Administratief en financieel experten (m/v/x)

De selectie voor overgang tot administratief en financieel expert (niveau B) omvat verplicht twee gedeelten: een algemeen gedeelte en een bijzonder gedeelte. 

Het bijzonder gedeelte is opgenomen in dit reglement.

• De PC-testen (deel 1) zullen doorgaan vanaf midden december 2024 (onder voorbehoud).
• De interviews (deel 2) zullen worden georganiseerd vanaf maart 2025 (onder voorbehoud).

Via deze bevorderingsprocedure kunnen we je verschillende functieprofielen aanbieden: 

• Administratief expert (administratief expert, HR-expert, managementondersteuner en projectmedewerker)
• Financieel expert

Een aantal mogelijke taken van een administratief expert: 

• Je voert een groot aantal administratieve en uitvoerende taken uit ter ondersteuning van een persoon of afdeling. 
• Je behandelt dossiers autonoom, vanaf de ontvangst van de aanvraag tot de mededeling van de beslissing, volgens de geldende reglementering en procedures. 
• Je verzamelt autonoom de nodige gegevens, maakt zelf de nodige analyses en evaluatie van de beschikbare gegevens om zelf een correcte beslissing te kunnen nemen. 
• Je archiveert het dossier wanneer het afgehandeld is.
• Je stelt zelf veranderingen in procedures en werkmethoden voor.
• Je stelt standaardbrieven en gepersonaliseerde brieven op en beheert de inkomende en uitgaande briefwisseling. 
• Je staat in voor de praktische organisatie van vergaderingen en maakt de verslagen op.
• Je stelt teksten, nota's en presentaties op.
• Je beheert je eigen agenda (en die van een dienst, die van een directieverantwoordelijke,...) en stelt een eigen planning op. 
• Je legt contact met interne en externe klanten en beantwoordt vragen via mail, telefoon of via persoonlijk contact. 

Een aantal mogelijke taken van een financieel expert: 

• Je verzamelt de gegevens die je nodig hebt voor de verdere verwerking van je dossiers.
• Je analyseert je dossiers en je houdt hierbij rekening met de procedures en reglementering om je conclusies te kunnen trekken.
• Je neemt beslissingen op basis van de evaluatie van jouw dossiers.
• Je beantwoordt vragen en klachten van klanten en je geeft hen objectief en aangepast advies.
• Je staat in voor de administratieve opvolging van je dossiers.
• Je blijft op de hoogte van evolutie en verbeteringen binnen je domein en je stelt op basis hiervan verbeteringen van de gehanteerde procedures voor.

Deze functie houdt een rechtstreeks en zichtbaar contact met het publiek in. In dit geval vereist de regelgeving (artikels 7 en 8 van het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937) dat het personeelslid geen enkel zichtbaar teken van religieuze, filosofische, politieke of vakbondsovertuigingen draagt om de openbare dienst op een neutrale manier te vertegenwoordigen tijdens deze contacten.

Heb je vragen over de jobinhoud? 

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".

Er zijn 40 plaatsen van administratief en financieel expert binnen de FOD Justitie (onder voorbehoud). Deze plaatsen zullen aangeboden worden binnen de centrale diensten en directoraten-generaal van de FOD Justitie, inclusief binnen de penitentiaire inrichtingen (onder voorbehoud).

De FOD Justitie biedt zijn 25 000 medewerkers een aangename werkomgeving en een bedrijfscultuur die gericht is op de burger maar ook op de eigen medewerkers. Samen zetten al deze medewerkers zich dagelijks in voor een betere justitie. 

De verscheidenheid aan jobs, de uitdagingen en de talrijke loopbaanperspectieven dragen bij tot het welzijn van onze medewerkers. Onze organisatie legt de nadruk op kennis uitwisselen, talenten ontwikkelen en ideeën verzilveren, om samen onze doelstellingen te bereiken.

Maatschappelijk engagement is voor ons belangrijk. De FOD Justitie wil een open en moderne organisatie zijn die meegaat met zijn tijd en inspeelt op veranderingen in de maatschappij.

Uit welke diensten bestaat de FOD Justitie?

Langs de ene kant zijn er de centrale diensten, waar je verschillende afdelingen vindt zoals :

• Het Team Support dat verschillende ondersteunende diensten levert voor de goede werking van de FOD Justitie en zijn partners. Team Support is in het bijzonder verantwoordelijk voor het beheer van de gebouwen, overheidsopdrachten, subsidies, gerechtskosten, het Centraal Strafregister en het Belgisch Staatsblad.
• Het Team HR is de kracht achter het HR-beleid en de organisatieontwikkeling van de FOD Justitie. Het zorgt voor een algemeen kader, ondersteuning en methodologische expertise en beantwoordt zo aan de noden van de organisatie, de entiteiten, de P&O-diensten, de leidinggevenden en de medewerkers.
• Het Team Budget stelt de begroting van Justitie op, beheert de comptabiliteit, verstrekt relevante beheersinformatie voor een doeltreffend en efficiënt gebruik van de middelen en oefent controle uit op de doeltreffendheid en efficiëntie van de middelen. 
• Bij Team ICT draait alles om het ondersteunen van de FOD Justitie en de rechterlijke orde op een snelle, flexibele en professionele manier. De dienst begrijpt de unieke behoeften van zijn klanten en partners en zorgt ervoor dat ze de best mogelijke IT-ondersteuning krijgen.
• De Diensten van de voorzitter bieden strategische ondersteuning aan de voorzitter van het directiecomité en aan de directoraten-generaal van de FOD Justitie.
• Het directoraat-generaal Wetgeving en Fundamentele rechten en Vrijheden (DG WL) adviseert de minister van Justitie in de domeinen waarvoor het bevoegd is.

Langs de andere kant is er het directoraat-generaal Penitentiaire inrichtingen die een rechtsconforme, veilige, humane en geïndividualiseerde uitvoering van vrijheidsbenemende straffen en maatregelen waarborgt met het oog op een optimale terugkeer in de maatschappij. Ze bestaat uit verschillende centrale diensten en penitentiaire inrichtingen.

Gedragsgerichte competenties

• Informatie Analyseren: Je analyseert gegevens gericht en beoordeelt informatie kritisch.
• Problemen Oplossen: Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit.
• In Team Werken: Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Servicegericht Handelen: Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
• Zichzelf Ontwikkelen: Je plant en beheert je eigen groei actief in functie van je mogelijkheden, interesses en ambities door je eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en jezelf continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken.
• Objectieven Behalen: Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.

Technische competenties

• Mondelinge communicatie: Je kan je mondeling op een duidelijke en begrijpelijke manier uitdrukken. 

Redeneervaardigheden

• Verbale redeneervaardigheden

Een goede motivatie is eveneens belangrijk.

Opgelet! Jouw motivatie wordt als erg belangrijk voor de job beschouwd. Deze weegt harder door in de eindscore (x2).

Jouw profiel:

• Je bent vastbenoemd ambtenaar bij de FOD Justitie en je bent houder van een graad van niveau C.
• Je bevindt je in een administratieve stand waarin je je aanspraken op bevordering kan doen gelden. 
• Je bent geslaagd voor het algemeen gedeelte van de vergelijkende overgangsselectie naar niveau B (ex niveau 2+) OF je bent geslaagd voor de proeven van de eerste reeks van de bevordering naar niveau A of B OF je bent houder van een diploma dat toegang geeft tot het niveau B (exhaustieve lijst in het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937).

De ambtenaar die tijdens de selectieprocedure één van die voorwaarden niet langer vervult, verliest het voordeel van zijn eventueel slagen voor de vergelijkende selectie.

Een volledige beschrijving van de deelnemingsvoorwaarden en het functieprofiel kan je terugvinden in de functiebeschrijving.

Om te kunnen deelnemen, moet je ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum (28/10/2024):

• je online account invullen
• aan de volgende voorwaarden voldoen:

1. 1. Vastbenoemd ambtenaar zijn bij de FOD Justitie en houder zijn van een graad van niveau C
   2. Zich in een administratieve stand bevinden waarin men zijn aanspraken op bevordering kan doen gelden.
   3. Geslaagd zijn voor het algemeen gedeelte van een vergelijkende overgangsselectie naar niveau B (ex niveau 2+) of geslaagd zijn voor de proeven van de eerste reeks van de bevordering naar niveau A of B
      of
      Houder zijn van een diploma dat toegang geeft tot het niveau B (exhaustieve lijst in het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937)
      • diploma van het hoger onderwijs van het korte type (basisopleiding van één cyclus, bv. graduaat, bachelor professioneel) met volledig leerplan of voor sociale promotie
      • kandidaatsdiploma/bachelor academisch uitgereikt na een cyclus van tenminste twee jaar studie
      • getuigschrift na het slagen voor de eerste twee studiejaren van de Koninklijke Militaire School
      • diploma van zeevaartonderwijs van de hogere cyclus of van hoger kunst- of technisch onderwijs van de 3de, 2de of 1ste graad met volledig leerplan
      • diploma van meetkundig schatter van onroerende goederen, van mijnmeter of van technisch ingenieur.
      • (Heb je jouw diploma behaald buiten België of in een andere taal dan het Nederlands? Bekijk op onze website de info voor deelname).

De ambtenaar die tijdens de selectieprocedure één van die voorwaarden niet langer vervult, verliest het voordeel van zijn eventueel slagen voor de vergelijkende selectie.

In het kort:

1. We screenen de verschillende deelnemingsvoorwaarden.
2. Je legt meerdere testen op computer af bij FOD BOSA in Brussel. 
3. Je legt een interview af bij FOD Justitie (Waterloolaan 115, 1000 Brussel).

Een volledige beschrijving van de procedure kan je terugvinden in de volledige functiebeschrijving.

Aangezien de neutraliteitsplicht een essentieel onderdeel is van de functie, wordt dit besproken tijdens het interview (cf. artikels 7 en 8 van het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937). 

Opgelet:

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures’ in je online account om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• De testen kunnen in fysieke aanwezigheid (face-to-face) of op afstand (via videocall) georganiseerd worden. Deze informatie wordt bij elke stap aangegeven.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures’. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon voor de selectieprocedure (zie rubriek “Contact”) . Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.
• Als je niet geslaagd bent voor een bepaalde stap, stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Gelijke kansen en redelijke aanpassingen:

De Federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid.   

Heb je een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kom je mogelijks in aanmerking voor een aanpassing van de selectieprocedure. Zie onze pagina over redelijke aanpassingen voor meer info.

Mogelijke voorzieningen voor personen die zwanger zijn of die borstvoeding geven:

Ben je zwanger of geef je borstvoeding? Ook dan kan je mogelijk voorzieningen aanvragen. Meer info vind je op deze pagina over gelijke kansen.

Stap 1: Screening van deelnemingsvoorwaarden

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden (zie ‘Deelnemingsvoorwaarden’) en als je je kandidatuur op de correcte wijze indient (zie ‘Sollicitatie’). Je personeelsdienst controleert of je aan de voorwaarden voldoet.

Stap 2: Specifieke screening - PC (+/- 2u)

Via een dossierbehandelingstest worden volgende competenties gemeten:

• Informatie analyseren
• Problemen oplossen

Het verbale redeneervermogen wordt gemeten via een test verbaal redeneervermogen. 

Deze proef zal plaatsvinden vanaf midden december 2024 (onder voorbehoud). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je je inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap.
Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Je bent voor deze stap geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt (voor het totaal op deze 2 testen). 

Na het ontvangen van je resultaat van dit gedeelte kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen.

Stap 3: Specifieke screening - Interview (+/- 1u)

Het interview evalueert of je gedragsgerichte en technische competenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Je cv in je online account wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt.

Deze proef zal plaatsvinden vanaf maart 2025 (onder voorbehoud).

Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Je bent geslaagd voor de vergelijkende selectie als je slaagt voor elke stap van de specifieke screening afzonderlijk en als je ten minste 50% (100 punten op 200) behaalt op het totaal van beide stappen (totaalscore testen op PC en interview).

Rangschikking

De geslaagden worden per taalgroep gerangschikt volgens de behaalde punten.

Bij gelijkheid ervan krijgt die geslaagde voorrang die, op de datum waarop aan de deelnemingsvoorwaarden moest voldaan zijn, de grootste niveauanciënniteit telde, vervolgens de grootste dienstanciënniteit, uiteindelijk de hoogste leeftijd.

De onbeperkt geldige lijst van laureaten wordt opgemaakt na de selectie.

Solliciteren? Vul je online-cv in en raadpleeg het volledige vacaturebericht om over alle nodige informatie te beschikken en je zo goed mogelijk voor te bereiden.

Je kan solliciteren tot en met 28/10/2024.

Via je online account kan je solliciteren  voor  deze  bevordering.  Wij bezorgen een lijst van  ingeschreven kandidaten aan je personeelsdienst. Je personeelsdienst verifieert de deelnemingsvoorwaarden. Als je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden, word je toegelaten tot de selectieprocedure.  Indien je nog geen online account hebt, kan je dit aanmaken voor de uiterste inschrijvingsdatum.

Bezorg de nodige bewijzen dat je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden (zie “deelnemingsvoorwaarden”) aan jouw personeelsdienst (indien zij daar nog niet over beschikken) zodat zij deze kunnen verifiëren.

OPGELET: De buiten de vastgestelde termijn ingediende sollicitaties zullen worden geweigerd (zie uiterste inschrijvingsdatum). 

Diploma en/of benoemingsbesluit opladen 
Je kan je diploma en/of benoemingsbesluit in je online-cv opladen (vóór de uiterste inschrijvingsdatum) in PDF, DOC, DOCX, JPG of TIF-formaat. Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB. Lukt het niet om het diploma op te laden, dan mag je een kopie opsturen naar de contactpersoon selectieprocedure (zie 'Contactpersonen’). Vermeld je rijksregisternummer, naam, voornaam en de procedurecode van de job. 

Testen en resultaten

Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online account.

Je online account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Feedback over jouw resultaten?

Na elke screeningsstap kan je een motivering van jouw resultaten bekomen. Voor sommige testen verschijnt dit automatisch in je online account, voor andere kan je het aanvragen via de contactpersoon voor de procedure.

Vragen rond de testen en scoring?

Op onze website kan je terecht voor meer info over het verloop van de testen en over hoe je je kan voorbereiden.

Je vindt er ook meer uitleg over de scoring van onze testen.

Niet tevreden over de selectieprocedure?

Dien hier jouw klacht in.