Administratieve medewerker voor het Belgische voorzitterschap van de Raad van de EU in 2024 (m/v/x)

FOD Sociale Zekerheid

Selectiecode

CNG23012

Taal

Nederlands

Diploma

Bachelor

Contracttype

Contractueel

Functieniveau

B

Type aanwerving

Externe rekrutering

Duur

Bepaalde duur

Plaats van tewerkstelling

1000 Brussel

Voltijds/deeltijds

Voltijds

Jobinhoud

Als administratief medewerker of projectmedewerker neem je alle nodige acties ter ondersteuning van de projecten in het kader van het Belgisch voorzitterschap van de Raad van Europese Unie in 2024. Of het nu gaat om administratie, begroting of verslaglegging, je weet wat je moet doen, hoe je de juiste informatie kan vinden en met wie je contact kan opnemen.

Proactief en enthousiast, ruimdenkend en geïnteresseerd in het vakgebied in de brede zin van het woord, ondersteun je de projectleiders in hun dagelijkse werkzaamheden en acties.

 

Mogelijke taken: 

Op administratief vlak:

  • Je ondersteunt het projectteam op administratief vlak;
  • Je zet efficiënte en effectieve opvolgingsprocessen op, je ontwikkelt  dashboards en werkt deze regelmatig bij;
  • Je anticipeert op problemen en bent proactief in het zoeken naar oplossingen;
  • Je creëert snel je intern netwerk;
  • Je beheert contactgegevens;
  • Je beheert de agenda's en planningen m.b.t. het project;
  • Je werkt mee aan het opstellen van verslagen;
  • Je organiseert vergaderingen, je doet de logistieke opvolging, je maakt en verstuurt uitnodigingen, je bereidt documentatie voor, je notuleert en je stelt verslagen op.

 

Op budgettair en financieel vlak:

  • Je bent verantwoordelijk voor de financiële opvolging van het project;
  •  Je beheert en controleert de kosten verbonden aan de overheidsopdrachten van het project, vanaf het opstellen van het bestek tot de gunning;
  • Je staat voortdurend in contact met de dienst B&B (budget- en begroting);
  • Je ondersteunt de projectleider(s) bij de budgettaire opvolging van hun project(en);
  • Je vindt je weg in de financiële opvolging en controle eigen aan de federale overheid;
  • Je kent de verschillende procedures voor financiële vastleggingen en past deze toe; 
  • Je weet welke informatie je moet opvragen om de behoeften van de interne diensten te verzamelen, een bestek op te stellen, en het contract te publiceren;
  • Je weet hoe je de analyse van de inschrijvingen organiseert, het gunningsverslag opstelt, contact opneemt met de Inspecteur van Financiën en de vastlegging en definitieve gunning doet;
  • Je adviseert de projectleiders en het projectteam met het oog op een kwalitatief hoogstaande dienstverlening en kostenbeheersing.

 

De projectmedewerker zal worden aangeworven binnen het Directie generaal Beleidscoördinatie en Internationale Relaties en vanuit het oogpunt van projectmethodologie ondersteund door het transversaal EPMO/Projectpool-team. Hij/zij zal werken op domeinen waarvoor de FOD Sociale Zekerheid bevoegd is en zal alle activiteiten ondersteunen die de Directie-Generaal Beleidscoördinatie en Internationale Relatie bij de voorbereiding en de organisatie van het voorzitterschap zal ondernemen.

Hij/zij zal meewerken in het kader van de thema's die voor het voorzitterschap zijn geselecteerd, zoals: de Europese pijler voor sociale rechten, de strijd tegen sociale fraude en sociale dumping, de adequaatheid van de pensioenen, enz. En zal bij de ontwikkeling van zijn/haar kennis en vaardigheden (talen, sociale zekerheid, EU, projectbeheer, enz.) worden ondersteund door het team en het netwerk van EPMO-Projectpool.

 

Deze baan is misschien iets voor jou als... 

  • Je gepassioneerd bent door de werking van de Europese instellingen;
  • Solidariteit een essentiële waarde voor jou is;
  • Je graag een belangrijke rol speelt in concrete projecten zodat ze efficiënt en effectief gerealiseerd worden;
  • Je goed bent in het denken en handelen binnen een projectaanpak;
  • Je met veel plezier en kennis informatie schrijft, verzamelt, analyseert en integreert in uitgebreide en gedetailleerde verslagen;
  • Je van veranderingen houdt, flexibel en open-minded bent in verschillende contexten;
  • Je resultaatgericht bent en verantwoordelijkheid opneemt voor de kwaliteit van de ondernomen acties;
  • Je belang hecht aan luisteren, doorvragen, kritisch denken en co-creatie om tot een kwalitatief resultaat te komen.

 

Heb je vragen over de jobinhoud? 

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".

Werkgever

Er is 1 plaats bij de Directie-Generaal Beleidscoördinatie en Internationale Relaties van de FOD Sociale Zekerheid (Kruidtuinlaan 50, 1000 Brussel).

Werken bij de Directie-Generaal Beleidscoördinatie en Internationale Relaties en begeleid worden door het transversale EPMO-Projectpool-team betekent deel uitmaken van een team van professionals op het gebied van internationale betrekkingen en projectbeheer. Het betekent collegiale ondersteuning, coaching op individueel niveau, deelname aan een meer globale reflectie op strategisch niveau, enz. Kortom, het betekent groeien en anderen helpen te groeien door methodologie en projectstructuur aan te reiken.

De Directie-Generaal Beleidscoördinatie en Internationale Relaties verleent de nodige ondersteuning (coördinatie, regelgeving, studies, analyses, budgettering, valorisatie, indicatoren, internationale vertegenwoordiging) aan de sleutelactoren in het beleidsvormingsproces op het gebied van sociale bescherming in België (ministers, sociale partners, OISZ). Het verlenen van steun voor evidence-based beleid is in dit verband een belangrijke aandachtspunt. De ontwikkeling en onderhoud van statistieken, indicatoren en analyses van hoge kwaliteit is daarvan een essentieel onderdeel.

De FOD Sociale Zekerheid staat, samen met de openbare instellingen van de sociale zekerheid, in voor de uitwerking van het beleid van de sociale zekerheid, voor de interpretatie van de regelgeving ervan, en voor de toekenning van tegemoetkomingen aan personen met een handicap. Vanuit haar opdrachten en acties naar de publieke actoren en de sociale partners toe, draagt ze bij tot de leefbaarheid en doeltreffendheid van de sociale zekerheidsstelsels en tot het waarborgen van de sociale rechten.

Competenties

Gedragsgerichte competenties

  • Informatie Analyseren: Je analyseert gegevens gericht en beoordeelt informatie kritisch.
  • Problemen Oplossen: Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit
  • In Team Werken: Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
  • Zichzelf Ontwikkelen: Je plant en beheert je eigen groei actief in functie van je mogelijkheden, interesses en ambities door je eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en jezelf continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken.
  • Objectieven Behalen: Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.

Een goede motivatie is eveneens belangrijk. 

Opgelet! Jouw motivatie worden als erg belangrijk voor de job beschouwd. Deze weegt harder door in de eindscore (x3).

Indien je motivatie niet voldoet aan het vereiste niveau, kan je voor deze selectie niet slagen.

Niet vereist, wel een troef

  • Je beschikt over een basiskennis van projectmanagement.

Deelnemingsvoorwaarden

Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum

  • Diploma van het hoger onderwijs van het korte type (basisopleiding van één cyclus, bv: graduaat, professionele bachelor) met volledig leerplan of voor sociale promotie
  • Diploma van kandidaat/academische bachelor uitgereikt na een cyclus van tenminste twee jaar studie
  • Getuigschrift na het slagen voor de eerste twee studiejaren van de Koninklijke Militaire School
  • Diploma van zeevaartonderwijs van de hogere cyclus of van hoger kunst- of technisch onderwijs van de 3de, 2de of 1ste graad met volledig leerplan
  • Diploma van meetkundig schatter van onroerende goederen, van mijnmeter of van technisch ingenieur.​

Je kan ook deelnemen als je een vroeger behaald diploma hebt, dat gelijkgesteld wordt met één van de vermelde diploma’s.

Als je jouw diploma behaald hebt in een ander land dan België of in een andere taal dan het Nederlands, bekijk dan hier de opties voor deelname.

Laad je diploma op in het gedeelte “CV” in van je online account op het moment van inschrijving. Doe je dit niet, dan kan je niet deelnemen aan de selectieprocedure.

Vereiste ervaring op de uiterste inschrijvingsdatum:

 

Een relevante professionele ervaring van minstens 1 jaar in het domein van administratie, verdeeld over ten minste 2 van onderstaande taken:

  • Beheren van dossiers
  • Formuleren van conclusies en/of adviezen
  • Beheren van een databank (proactieve bijwerking van gegevens, monitoring, beschikbaarstelling van gegevens aan andere diensten).
  • Het opstellen van brieven en e-mails voor een intern en/of extern publiek (gebruikers, leveranciers, klanten, enz.)
  • Contactpersoon voor interne en externe klanten

Vul je cv volledig in in het Nederlands in de rubriek "CV" van jouw online account, voor de uiterste inschrijvingsdatum.

Indien je ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum niet aan bovenstaande formele deelnemingsvoorwaarden voldoet, kan er met je kandidatuur geen rekening worden gehouden.

Aanbod

Contract en graad

Je wordt aangeworven via een contract van bepaalde duur tot en met 31/07/2024 als administratief deskundige (niveau B) met de bijhorende weddeschaal B1.

Loon

Minimum aanvangswedde: € 33.591,20 (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden. 

Voordelen

We bieden jou een boeiende job met impact op mens en maatschappij, met tal van voordelen:

  • Goede balans tussen werk en privé
    • glijdende werkuren in een 38-uren week.
    • mogelijkheid om eventuele overuren in recup op te nemen
    • mogelijkheid tot telewerk
    • 26 dagen verlof en vrij tussen Kerst en Nieuwjaar
    • gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer
  • Financiële voordelen
    • mogelijkheid tot het krijgen van een tweetaligheidspremie
    • voordelige hospitalisatieverzekering
    • aanvullend pensioenplan (tweede pijler)
    • gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
    • mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen
    • mogelijkheid tot het krijgen van een telewerkpremie
    • voordelen en interessante aanbiedingen via Benefits@Work
    • allerlei sociale voordelen
    • beschikken over een gsm en laptop, tussenkomst in de gsm-kosten
    • bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de website van BOSA.

Procedure

Opgelet:

  • Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures’ in je online account om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
  • De testen kunnen in fysieke aanwezigheid (face-to-face) of op afstand (via videocall) georganiseerd worden. Deze informatie wordt bij elke stap aangegeven.
  • Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures’. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
  • Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
  • Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon voor de selectieprocedure (zie rubriek “Contact”) . Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
  • We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.
  • Als je niet geslaagd bent voor een bepaalde stap, stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Gelijke kansen en redelijke aanpassingen:

De Federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid.   

Heb je een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kom je mogelijks in aanmerking voor een aanpassing van de selectieprocedure. Zie onze pagina over redelijke aanpassingen en arbeidspostaanpassingen voor meer info.

Ben je zwanger of geef je borstvoeding? Ook dan kan je mogelijk aanpassingen krijgen. Meer info vind je op deze pagina over gelijke kansen.

Stap 1: Screening van diploma

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je beschikt over het vereiste diploma. De screening hiervan gebeurt op basis van de op te laden documenten (zie ‘Deelnemingsvoorwaarden’) in jouw online account op de uiterste inschrijvingsdatum.

Stap 2: Screening van vereiste ervaring

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je over de vereiste relevante professionele ervaring beschikt. De screening van de ervaring gebeurt op basis van je cv zoals het is ingevuld in jouw online account op de uiterste inschrijvingsdatum. We houden bij deze screening geen rekening met eventuele documenten die opgeladen zijn in het gedeelte “mijn extras” van jouw online account.

Waarop moet je letten?

Vul het cv in in het Nederlands. Cv’s in andere talen worden niet gescreend.
Besteed voldoende aandacht aan de beschrijving van de werkervaring in het cv. Onze selectieverantwoordelijken gebruiken deze informatie voor de kwalitatieve cv-screening.

Ook gesolliciteerd voor een Franstalige selectie?

Geef dan in je online-cv onder ‘Werkervaring -> Aanpassen’ de info in het veld ‘Beschrijf nauwkeurig de verschillende taken en verantwoordelijkheden van de job’ ook in het Frans in.
Te weinig plaats in dat veld? Tik dan de verdere info in de volgende twee velden (‘Beschrijf wat je geleerd hebt in de job’ en ‘Waarom van job veranderen’) onder een titeltje: 'Vervolg taken en verantwoordelijkheden'. Vermeld onderaan in het eerder ingevulde veld van de taken en verantwoordelijkheden in welk veld je de verdere info getikt hebt.

Stap 3: Specifieke screening - Interview (+/- 1u)

Deze proef wordt op afstand georganiseerd. 

Het interview evalueert of je gedragsgerichte competenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Je cv in je online account wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt.

Deze proef zal plaatsvinden vanaf 22/02/2023 (onder voorbehoud).

Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Eindresultaat

Als je geslaagd bent?

Je wordt opgenomen op de lijst van geslaagden als je slaagt in Stap 3: Specifieke screening - Interview.

Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie.

Hoelang blijft deze lijst geldig?

Er wordt een lijst van geslaagden opgesteld, die 1 jaar geldig blijft. 

Bijkomende screening

Als deze of een andere organisatie een gelijkaardig profiel zoekt, kunnen zij hiervoor beroep doen op deze lijst. Afhankelijk van je resultaat word je uitgenodigd voor een bijkomende proef, die vaak bestaat uit een interview. Het is mogelijk dat er hierbij extra diploma- en/of ervaringsvoorwaarden gevraagd worden.

Arbeidspostaanpassingen

Heb je een handicap en wil je gebruik maken van arbeidspostaanpassingen? Dan kan je dat aanvragen op het moment van aanwerving. Meer info vind je op onze pagina hierover.

Solliciteren

Je kan solliciteren tot en met 09/02/2023.

Je moet online solliciteren via je online account. We screenen het cv dat op de uiterste inschrijvingsdatum in je online account zit. We screenen ook je diploma dat je moet opladen op het moment van inschrijving.

Je kan niet solliciteren via fax of e-mail.

Diploma opladen
Je kan je diploma in je online-cv opladen (vóór de uiterste inschrijvingsdatum) in PDF, DOC, DOCX, JPG of TIF-formaat. Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB. Lukt het niet om het diploma op te laden, dan mag je een kopie opsturen naar de contactpersoon selectieprocedure (zie 'Contactpersonen'). Vermeld je rijksregisternummer, naam, voornaam en de code van de job.

Extra info

Testen en resultaten

Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online account.

Je online account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

 

Vragen rond de testen en scoring?

Meer uitleg over de scoring van onze testen vind je via deze link.

 

Niet tevreden over de selectieprocedure?

Dien hier jouw klacht in.

Contact

Meer info over de jobinhoud?
Hendrik Hermans
Contactpersoon FOD Sociale Zekerheid
Tel.: 0498/23.25.87
E-mail: hendrik.hermans@minsoc.fed.be

Isabelle Tegenbos
Contactpersoon FOD Sociale Zekerheid
Tel.: 0496/46.06.89
E-mail: isabelle.tegenbos@minsoc.fed.be

Meer info over de selectieprocedure?
An De Bodt - Consultant Rekrutering en selectie
Contactpersoon Werkenvoor.be
Tel.: 0478/22.40.58
E-mail: an.debodt@minsoc.fed.be 

Adres en algemene contactgegevens
FOD BOSA – Werkenvoor.be
WTC III - Simon Bolivarlaan, 30 bus 1
1000 Brussel
Website: www.selor.be/nl/contact

Hoe ons bereiken?
Wegbeschrijving

Ontmoet je toekomstige collega's

Al onze getuigenissen

  • Portret Sébastien Bastaits
    Het doet mij deugd dat onze jaarlijkse analyse regelmatig wordt geciteerd.
    Sébastien Bastaits
    Medewerker statistiek
    -
    FOD Sociale Zekerheid
    More about Sébastien Bastaits
  • Portret Pascale Pikula
    Een kwaliteitsvolle dienstverlening aan de burger is de belangrijkste motivatie voor mijn werk bij de FOD.
    Pascale Pikula
    ICT medewerker
    -
    FOD Sociale Zekerheid
    More about Pascale Pikula
  • Portret Evi
    Ik vind mijn job boeiend omdat ze véél variatie biedt.
    Evi
    Maatschappelijk werker
    -
    FOD Sociale Zekerheid
    More about Evi
  • Portret Ann Hombroux
    Ik maak een verschil door er voor te zorgen dat juiste hulp bij de juiste persoon terechtkomt en dat geeft op het einde van de dag een voldaan gevoel.
    Ann Hombroux
    Arts-coördinator
    -
    FOD Sociale Zekerheid
    More about Ann Hombroux
  • Icoon medewerker zonder foto
    Als ik door even de tijd te nemen iemand kan helpen terug wat perspectief te zien, dan weet ik weer waarom ik deze job heb gekozen!
    Emilie
    Maatschappelijk werker
    -
    FOD Sociale Zekerheid
    More about Emilie
  • Icoon medewerker zonder foto
    Soms krijg ik bloemen van mensen bij wie de aanvraag is afgehandeld, of ze sturen een vriendelijk bedankingsmailtje. Dat doet goed!
    Els Coddens
    Assistent in de evaluatie van de handicap
    -
    FOD Sociale Zekerheid
    More about Els Coddens
  • Portret Thierry
    Wij werken op regelmatige uren, waardoor wij ons privé- en beroepsleven beter kunnen combineren.
    Thierry
    Arts
    -
    FOD Sociale Zekerheid
    More about Thierry
  • Portret Marlies
    Ik vind het tot op heden boeiend om een job met aanzienlijk maatschappelijk belang uit te oefenen die tegelijk zo goed past bij mijn work-lifebalance.
    Marlies Lenaerts
    Arts
    -
    FOD Sociale Zekerheid
    More about Marlies Lenaerts