Digitaliseringsassistent (m/v/x)

Er zijn 2 contractuele plaatsen van bepaalde duur (1 jaar), als digitaliseringsassistent (m/v/x), bij de dienst DIVA in het Algemeen Rijksarchief (Ruisbroekstraat 2, 1000 Brussel), de hoofdzetel van het Algemeen Rijksarchief en de Rijksarchieven in de Provinciën, dat gelieerd is aan de POD Wetenschapsbeleid (Belspo). In functie van evaluaties is in 1ste instantie een verlenging met 1 jaar en in 2de instantie een contract van onbepaalde duur mogelijk. 

Je functie, als digitaliseringsassistent, valt uiteen in volgende 2 functierollen: 

• operator voor de digitalisering
• digitale beeldkwaliteitscontroleur

Je voert, als operator voor de digitalisering van archiefdocumenten, onder meer volgende taken uit:

• Je bereidt archiefdocumenten voor op basis van hun type of toestand (bijv. gevouwen pagina's uitvouwen, identificatienummers toevoegen, enz.).
• Je scant documenten volgens vastgestelde regels (bijv. documenten rechtstreeks op de scanner plaatsen, hele pagina's scannen, dubbele paginaregisters scannen, documenten afvlakken, kleur of grijswaarden selecteren, resolutie selecteren, enz.).
• Je benoemt de bestanden volgens de vastgestelde regels.
• Je bewaart de afbeeldingen op de servers.
• Je rapporteert regelmatig over de status van de digitaliseringsprojecten.

Je voert, als digitale beeldkwaliteitscontroleur, onder meer volgende taken uit:

• Je controleert en past bestandsnamen aan waar nodig.
• Je maakt gebruik van de beschikbare applicaties om bestanden automatisch te hernoemen.
• Je past, indien nodig, via beeldbewerkingssoftware (Photoshop) de scans aan (roteren, kadreren, stitchen, ...). 
• Je controleert de kwaliteit van de scan (volledige beelden, focus, niveau, kleur).
• Je brengt regelmatig verslag uit over de kwaliteitscontrole.

Heb je vragen over de jobinhoud? 

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".

Er zijn 2 contractuele plaatsen van bepaalde duur (1 jaar), als digitaliseringsassistent (m/v/x), bij de dienst DIVA in het Algemeen Rijksarchief (Ruisbroekstraat 2, 1000 Brussel), de hoofdzetel van het Algemeen Rijksarchief en de Rijksarchieven in de Provinciën, dat gelieerd is aan de POD Wetenschapsbeleid (Belspo). In functie van evaluaties is in 1ste instantie een verlenging met 1 jaar en in 2de instantie een contract van onbepaalde duur mogelijk. 

De dienst DIVA staat in voor de digitalisering en digitale valorisatie van de collecties van het Rijksarchief. Hiervoor beschikt het over een professioneel scanlabo waar verschillende soorten archiefdocumenten kunnen gedigitaliseerd worden. In het kader van de digitale valorisatie is de retroconversie van analoge inventarissen ook een belangrijke missie. Digitale zoekhulpmiddelen en gedigitaliseerde archiefstukken vormen de basis van de online zoekomgeving.

Het Algemeen Rijksarchief en de Rijksarchieven in de Provinciën, kortweg het Rijksarchief genoemd, is een Federale Wetenschappelijke Instelling (FWI). De instelling bestaat uit het Algemeen Rijksarchief te Brussel en 19 Rijksarchieven verspreid over heel het land. Voor een overzicht van onze activiteiten in het voorbije decennium kan u de jaarverslagen raadplegen.

Het Algemeen Rijksarchief en de Rijksarchieven in de Provinciën werkt rond 3 kernopdrachten:

• Verwerven en bewaren

Het Rijksarchief verwerft en bewaart (na selectie) archieven van minstens 30 jaar oud van hoven en rechtbanken, openbare besturen en notarissen, maar ook van privé-organisaties en particulieren – bedrijven, politici, verenigingen en genootschappen, notarissen, grote families, … – die een belangrijke rol hebben gespeeld in het maatschappelijk leven. Het ziet erop toe dat overheidsarchieven volgens de archivistische normen worden overgedragen.

• Toezicht en advies

Het Rijksarchief oefent toezicht uit op de goede bewaring van de archieven die door een overheid werden tot stand gebracht en beheerd. Het geeft in dit verband richtlijnen en aanbevelingen, verricht controlebezoeken, organiseert cursussen voor ambtenaren en treedt op als raadgever voor de bouw en de inrichting van archiefbewaarplaatsen en voor de organisatie van het archiefbeheer binnen een overheidsbestuur.

• Toegankelijk maken

Het wetenschappelijk personeel van het Rijksarchief maakt via inventarissen en andere toegangen zoals zoekwijzers, archievenoverzichten, gidsen en institutionele studies archiefbestanden toegankelijk voor onderzoek. Het beschikbaar stellen van deze archiefbescheiden aan het publiek, met bescherming van de privacy van bepaalde gegevens, behoort tot onze hoofdopdrachten. Het Rijksarchief stelt in zijn 19 leeszalen infrastructuur ter beschikking van een ruim en gevarieerd publiek. Rechtstreekse dienstverlening via het internet is één van de prioriteiten voor de instelling.

De POD Wetenschapsbeleid (Belspo) is een federale administratie die verantwoordelijk is voor het ontwerpen en uitvoeren van onderzoeksprogramma's, het beheer van de Belgische deelname aan het Europees Ruimteagentschap (ESA), het stimuleren van de deelname van de Belgische wetenschappelijke en technische wereld aan internationale onderzoeksnetwerken en in het bijzonder de Europese Onderzoeksruimte (ERA) om het wetenschappelijk en cultureel erfgoed in de 10 Federale Wetenschappelijke Instellingen (FWI) te behouden en te verbeteren.

Belspo zorgt ook voor de coördinatie en het overleg met federale departementen en gefedereerde entiteiten op het gebied van wetenschapsbeleid.

De POD Wetenschapsbeleid bestaat daarnaast ook uit enkele ondersteunende diensten waaronder 'Personeel & Organisatie', 'Begroting & Beheerscontrole', 'Informatie & Communicatietechnologie' en 'Communicatie & Valorisatie'

Gedragsgerichte competenties

• Informatie Analyseren: Je analyseert gegevens gericht en beoordeelt informatie kritisch.
• Problemen Oplossen: Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit.
• In Team Werken: Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Betrouwbaarheid Tonen: Je handelt integer, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.
• Zichzelf Ontwikkelen: Je plant en beheert je eigen groei actief in functie van je mogelijkheden, interesses en ambities door je eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en jezelf continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken.
• Objectieven Behalen: Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.

Een goede "motivatie" is eveneens belangrijk.

Opgelet! De "motivatie" wordt als erg belangrijk voor de job beschouwd.

De "motivatie" weegt harder door in de eindscore (X2).

Jouw profiel:

• Je bent laatstejaarsstudent van het academiejaar 2023-2024 of bent reeds in het bezit van je diploma secundair onderwijs.
• Je motivatie is zeer belangrijk voor deze functie.
• Ervaring is een pluspunt maar zeker geen must.
• Een goede praktische kennis van Frans is een pluspunt.
• Kennis van beeldbewerkingssoftware (Photoshop) is een pluspunt.

Een volledige beschrijving van de deelnemingsvoorwaarden en het functieprofiel kan je terugvinden in de functiebeschrijving.

Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:

• Getuigschrift uitgereikt na het slagen "met vrucht" van een zesde leerjaar van het secundair onderwijs met volledig leerplan (algemeen, technisch, beroepssecundair onderwijs, duaal leren, buitengewoon onderwijs)
• Getuigschrift van hoger secundair onderwijs (algemeen, technisch, beroepssecundair onderwijs, duaal leren, buitengewoon onderwijs) of bekwaamheidsdiploma dat toegang verleent tot het hoger onderwijs
• Diploma uitgereikt na het slagen voor het examen bedoeld in art. 5 van de wetten op het toekennen van de academische graden
• Diploma of getuigschrift van het hoger secundair onderwijs voor sociale promotie, afgeleverd na een cyclus van tenminste zevenhonderd vijftig lestijden.
• Beroepscertificeringen van niveau 3 of 4 van de Vlaamse Kwalificatiestructuur (VKS, CFC of KDG)

Je kan ook deelnemen als je een vroeger behaald diploma hebt, dat gelijkgesteld wordt met één van de vermelde diploma’s.

Als je jouw diploma behaald hebt in een ander land dan België of in een andere taal dan het Nederlands, bekijk dan op onze website de opties voor deelname.

Solliciteer je voor een functie in een andere taal dan die van je diploma? Let dan goed op, want in sommige gevallen moet je aantonen dat je die taal beheerst door te slagen voor een taaltest! Schrijf je zo snel mogelijk in voor de vereiste test, want het behalen van een taalcertificaat is een voorwaarde voor de selectie. Controleer of dit op jou van toepassing is door de informatie over 'buitenlands diploma of diploma in een andere taal' te raadplegen.

Laad je diploma op in het gedeelte “cv” in van je online account op het moment van inschrijving. Doe je dit niet, dan kan je niet deelnemen aan de selectieprocedure.

Ben je laatstejaarsstudent van het academiejaar 2023-2024?

Dan kan je deelnemen aan de selectie onder voorbehoud. Laad je inschrijvingsbewijs met duidelijke vermelding van studiejaar, academiejaar en afstudeerrichting op in jouw online account.

Als je slaagt, kan je wel pas in dienst treden als je het vereiste diploma hebt behaald en je dit hebt opgeladen in jouw online account.

Vereiste ervaring

Er is geen ervaring vereist. In functie van je voorkennis wordt in de nodige opleiding voorzien.

Indien je ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum niet aan bovenstaande formele deelnemingsvoorwaarden voldoet, kan er met je kandidatuur geen rekening worden gehouden.

Contract en graad

Je wordt aangeworven via een contract van bepaalde duur 1 jaar als administratief assistent (niveau C) met de bijhorende weddeschaal C1.

In functie van evaluaties is in 1ste instantie een verlenging met 1 jaar en in 2de instantie een contract van onbepaalde duur mogelijk.

Loon

Minimum aanvangswedde: € 29.117,53 (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden. 

Voordelen

We bieden jou een boeiende job met impact op mens en maatschappij, met tal van voordelen:

• Goede balans tussen werk en privé
  • glijdende werkuren in een 38-uren week.
  • mogelijkheid om eventuele overuren in recup op te nemen
  • mogelijkheid tot telewerk
  • 26 dagen verlof en vrij tussen Kerst en Nieuwjaar
  • gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer

• Talrijke ontwikkelingsmogelijkheden
  • uitgebreid opleidings- en leeraanbod (te volgen tijdens de werkuren)
  • uitgebreide loopbaankansen

• Financiële voordelen
  • mogelijkheid tot het krijgen van een tweetaligheidspremie
  • voordelige hospitalisatieverzekering
  • aanvullend pensioenplan (tweede pijler)
  • gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
  • mogelijkheid om maaltijdcheques te krijgen
  • mogelijkheid tot het krijgen van een telewerkpremie
  • mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen
  • voordelen en interessante aanbiedingen via Benefits@Work en de Belspo-kaart
  • allerlei sociale voordelen
  • beschikken over een laptop

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de website van BOSA.

In het kort:

1. We screenen jouw diploma of attest laatstejaarsstudent academiejaar 2023-2024
2. Je legt een test op computer af bij FOD BOSA in Brussel 
   Opgelet! Als er weinig kandidaten zijn, zal deze test op dezelfde dag als het interview georganiseerd worden. 
3. Stap 3 is afhankelijk van het aantal kandidaten dat overblijft na screening van de deelnemingsvoorwaarden:
   • Je legt een interview met een test op computer af bij de FOD Bosa in Brussel (in geval van weinig kandidaten)
   • Je legt een interview af in het Algemeen Rijksarchief (Ruisbroekstraat 2, 1000 Brussel) of online (vanop afstand) (in geval van veel kandidaten)

Een volledige beschrijving van de procedure kan je terugvinden in de volledige functiebeschrijving.

Opgelet:

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures’ in je online account om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• De testen kunnen in fysieke aanwezigheid (face-to-face) of op afstand (via videocall) georganiseerd worden. Deze informatie wordt bij elke stap aangegeven.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures’. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon voor de selectieprocedure (zie rubriek “Contact”) . Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.
• Als je niet geslaagd bent voor een bepaalde stap, stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Gelijke kansen en redelijke aanpassingen:

De Federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid.   

Heb je een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kom je mogelijks in aanmerking voor een aanpassing van de selectieprocedure. Zie onze pagina over redelijke aanpassingen voor meer info.

Mogelijke voorzieningen voor personen die zwanger zijn of die borstvoeding geven:

Ben je zwanger of geef je borstvoeding? Ook dan kan je mogelijk voorzieningen aanvragen. Meer info vind je op deze pagina over gelijke kansen.

Stap 1: Screening van diploma

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je beschikt over het vereiste diploma. De screening hiervan gebeurt op basis van de op te laden documenten (zie ‘Deelnemingsvoorwaarden’) in jouw online account op de uiterste inschrijvingsdatum.

Stap 2: Specifieke screening - PC (+/- 1u30)

Deze proef wordt ofwel georganiseerd als afzonderlijke stap "Stap 2: Specifieke screening - PC", ofwel op dezelfde dag als het interview. Dit is afhankelijk van het aantal kandidaten dat overblijft na de vorige stap "Stap 1: Screening van diploma". 

Via een dossierbehandelingstest worden volgende gedragsgerichte competenties gemeten:

• Informatie Analyseren: Je analyseert gegevens gericht en beoordeelt informatie kritisch.
• Problemen Oplossen: Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit.

Als deze proef wordt georganiseerd als afzonderlijke stap, zal deze eind juni 2024 / begin juli 2024 plaatsvinden (onder voorbehoud). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je je inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap.
Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is. 

Je bent voor deze afzonderlijke stap "Stap 2: Specifieke screening - PC" geslaagd als je ten minste 25 punten op 50 behaalt (voor het totaal van deze test). Rekening houdend met het aantal jobs, worden enkel de eerste 10 geslaagden toegelaten tot de volgende proef. Bij gelijkheid van punten, kan dit aantal verhoogd worden in het voordeel van de kandidaat.

Na het ontvangen van je resultaat van dit gedeelte kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen.

Stap 3: Specifieke screening - Interview (+/- 1u30)

Om praktische redenen kan deze proef vanop afstand (online) georganiseerd worden. In dat geval zal je contacteerd worden door één van onze medewerkers die je de procedure hiervoor uitlegt. Meer info over online interviews vind je op onze website. 

Het interview evalueert of je gedragsgerichte competenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Indien de pc-proef niet georganiseerd wordt als afzonderlijke stap (zie Stap 2: Specifieke screening - PC), dan zal deze op dezelfde dag als het interview plaatsvinden en dan zal deze deel uitmaken van "Stap 3: Specifieke screening - Interview". 

Je cv in je online account wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Indien "Stap 2: Specifieke screening - PC" wel als aparte stap georganiseerd wordt, dan zal "Stap 3: Specifieke screening - Interview" enkel het "interview" (+/-1u30) bevatten. In dat geval ben je geslaagd voor "Stap 3: Specifieke screening - Interview" als je ten minste 50 punten op 100 behaalt op het "interview".

Indien "Stap 2: Specifieke screening - PC" niet als aparte stap georganiseerd wordt, dan zal "Stap 3: Specifieke screening - Interview" zowel het "interview" als de "pc-test (dossierbehandelingstest)" bevatten. De totale duurtijd van "Stap 3: Specifieke screening - Interview" bedraagt in dat geval +/-3u. In dat geval ben je geslaagd voor "Stap 3: Specifieke screening - Interview" als je ten minste 75 punten op 150 behaalt op het totaal van deze stap EN je ten minste 50 punten op 100 behaalt op het "interview". 

Indien "Stap 2: Specifieke screening - PC" niet als aparte stap georganiseerd wordt, dan zal "Stap 3: Specifieke screening - Interview" eind juni 2024 / begin juli 2024 plaatsvinden (onder voorbehoud). In dat geval zal "Stap 3: Specifieke screening - Interview" volledig bij de FOD Bosa / Werkenvoor.be in Brussel (Simon Bolivarlaan 30 bus 1, 1000 Brussel) doorgaan. 

Indien "Stap 2: Specifieke screening - PC" wel als aparte stap georganiseerd wordt, dan zal "Stap 3: Specifieke screening - Interview" eind juli 2024 plaatsvinden (onder voorbehoud). In dat geval zal "Stap 3: Specifieke screening - Interview" ofwel in het Algemeen RIjksarchief (Ruisbroekstraat 2, 1000 Brussel) ofwel online (vanop afstand) doorgaan. 

Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Als je geslaagd bent?

Je wordt opgenomen op de lijst van geslaagden als je slaagt in "Stap 3: Specifieke screening - Interview"

Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie.

Hoelang blijft deze lijst geldig?

Er wordt een lijst van maximum 10 geslaagden opgesteld, die 1 jaar geldig blijft. Als er voor de toekenning van de laatste plaats meerdere geslaagden zijn met een gelijk aantal punten, wordt het maximum aantal geslaagden in hun voordeel verhoogd.

Bijkomende screening

Als deze of een andere organisatie een gelijkaardig profiel zoekt, kunnen zij hiervoor beroep doen op deze lijst. Afhankelijk van je resultaat word je uitgenodigd voor een bijkomende proef, die vaak bestaat uit een interview. Het is mogelijk dat er hierbij extra diploma- en/of ervaringsvoorwaarden gevraagd worden.

Voorrangsregels voor personen met een handicap

Federale overheidsinstellingen die het quotum van 3% nog niet hebben behaald, zijn verplicht om voorrang te geven aan de personen met een handicap die geslaagd zijn voor de selectie. Deze voorrang geldt enkel op jouw vraag en als je een attest hebt waardoor je erkend bent als 'persoon met een handicap'. Meer informatie over voorrang voor personen met een handicap vind je op onze website.

Arbeidspostaanpassingen

Heb je een handicap en wil je gebruik maken van arbeidspostaanpassingen? Dan kan je dat aanvragen op het moment van aanwerving. Meer info vind je op onze pagina Arbeidspostaanpassingen.

Solliciteren? Vul je online-cv in en raadpleeg het volledige vacaturebericht om over alle nodige informatie te beschikken en je zo goed mogelijk voor te bereiden.

Je kan solliciteren tot en met 7 juni 2024.

Je moet online solliciteren via je online account. We screenen het cv dat op de uiterste inschrijvingsdatum in je online account zit. We screenen ook je diploma dat je moet opladen op het moment van inschrijving.

Je kan niet solliciteren via fax of e-mail.

Diploma opladen
Je kan je diploma in je online-cv opladen (vóór de uiterste inschrijvingsdatum) in PDF, DOC, DOCX, JPG of TIF-formaat. Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB. Lukt het niet om het diploma op te laden, dan mag je een kopie opsturen naar de contactpersoon selectieprocedure (zie 'Contactpersonen'). Vermeld je rijksregisternummer, naam, voornaam en de code van de job.

Ben je laatstejaarsstudent?

Laad dan je je inschrijvingsbewijs op met duidelijke vermelding van studiejaar, academiejaar en afstudeerrichting voor de uiterste inschrijvingsdatum.

Testen en resultaten

Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online account.

Je online account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Feedback over jouw resultaten?

Na elke screeningsstap kan je een motivering van jouw resultaten bekomen. Voor sommige testen verschijnt dit automatisch in je online account, voor andere kan je het aanvragen via de contactpersoon voor de procedure.

Vragen rond de testen en scoring?

Op onze website kan je terecht voor meer info over het verloop van de testen en over hoe je je kan voorbereiden.

Je vindt er ook meer uitleg over de scoring van onze testen.

Niet tevreden over de selectieprocedure?

Dien hier jouw klacht in.