Stafmedewerker organisatieondersteuning (m/v/x)

Als stafmedewerker organisatieondersteuning speel je een cruciale rol in het beheren en optimaliseren van onze kennis- en samenwerkingstools. Je werkt nauw samen met collega’s en partners om onze processen te stroomlijnen en de gebruikerservaring te verbeteren. Je bent verantwoordelijk voor het beheren van syllabi en processites, het coördineren van auteurs en het organiseren van wekelijkse vergaderingen. Daarnaast analyseer en behandel je feedback en leg je contact binnen ons netwerk van onze inhoudelijk experten om te zorgen dat onze documentatie up-to-date blijft met de laatste reglementeringen, procedures en technologieën. 

Taken 

• Je bouwt mee aan een gebruiksvriendelijk intranet waar alle medewerkers gevalideerde informatie kunnen terugvinden om hun dossiers te behandelen of hun functie uit te oefenen; 

• Je begeleidt auteurs van de verschillende informatiebronnen, zoals Kiosk, de syllabi of de nieuwe RioDoc; 

• Je werkt mee aan digitale verbeterprojecten, zoals de migratie van RioLex, de ontwikkeling van een interne chatbot of de implementatie van nieuwe M365-functionaliteiten die de RVA en haar medewerkers helpen om hun doelstellingen beter te bereiken; 

• Je bent beschikbaar voor gebruikers, beantwoordt hun vragen en je werkt mee aan de ontwikkeling van leeracties; 

• Je onderzoekt nieuwigheden in Microsoft 365, test dingen uit en deelt je ervaringen met je collega’s. 

Hoe ziet jouw dag eruit? 

Elke dag brengt nieuwe uitdagingen en kansen om te groeien in je rol. Je begint je dag met het controleren van updates en feedbacks op de syllabi en processites. Vervolgens werk je samen met je Franstalige collega om de veranderingen door te voeren en de documentatie te optimaliseren. Je organiseert en leidt een terugkerende vergadering met auteurs en andere stakeholders om de voortgang te bespreken, eventuele knelpunten aan te pakken of verbeteringen voor te stellen.  

In de loop van de dag werk je mee aan een verbeterproject. Een van onze laatste en volop lopende verbeterprojecten zijn bijvoorbeeld de chatbot en de themasites. Je brengt hiervoor de juiste mensen samen en je volgt de ontwikkeling van het product tot op de voet. Je zorgt ervoor dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen en dat de projectdoelen worden behaald. Daarnaast onderzoek je nieuwigheden in Microsoft 365, test je dingen uit en deel je je ervaringen met je collega's. 

Tot slot besteed je tijd aan het ontwikkelen van handleidingen, stappenplannen en communicaties om de gebruikers te ondersteunen. Regelmatig begeleid je ook leeracties en workshops, zowel online als op kantoor, om collega's wegwijs te maken in het intranet of de verschillende M365-toepassingen of om de behoeftes op de werkplek in kaart te brengen. 

Heb je vragen over de jobinhoud? 

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".

Je wordt lid van het team Kennismanagement (KM), de directie die haar schouders zet onder het Digistrat-project.
KM is de business owner van het intranet en alle kennisbronnen, zoals RioDoc en de syllabi, en is functioneel beheerder van de Microsoft 365-applicaties binnen onze organisatie. Het team bestaat uit een diverse groep experten die samenwerken om digitale samenwerking en kennisdeling te faciliteren en optimaliseren. Samen met je collega’s werk je aan innovatieve oplossingen en zorg je ervoor dat onze medewerkers over de juiste middelen en informatie beschikken om hun werk effectief uit te voeren. Je komt terecht in een dynamisch team dat tijd maakt voor teamcohesie door onder andere een teamkantoordag op maandag, een maandelijkse teamlunch, regelmatige teamreflecties en vrijblijvende informele activiteiten of uitstappen. 

De RVA (Rijksdienst Voor Arbeidsvoorziening) is een federale openbare instelling van sociale zekerheid met specialisaties in meerdere domeinen zoals werkloosheid, loopbaanonderbreking, tijdskrediet en controle.

Binnen onze organisatie staan respect, vertrouwen, professionalisme, maatschappelijke verantwoordelijkheid en algemeen belang centraal. 

Gedragsgerichte competenties

• Je legt verbanden tussen verschillende gegevens, genereert alternatieven en trekt sluitende conclusies.
• Je neemt beslissingen op basis van (on)volledige informatie en onderneemt doelgericht acties om beslissingen uit te voeren.
• Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
• Je plant en beheert je eigen groei actief in functie van je mogelijkheden, interesses en ambities door je eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en jezelf continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken.
• Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.
• Je geeft advies aan je gesprekspartners en je bouwt een vertrouwensrelatie met hen op, op basis van je expertise.

Technische competenties

• Je kunt je mondeling op een duidelijke en begrijpelijke manier uitdrukken. 
• Je beschikt over goede schriftelijke communicatievaardigheden. 

Een goede motivatie is eveneens belangrijk en weegt harder door in de eindscore. (x2)

Niet vereist, wel een troef

• Voldoende actieve of passieve kennis van het Frans. 

• Een grote affiniteit voor Microsoft-365 toepassingen is een meerwaarde. 

• Werkervaring binnen een of meer corebusiness-processen binnen de RVA. 

Om te kunnen deelnemen, moet je ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum:

• je online account invullen
• voldoen aan de volgende voorwaarden:

1. 1. Vastbenoemd ambtenaar zijn bij de RVA en houder zijn van een graad van niveau B of C.
   2. Zich in een administratieve stand bevinden waarin je aanspraak kan maken op bevordering
   3. Geslaagd zijn voor de eerste reeks van proeven bevordering niveau A (of vrijgesteld zijn van de generieke screening niveau A).
   4. Geslaagd zijn (of vrijgesteld zijn) voor de tweede reeks van proeven, de 4 cursussen van minimaal 4 ECTS-punten uit een masterprogramma aan een universiteit of hogeschool
      of
      Houder zijn van een master diploma dat toegang verleent tot het niveau A:
      • Diploma van master uitgereikt door een universiteit of een hogeschool na een masteropleiding van de 2e cyclus van ten minste 60 studiepunten.
      • Diploma van licentiaat, arts, doctor, apotheker, geaggregeerde van het onderwijs, ingenieur, industrieel ingenieur, architect, meester (basisopleiding van 2 cycli), erkend en uitgereikt door de Belgische universiteiten en de instellingen voor hoger onderwijs van het lange type, voor zover de studies ten minste vier jaar hebben omvat, of door een door de Staat of een van de Gemeenschappen ingestelde examencommissies.
      • Getuigschrift uitgereikt aan de laureaten van de Koninklijke Militaire School en die gerechtigd zijn tot het voeren van de titel van burgerlijk ingenieur of van licentiaat/master.
      • (Heb je jouw diploma behaald buiten België of in een andere taal dan het Nederlands? Bekijk op onze website de info voor deelname).
   5. Bij de laatste evaluatie geen vermelding "onvoldoende" hebben gekregen.
      

      5.    
      

In het kort:

1. We screenen de deelnemingsvoorwaarden.
2. Je legt een schriftelijke proef (casus) af op het hoofdbestuur van de RVA.
3. Je legt een interview af op het hoofdbestuur van de RVA.

Een volledige beschrijving van de procedure kan je terugvinden in de volledige functiebeschrijving.

Opgelet:

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures’ in je online account om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• De testen kunnen in fysieke aanwezigheid (face-to-face) of op afstand (via videocall) georganiseerd worden. Deze informatie wordt bij elke stap aangegeven.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures’. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon voor de selectieprocedure (zie rubriek “Contact”) . Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.
• Als je niet geslaagd bent voor een bepaalde stap, stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Gelijke kansen en redelijke aanpassingen:

De Federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid.   

Heb je een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kom je mogelijks in aanmerking voor een aanpassing van de selectieprocedure. Zie onze pagina over redelijke aanpassingen voor meer info.

Mogelijke voorzieningen voor personen die zwanger zijn of die borstvoeding geven:

Ben je zwanger of geef je borstvoeding? Ook dan kan je mogelijk voorzieningen aanvragen. Meer info vind je op deze pagina over gelijke kansen.

Stap 1: Screening van deelnemingsvoorwaarden

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden (zie ‘Deelnemingsvoorwaarden’) en als je je kandidatuur op de correcte wijze indient (zie ‘Sollicitatie’). Je personeelsdienst controleert of je aan de voorwaarden voldoet.

Stap 2: Specifieke screening - schriftelijke proef (+/- 2u)

Via een schriftelijke proef worden volgende competenties gemeten:

• Informatie integreren
• Beslissen
• Adviseren
• Schriftelijke communicatie

Deze proef zal plaatsvinden op 16/01/2025 (onder voorbehoud). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Pas op: er wordt voor deze proef maar één mogelijk testmoment voorzien.

Je bent voor deze test geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt.

Na het ontvangen van je resultaat van dit gedeelte kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen.

Stap 3: Specifieke screening - Interview (+/- 1u30)

Het interview evalueert of je gedragsgerichte en technische competenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Je cv in je online account wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt.

Deze proef zal plaatsvinden in januari 2025 (onder voorbehoud).

Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Je bent geslaagd voor de vergelijkende selectie als je slaagt voor elke stap van de specifieke screening afzonderlijk en als je ten minste 50/100 behaalt op het totaal van beide stappen.

Rangschikking

De geslaagden worden gerangschikt volgens de behaalde punten voor de vergelijkende selectie (reeks 3). Bij gelijkheid ervan krijgt die geslaagde voorrang die, op de datum waarop aan de deelnemingsvoorwaarden moest voldaan zijn, de grootste niveauanciënniteit telde, vervolgens de grootste dienstanciënniteit, uiteindelijk de hoogste leeftijd.

De lijst van geslaagden is 2 jaar geldig.

Solliciteren? Vul je online-cv in en raadpleeg het volledige vacaturebericht om over alle nodige informatie te beschikken en je zo goed mogelijk voor te bereiden.

Je kan solliciteren tot en met 23/12/24.

Via je online account kan je solliciteren  voor  deze  bevordering.  Wij bezorgen een lijst van  ingeschreven kandidaten aan je personeelsdienst. Je personeelsdienst verifieert de deelnemingsvoorwaarden. Als je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden, word je toegelaten tot de selectieprocedure.  Indien je nog geen online account hebt, kan je dit aanmaken voor de uiterste inschrijvingsdatum.

Bezorg de nodige bewijzen dat je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden (zie “deelnemingsvoorwaarden”) aan jouw personeelsdienst (indien zij daar nog niet over beschikken) zodat zij deze kunnen verifiëren.

OPGELET: De buiten de vastgestelde termijn ingediende sollicitaties zullen worden geweigerd (zie uiterste inschrijvingsdatum). 

Diploma en/of benoemingsbesluit opladen 
Je kan je diploma en/of benoemingsbesluit in je online-cv opladen (vóór de uiterste inschrijvingsdatum) in PDF, DOC, DOCX, JPG of TIF-formaat. Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB. Lukt het niet om het diploma op te laden, dan mag je een kopie opsturen naar de contactpersoon selectieprocedure (zie 'Contactpersonen’). Vermeld je rijksregisternummer, naam, voornaam en de procedurecode van de job. 

Testen en resultaten

Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online account.

Je online account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Feedback over jouw resultaten?

Na elke screeningsstap kan je een motivering van jouw resultaten bekomen. Voor sommige testen verschijnt dit automatisch in je online account, voor andere kan je het aanvragen via de contactpersoon voor de procedure.

Vragen rond de testen en scoring?

Op onze website kan je terecht voor meer info over het verloop van de testen en over hoe je je kan voorbereiden.

Je vindt er ook meer uitleg over de scoring van onze testen.

Niet tevreden over de selectieprocedure?

Dien hier jouw klacht in.