:

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures’ in je online account om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• De testen kunnen in fysieke aanwezigheid (face-to-face) of op afstand (via videocall) georganiseerd worden. Deze informatie wordt bij elke stap aangegeven.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures’. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon voor de selectieprocedure (zie rubriek “Contact”) . Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.
• Als je niet geslaagd bent voor een bepaalde stap, stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Gelijke kansen en redelijke aanpassingen:

De Federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid.   

Heb je een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kom je mogelijks in aanmerking voor een aanpassing van de selectieprocedure. Zie onze pagina over redelijke aanpassingen voor meer info.

Mogelijke voorzieningen voor personen die zwanger zijn of die borstvoeding geven:

Ben je zwanger of geef je borstvoeding? Ook dan kan je mogelijk voorzieningen aanvragen. Meer info vind je op deze pagina over gelijke kansen.

Stap 1: Screening van deelnemingsvoorwaarden

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden (zie ‘Deelnemingsvoorwaarden’) en als je je kandidatuur op de correcte wijze indient (zie ‘Sollicitatie’). Je personeelsdienst controleert of je aan de voorwaarden voldoet.

Stap 2: Specifieke screening - PC (3u)

Via een casus worden volgende competenties gemeten:

• Medewerkers Aansturen: Je geeft duidelijke instructies, volgt de resultaten van de medewerkers op en stuurt bij, en zorgt ervoor dat iedereen zich passend gedraagt.
• In Team Werken: Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Goede toegepaste kennis van de reglementering en de wetgeving die van toepassing is op de verschillende personeelscategorieën die werken bij de federale overheid en van de methodes voor de loonberekening 
• Goede kennis van de processen en de procedures die eigen zijn aan de behandeling van personeelsdossiers en van de werking en de arbeidsprocedure die is vastgelegd met de perifere diensten in het kader van de behandeling van personeelsdossiers (MEDEX enz.) 
• Je drukt je schriftelijk vlot en correct uit en rapporteert gegevens nauwkeurig.

Deze proef zal plaatsvinden op donderdag 17 oktober 2024 (onder voorbehoud). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je je inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Pas op: er wordt voor deze proef maar één mogelijk testmoment voorzien.

Je bent voor deze test geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt. 

Deze test is eliminerend. Je wordt enkel tot de volgende stap van de selectieprocedure toegelaten indien je voor deze stap slaagt.

Na het ontvangen van je resultaat van dit gedeelte kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen.

Stap 3: Specifieke screening - Interview (1u20)

Het interview evalueert of je gedragsgerichte en technische (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Je cv in je online account wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 60 punten op 100 behaalt.

Deze proef zal plaatsvinden rond de week van 11 en 18 november (onder voorbehoud).

Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je je online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Je bent geslaagd voor de vergelijkende selectie als je slaagt voor elke stap van de specifieke screening afzonderlijk en als je ten minste 110/200 behaalt op het totaal van beide stappen (Stap 2 - Specifieke screening - computertest + Stap 3 - Specifieke screening - Interview).

Rangschikking

De geslaagden worden gerangschikt volgens de behaalde punten voor de vergelijkende selectie (reeks 3). Bij gelijkheid ervan krijgt die geslaagde voorrang die, op de datum waarop aan de deelnemingsvoorwaarden moest voldaan zijn, de grootste niveauanciënniteit telde en vervolgens de grootste dienstanciënniteit.

De lijst van geslaagden is 2 jaar geldig. De lijst van geslaagden is 2 jaar geldig. De lijst zal worden geraadpleegd zodra de behoeften van DG Persopoint dit vereisen.

Solliciteren? Vul je online-cv in en raadpleeg het volledige vacaturebericht om over alle nodige informatie te beschikken en je zo goed mogelijk voor te bereiden.

Je kan solliciteren tot en met maandag 30 september 2024.

Via je online account kan je solliciteren  voor  deze  bevordering.  Wij bezorgen een lijst van  ingeschreven kandidaten aan je personeelsdienst. Je personeelsdienst verifieert de deelnemingsvoorwaarden. Als je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden, word je toegelaten tot de selectieprocedure.  Indien je nog geen online account hebt, kan je dit aanmaken voor de uiterste inschrijvingsdatum.

Bezorg de nodige bewijzen dat je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden (zie “deelnemingsvoorwaarden”) aan jouw personeelsdienst (indien zij daar nog niet over beschikken) zodat zij deze kunnen verifiëren.

OPGELET: De buiten de vastgestelde termijn ingediende sollicitaties zullen worden geweigerd (zie uiterste inschrijvingsdatum). 

Testen en resultaten

Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online account.

Je online account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Feedback over jouw resultaten?

Na elke screeningsstap kan je een motivering van jouw resultaten bekomen. Voor sommige testen verschijnt dit automatisch in je online account, voor andere kan je het aanvragen via de contactpersoon voor de procedure.

Vragen rond de testen en scoring?

Op onze website kan je terecht voor meer info over het verloop van de testen en over hoe je je kan voorbereiden.

Je vindt er ook meer uitleg over de scoring van onze testen.

Niet tevreden over de selectieprocedure?

Dien hier jouw klacht in.