Office assistant voor de Permanente Vertegenwoordiging van België bij de NAVO (m/v/x)

Voor deze functie zoeken wij een office assistant die zal werken voor de Permanente Vertegenwoordiging van België bij de NAVO.

Je bent polyvalent en in staat om zelfstandig verschillende administratieve en uitvoerende taken uit te voeren ter ondersteuning van de goede werking van de Permanente Vertegenwoordiging.

Tot dit takenpakket behoren onder meer:

• Behandeling van de briefwisseling en/of mailverkeer die in het Nederlands, Frans en Engels kan zijn opgesteld.
• Opstellen van brieven en verzending ervan.
• Contacten met de andere delegaties op NAVO en met de verschillende diensten van NAVO.
• Beantwoorden van telefonische oproepen en zorgen voor gepaste opvolging.
• Praktische organisatie en logistieke omkadering van vergaderingen of andere activiteiten van de Permanente Vertegenwoordiging.
• Onthaal en begeleiding van bezoekers. 

Op het moment van indiensttreding zal een uittreksel uit het strafregister worden opgevraagd van maximum 6 maanden oud dat zal toestaan om te evalueren of uw gedrag in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking.

Om de functie te kunnen uitoefenen dien je daarenboven te beschikken over een veiligheidsmachtiging op niveau NAVO geheim of bereid zijn het onderwerp uit te maken van een veiligheidsonderzoek op dit niveau (Wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen). Het bekomen van deze machtiging is noodzakelijk om in dienst te kunnen treden en de functie te mogen uitoefenen.

Heb je vragen over de jobinhoud? 

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".

Er zijn 3 vacante plaatsen (te verdelen onder de 2 taalrollen) bij de Belgische Permanente Vertegenwoordiging bij de NAVO (Leopold III laan, 1110 Brussel) die deel uitmaakt van het postennetwerk van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking.

De Belgische Permanente vertegenwoordiging bij de Noord-Atlantische Verdragsorganisatie (NAVO) is de stem van België binnen de NAVO. Ze vertegenwoordigt er de Belgische belangen. Samen met de andere bondgenoten garanderen wij sinds bijna 75 jaar de veiligheid van onze bevolking en de bescherming van de waarden die onze samenleving kenmerken. De Permanente vertegenwoordiging bestaat uit een hechte ploeg van burgers en militairen die ons land vertegenwoordigen in de verschillende overlegorganen van de organisatie. België heeft als gastland ook een belangrijke rol in de goede werking van de NAVO. Naast haar vertegenwoordigende functie verzekert de Permanente vertegenwoordiging dan ook de dagdagelijkse link tussen de Belgische overheden en de internationale organisatie.

De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking behartigt, verdedigt en bevordert de belangen van België en van de Belgen in het buitenland en stimuleert de coherentie van het buitenlands optreden van België als federaal land. De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking streeft naar een veilige, rechtvaardige en voorspoedige wereld.

Gedragsgerichte competenties

• Informatie Analyseren: Je analyseert gegevens gericht en beoordeelt informatie kritisch.
• Problemen Oplossen: Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit.

• In Team Werken: Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Servicegericht Handelen: Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
• Objectieven Behalen: Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.

Technische competenties

• Je beschikt over goede administratieve vaardigheden.
• Je beschikt over goede mondelinge communicatievaardigheden.

Een goede motivatie is eveneens belangrijk. (X2)

Opgelet! Jouw motivatie wordt als erg belangrijk voor de job beschouwd en weegt harder door in de eindscore.

Indien je motivatie) niet voldoet aan het vereiste niveau, kan je voor deze selectie niet slagen.

Niet vereist, wel een troef

• Je hebt een goede kennis van de gebruikelijke informaticatools (Outlook, Word, Excel,…).
• Je zal werken in een meertalige omgeving. Een goede kennis van het Frans en het Engels is dan ook een troef.
• Je beschikt over goede schriftelijke communicatievaardigheden.
• Discreet, integer en tactvol.
• Je bent ordelijk en georganiseerd.

Jouw profiel:

• Je hebt een diploma van hoger secundair 
• Een goede kennis van Frans en Engels is een pluspunt.
  

Een volledige beschrijving van de deelnemingsvoorwaarden en het functieprofiel kan je terugvinden in de functiebeschrijving.

Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:

• Getuigschrift uitgereikt na het slagen "met vrucht" van een zesde leerjaar van het secundair onderwijs met volledig leerplan.
• Getuigschrift van hoger secundair onderwijs of bekwaamheidsdiploma dat toegang verleent tot het hoger onderwijs.
• Diploma uitgereikt na het slagen voor het examen bedoeld in art. 5 van de wetten op het toekennen van de academische graden.
• Diploma of getuigschrift van het hoger secundair onderwijs voor sociale promotie, afgeleverd na een cyclus van tenminste zevenhonderd vijftig lestijden.

Je kan ook deelnemen als je een vroeger behaald diploma hebt, dat gelijkgesteld wordt met één van de vermelde diploma’s.

Als je jouw diploma behaald hebt in een ander land dan België of in een andere taal dan het Nederlands, bekijk dan hier de opties voor deelname.

Laad je diploma op in het gedeelte “CV” in van je online account op het moment van inschrijving. Doe je dit niet, dan kan je niet deelnemen aan de selectieprocedure.

Vereiste ervaring

Er is geen ervaring vereist. In functie van je voorkennis wordt in de nodige opleiding voorzien.

Indien je ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum niet aan bovenstaande formele deelnemingsvoorwaarden voldoet, kan er met je kandidatuur geen rekening worden gehouden.

Contract en graad

Je wordt aangeworven via een contract van bepaalde duur van minimum 12 maanden (met mogelijkheid tot verlenging) als Administratief assistent bij de Permanente Vertegenwoordiging van België bij de NAVO (niveau C) met de bijhorende weddeschaal C1.

Loon

Minimum aanvangswedde: € 28.546,57 (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden. 

Voordelen

We bieden jou een boeiende job met impact op mens en maatschappij, met tal van voordelen:

• Minimum 26 dagen verlof aangevuld met een aantal jaarlijkse feest- en sluitingsdagen, onder meer tijdens de eindejaarperiode
• Mogelijkheid tot telewerk en het bekomen van een telewerkpremie en bureauvergoeding
• Gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• Gratis parkeergelegenheid indien je komt met de wagen
• Gratis werktelefoon met bijhorend data- en telefonieabonnement
• Voordelige hospitalisatieverzekering
• Mogelijkheid tot het bekomen van een fietsvergoeding
• Mogelijkheid tot het krijgen van een tweetaligheidspremie
• Voordelen en interessante aanbiedingen via Benefits@Work
• Meerdere bedrijfsrestaurants
• Sinterklaasgeschenk voor kinderen tussen 0 en 13 jaar
• Geboortegeschenk
• Financiële tegemoetkoming in opvang en stages
• Jaarlijkse teambuilding-activiteit
• Toegang tot de sportinfrastructuur inclusief zwembad en sauna
• Uitgebreid opleidingsaanbod 

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de website van BOSA.

In het kort:

1. We screenen jouw diploma 
2. Je legt een meerdere testen op computer af bij FOD BOSA in Brussel.
   Rekening houdend met het aantal jobs, worden enkel de eerste 12 geslaagden toegelaten tot de volgende proef, het online interview.
3. Je legt een interview af online (via Teams).

Een volledige beschrijving van de procedure kan je terugvinden in de volledige functiebeschrijving.

Opgelet:

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures’ in je online account om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• De testen kunnen in fysieke aanwezigheid (face-to-face) of op afstand (via videocall) georganiseerd worden. Deze informatie wordt bij elke stap aangegeven.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures’. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon voor de selectieprocedure (zie rubriek “Contact”) . Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.
• Als je niet geslaagd bent voor een bepaalde stap, stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Gelijke kansen en redelijke aanpassingen:

De Federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid.   

Heb je een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kom je mogelijks in aanmerking voor een aanpassing van de selectieprocedure. Zie onze pagina over redelijke aanpassingen voor meer info.

Ben je zwanger of geef je borstvoeding? Ook dan kan je mogelijk aanpassingen krijgen. Meer info vind je op deze pagina over gelijke kansen.

Stap 1: Screening van diploma

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je beschikt over het vereiste diploma. De screening hiervan gebeurt op basis van de op te laden documenten (zie ‘Deelnemingsvoorwaarden’) in jouw online account op de uiterste inschrijvingsdatum.

Stap 2: Specifieke screening - PC (+/- 2u20)

Via een dossierbehandelingstest en administratieve vaardigheidstest worden volgende competenties gemeten:

• Je analyseert gegevens gericht en beoordeelt informatie kritisch.
• Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit.
• Je beschikt over goede administratieve vaardigheden.

Deze proef zal plaatsvinden begin oktober 2023 (onder voorbehoud). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je je inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap.
Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Je bent voor deze test geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt ( voor het totaal op deze 2 testen).

Rekening houdend met het aantal jobs, worden enkel de eerste 12 geslaagden toegelaten tot de volgende proef. Bij gelijkheid van punten, kan dit aantal verhoogd worden in het voordeel van de kandidaat.

Na het ontvangen van je resultaat van dit gedeelte kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen.

Stap 3: Specifieke screening - Interview (+/- 1u)

Deze proef wordt op afstand georganiseerd. Je zal gecontacteerd worden door één van onze medewerkers die je de procedure hiervoor uitlegt. Meer info over online interviews vind je hier. 

Het interview evalueert of je gedragsgerichte en technische competenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Je cv in je online account wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt.

Deze proef zal online plaatsvinden eind oktober 2023 (onder voorbehoud).

Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Als je geslaagd bent?

Je wordt opgenomen op de lijst van geslaagden als je slaagt voor Stap 3  - Specifieke screening - interview.

Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie.

Hoelang blijft deze lijst geldig?

Er wordt een lijst van maximum 12 geslaagden opgesteld, die 1 jaar geldig blijft. Als er voor de toekenning van de laatste plaats meerdere geslaagden zijn met een gelijk aantal punten, wordt het maximum aantal geslaagden in hun voordeel verhoogd.

Bijkomende screening

Als deze of een andere organisatie een gelijkaardig profiel zoekt, kunnen zij hiervoor beroep doen op deze lijst. Afhankelijk van je resultaat word je uitgenodigd voor een bijkomende proef, die vaak bestaat uit een interview. Het is mogelijk dat er hierbij extra diploma- en/of ervaringsvoorwaarden gevraagd worden.

Voorrangsregels voor personen met een handicap

Federale overheidsinstellingen die het quotum van 3% nog niet hebben behaald, zijn verplicht om voorrang te geven aan de personen met een handicap die geslaagd zijn voor de selectie. Deze voorrang geldt enkel op jouw vraag en als je een attest hebt waardoor je erkend bent als 'persoon met een handicap'. Meer informatie over voorrang voor personen met een handicap vind je op onze website.

Arbeidspostaanpassingen

Heb je een handicap en wil je gebruik maken van arbeidspostaanpassingen? Dan kan je dat aanvragen op het moment van aanwerving. Meer info vind je op onze pagina Arbeidspostaanpassingen.

Solliciteren? Vul je online CV in en raadpleeg het volledige vacaturebericht om over alle nodige informatie te beschikken en je zo goed mogelijk voor te bereiden.

Je kan solliciteren tot en met 20 september 2023.

Je moet online solliciteren via je online account. We screenen het cv dat op de uiterste inschrijvingsdatum in je online account zit. We screenen ook je diploma dat je moet opladen op het moment van inschrijving.

Je kan niet solliciteren via fax of e-mail.

Diploma opladen
Je kan je diploma in je online-cv opladen (vóór de uiterste inschrijvingsdatum) in PDF, DOC, DOCX, JPG of TIF-formaat. Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB. Lukt het niet om het diploma op te laden, dan mag je een kopie opsturen naar de contactpersoon selectieprocedure (zie 'Contactpersonen'). Vermeld je rijksregisternummer, naam, voornaam en de code van de job.

Testen en resultaten

Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online account.

Je online account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Vragen rond de testen en scoring?

Op onze website kan je terecht voor meer info over het verloop van de testen en over hoe je je kan voorbereiden.

Je vindt er ook meer uitleg over de scoring van onze testen.

Niet tevreden over de selectieprocedure?

Dien hier jouw klacht in.