Dossierbeheerder (m/v/x)

Er zijn 3 vacante plaatsen van Dossierbeheerder geopend via bevordering naar niveau B binnen meerdere diensten bij de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu (Galileelaan 5/2, 1210 Brussel):

• 1 plaats bij DOS - Ondersteunende Diensten - Dienst HR Partners
• 1 plaats bij DGGS - Dienst Financiering van de Ziekenhuizen
• 1 plaats bij DGAPF - Gewasbeschermingsmiddelen en Bemestingsproducten

Binnen DOS - Ondersteunende Diensten: 

De dienst HR Partners is op zoek naar 1 Dossierbeheerder, belast met het administratief beheer specifiek voor de verschillende personeelsbewegingen (instroom, interne verplaatsingen, uitstroom) binnen onze SPF, met het oog op een optimale bezetting van het personeelsplan. In deze context behandel je de aanvragen van onze klanten vanuit administratief oogpunt, om hen kwalitatieve ondersteuning en bijstand te bieden die bijdraagt tot het verwezenlijken van de missies van onze organisatie.

• Je verstrekt de administratieve gegevens die nodig zijn voor de in-, over- of uitstroom van medewerkers aan onze verschillende betrokken partners, in het bijzonder PersoPoint (Secretariaat voor Personeels- en Salarisadministratie van de Federale Overheid), ICT, enz.
• U volgt de richtlijnen van PersoPoint met betrekking tot de overdracht van informatie met betrekking tot binnenkomst, vertrek of andere verplaatsingen van personeel.
• Je schrijft een briefje voor de financieel inspecteur bij indiensttreding of promotie.
• Je stelt in het kader van de Talentenuitwisseling een overeenkomst op voor de oorspronkelijke SPF.
• Je zorgt ervoor dat arbeidsovereenkomsten tijdig worden ondertekend.
•  Je ondersteunt de uitvoering van selecties binnen de SPF voor andere collega's en zorgt voor de archivering van selectiedossiers.
• Je draagt zorg voor het verwelkomen van kandidaten tijdens selectiegesprekken en stelt selectiedossiers op.
• Je biedt administratieve ondersteuning aan de HR Business Partners van het team.
• Je bent verantwoordelijk voor het organiseren van eerste arbeidsovereenkomstprocedures en Talent Exchange-procedures.

Binnen DGGS:

De cel Financieringscontrole binnen de dienst Financiering van de Ziekenhuizen is op zoek naar 1 dossierbeheerder:

• Je bent verantwoordelijk voor de samenstelling, de verwerking en de controle van de dossiers van een aantal ziekenhuizen die aan jou zijn toegewezen.
• Je speelt een sleutelrol bij het tot stand brengen van een band tussen de ziekenhuizen en de overheid.
• Je verzamelt en evalueert de gegevens die nodig zijn voor het beheer van het dossier in het licht van de wet- en regelgeving en trekt daaruit conclusies.
• Je legt werkbezoeken af om informatie van ziekenhuizen te verzamelen/verifiëren en dossiers te bespreken.
• Je bent verantwoordelijk voor de administratieve opvolging van de dossiers.
• Je verwerkt financiële gegevens in het kader van hervormingen, subsidiedossiers, sociale akkoorden, enz. met het oog op een correcte opvolging van de dossiers.
• Je neemt deel aan vergaderingen van adviesorganen.
• Je bent verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van de cel Financieringscontrole:
  • Je volgt de aangeleverde financieringsdossiers op voor de Federale Raad Voor Ziekenhuisvoorzieningen (FRVZ), gaande van het bepalen van de agenda tot het opmaken van de afsluitbrieven.
  • Je beheert en ordent het centrale digitale bestandsplatform waarop alle relevante gegevens bijgehouden worden.
  • Je werkt mee aan het beheer van informatie en het extraheren van gegevens uit centrale databases.

• Je volgt de erkenningsprocedures van ziekenhuizen op en fungeert als tussenpersoon tussen de diverse overheden en het kabinet van de Minister.
  • Je ontwikkelt je expertise over de wetgeving en reglementering met betrekking tot ziekenhuisfinanciering.
    • Je neemt vakliteratuur door om wetswijzigingen vast te stellen.
    • Je volgt de jaarlijks wijzigende reglementering op.
    • Je werkt mee aan antwoorden op parlementaire vragen.

Binnen DGAPF: 

Het DGAPF is op zoek naar 1 dossierbeheerder. Je ondersteunt de dossierbeheerders en experten van de Dienst Gewasbeschermingsmiddelen en Bemestingsproducten in volgende domeinen:

• Je staat mee in voor een vlotte opvolging van vragen van burgers omtrent de fytolicentie. Zowel telefonische vragen als vragen per e-mail.
• Je bereidt de nodige administratieve verlengingen van de toelatingsaktes van gewasbeschermingsmiddelen voor.
• Je stelt de gevraagde certificaten betreffende gewasbeschermingsmiddelen op en legt deze ter goedkeuring voor. Indien nodig zorg je voor de legalisatie van dergelijke certificaten.
• Je volgt de feedback van de toelatingshouders op in het kader van afgeleverde uitbreidingen in kleine teelten. Je bereidt hiervoor de nodige aktes voor.
• Je zorgt mee voor een vlotte opvolging van de facturatie
• Je biedt ondersteuning in de administratieve verwerking van audits in het kader van GEP-erkenningen, van machtigingen voor proefproducten en GEP-proeven (GEP = goed experimentele praktijk).
• Je staat mee in voor een gerichte verdeling van de binnenkomende (elektronische) post.
• Je bereidt de nodige aktes van afgeleide toelatingen en vergunningen voor naar aanleiding van wijzigingen aan de referentiemiddelen.

Deze functie houdt een rechtstreeks en zichtbaar contact met het publiek in. In dit geval vereist de regelgeving (artikels 7 en 8 van het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937) dat het personeelslid geen enkel zichtbaar teken van religieuze, filosofische, politieke of vakbondsovertuigingen draagt om de openbare dienst op een neutrale manier te vertegenwoordigen tijdens deze contacten.

Heb je vragen over de jobinhoud? 

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".

Er zijn 3 vacante plaatsen vacant van Dossierbeheerder geopend via bevordering naar niveau B binnen meerdere diensten bij de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en 
Leefmilieu (Galileelaan 5/2, 1210 Brussel). 

• 1 plaats binnen DOS - Ondersteunende Diensten - HR Partners
• 1 plaats binnen DGGS - Financiering van de Ziekenhuizen
• 1 plaats binnen DGAPF - Gewasbeschermingsmiddelen en Bemestingsproducten

DOS - Ondersteunende Diensten:

Er is 1 functie vacant bij het team Dieren, Plant, Voeding en Milieu binnen de afdeling HR Partners. De personeelsdienst HR Partners maakt deel uit van de Ondersteunende Diensten van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu. HR Partners werft gemotiveerde medewerkers die de FOD in staat stellen haar doelstellingen te verwezenlijken. We beheren middelen (personeelsenvelop) en personeelsdossiers, nemen deel aan de ontwikkeling van de organisatie (talent en leiderschap, welzijn en diversiteit, waarden en resultaten, enz.) en investeren in de medewerkers van onze FOD (opleiding, ontwikkeling enz.).

DGGS:

Er is 1 functie vacant bij de cel Financieringscontrole - dienst Financiering van de Ziekenhuizen:

De dienst Financiering van de Ziekenhuizen maakt deel uit van het Directoraat-generaal Gezondheidszorg. Deze dienst draagt op een doorslaggevende wijze bij aan de beleidsvoorbereiding op het gebied van programmatie en financiering van de ziekenhuizen en ziekenhuisnetwerken. De evolutie van de maatschappij en de noden van de bevolking spelen hierbij een grote rol. De dienst werkt de financieringsregels uit, verzamelt en controleert de financiële gegevens en bewaakt de operationele financiering van de ziekenhuizen. Concreet gaat het hierbij over het Budget van Financiële Middelen dat een enveloppe van meer dan 11 miljard euro omvat. Hierbij wordt samengewerkt met het RIZIV om een coherente globale financiering uit diverse bronnen te verzekeren.

De cel Financieringscontrole is verantwoordelijk voor: het controleren van de begroting van de financiële middelen (BFM) van de ziekenhuizen met het oog op een correcte en tijdige berekening, het uitvoeren van herzieningen en het behandelen van opmerkingen van ziekenhuizen zowel op hun BFM als op hun herzieningen overeenkomstig de standaardwerkprocedures en -voorschriften. De eenheid is ook verantwoordelijk voor de berekening van het tekort van de openbare ziekenhuizen van het land.

DGAPF: 

Er is 1 functie vacant bij de dienst Gewasbeschermingsmiddelen en Bemestingsproducten

De dienst Gewasbeschermingsmiddelen en Bemestingsproducten bestaat uit 68 personeelsleden, die georganiseerd zijn in een zestal cellen met telkens een celhoofd. De cellen bevatten ofwel dossierbehandelaars, die zorgen voor het aansturen van de evaluatie van dossiers, ofwel evaluatoren, die gespecialiseerd zijn in een welbepaald onderzoeksdomein voor gewasbeschermingsmiddelen. Voor meststoffen is er een cel van dossierbehandelaars.

De FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu wil de Belgische promotor zijn van het principe « One World, One Health », door de gezondheid in al haar componenten centraal te stellen in zijn bekommernissen en missies, waarbij het zowel gaat over de menselijke gezondheid als over de gezondheid van de planeet, de gezondheid van dieren en planten en van de voeding. De FOD is een referentiepunt op het vlak van de Gezondheid, een transversaal, strategisch en ondersteunend departement “Health and Environment in all policies” en een netwerkorganisatie die zorgt voor een operationele excellentie in de uitvoering van taken met toegevoegde waarde, met de ambitie om de gezondheid van de burgers te beschermen en te verbeteren.

Om daartoe te komen is de FOD een verantwoordelijke, coherente, lerende en creatieve organisatie die steunt op competente en autonome medewerkers die zin hebben voor verantwoordelijkheid en die hun expertise en hun talenten ontwikkelen.

Ontdek meer over onze FOD op onze website of op YouTube.

Gedragsgerichte competenties

• In team werken: Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Servicegericht handelen: Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
• Zichzelf Ontwikkelen: Je plant en beheert je eigen groei actief in functie van je mogelijkheden, interesses en ambities door je eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en jezelf continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken.
• Objectieven Behalen: Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.

Technische competenties

• Je drukt je mondeling duidelijk en begrijpelijk uit.

Een goede motivatie is eveneens belangrijk.

Opgelet! De competenties in het vet (Servicegericht handelen & Objectieven Behalen) en jouw motivatie worden als erg belangrijk voor de job beschouwd en wegen harder door in de eindscore (x2).

Niet vereist, wel een troef

• Je werkt in een tweetalige omgeving, kennis van het Frans is een pluspunt.

Jouw profiel:

• Vastbenoemd ambtenaar bij de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu en houder van een graad van niveau C
• Zich in een administratieve stand bevinden waarin men zijn aanspraken op bevordering kan doen gelden.
• Geslaagd zijn voor het algemeen gedeelte van een vergelijkende overgangsselectie naar niveau B

Een volledige beschrijving van de deelnemingsvoorwaarden en het functieprofiel kan je terugvinden in de functiebeschrijving.

Om te kunnen deelnemen, moet je ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum:

• je online account invullen
• aan de volgende voorwaarden voldoen:

1. 1. Vastbenoemd ambtenaar zijn bij de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu en houder zijn van een graad van niveau C
   2. Zich in een administratieve stand bevinden waarin men zijn aanspraken op bevordering kan doen gelden.
   3. Geslaagd zijn voor het algemeen gedeelte van een vergelijkende overgangsselectie naar niveau B (ex niveau 2+) of geslaagd zijn voor de proeven van de eerste reeks van de bevordering naar niveau A of B
      of
      Houder zijn van een diploma dat toegang geeft tot het niveau B (exhaustieve lijst in het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937)
      • diploma van het hoger onderwijs van het korte type (basisopleiding van één cyclus, bv. graduaat, bachelor professioneel) met volledig leerplan of voor sociale promotie
      • kandidaatsdiploma/bachelor academisch uitgereikt na een cyclus van tenminste twee jaar studie
      • getuigschrift na het slagen voor de eerste twee studiejaren van de Koninklijke Militaire School
      • diploma van zeevaartonderwijs van de hogere cyclus of van hoger kunst- of technisch onderwijs van de 3de, 2de of 1ste graad met volledig leerplan
      • diploma van meetkundig schatter van onroerende goederen, van mijnmeter of van technisch ingenieur.
      • (Heb je jouw diploma behaald buiten België of in een andere taal dan het Nederlands? Bekijk op onze website de info voor deelname).
        

        5.    
        

In het kort:

1. We screenen de deelnemingsvoorwaardendiploma en/of benoemingsbesluit
2. Je legt een interview online (via Teams) af.

Een volledige beschrijving van de procedure kan je terugvinden in de volledige functiebeschrijving.

Aangezien de neutraliteitsplicht een essentieel onderdeel is van de functie, wordt dit besproken tijdens het interview (cf. artikels 7 en 8 van het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937). 

Opgelet:

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures’ in je online account om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• De testen kunnen in fysieke aanwezigheid (face-to-face) of op afstand (via videocall) georganiseerd worden. Deze informatie wordt bij elke stap aangegeven.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures’. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon voor de selectieprocedure (zie rubriek “Contact”) . Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.
• Als je niet geslaagd bent voor een bepaalde stap, stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Gelijke kansen en redelijke aanpassingen:

De Federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid.   

Heb je een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kom je mogelijks in aanmerking voor een aanpassing van de selectieprocedure. Zie onze pagina over redelijke aanpassingen voor meer info.

Mogelijke voorzieningen voor personen die zwanger zijn of die borstvoeding geven:

Ben je zwanger of geef je borstvoeding? Ook dan kan je mogelijk voorzieningen aanvragen. Meer info vind je op deze pagina over gelijke kansen.

Stap 1: Screening van deelnemingsvoorwaarden

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden (zie ‘Deelnemingsvoorwaarden’) en als je je kandidatuur op de correcte wijze indient (zie ‘Sollicitatie’). Je personeelsdienst controleert of je aan de voorwaarden voldoet.

Stap 2: Specifieke screening - Interview (+/- 1 uur)

Deze proef wordt op afstand georganiseerd. Je zal gecontacteerd worden door één van onze medewerkers die je de procedure hiervoor uitlegt. Meer info over online interviews vind je op onze website.

Het interview evalueert of je gedragsgerichte en technische competenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Je cv in je online account wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt.

Deze proef zal plaatsvinden rond de eerste helft van december 2024 (onder voorbehoud).

Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Je bent geslaagd voor de vergelijkende selectie als je ten minste 50 punten op 100 behaalt voor het interview.

Rangschikking

De geslaagden worden per taalgroep gerangschikt volgens de behaalde punten.

Bij gelijkheid ervan krijgt die geslaagde voorrang die, op de datum waarop aan de deelnemingsvoorwaarden moest voldaan zijn, de grootste niveauanciënniteit telde, vervolgens de grootste dienstanciënniteit, uiteindelijk de hoogste leeftijd.

De onbeperkt geldige lijst van laureaten wordt opgemaakt na de selectie.

Solliciteren? Vul je online-cv in en raadpleeg het volledige vacaturebericht om over alle nodige informatie te beschikken en je zo goed mogelijk voor te bereiden.

Je kan solliciteren tot en met 18 november 2024.

Via je online account kan je solliciteren  voor  deze  bevordering.  Wij bezorgen een lijst van  ingeschreven kandidaten aan je personeelsdienst. Je personeelsdienst verifieert de deelnemingsvoorwaarden. Als je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden, word je toegelaten tot de selectieprocedure.  Indien je nog geen online account hebt, kan je dit aanmaken voor de uiterste inschrijvingsdatum.

Bezorg de nodige bewijzen dat je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden (zie “deelnemingsvoorwaarden”) aan jouw personeelsdienst (indien zij daar nog niet over beschikken) zodat zij deze kunnen verifiëren.

OPGELET: De buiten de vastgestelde termijn ingediende sollicitaties zullen worden geweigerd (zie uiterste inschrijvingsdatum). 

Diploma en/of benoemingsbesluit opladen 
Je kan je diploma en/of benoemingsbesluit in je online-cv opladen (vóór de uiterste inschrijvingsdatum) in PDF, DOC, DOCX, JPG of TIF-formaat. Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB. Lukt het niet om het diploma op te laden, dan mag je een kopie opsturen naar de contactpersoon selectieprocedure (zie 'Contactpersonen’). Vermeld je rijksregisternummer, naam, voornaam en de procedurecode van de job. 

Testen en resultaten

Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online account.

Je online account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Feedback over jouw resultaten?

Na elke screeningsstap kan je een motivering van jouw resultaten bekomen. Voor sommige testen verschijnt dit automatisch in je online account, voor andere kan je het aanvragen via de contactpersoon voor de procedure.

Vragen rond de testen en scoring?

Op onze website kan je terecht voor meer info over het verloop van de testen en over hoe je je kan voorbereiden.

Je vindt er ook meer uitleg over de scoring van onze testen.

Niet tevreden over de selectieprocedure?

Dien hier jouw klacht in.