Griffier-hoofd van dienst (A2) bij de ondernemingsrechtbank Gent, gerechtelijk arrondissement West-Vlaanderen (m/v/x)

Wil jij een sleutelrol spelen in het efficiënt en kwaliteitsvol functioneren van de griffie? Ben jij een gedreven leidinggevende met oog voor organisatie, procesoptimalisatie en teamontwikkeling? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Jouw verantwoordelijkheden

1. Organisatiebeheersing en optimalisatie

Je zorgt ervoor dat de werking van jouw sectie(s) naadloos aansluit bij de doelstellingen van de griffie en de volledige entiteit.

• Je analyseert en optimaliseert sleutelprocessen.

• Je stelt het organigram van jouw sectie(s) op en houdt het actueel.

• Je zorgt voor een efficiënte controle op de primaire processen.

• Je beheert de materiële middelen, het archief en de gerechtskosten.

2. Personeelsbeheer en organisatie

Je draagt bij aan een optimaal personeelsbeleid en zorgt voor een efficiënte inzet van medewerkers.

• Je bepaalt en stemt de personeelsbehoeften binnen jouw sectie(s) af in overleg met de hoofdgriffier en leidinggevende griffiers.

• Je wijst het personeel efficiënt toe en bevordert een optimale inzet.

• Je begeleidt evaluaties en stimuleert personeelsontwikkeling.

• Je kent verloven toe en vervangt de hoofdgriffier indien nodig.

3. Kwaliteitsbewaking van gerechtelijke dossiers

Je garandeert een kwaliteitsvolle en conforme behandeling van gerechtelijke dossiers.

• Je zorgt voor een correcte implementatie van regelgeving en richtlijnen.

• Je controleert de kwaliteit van dossierbehandeling en ondersteunt bij complexe dossiers.

• Je voert, indien nodig, wettelijke taken uit die exclusief aan de griffier zijn toegewezen.

4. Leiderschap en teamcoaching

Je stimuleert een sterk team waarin medewerkers zich kunnen ontwikkelen en samenwerken.

• Je motiveert en begeleidt medewerkers om autonomie en teamgeest te versterken.

• Je voert functionerings- en evaluatiegesprekken.

• Je stimuleert loopbaanontwikkeling en verbeterinitiatieven.

• Je helpt bij het oplossen van interpersoonlijke conflicten.

5. Beleidsadvies en strategische bijdrage

Je levert een actieve bijdrage aan het strategisch beleid van de griffie.

• Je neemt deel aan het operationele directieorgaan van de griffie.

• Je helpt bij de uitwerking en uitvoering van het strategische beleidsplan.

• Je signaleert knelpunten en stelt oplossingsgerichte verbeteringen voor.

6. Kennisbeheer en expertiseontwikkeling

Je houdt je expertise up-to-date en zorgt voor kennisdeling binnen jouw sectie(s).

• Je volgt relevante wetgeving en richtlijnen op.

• Je organiseert interne kennisdeling en stelt vademecums op.

• Je stimuleert permanente vorming via opleidingen en studiedagen.

7. Change management en innovatie

Je begeleidt en stimuleert veranderingen binnen de organisatie.

• Je creëert bewustwording en betrokkenheid bij veranderingsprocessen.

• Je fungeert als aanspreekpunt en voorbeeldfiguur bij de implementatie van nieuwe processen.

8. Netwerking en samenwerking

Je bouwt bruggen tussen collega’s, ketenpartners en andere belanghebbenden.

• Je onderhoudt contacten met collega’s en ketenpartners.

• Je wisselt best practices uit en bevordert samenwerkingsverbanden.

• Je (mede)organiseert overlegfora en netwerkevenementen.

Er is 1 vacante plaats als griffier-hoofd van dienst (A2) bij de ondernemingsrechtbank Gent, gerechtelijk arrondissement West-Vlaanderen. 

De ondernemingsrechtbank Gent is een cruciale pijler binnen het Belgische rechtssysteem en staat in voor de beslechting van geschillen tussen of tegen ondernemingen en het afhandelen van insolventieprocedures. Met haar deskundige magistraten, griffiers en medewerkers speelt de rechtbank een essentiële rol in het garanderen van een efficiënte en rechtvaardige oplossing van zakelijke en economische geschillen.

Als dynamische en toekomstgerichte rechtbank zet de ondernemingsrechtbank Gent sterk in op digitalisering, procesoptimalisatie en een klantgerichte dienstverlening. Door haar strategische ligging en nauwe samenwerking met bedrijven, advocaten en andere juridische professionals draagt zij bij aan een stabiel en betrouwbaar ondernemingsklimaat.

Wil jij deel uitmaken van deze boeiende en impactvolle werkomgeving? Dan is deze functie misschien iets voor jou!

Gedragscompetenties

• Kritisch denken: Informatie aftoetsen en beoordelen op basis van redelijke en logische criteria om weloverwogen beslissingen te nemen:
  • Complexe informatie evalueren en tot een conclusie komen (niveau 2)
• Samenwerken: In team werken, professionele relaties opbouwen en kennis delen om de gezamenlijke doelen te bereiken:
  • Samenwerking aanmoedigen (niveau 2)
• Oplossingsgericht zijn: Problemen positief benaderen en oplossingen voorstellen en uitvoeren:
  • Oplossingen implementeren in functie van continue verbetering (niveau 2)
• Wendbaar zijn: Je open en flexibel opstellen en je aanpassen in een professionele context die snel evolueert:
  • Meewerken aan verandering (niveau 2)

Deze vacante functie maakt deel uit van de functiefamilie 'operationeel leidinggevenden' en is van het niveau A2.

Je vindt op de pagina Competenties meer informatie over de functiefamilies, de geëvalueerde competenties en hun beheersingsniveaus.

Een goede motivatie en kennis met betrekking tot de functie en de entiteit is eveneens belangrijk.

Jouw profiel:

• Je bent vast benoemd in het niveau B of A1.
• Je beschikt over een masterdiploma of volgde 4 universitaire vakken

Een volledige beschrijving van de deelnemingsvoorwaarden en het functieprofiel kan je terugvinden in de functiebeschrijving.

Om te kunnen deelnemen, moet je ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum:

• je online account invullen
• voldoen aan de volgende voorwaarden:

1. 1. Vastbenoemd ambtenaar zijn bij de rechterlijke Orde en houder zijn van een graad van niveau A1 of B.
      • INDIEN A1 = klasseanciënniteit van minstens 2 jaar in de klasse A1
      • INDIEN B =
        • OF graadanciënniteit van minstens 2 jaar indien A diploma
        • OF graadanciënniteit van minstens 5 jaar indien geen A diploma
   2. Zich in een administratieve stand bevinden waarin je aanspraak kan maken op bevordering.
   3. Geslaagd zijn voor de eerste reeks van proeven bevordering niveau A (of vrijgesteld zijn van de generieke screening niveau A).
   4. Geslaagd zijn (of vrijgesteld zijn) voor de tweede reeks van proeven, de 4 cursussen van minimaal 4 ECTS-punten uit een masterprogramma aan een universiteit of hogeschool
      of
      Houder zijn van een master diploma dat toegang verleent tot het niveau A:
      • Diploma van master uitgereikt door een universiteit of een hogeschool na een masteropleiding van de 2e cyclus van ten minste 60 studiepunten.
      • Diploma van licentiaat, arts, doctor, apotheker, geaggregeerde van het onderwijs, ingenieur, industrieel ingenieur, architect, meester (basisopleiding van 2 cycli), erkend en uitgereikt door de Belgische universiteiten en de instellingen voor hoger onderwijs van het lange type, voor zover de studies ten minste vier jaar hebben omvat, of door een door de Staat of een van de Gemeenschappen ingestelde examencommissies.
      • Getuigschrift uitgereikt aan de laureaten van de Koninklijke Militaire School en die gerechtigd zijn tot het voeren van de titel van burgerlijk ingenieur of van licentiaat/master.
      • (Heb je jouw diploma behaald buiten België of in een andere taal dan het Nederlands? Bekijk op onze website de info voor deelname).
   5. Bij de laatste evaluatie geen vermelding "onvoldoende" hebben gekregen.

In het kort:

1. We screenen jouw diploma en benoemingsbesluit.
2. Je legt een test op computer af bij FOD BOSA in Brussel.
3. Je legt een interview af bij de ondernemingsrechtbank Gent.

Een volledige beschrijving van de procedure kan je terugvinden in de volledige functiebeschrijving.

Opgelet:

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures’ in je online account om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• De testen kunnen in fysieke aanwezigheid (face-to-face) of op afstand (via videocall) georganiseerd worden. Deze informatie wordt bij elke stap aangegeven.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures’. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon voor de selectieprocedure (zie rubriek “Contact”) . Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.
• Als je niet geslaagd bent voor een bepaalde stap, stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Gelijke kansen en redelijke aanpassingen:

De Federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid.   

Heb je een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kom je mogelijks in aanmerking voor een aanpassing van de selectieprocedure. Zie onze pagina over redelijke aanpassingen voor meer info.

Mogelijke voorzieningen voor personen die zwanger zijn of die borstvoeding geven:

Ben je zwanger of geef je borstvoeding? Ook dan kan je mogelijk voorzieningen aanvragen. Meer info vind je op deze pagina over gelijke kansen.

Stap 1: Screening van deelnemingsvoorwaarden

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden (zie ‘Deelnemingsvoorwaarden’) en als je je kandidatuur op de correcte wijze indient (zie ‘Sollicitatie’). Je personeelsdienst controleert of je aan de voorwaarden voldoet.

Stap 2: Specifieke screening - PC

Via een situationele beoordelingstest worden volgende competenties of redeneervaardigheden gemeten:

• Samenwerken
• Wendbaar zijn
• Oplossingsgericht zijn
• Kritisch denken

Deze proef zal plaatsvinden rond eind april - begin mei 2025 (onder voorbehoud). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je je inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap.
Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Er is geen slaagdrempel voorzien voor deze individuele test. Alle kandidaten die voldoen aan de deelnemingsvoorwaarden, mogen naar de volgende stap, het interview. 

Stap 3: Specifieke screening - Interview (+/- 75min. )

Het interview evalueert of je gedragscompetenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Je cv in je online account wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Dit deel is eliminerend. Je dient en te slagen voor dit onderdeel apart, alsook voor het totaal van de punten (interview + PC-test).

Deze proef zal plaatsvinden rond eind mei 2025 (onder voorbehoud).

Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Je bent geslaagd voor de vergelijkende selectie als je slaagt voor het onderdeel 'interview' (50/100) en ten minste 80 op 160 punten behaalt op het totaal van beide stappen (pc-test + interview).

Rangschikking

De geslaagden worden gerangschikt volgens de behaalde punten voor de vergelijkende selectie (reeks 3). Bij gelijkheid ervan krijgt die geslaagde voorrang die, op de datum waarop aan de deelnemingsvoorwaarden moest voldaan zijn, de grootste niveauanciënniteit telde, vervolgens de grootste dienstanciënniteit, uiteindelijk de hoogste leeftijd.

De lijst van geslaagden is 2 jaar geldig.

Solliciteren? Vul je online-cv in en raadpleeg het volledige vacaturebericht om over alle nodige informatie te beschikken en je zo goed mogelijk voor te bereiden.

Je kan solliciteren tot en met 10 april 2025.

Via je online account kan je solliciteren voor deze bevordering. Wij bezorgen een lijst van ingeschreven kandidaten aan je personeelsdienst. Je personeelsdienst verifieert de deelnemingsvoorwaarden. Als je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden, word je toegelaten tot de selectieprocedure. Indien je nog geen online account hebt, kan je dit aanmaken voor de uiterste inschrijvingsdatum.

Bezorg de nodige bewijzen dat je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden (zie “deelnemingsvoorwaarden”) aan jouw personeelsdienst (indien zij daar nog niet over beschikken) zodat zij deze kunnen verifiëren.

We screenen het cv dat op de uiterste inschrijvingsdatum in je online account zit. We screenen ook je diploma en benoemingsbesluit dat je moet opladen op het moment van inschrijving.

OPGELET: De buiten de vastgestelde termijn ingediende sollicitaties zullen worden geweigerd (zie uiterste inschrijvingsdatum). 

Diploma en/of benoemingsbesluit opladen 
Je kan je diploma en/of benoemingsbesluit in je online-cv opladen (vóór de uiterste inschrijvingsdatum) in PDF, DOC, DOCX, JPG of TIF-formaat. Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB. Lukt het niet om het diploma op te laden, dan mag je een kopie opsturen naar de contactpersoon selectieprocedure (zie 'Contactpersonen’). Vermeld je rijksregisternummer, naam, voornaam en de procedurecode van de job. 

Testen en resultaten

Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online account.

Je online account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Feedback over jouw resultaten?

Na elke screeningsstap kan je een motivering van jouw resultaten bekomen. Voor sommige testen verschijnt dit automatisch in je online account, voor andere kan je het aanvragen via de contactpersoon voor de procedure.

Vragen rond de testen en scoring?

Op onze website kan je terecht voor meer info over het verloop van de testen en over hoe je je kan voorbereiden.

Je vindt er ook meer uitleg over de scoring van onze testen.

Niet tevreden over de selectieprocedure?

Dien hier jouw klacht in.