Assistent Dossierbeheer (m/v/x)

Ben je op zoek naar een nieuwe uitdaging binnen de rechterlijke orde? Bijt je je graag vast in gerechtelijke dossiers en staat je klant op de eerste plaats? Dan verwelkomen we je graag als nieuwe collega!

Er zijn twee courante functies op het niveau van assistent. Hieronder een overzicht van een aantal van de hoofdtaken binnen deze functies:

Assistent dossierbeheer

• Je werkt mee aan de behandeling van gerechtelijke dossiers, in één of meerdere fases van de procedure.
• Je staat in voor de analyse van dossiers, je formuleert conclusies over de oriëntatie of de te geven gevolgen en legt deze voor aan de bevoegde persoon.
• Je beantwoordt vragen van rechtsonderhorigen, advocaten, politie, maatschappelijke diensten, enz.
• Je staat in voor de kwaliteit van één of meerdere ondersteunende processen vb. tabellen opmaken, het opstellen of bijhouden van een vademecum.
• Je ontwikkelt je eigen expertise en houdt deze op peil.

Assistent administratieve ondersteuning

• Je staat in voor de uitvoering van de administratieve taken van je dienst: o.a. het meebeheren van de mailbox, e-mails opstellen, brieven kopiëren, standaarddocumenten opmaken voor de dienst.
• Je codeert gegevens in elektronische bestanden, je interpreteert gegevens, je kijkt de gegevens na en werkt de gegevensbank bij.
• Je behandelt eenvoudige of routineuze problemen of geschillen.
• Je zorgt dat de documenten van de dienst juist verwerkt en geklasseerd worden.
• Je beantwoordt vragen van rechtsonderhorigen, advocaten, politie, maatschappelijke diensten, enz.
• Je ontwikkelt je eigen expertise en houdt deze op peill

Deze functie houdt een rechtstreeks en zichtbaar contact met het publiek in. In dit geval vereist de regelgeving (omzendbrief nr. 25 van 28 april 2004) dat het personeelslid geen enkel zichtbaar teken van religieuze, filosofische, politieke of vakbondsovertuigingen draagt om de openbare dienst op een neutrale manier te vertegenwoordigen tijdens deze contacten. 

Heb je vragen over de jobinhoud? 

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".

De politierechtbank, de ondernemingsrechtbank en het parket-generaal zijn op zoek naar collega's om hun team te versterken!

Momenteel zijn er 4 vacante plaatsen voor de functie van assistent dossierbeheer:

• 1 vacante plaats bij de politierechtbank Oost-Vlaanderen, afdeling Gent
• 1 vacante plaats bij de ondernemingsrechtbank Gent, afdeling Dendermonde
• 1 vacante plaats bij de ondernemingsrechtbank Gent, afdeling Oudenaarde
• 1 vacante plaats bij het parket-generaal Gent, afdeling Gent

Daarnaast wordt er ook een reserve aangelegd voor eventuele toekomstige vacante plaatsen in Oost- Vlaanderen.

DE POLITIERECHTBANK

De politierechtbank behandelt voornamelijk overtredingen en verkeersmisdrijven. Daarnaast neemt zij ook kennis van wanbedrijven die door de wet aan de politierechtbank werden toebedeeld. De rechter in de politierechtbank zetelt ook nog in een aantal burgerlijke zaken.

De bevoegdheden van de politierechtbank kunnen in een aantal onderdelen onderverdeeld worden:

• Overtredingen

• Verkeersmisdrijven

• Vorderingen tot vergoeding van schade

• Misdrijven omschreven in bijzondere wetten

• Hoger beroep GAS-boete

• Hoger beroep voetbalwet

Ontdek meer over de politierechtbank!

DE ONDERNEMINGSRECHTBANK

De ondernemingsrechtbank is een gespecialiseerde rechtbank die geschillen tussen ondernemingen behandelt. 

Het takenpakket van de ondernemingsrechtbank Gent kan als volgt worden omschreven:

• het beslechten van geschillen tussen en tegen ondernemingen, via de klassieke gerechtelijke procedure dan wel via alternatieve geschillenbeslechting (via de kamers voor minnelijke schikking)
• het behandelen van alle insolventieprocedures (faillissementen, gerechtelijke reorganisaties, vereffeningen)
• het onderzoeken en het volgen van de toestand van ondernemingen in moeilijkheden
• het beheren van de rechtspersonenregisters

Ontdek meer over de ondernemingsrechtbank!

HET PARKET-GENERAAL

Het parket van het hof van beroep, ookwel het parket- generaal genoemd, vormt het openbaar ministerie bij het hof van beroep en staat onder leiding van de procureur-generaal, bijgestaan door advocaten-generaal en substituten procureur-generaal. Het parket- generaal is bevoegd voor het rechtsgebied van het parket bij het Hof van beroep te Gent dat 2 provincies omvat, zijnde Oost- en West-Vlaanderen.

Het parket- generaal bestaat uit verschillende administratieve diensten:

• Dienst Kamer van Inbeschuldiging
• Dienst correctioneel beroep
• Dienst Burgerlijke sectie
• Dienst Uitvoering
• Dienst Assisen
• Dienst Strafuitvoeringsonderzoek
• Dienst Documentatie
• Dienst Klassement
• Dienst Personeel
• Dienst Logistieke medewerkers

Ontdek meer over het parket- generaal!

Gedragsgerichte competenties

• In team werken
  • Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Servicegericht handelen
  • Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
• Objectieven behalen
  • Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.

Technische competenties

• Je beschikt over goede mondelinge communicatieve vaardigheden.

Een goede motivatie en zicht op de entiteit en de functie is eveneens belangrijk en zal dubbel zo zwaar doorwegen in de eindscore.

Om te kunnen deelnemen, moet je ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum (13/09/2024):

• je online account invullen
• aan de volgende voorwaarden voldoen:

1. 1. Vastbenoemd ambtenaar zijn bij de Rechterlijke Orde en houder zijn van een graad van niveau D.
   2. Zich in een administratieve stand bevinden waarin men zijn aanspraken op bevordering kan doen gelden.
   3. OF optie 1: geslaagd zijn voor het algemeen gedeelte van een vergelijkende overgangsselectie naar niveau C (ex niveau 2) of geslaagd zijn voor de proeven van de eerste reeks van de bevordering naar niveau A, B of C
      OF optie 2: houder zijn van een diploma dat toegang geeft tot het niveau C (exhaustieve lijst in het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937)

• • • getuigschrift uitgereikt  na het  slagen  “met  vrucht”  van  een  zesde  leerjaar  van  het  secundair  onderwijs  met volledig leerplan
    • getuigschrift van hoger secundair onderwijs of bekwaamheidsdiploma dat toegang verleent tot het hoger onderwijs
    • diploma uitgereikt na het slagen voor het examen bedoeld in art. 5 van de wetten op het toekennen van de academische graden
    • diploma of getuigschrift van het hoger secundair onderwijs voor sociale promotie, afgeleverd na een cyclus van tenminste zevenhonderd vijftig lestijden.
    • (Heb je jouw diploma behaald buiten België of in een andere taal dan het Nederlands? Bekijk op onze website de info voor deelname).

In het kort:

1. We controleren of je aan de deelnemingsvoorwaarden voldoet
2. Je legt een interview af voor de functie van assistent dossierbeheer in Gent

Een volledige beschrijving van de procedure kan je terugvinden in de volledige functiebeschrijving.

Aangezien de neutraliteitsplicht een essentieel onderdeel is van de functie, kan dit besproken tijdens het interview (cf. artikels 7 en 8 van het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937). 

Opgelet:

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures’ in je online account om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• De testen zal in fysieke aanwezigheid (face-to-face) georganiseerd worden.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures’. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon voor de selectieprocedure (zie rubriek “Contact”) . Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.
• Als je niet geslaagd bent voor een bepaalde stap, stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Gelijke kansen en redelijke aanpassingen

De Federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid.   

• Heb je een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kom je mogelijks in aanmerking voor een aanpassing van de selectieprocedure. Zie onze pagina over redelijke aanpassingen voor meer info.
• Ben je zwanger of geef je borstvoeding? Ook dan kan je mogelijk voorzieningen aanvragen. Meer info vind je op deze pagina over gelijke kansen.

Stap 1: screening van deelnemingsvoorwaarden

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden (zie ‘Deelnemingsvoorwaarden’) en als je je kandidatuur op de correcte wijze indient (zie ‘Sollicitatie’). Je personeelsdienst controleert of je aan de voorwaarden voldoet.

Stap 2: interview (+/- 30 minuten)

Het interview evalueert of je competenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Je cv in je online account wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt.

Deze proef zal plaatsvinden rond midden oktober 2024 (onder voorbehoud).

Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. 

Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Je bent geslaagd voor de vergelijkende selectie als je slaagt voor elke stap, en je ten minste 50% behaalt op het interview.

Rangschikking

De geslaagden worden gerangschikt volgens de behaalde punten op het interview.

Bij gelijkheid ervan krijgt die geslaagde voorrang die, op de datum waarop aan de deelnemingsvoorwaarden moest voldaan zijn, de grootste niveauanciënniteit telde, vervolgens de grootste dienstanciënniteit, uiteindelijk de hoogste leeftijd.

De onbeperkt geldige lijst van laureaten wordt opgemaakt na de selectie.

LET OP: een bevordering is uitgesloten indien

• uit je strafregister blijkt dat je een correctionele of criminele veroordeling - al dan niet met uitstel - hebt opgelopen waarvoor nog geen eerherstel werd verkregen (zie art. 287quinquies §3 Ger. Wetboek).
• je ontslagen bent geweest binnen de Rechterlijke Orde wegens dringende reden te rekenen vanaf drie jaar na de ontslagbeslissing (zie art. 287quinquies §4 Ger. Wetboek).

Heeft deze vacature jouw interesse gewekt en wil je graag solliciteren? Vul je online-cv in en raadpleeg het volledige vacaturebericht om over alle nodige informatie te beschikken en je zo goed mogelijk voor te bereiden.

Je kan solliciteren tot en met 13/09/2024

Via je online account kan je solliciteren  voor  deze  bevordering.  Wij bezorgen een lijst van  ingeschreven kandidaten aan je personeelsdienst. Je personeelsdienst verifieert de deelnemingsvoorwaarden. Als je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden, word je toegelaten tot de selectieprocedure.  Indien je nog geen online account hebt, kan je dit aanmaken voor de uiterste inschrijvingsdatum.

Bezorg de nodige bewijzen dat je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden (zie “deelnemingsvoorwaarden”) aan jouw personeelsdienst (indien zij daar nog niet over beschikken) zodat zij deze kunnen verifiëren.

We screenen het cv dat op de uiterste inschrijvingsdatum in je online account zit. We screenen ook je diploma en/of benoemingsbesluit dat je moet opladen op het moment van inschrijving.

Diploma/benoemingsbesluit opladen 
Je kan je diploma/benoemingsbesluit in je online-cv opladen (vóór de uiterste inschrijvingsdatum) in PDF, DOC, DOCX, JPG of TIF-formaat. Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB. Lukt het niet om het diploma op te laden, dan mag je een kopie opsturen naar de contactpersoon selectieprocedure (zie 'Contactpersonen’). Vermeld je rijksregisternummer, naam, voornaam en de procedurecode van de job. 

OPGELET: de buiten de vastgestelde termijn ingediende sollicitaties zullen worden geweigerd (zie uiterste inschrijvingsdatum). 

Testen en resultaten

Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online account.

Je online account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Feedback over jouw resultaten?

Na elke screeningsstap kan je een motivering van jouw resultaten bekomen. Voor sommige testen verschijnt dit automatisch in je online account, voor andere kan je het aanvragen via de contactpersoon voor de procedure.

Vragen rond de testen en scoring?

Op onze website kan je terecht voor meer info over het verloop van de testen en over hoe je je kan voorbereiden.

Je vindt er ook meer uitleg over de scoring van onze testen.

Niet tevreden over de selectieprocedure?

Dien hier jouw klacht in.