Hoofdsecretaris bij het parket Halle-Vilvoorde (m/v/x)

De eindverantwoordelijkheid dragen over het personeel en de organisatie van het secretariaat van het parket Halle-Vilvoorde  om zo bij te dragen aan de realisatie van de strategische en operationele doelstellingen van de entiteit in haar geheel, conform haar eigen missie.

Het parket Halle-Vilvoorde is op zoek naar een hoofdsecretaris die verbindend optreedt tussen de magistratuur, het administratief personeel en de verschillende partners waarmee zij samenwerken, om zo samen de strategische doelstellingen van het parket Halle-Vilvoorde te bereiken.

Takenpakket

1. Als eindverantwoordelijke personeel en organisatie van het secretariaat, binnen het kader van de toegekende personele en materiële middelen en de vigerende regelgeving, nemen van strategische beslissingen bij diverse aspecten van de organisatiebeheersing van het secretariaat, teneinde de werking ervan te optimaliseren, in het bijzonder de coördinatie tussen de secties (of andere diensten) te garanderen en aansluiting te verzekeren van deze werking bij de werking van de gehele entiteit.

Voorbeelden van taken:

• instaan voor de definiëring van de doelstellingen van het secretariaat;
• toezien, in de hoedanigheid van lid van het directiecomité, op de operationalisering in het secretariaat van de doelstellingen van de gehele entiteit;
• toezien op de identificatie van de sleutelprocessen in (de secties of andere diensten van) het secretariaat en de mogelijke verbetering ervan
• toezien of de juiste functies deelnemen in de sleutelprocessen;
• aansturen van de opmaak en het actualiseren van het organigram van het secretariaat;
• toezien op het adequate gebruik van de al ontwikkelde accurate meet –en opvolgingsinstrumenten;
• toezien op de moderne uitbouw van de controle bij de primaire processen;
• toezien op terbeschikkingstelling van adequate materiële middelen voor het functioneren van het secretariaat, in overleg met het directiecomité van de entiteit;
• het aanspreekpunt zijn van de gemeenschappelijke steundienst onder meer in het kader van de voorbereiding van de doelstellingen van het beheerplan overeenkomstig de organisatie van het secretariaat;
• in het werkingsverslag van de entiteit, rekenschap afleggen met name over de logistieke middelen, de organisatie, de overlegstructuren, de werklastmeting, de evolutie van de realisatie van het beheerplan en de doelstellingen, de wijze waarop de middelen worden ingezet en het kwaliteitsbeleid in de schoot van het secretariaat die tot zijn verantwoordelijkheid behoort.

2. Als eindverantwoordelijke personeel en organisatie van het secretariaat, het nemen van strategische beslissingen inzake personeelsaangelegenheden en de evaluatie van deze beslissingen teneinde de optimale inzet van het gerechtspersoneel van het secretariaat te bewerkstelligen.

Voorbeelden van taken:

• meewerken aan de formulering van de personeelsbehoefte van het secretariaat, in overleg met de naaste medewerkers en met het directiecomité van de entiteit;
• het aanspreekpunt zijn van de gemeenschappelijke steundienst onder meer in het kader van de voorbereiding van de doelstellingen van het beheerplan betreffende het gerechtelijk personeel en de formulering van de personeelsbehoeften;
• beslissen over de onderlinge toebedeling van personeel aan de secties (of andere diensten);

• algemeen toezicht op het adequate gebruik van moderne instrumenten inzake personeelsbeheer;

• fungeren als aanspreekpunt van het Instituut voor de gerechtelijke opleiding en definiëren van het opleidingsbeleid in het secretariaat;

• uitoefenen van zijn wettelijke evaluatiebevoegdheden;

• in het werkingsverslag van de entiteit, verantwoording afleggen over de evolutie van de kaders en de effectieven van het secretariaat waarover hij de verantwoordelijkheid heeft.

3. Als beleidsadviseur vanuit zijn specifieke bevoegdheden en technische expertise, deelnemen aan de voorbereiding en de uitvoering van het beheer- en beleidsplan van de entiteit teneinde bij te dragen tot het functioneren en de resultaten van de entiteit in overeenstemming met dit plan.

Voorbeelden van taken

• optreden als scharnierfunctie tussen de magistratuur en het gerechtspersoneel zodanig dat de synergie tussen beiden wordt bevorderd;
• actief deelnemen aan het directiecomité van de entiteit;

• bijdragen als lid van het directiecomité aan het definiëren van de strategische en de operationele doelstellingen van de gehele entiteit;

• identificeren en communiceren van problemen aan de korpschef bij de uitvoering van het parketbeheer- en beleidsplan en voorstellen van oplossingen;

• advies geven aan de procureur-generaal over een opdracht aan een personeelslid om zijn functie uit te oefenen in een ander secretariaat.

4. Als coach het begeleiden en het stimuleren van de rechtstreekse medewerkers, teneinde de teamgeest en de individuele ontwikkeling te bevorderen en de prestaties te verbeteren door een toegenomen autonomie.

Voorbeelden van taken

• de medewerkers op de hoogte brengen van de operationele doelstellingen van de entiteit;

• aanmoedigen en ondersteunen van initiatieven die erop gericht zijn de samenwerking tussen de rechtstreekse medewerkers te faciliteren;

• houden van functie-, plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken;

• feedback geven over het functioneren, zowel positief als negatief;

• begeleiden van de loopbaan (het inschatten van de individuele opleidingsbehoeften, waken over een goede vorming);

• aanmoedigen en ondersteunen van verbeterinitiatieven;

• helpen oplossen van intermenselijke conflicten.

5. Als veranderingsagent stimuleren van bewustwording, aanvaarding, betrokkenheid en aanpassing ten opzichte van de veranderingsinitiatieven teneinde de implementatie van de veranderingen in het secretariaat te vergemakkelijken.

Voorbeelden van taken

• voorzien in de nodige communicatie om de veranderingen voor te bereiden en hun ingang te doen vinden;

• sensibiliseren van de rechtstreekse medewerkers en toezien op de sensibilisering van het andere gerechtspersoneel o.a. door het vervullen van een voorbeeldfunctie.

6. Als netwerker ontwikkelen en onderhouden van een netwerk van professionele relaties teneinde de sleutelprocessen in het secretariaat zoveel mogelijk af te stemmen op de partners binnen het openbaar ministerie en de ketenpartners. 

Voorbeelden van taken

• het ontwikkelen van een netwerk door contacten te onderhouden met collega’s en ketenpartners;
• het uitwisselen van best practices;

• het ontwikkelen van samenwerkingsverbanden;

• het (mede)organiseren van overlegplatformen.

7. Als kennisbeheerder het ontwikkelen en op peil houden van de eigen kennis teneinde op de hoogte te blijven van alle evoluties in zijn kennisdomeinen.

 Voorbeelden van taken

• opvolgen van allerhande ontwikkelingen en beleidsopties van de politieke of gerechtelijke overheden met een impact op het beheer van zijn secretariaat;
• volgen van gespecialiseerde opleidingen.

Deze functie houdt een rechtstreeks en zichtbaar contact met het publiek in. In dit geval vereist de regelgeving (omzendbrief nr. 25 van 28 april 2004) dat het personeelslid geen enkel zichtbaar teken van religieuze, filosofische, politieke of vakbondsovertuigingen draagt om de openbare dienst op een neutrale manier te vertegenwoordigen tijdens deze contacten.

Heb je vragen over de jobinhoud? 

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".

Het parket van Halle-Vilvoorde bestaat sinds 31 maart 2014 en is één van de in totaal 14 parketten in België. Het ontstaan én bestaan van het parket van Halle-Vilvoorde is verweven met de Zesde Staatshervorming en politieke discussies die al startten in de zestiger jaren. Uiteindelijk zal de wet van 19 juli 2012, over de hervorming van het gerechtelijk arrondissement Brussel, het bestaande Brusselse parket opsplitsen in twee parketten:

1. het tweetalig parket Brussel, bevoegd voor de 19 gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest; én
2. het Nederlandstalig parket Halle-Vilvoorde, bevoegd voor 35 gemeenten in de Rand rond Brussel.

Diezelfde wet ontdubbelde de rechtbank van Brussel in een Nederlandstalige en een Franstalige rechtbank, maar creëerde geen afzonderlijke rechtbank voor het parket Halle-Vilvoorde. De magistraten van het parket Halle-Vilvoorde vorderen dus tot op vandaag voor de Brusselse rechtbanken.

Het parket van Halle-Vilvoorde is gevestigd in de gemeente Asse. Er werken momenteel een 125-tal medewerkers (administratief personeel, juristen, magistraten). Zij staan onder de dagelijkse leiding van de procureur des Konings en de hoofdsecretaris. Sinds 6 november 2023 is Carol Vercarre procureur des Konings van het parket Halle-Vilvoorde. De eerste procureur des Konings die het parket Halle-Vilvoorde leidde was Thierry Freyne. Hij werd in april 2019 opgevolgd door Ine Van Wymersch die het parket in 2023 verliet toen ze werd aangesteld als nationaal drugscommissaris.

Halle-Vilvoorde ligt in het westen van de provincie Vlaams-Brabant. Het beslaat een gebied van 94.911 hectare, telt 644.201 inwoners (cijfers Belgisch statistiekbureau op 01/01/2023) en is onderverdeeld in 13 politiezones en 35 gemeenten.  De regio kent onder meer door haar ligging veel variatie op het vlak van misdrijffenomenen. In de zones net naast Brussel zijn er veel incidenten die het gevolg zijn van het uitdeinen van de grootstedelijke criminaliteit. De regio kent ook een zeer jonge bevolking, wat resulteert in een hoge instroom aan dossiers m.b.t. minderjarigen die een jeugddelict plegen of zich in een verontrustende opvoedingssituatie bevinden. Het parket werkt nauw samen met het Veilig Huis van Halle-Vilvoorde voor de aanpak van intrafamiliaal geweld. Andere zones in de regio zijn meer landelijk en rustig en zien andere strafbare feiten opduiken in materies zoals stedenbouw, dierenwelzijn en milieu. Verder liggen ook de grootste luchthaven van het land en het grootste gedeelte van de Ring rond Brussel op het grondgebied van Halle-Vilvoorde die op hun beurt ook weer een diversiteit in delicten opleveren (bestrijden van invoer van drugs, milieucriminaliteit, mensensmokkel, verkeersinbreuken, enzovoort).

Sinds de start in 2014 streeft het parket Halle-Vilvoorde naar een zo veilig en rechtvaardig mogelijke samenleving voor de inwoners, bezoekers en bedrijven van het arrondissement Halle-Vilvoorde. Ook de volgende jaren blijft het parket van Halle-Vilvoorde hiervoor ijveren.

Gedragscompetenties

• Vernieuwen: Vernieuwend denken door innovatieve en creatieve ideeën aan te brengen.
• Organiseren: Proactief stellen van objectieven, nauwgezet uittekenen van actieplannen en daarbij de juiste middelen inschakelen, binnen de beschikbare tijd.
• Bouwen van teams: Samenwerking tussen teamleden en teams aanmoedigen, conflicten aanpakken en teamleden betrekken.
• Beinvloeden: Impact hebben, onderhandelen om tot een win-win situatie te komen en een publiek te overtuigen.
• Organisatiebetrokkenheid tonen: Zich borg stellen voor het behalen van de beoogde resultaten van de organisatie en daarom op de hoogte blijven van de omgeving waarin de organisatie actief is. Ontwikkelen en in stand houden van de organisatiecultuur,  - beleid en -doelstellingen.

Technische competenties

• Je beschikt over een goede kennis van de functie en de entiteit.
• Je beschikt over een goed begrip van de specifieke problemen van HR-management in een grote organisatie met max. 100 personeelsleden. 

Een goede motivatie is eveneens belangrijk.

Om te kunnen deelnemen, moet je ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum:

• je online account invullen
• voldoen aan de volgende voorwaarden:

1. 1. Vastbenoemd ambtenaar zijn bij de rechterlijke orde in de klasse A2 of A3.
   2. Zich in een administratieve stand bevinden waarin je aanspraak kan maken op bevordering
   3. Bij de laatste evaluatie geen vermelding "onvoldoende" hebben gekregen.
   4. Anciënniteitsvereisten:- A3: Geen anciënniteitsvereisten

                   - A2: Anciënniteit van ten minste 4 jaar in de klasse A2 

                           OF  Ten minste 6 jaar anciënniteit in de klasse A1 en A2 samen     

                          OF (Overgangsbepaling (tot 22/1/2029)): Anciënniteit van ten minste 9 jaar in de klasse A2 

Deze functie houdt een rechtstreeks en zichtbaar contact met het publiek in. In dit geval vereist de regelgeving (omzendbrief nr. 25 van 28 april 2004) dat het personeelslid geen enkel zichtbaar teken van religieuze, filosofische, politieke of vakbondsovertuigingen draagt om de openbare dienst op een neutrale manier te vertegenwoordigen tijdens deze contacten.

Opgelet:

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures’ in je online account om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• De testen kunnen in fysieke aanwezigheid (face-to-face) of op afstand (via videocall) georganiseerd worden. Deze informatie wordt bij elke stap aangegeven.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures’. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon voor de selectieprocedure (zie rubriek “Contact”) . Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.
• Als je niet geslaagd bent voor een bepaalde stap, stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Gelijke kansen en redelijke aanpassingen:

De Federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid.   

Heb je een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kom je mogelijks in aanmerking voor een aanpassing van de selectieprocedure. Zie onze pagina over redelijke aanpassingen voor meer info.

Mogelijke voorzieningen voor personen die zwanger zijn of die borstvoeding geven:

Ben je zwanger of geef je borstvoeding? Ook dan kan je mogelijk voorzieningen aanvragen. Meer info vind je op deze pagina over gelijke kansen.

Stap 1: Screening van deelnemingsvoorwaarden

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden (zie ‘Deelnemingsvoorwaarden’) en als je je kandidatuur op de correcte wijze indient (zie ‘Sollicitatie’). Je personeelsdienst controleert of je aan de voorwaarden voldoet.

Stap 2 : Specifieke screening 

Stap 2.1: Opmaak van een managementplan

Voorafgaand aan het interview, krijg je de opdracht om een managementplan op te stellen, hierin zal je de belangrijkste strategische en operationele doelstellingen vastleggen voor de toekomst in de hoedanigheid van hoofdsecretaris.

Je krijgt hiervoor 14 kalenderdagen de tijd. De vormvereisten en extra informatie omtrent het opstellen van een managementplan zullen jou digitaal worden overgemaakt (via het door jou opgegeven e-mailadres). 

Via dit managementplan zullen volgende competenties (zie rubriek 'Competenties') worden geëvalueerd:

Generieke competenties:

• Vernieuwen: Vernieuwend denken door innovatieve en creatieve ideeën aan te brengen.
• Organiseren: Proactief stellen van objectieven, nauwgezet uittekenen van actieplannen en daarbij de juiste middelen inschakelen, binnen de beschikbare tijd.

Technische competenties:

• Je beschikt over een goede kennis van de functie en de entiteit.
• Je beschikt over een goed begrip van de specifieke problemen van HR-management in een grote organisatie met max. 100 personeelsleden: Volgende onderwerpen komen aan bod:

                 - talentbeheer en loopbaanontwikkeling,

                 - retentiebeleid, welzijn en reïntegratiebeleid,

                 - analyse en visie met betrekking tot het personeelsbeleid

Deze stap is niet eliminerend en jouw managementplan zal eveneens besproken worden tijdens het interview (zie verder Stap 2.2).

Stap 2.2: Interview

Het interview evalueert of je gedragscompetenties en technische competenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein. Daarnaast wordt ook jouw managementplan besproken tijdens het interview

Je cv in je online account wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt.

Deze proef zal plaatsvinden rond eind maart 2025 (onder voorbehoud).

Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Je bent geslaagd voor de vergelijkende selectie als je slaagt voor elke stap van de specifieke screening afzonderlijk en als je ten minste 50/100 behaalt (competenties managementplan en interview)

Rangschikking

De geslaagden worden gerangschikt volgens de behaalde punten voor de vergelijkende selectie (reeks 3). Bij gelijkheid ervan krijgt die geslaagde voorrang die, op de datum waarop aan de deelnemingsvoorwaarden moest voldaan zijn, de grootste niveauanciënniteit telde, vervolgens de grootste dienstanciënniteit, uiteindelijk de hoogste leeftijd.

De lijst van geslaagden is 2 jaar geldig.

Je kan solliciteren tot en met 27/02/2025.

Via je online account kan je solliciteren  voor  deze  bevordering.  Wij bezorgen een lijst van  ingeschreven kandidaten aan je personeelsdienst. Je personeelsdienst verifieert de deelnemingsvoorwaarden. Als je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden, word je toegelaten tot de selectieprocedure.  Indien je nog geen online account hebt, kan je dit aanmaken voor de uiterste inschrijvingsdatum.

Bezorg de nodige bewijzen dat je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden (zie “deelnemingsvoorwaarden”) aan jouw personeelsdienst (indien zij daar nog niet over beschikken) zodat zij deze kunnen verifiëren.

OPGELET: De buiten de vastgestelde termijn ingediende sollicitaties zullen worden geweigerd (zie uiterste inschrijvingsdatum). 

Diploma en/of benoemingsbesluit opladen 
Je kan je diploma en/of benoemingsbesluit in je online-cv opladen (vóór de uiterste inschrijvingsdatum) in PDF, DOC, DOCX, JPG of TIF-formaat. Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB. Lukt het niet om het diploma op te laden, dan mag je een kopie opsturen naar de contactpersoon selectieprocedure (zie 'Contactpersonen’). Vermeld je rijksregisternummer, naam, voornaam en de procedurecode van de job. 

Testen en resultaten

Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online account.

Je online account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Feedback over jouw resultaten?

Na elke screeningsstap kan je een motivering van jouw resultaten bekomen. Voor sommige testen verschijnt dit automatisch in je online account, voor andere kan je het aanvragen via de contactpersoon voor de procedure.

Vragen rond de testen en scoring?

Op onze website kan je terecht voor meer info over het verloop van de testen en over hoe je je kan voorbereiden.

Je vindt er ook meer uitleg over de scoring van onze testen.

Niet tevreden over de selectieprocedure?

Dien hier jouw klacht in.