Bevordering niveau B - Administratief deskundige (m/v/x)
FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en OntwikkelingssamenwerkingAfgesloten op 03/02/2025
Selectiecode
Taal
Diploma
- Hoger secundair
- Bachelor
Contracttype
Functieniveau
Type aanwerving
Duur
Plaats van tewerkstelling
Voltijds/deeltijds
Samenvatting
Jobinhoud
Als administratief deskundige voer je een polyvalent takenpakket uit met wisselende opdrachten. Afhankelijk van de dienst of directie waar je deze functie opneemt, zijn dit een aantal voorbeelden van mogelijke taken:
-
Je verzekert op georganiseerde en zelfstandige wijze de goede administratieve en organisatorische werking binnen een directie of dienst;
-
Je legt contact met interne en externe klanten en beantwoordt vragen via mail, telefoon of persoonlijk contact;
-
Je beheert je eigen agenda (en die van een dienst, die van de directieverantwoordelijke,…) en stelt een eigen planning op;
-
Je stelt zelf veranderingen in procedures en werkmethoden voor;
-
Je stelt standaardbrieven en gepersonaliseerde brieven op en beheert de inkomende en uitgaande briefwisseling;
-
Je staat in voor de praktische organisatie van vergaderingen en maakt de verslagen op;
-
Je stelt teksten, nota’s en presentaties op;
-
Je behandelt documenten of dossiers autonoom, vanaf de ontvangst van de aanvraag tot de mededeling van de beslissing volgens de geldende reglementering en procedures;
-
Je verzamelt autonoom de nodige gegevens, maakt zelf de nodige analyses en evaluatie van de beschikbare gegevens om zelf een correcte beslissing te kunnen nemen of het document of dossier klaar voor beslissing aan je hiërarchie voor te leggen;
-
Je archiveert het document of dossier wanneer het afgehandeld is.
Heb je vragen over de jobinhoud?
Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".
Werkgever
Er zijn 8 vacante plaatsen bij de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking (Karmelietenstraat 15, 1000 Brussel).
De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking behartigt, verdedigt en bevordert de belangen van België en van de Belgen in het buitenland en stimuleert de coherentie van het buitenlands optreden van België als federaal land. De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking streeft naar een veilige, rechtvaardige en voorspoedige wereld.
Wie contacteren?
Over de procedure
- Dienst Promoties (P&O2.4)/FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking/
Volledige beschrijving
Jobinhoud
Als administratief deskundige voer je een polyvalent takenpakket uit met wisselende opdrachten. Afhankelijk van de dienst of directie waar je deze functie opneemt, zijn dit een aantal voorbeelden van mogelijke taken:
-
Je verzekert op georganiseerde en zelfstandige wijze de goede administratieve en organisatorische werking binnen een directie of dienst;
-
Je legt contact met interne en externe klanten en beantwoordt vragen via mail, telefoon of persoonlijk contact;
-
Je beheert je eigen agenda (en die van een dienst, die van de directieverantwoordelijke,…) en stelt een eigen planning op;
-
Je stelt zelf veranderingen in procedures en werkmethoden voor;
-
Je stelt standaardbrieven en gepersonaliseerde brieven op en beheert de inkomende en uitgaande briefwisseling;
-
Je staat in voor de praktische organisatie van vergaderingen en maakt de verslagen op;
-
Je stelt teksten, nota’s en presentaties op;
-
Je behandelt documenten of dossiers autonoom, vanaf de ontvangst van de aanvraag tot de mededeling van de beslissing volgens de geldende reglementering en procedures;
-
Je verzamelt autonoom de nodige gegevens, maakt zelf de nodige analyses en evaluatie van de beschikbare gegevens om zelf een correcte beslissing te kunnen nemen of het document of dossier klaar voor beslissing aan je hiërarchie voor te leggen;
-
Je archiveert het document of dossier wanneer het afgehandeld is.
Heb je vragen over de jobinhoud?
Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".
Werkgever
Er zijn 8 vacante plaatsen bij de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking (Karmelietenstraat 15, 1000 Brussel).
De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking behartigt, verdedigt en bevordert de belangen van België en van de Belgen in het buitenland en stimuleert de coherentie van het buitenlands optreden van België als federaal land. De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking streeft naar een veilige, rechtvaardige en voorspoedige wereld.
Competenties
Gedragscompetenties
- Kritisch denken: Informatie aftoetsen en beoordelen op basis van redelijke en logische criteria om weloverwogen beslissingen te nemen:
- Eenvoudige informatie behandelen en samenvatten (X2)
- Eenvoudige informatie behandelen en samenvatten (X2)
- Communiceren: Informatie, meningen en ideeën overbrengen en uitwisselen en daarvoor de stijl en de communicatiekanalen kiezen die zijn aangepast aan de context en de doelgroep:
- Meningen delen en gepast communiceren (X2)
- Meningen delen en gepast communiceren (X2)
- Klantgericht zijn: Vertrekken vanuit het standpunt van de klanten, hun verwachtingen en noden begrijpen en zorgen voor een optimale dienstverlening:
- De klanten begeleiden
- De klanten begeleiden
- Wendbaar zijn: Je open en flexibel opstellen en je aanpassen in een professionele context die snel evolueert:
- Meewerken aan verandering (X2)
Deze vacante functie maakt deel uit van de functiefamilie ondersteuners en is van het niveau B.
Je vindt op de pagina Competenties meer informatie over de functiefamilies, de geëvalueerde competenties en hun beheersingsniveaus.
Technische competenties
- Je beschikt over goede schriftelijke communicatievaardigheden. (X2)
- Je beschikt over goede mondelinge communicatievaardigheden.
- Je bent vertrouwd met de courante kantoortoepassingen van onze FOD.
- Je beschikt over een zeer goede kennis van onze FOD.
Een goede motivatie is eveneens belangrijk. (X2)
Opgelet! De competenties in het vet en jouw motivatie worden als erg belangrijk voor de job beschouwd. Ze wegen harder door in de eindscore. (X2)
Indien je motivatie niet voldoet aan het vereiste niveau, kan je voor deze selectie niet slagen.
Niet vereist, wel een troef
-
Je zal werken in een tweetalige, soms een meertalige, omgeving. Een goede kennis van het Frans en het Engels, zowel actief als passief, is dan ook een pluspunt.
Deelnemingsvoorwaarden
Om te kunnen deelnemen, moet je ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum:
- je online account invullen
- aan de volgende voorwaarden voldoen:
-
- Vastbenoemd ambtenaar zijn bij de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking en houder zijn van een graad van niveau C
- Zich in een administratieve stand bevinden waarin men zijn aanspraken op bevordering kan doen gelden.
- Geslaagd zijn voor het algemeen gedeelte van een vergelijkende overgangsselectie naar niveau B (ex niveau 2+) of geslaagd zijn voor de proeven van de eerste reeks van de bevordering naar niveau A of B
of
Houder zijn van een diploma dat toegang geeft tot het niveau B (exhaustieve lijst in het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937)- diploma van het hoger onderwijs van het korte type (basisopleiding van één cyclus, bv. graduaat, bachelor professioneel) met volledig leerplan of voor sociale promotie
- kandidaatsdiploma/bachelor academisch uitgereikt na een cyclus van tenminste twee jaar studie
- getuigschrift na het slagen voor de eerste twee studiejaren van de Koninklijke Militaire School
- diploma van zeevaartonderwijs van de hogere cyclus of van hoger kunst- of technisch onderwijs van de 3de, 2de of 1ste graad met volledig leerplan
- diploma van meetkundig schatter van onroerende goederen, van mijnmeter of van technisch ingenieur.
- (Heb je jouw diploma behaald buiten België of in een andere taal dan het Nederlands? Bekijk op onze website de info voor deelname).
Procedure
Opgelet:
- Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures’ in je online account om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
- De testen kunnen in fysieke aanwezigheid (face-to-face) of op afstand (via videocall) georganiseerd worden. Deze informatie wordt bij elke stap aangegeven.
- Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures’. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
- Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
- Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon voor de selectieprocedure (zie rubriek “Contact”) . Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
- We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.
- Als je niet geslaagd bent voor een bepaalde stap, stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.
Gelijke kansen en redelijke aanpassingen:
De Federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid.
Heb je een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kom je mogelijks in aanmerking voor een aanpassing van de selectieprocedure. Zie onze pagina over redelijke aanpassingen voor meer info.
Mogelijke voorzieningen voor personen die zwanger zijn of die borstvoeding geven:
Ben je zwanger of geef je borstvoeding? Ook dan kan je mogelijk voorzieningen aanvragen. Meer info vind je op deze pagina over gelijke kansen.
Stap 1: Screening van deelnemingsvoorwaarden
Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden (zie ‘Deelnemingsvoorwaarden’) en als je je kandidatuur op de correcte wijze indient (zie ‘Sollicitatie’). Je personeelsdienst controleert of je aan de voorwaarden voldoet.
Stap 2: Specifieke screening - Schriftelijke proef op de PC (+/- 195min.)
Via een schriftelijke proef op de PC worden volgende competenties gemeten:
- Kritisch denken: Informatie aftoetsen en beoordelen op basis van redelijke en logische criteria om weloverwogen beslissingen te nemen:
- Eenvoudige informatie behandelen en samenvatten (X2)
- Communiceren: Informatie, meningen en ideeën overbrengen en uitwisselen en daarvoor de stijl en de communicatiekanalen kiezen die zijn aangepast aan de context en de doelgroep:
- Meningen delen en gepast communiceren (X2)
- Je beschikt over goede schriftelijke communicatievaardigheden. (X2)
- Je bent vertrouwd met de courante kantoortoepassingen van onze FOD.
Deze proef zal plaatsvinden op 20 februari 2025 bij FOD BOSA - Werkenvoor.be, WTC III, Simon Bolivarlaan 30 bus 1, 1000 Brussel. Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Pas op: er wordt voor deze proef maar één mogelijk testmoment voorzien.
Je bent voor deze test geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt.
Opgelet! Alleen kandidaten die slagen voor Stap 2 - Specifieke screening - Schriftelijke proef op de PC kunnen door naar Stap 3 - Specifieke screening - interview.
Na het ontvangen van je resultaat van dit gedeelte kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen.
Stap 3: Specifieke screening - Interview (+/- 1u)
Het interview evalueert of je gedragscompetenties en technische competenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.
Je cv in je online account wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.
Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt.
Deze proef zal plaatsvinden tussen midden maart en midden april 2025 (onder voorbehoud) bij de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, gebouw Egmont II, Karmelietenstraat 24a, 1000 Brussel.
Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.
Eindresultaat
Je bent geslaagd voor de vergelijkende selectie als je slaagt voor elke stap van de specifieke screening afzonderlijk en als je ten minste 50% (50 punten op 100) behaalt op het totaal van beide stappen.
Rangschikking
De geslaagden worden per taalgroep gerangschikt volgens de behaalde punten.
Bij gelijkheid ervan krijgt die geslaagde voorrang die, op de datum waarop aan de deelnemingsvoorwaarden moest voldaan zijn, de grootste niveauanciënniteit telde, vervolgens de grootste dienstanciënniteit, uiteindelijk de hoogste leeftijd.
De onbeperkt geldige lijst van laureaten wordt opgemaakt na de selectie.
Solliciteren
Je kan solliciteren tot en met 3 februari 2025.
Via je online account kan je solliciteren voor deze bevordering. Wij bezorgen een lijst van ingeschreven kandidaten aan je personeelsdienst. Je personeelsdienst verifieert de deelnemingsvoorwaarden. Als je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden, word je toegelaten tot de selectieprocedure. Indien je nog geen online account hebt, kan je dit aanmaken voor de uiterste inschrijvingsdatum.
Bezorg de nodige bewijzen dat je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden (zie “deelnemingsvoorwaarden”) aan jouw personeelsdienst (indien zij daar nog niet over beschikken) zodat zij deze kunnen verifiëren.
We screenen het cv dat op de uiterste inschrijvingsdatum in je online account zit. We screenen ook je diploma en/of benoemingsbesluit dat je moet opladen op het moment van inschrijving.
OPGELET: De buiten de vastgestelde termijn ingediende sollicitaties zullen worden geweigerd (zie uiterste inschrijvingsdatum).
Diploma en/of benoemingsbesluit opladen
Je kan je diploma en/of benoemingsbesluit in je online-cv opladen (vóór de uiterste inschrijvingsdatum) in PDF, DOC, DOCX, JPG of TIF-formaat. Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB. Lukt het niet om het diploma op te laden, dan mag je een kopie opsturen naar de contactpersoon selectieprocedure (zie 'Contactpersonen’). Vermeld je rijksregisternummer, naam, voornaam en de procedurecode van de job.
Extra info
Testen en resultaten
Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online account.
Je online account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.
Feedback over jouw resultaten?
Na elke screeningsstap kan je een motivering van jouw resultaten bekomen. Voor sommige testen verschijnt dit automatisch in je online account, voor andere kan je het aanvragen via de contactpersoon voor de procedure.
Vragen rond de testen en scoring?
Op onze website kan je terecht voor meer info over het verloop van de testen en over hoe je je kan voorbereiden.
Je vindt er ook meer uitleg over de scoring van onze testen.
Niet tevreden over de selectieprocedure?
Dien hier jouw klacht in.
Contact opnemen
Over de procedure
- Dienst Promoties (P&O2.4)/FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking/