Attaché managementondersteuning (A2) (m/v/x)

Het parket-generaal Gent zoekt een attaché managementondersteuning (A2) om haar dienst te versterken!

Als managementondersteuner adviseer je en ondersteun je het management op organisatorisch, administratief en inhoudelijk vlak. Zo draag je bij aan de dienstverlening en de doelstellingen van het beleids -en beheersplan van het parket-generaal te Gent.

Je hebt een belangrijke rol als coördinator, als intern adviseur en organisator. Daarnaast beheer je een groot deel van de complexe administratie en fungeer je als contactpersoon voor de dienst.

Je blijft je ontwikkelen op gebied van nieuwe praktijken en tendenzen zodat werkprocessen continu verbeterd worden.

Het parket-generaal vormt het openbaar ministerie bij het hof van beroep, staat onder leiding van de procureur-generaal, bijgestaan door advocaten-generaal en substituten procureur-generaal, en is bevoegd voor het rechtsgebied van het parket bij het Hof van beroep te Gent dat 2 provincies omvat, zijnde Oost- en West-Vlaanderen.

Het parket-generaal Gent zoekt een attaché managementondersteuning (A2) om haar dienst te versterken!

Als managementondersteuner adviseer je en ondersteun je het management op organisatorisch, administratief en inhoudelijk vlak. Zo draag je bij aan de dienstverlening en de doelstellingen van het beleids -en beheersplan van het parket-generaal te Gent.

Je hebt een belangrijke rol als coördinator, als intern adviseur en organisator. Daarnaast beheer je een groot deel van de complexe administratie en fungeer je als contactpersoon voor de dienst.

Je blijft je ontwikkelen op gebied van nieuwe praktijken en tendenzen zodat werkprocessen continu verbeterd worden.

Het parket-generaal vormt het openbaar ministerie bij het hof van beroep, staat onder leiding van de procureur-generaal, bijgestaan door advocaten-generaal en substituten procureur-generaal, en is bevoegd voor het rechtsgebied van het parket bij het Hof van beroep te Gent dat 2 provincies omvat, zijnde Oost- en West-Vlaanderen.

Als coördinator plan, verdeel en coördineer je de dossiers en activiteit van het management:

• Plannen en uitvoeren van projecten, uitschrijven van opvolging- en evaluatietool, toezicht houden op de voorgestelde planning enz.

• Vanuit eigen expertise dossiers voorbereiden, onderzoeken en bespreken
• Nauwe contacten onderhouden met de leden van de Steundienst OM

Als intern adviseur adviseer je de entiteit over de organisatie van de diensten en draag je bij tot een efficiënt beheer van de directie:

• Advies en ondersteuning bieden verlenen bij het opstellen van de strategische en operationele plannen, bij de uitvoering ervan, alsook bij de evaluatie en de communicatie
• Advies verlenen op vergaderingen en bij het beantwoorden van vragen aan de korpsoverste
• Advies verlenen en ondersteuning bieden op organisatorisch, administratief en inhoudelijk vlak om optimaal bij te dragen teneinde de dienstverlening en doelstellingen van het beleids- en beheersplan te realiseren
• Deelnemen aan werkgroepen o.a. in het kader van het beheersplan, het beleidsplan, de synergie en de digitale transformatie
• Advies verlenen en ondersteuning bieden aan de leidinggevenden van het auditoraat-generaal te Gent
• Ondersteuning bieden aan de hoofdcoördinator(en) van expertisenetwerken (REN) die onder de portefeuille van de PG Gent vallen, o.a. bij het organiseren van vergaderingen, het aanpassen van COL’s enz.

Als organisator organiseer en volg je verschillende evenementen en vergadering op, dit op initiatief van de korpsoverste:

• Hij/zij neemt initiatief voor het organiseren van strategische vergaderingen/evenementen ten einde de doelstellingen van de korpsoverste  en het directiecomité te ondersteunen
• Bevorderen van samenwerking, uitwisseling van informatie, rapporten opstellen, opvolgen van beslissingen enz.
• Opvolgen van beleidsmatige en beheersmatige projecten
• Informeren van het directiecomité en rapporteren aan de korpsoverste
• Coördineren, overleg plegen met de andere attachés MO

Als administratief beheerder voer je complexe administratieve taken uit:

• Informatie verzamelen, filteren en doen doorstromen

• Ondersteuning van de procureur-generaal en hoofdsecretaris bij dagdagelijkse werking van de entiteit
• Bijstand verlenen bij de voorbereiding en afhandeling van de ressortvergadering en andere beleidsvergaderingen
• Opmaken van verslagen van diverse vergaderingen, het werkingsverslag, evaluatie van het beleidsplan van de procureur-generaal
• Administratieve ondersteuning bieden aan de expertisenetwerken (REN) die onder de portefeuille van de PG Gent vallen
• Flexibel zijn om in te springen bij de diensten

Als contactpersoon treed je op voor de diensten en bevorder je de interne en externe communicatie:

• Dienstverlening ten opzichte van de partners van Justitie, magistraten en personeelsleden

• Beschikbaar zijn en passend en snel actie ondernemen
• Instaan voor de stroomlijning van de interne en externe communicatie
• Informatie verschaffen of coördineren binnen de entiteit (voor op OMPmanager en sharepoint van het ressort/parket-generaal)

Als kennisbeheerder ontwikkel je jouw kennis en blijf je op de hoogte van de praktijken en tendensen in het domein:

• Delen van kennis en ervaringen

• Volgen van relevante opleidingen
• Nauwe contacten onderhouden met collega attachés MO en delen van kennis en ervaring

Heb je vragen over de jobinhoud? 

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".

Er is 1 plaats bij het parket-generaal Gent, Savaanstraat, 9000 Gent.

Het parket-generaal vormt het openbaar ministerie bij het hof van beroep, staat onder leiding van de procureur-generaal, bijgestaan door advocaten-generaal en substituten procureur-generaal, en is bevoegd voor het rechtsgebied van het parket bij het Hof van beroep te Gent dat 2 provincies omvat, zijnde Oost- en West-Vlaanderen.

Het wettelijk organiek kader van het parket-generaal Gent bestaat uit de procureur-generaal, 13 advocaten-generaal (waaronder de eerste advocaat-generaal) en 9 substituten-procureur-generaal.

De leiding van het parket-generaal en het auditoraat-generaal wordt waargenomen door de procureur-generaal. Hij draagt de eindverantwoordelijkheid. Hij wordt in de algemene leiding, de organisatie en het beheer van het parket-generaal en het auditoraat-generaal bijgestaan door een directiecomité.

De administratieve diensten staan onder leiding van de hoofdsecretaris. Hij wordt bijgestaan door secretarissen-hoofd van dienst, secretarissen, assistenten en medewerkers.

https://www.om-mp.be/nl/uw-om/parketten-arbeidsauditoraten-generaal/gent/parketten 

Gedragscompetenties

• Kritisch denken: Informatie aftoetsen en beoordelen op basis van redelijke en logische criteria om weloverwogen beslissingen te nemen:
  • Complexe informatie evalueren en tot een conclusie komen 
• Communiceren: Informatie, meningen en ideeën overbrengen en uitwisselen en daarvoor de stijl en de communicatiekanalen kiezen die zijn aangepast aan de context en de doelgroep:
  • Meningen delen en gepast communiceren 
• Oplossingsgericht zijn: Problemen positief benaderen en oplossingen voorstellen en uitvoeren:
  • Oplossingen implementeren in functie van continue verbetering 
• Klantgericht zijn: Vertrekken vanuit het standpunt van de klanten, hun verwachtingen en noden begrijpen en zorgen voor een optimale dienstverlening:
  • De klanten begeleiden
• Wendbaar zijn: Je open en flexibel opstellen en je aanpassen in een professionele context die snel evolueert:
  • Meewerken aan verandering 

Deze vacante functie maakt deel uit van de functiefamilie Strategisch Adjuncten en is van het niveau A2.

Je vindt op de pagina Competenties meer informatie over de functiefamilies, de geëvalueerde competenties en hun beheersingsniveaus.

Een goede motivatie is eveneens belangrijk.

Om te kunnen deelnemen, moet je ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum:

• je online account invullen
• voldoen aan de volgende voorwaarden:

1. 1. Vastbenoemd ambtenaar zijn bij de Rechterlijke Orde 
   2. Beschikken over een anciënniteit van ten minste 2 jaar in de klasse A1
   3. Bij de laatste evaluatie geen vermelding "onvoldoende" hebben gekregen
   4. Zich in een administratieve stand bevinden waarin men kan aanspraak maken op bevordering

Opgelet:

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures’ in je online account om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• De testen kunnen in fysieke aanwezigheid (face-to-face) of op afstand (via videocall) georganiseerd worden. Deze informatie wordt bij elke stap aangegeven.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures’. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon voor de selectieprocedure (zie rubriek “Contact”) . Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.
• Als je niet geslaagd bent voor een bepaalde stap, stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Gelijke kansen en redelijke aanpassingen:

De Federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid.   

Heb je een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kom je mogelijks in aanmerking voor een aanpassing van de selectieprocedure. Zie onze pagina over redelijke aanpassingen voor meer info.

Mogelijke voorzieningen voor personen die zwanger zijn of die borstvoeding geven:

Ben je zwanger of geef je borstvoeding? Ook dan kan je mogelijk voorzieningen aanvragen. Meer info vind je op deze pagina over gelijke kansen.

Stap 1: Screening van deelnemingsvoorwaarden

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden (zie ‘Deelnemingsvoorwaarden’) en als je je kandidatuur op de correcte wijze indient (zie ‘Sollicitatie’). Je personeelsdienst controleert of je aan de voorwaarden voldoet.

Stap 2: Specifieke screening - Interview (+/- 1u)

Het interview evalueert of je gedragscompetenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Je cv in je online account wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt.

Deze proef zal plaatsvinden rond de 2de en 3de week van februari 2025 (onder voorbehoud).

Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Rangschikking

De geslaagden worden gerangschikt volgens de behaalde punten voor de vergelijkende selectie (reeks 3). Bij gelijkheid ervan krijgt die geslaagde voorrang die, op de datum waarop aan de deelnemingsvoorwaarden moest voldaan zijn, de grootste niveauanciënniteit telde, vervolgens de grootste dienstanciënniteit, uiteindelijk de hoogste leeftijd.

De lijst van geslaagden is 2 jaar geldig.

Je kan solliciteren tot en met 20 februari 2025.

Via je online account kan je solliciteren  voor  deze  bevordering.  Wij bezorgen een lijst van  ingeschreven kandidaten aan je personeelsdienst. Je personeelsdienst verifieert de deelnemingsvoorwaarden. Als je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden, word je toegelaten tot de selectieprocedure.  Indien je nog geen online account hebt, kan je dit aanmaken voor de uiterste inschrijvingsdatum.

Bezorg de nodige bewijzen dat je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden (zie “deelnemingsvoorwaarden”) aan jouw personeelsdienst (indien zij daar nog niet over beschikken) zodat zij deze kunnen verifiëren.

OPGELET: De buiten de vastgestelde termijn ingediende sollicitaties zullen worden geweigerd (zie uiterste inschrijvingsdatum). 

Diploma en/of benoemingsbesluit opladen 
Je kan je diploma en/of benoemingsbesluit in je online-cv opladen (vóór de uiterste inschrijvingsdatum) in PDF, DOC, DOCX, JPG of TIF-formaat. Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB. Lukt het niet om het diploma op te laden, dan mag je een kopie opsturen naar de contactpersoon selectieprocedure (zie 'Contactpersonen’). Vermeld je rijksregisternummer, naam, voornaam en de procedurecode van de job. 

Testen en resultaten

Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online account.

Je online account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Feedback over jouw resultaten?

Na elke screeningsstap kan je een motivering van jouw resultaten bekomen. Voor sommige testen verschijnt dit automatisch in je online account, voor andere kan je het aanvragen via de contactpersoon voor de procedure.

Vragen rond de testen en scoring?

Op onze website kan je terecht voor meer info over het verloop van de testen en over hoe je je kan voorbereiden.

Je vindt er ook meer uitleg over de scoring van onze testen.

Niet tevreden over de selectieprocedure?

Dien hier jouw klacht in.