Projectondersteuner (m/v/x)

Er is 1 contractuele functie van onbepaalde duur, als Projectondersteuner (m/v/x), vacant bij de Dienst B.USOC (Belgisch Centrum voor controle en ondersteuning van ruimtemissies en -experimenten) van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Ruimte-Aeronomie (BIRA) (Ringlaan 3, 1180 Ukkel) dat gelieerd is aan de POD Wetenschapsbeleid (Belspo). 

Je ondersteunt de projectleider bij het beheer van een project waarbij verschillende internationale spelers betrokken zijn.

• Je biedt ondersteuning bij de dagelijkse monitoring van het project door het uitvoeren van administratieve taken met betrekking tot het beheer van contracten, planning en aflevering.
• Je zorgt voor een goede communicatie met de interne administratieve diensten.
• Je assisteert de projectleider bij het organiseren van vergaderingen met de verschillende stakeholders van het project.

Je wordt, in 1ste instantie toegewezen aan het management van het SWESNET-consortium waarin ongeveer vijftig teams in Europa zorgen voor de werking en ontwikkeling van het netwerk van ruimteweerdiensten van het Europees Ruimteagentschap (ESA). Je taken binnen dit project zijn: 

• Je verzorgt de contractuele opvolging (wijzingsberichten, facturen bekijken). 
• Je biedt ondersteuning bij het opstellen van de rapportage aan het ESA. 
• Je helpt bij het beantwoorden van e-mails. 

Je draagt daarnaast ook bij aan het documentenbeheer voor de ontwikkeling van het instrument VenSpec-H dat een Belgische bijdrage levert aan de ESA ruimtemissie EnVision die begin jaren 2030 moet worden gelanceerd.

Vanwege het internationale karakter van deze projecten is de voertaal meestal Engels.

Heb je vragen over de jobinhoud? 

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen". 

Er is 1 contractuele functie van onbepaalde duur, als Projectondersteuner (m/v/x), vacant bij de Dienst B.USOC (Belgisch Centrum voor controle en ondersteuning van ruimtemissies en -experimenten) van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Ruimte-Aeronomie (BIRA) (Ringlaan 3, 1180 Ukkel) dat gelieerd is aan de POD Wetenschapsbeleid (Belspo). 

Het B.USOC is een operationeel centrum van het BIRA dat technische en operationele ondersteuning biedt voor de voorbereiding, uitvoering en exploitatie van ruimte-experimenten of missies waaraan de instelling bijdraagt, meestal in het kader van projecten met het Europees Ruimteagentschap (ESA). Projecten in uitvoering of in voorbereiding zijn onder meer: beheer en teleoperaties van ASIM (Atmosphere-Space Interactions Monitor) en FSL (Fluid Science Laboratory) payloads aan boord van de Europese Columbus-module van het International Space Station (ISS), beheer van het ESA Space Weather Service Network (SWESNET), ondersteuning voor de ExoMars/TGO/NOMAD (Nadir and Occultation for MArs Discovery) en EnVision/VenSpec-H (Venus Spectrometer met hoge resolutie) experimenten, en de definitie en implementatie van Science Data Centers voor ESA's toekomstige ALTIUS (Atmospheric Limb Tracker for Investigation of the Upcoming Stratosphere) en CI (Comet Interceptor) missies.

Het Koninklijk Belgisch Instituut voor Ruimte-Aëronomie (BIRA), gelegen te Ukkel aan de zuidkant van Brussel, is een wetenschappelijk kennis- en onderzoekscentrum dat samen met het Koninlijk Meteorologisch Instituut van België (KMI) en de Koninklijke Sterrenwacht van België (KSB) de Ruimtepool van het Belgische federale Wetenschapsbeleid vormt. Haar hoofdtaken behelzen de verwerving van wetenschappelijke en technische expertise binnen het domein van de ruimte-aëronomie, alsook de verspreiding van deze kennis en informatie.

De 10 federale wetenschappelijke instellingen (FWI’s) staan net als de POD Wetenschapsbeleid (Belspo) onder de bevoegdheid van de staatssecretaris, bevoegd voor het wetenschapsbeleid. Ze zijn georganiseerd in de vorm van afzonderlijke beheerde staatsdiensten. Ze beheren en verbeteren collecties, databanken, bibliotheken en archieven, voeren wetenschappelijk onderzoek uit en verspreiden kennis onder het publiek en experten.

De POD Wetenschapsbeleid (Belspo) is een federale administratie die verantwoordelijk is voor het ontwerpen en uitvoeren van onderzoeksprogramma's, het beheer van de Belgische deelname aan het Europees Ruimteagentschap (ESA), het stimuleren van de deelname van de Belgische wetenschappelijke en technische wereld aan internationale onderzoeksnetwerken en in het bijzonder de Europese Onderzoeksruimte (ERA) , en voor het wetenschappelijk en cultureel erfgoed in de 10 Federale Wetenschappelijke Instellingen (FWI) te behouden en te verbeteren.

Belspo zorgt ook voor de coördinatie en het overleg met federale departementen en gefedereerde entiteiten op het gebied van wetenschapsbeleid.

De POD Wetenschapsbeleid bestaat daarnaast ook uit enkele ondersteunende diensten waaronder 'Personeel & Organisatie', 'Begroting & Beheerscontrole', 'Informatie & Communicatietechnologie' en 'Communicatie & Valorisatie'. 

Gedragsgerichte competenties

• Informatie Analyseren: Je analyseert gegevens gericht en beoordeelt informatie kritisch.
• Problemen Oplossen: Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit.
• In Team Werken: Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Servicegericht Handelen: Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
• Betrouwbaarheid Tonen: Je handelt integer, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.
• Stress beheren: Je reageert resultaatgericht op stress, controleert je emoties en gaat constructief om met kritiek. 

Een goede motivatie is eveneens belangrijk.

Opgelet! De gedragsgerichte competentie in het vet, nl. "Servicegericht handelen" wordt als erg belangrijk voor de job beschouwd.

De gedragsgerichte competentie "Servicegericht handelen" weegt harder door in de eindscore (X2).

Pluspunten

• Je hebt een goede praktische kennis van kantoor-en projectmanagementtools en/of bent bereid opleidingen op dit gebied te volgen.
• Je drukt je mondeling en schriftelijk op een duidelijke en begrijpelijke manier uit in het Engels.
• Je hebt interesse in wetenschappelijke en/of technische gebieden zoals de fysica van zon-aarde relaties.

Jouw profiel:

• Je bent in het bezit van een bachelordiploma of gelijkwaardig. 
• Servicegericht handelen is 1 van jouw sterktes.
• Een goede kennis van Engels is een pluspunt.

Een volledige beschrijving van de deelnemingsvoorwaarden en het functieprofiel kan je terugvinden in de functiebeschrijving.

Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:

• Diploma van het hoger onderwijs van het korte type (basisopleiding van één cyclus, bv: graduaat, professionele bachelor) met volledig leerplan of voor sociale promotie
• Diploma van kandidaat/academische bachelor uitgereikt na een cyclus van tenminste twee jaar studie
• Getuigschrift na het slagen voor de eerste twee studiejaren van de Koninklijke Militaire School
• Diploma van zeevaartonderwijs van de hogere cyclus of van hoger kunst- of technisch onderwijs van de 3de, 2de of 1ste graad met volledig leerplan
• Diploma van meetkundig schatter van onroerende goederen, van mijnmeter of van technisch ingenieur.​
• Diploma van Bachelor Na Bachelor van tenminste 60 studiepunten uitgereikt door een universiteit of een hogeschool
• Diploma van Graduaatsopleiding van het Hoger Beroepsonderwijs  van niveau 5 (afgekort HBO5) van tenminste 120 studiepunten uitgereikt door het Vlaamse Gemeenschap

Je kan ook deelnemen als je een vroeger behaald diploma hebt, dat gelijkgesteld wordt met één van de vermelde diploma’s.

Als je jouw diploma behaald hebt in een ander land dan België of in een andere taal dan het Nederlands, bekijk dan op onze website de opties voor deelname.

Solliciteer je voor een functie in een andere taal dan die van je diploma? Let dan goed op, want in sommige gevallen moet je aantonen dat je die taal beheerst door te slagen voor een taaltest! Schrijf je zo snel mogelijk in voor de vereiste test, want het behalen van een taalcertificaat is een voorwaarde voor de selectie. Controleer of dit op jou van toepassing is door de informatie over 'buitenlands diploma of diploma in een andere taal' te raadplegen.

Laad je diploma op in het gedeelte “cv” in van je online account op het moment van inschrijving. Doe je dit niet, dan kan je niet deelnemen aan de selectieprocedure.

Vereiste ervaring

Er is geen ervaring vereist. In functie van je voorkennis wordt in de nodige opleiding voorzien.

Indien je ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum niet aan bovenstaande formele deelnemingsvoorwaarden voldoet, kan er met je kandidatuur geen rekening worden gehouden.

Contract en graad

Je wordt aangeworven via een contract van onbepaalde duur als administratief deskundige projectondersteuner (niveau B) met de bijhorende weddeschaal B1.

Loon

Minimum aanvangswedde: € 34.964,08 (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden. 

Voordelen

We bieden jou een boeiende job met impact op mens en maatschappij, met tal van voordelen:

• Goede balans tussen werk en privé
  • glijdende werkuren in een 38-uren week.
  • mogelijkheid om eventuele overuren in recup op te nemen
  • mogelijkheid tot telewerk
  • 26 dagen verlof per volledig kalenderjaar en vrij tussen Kerst en Nieuwjaar
  • gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer

• Talrijke ontwikkelingsmogelijkheden
  • uitgebreid opleidings- en leeraanbod (te volgen tijdens de werkuren)
  • uitgebreide loopbaankansen

• Financiële voordelen
  • mogelijkheid tot het krijgen van een tweetaligheidspremie
  • voordelige hospitalisatieverzekering
  • aanvullend pensioenplan (tweede pijler)
  • gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
  • mogelijkheid om maaltijdcheques te krijgen
  • mogelijkheid tot het krijgen van een telewerkpremie
  • mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen
  • voordelen en interessante aanbiedingen via Benefits@Work
  • allerlei sociale voordelen
  • beschikken over een laptop

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de website van BOSA.

In het kort:

1. We screenen jouw diploma
2. Je legt een test op computer af bij FOD BOSA in Brussel
   Opgelet! Als er weinig kandidaten zijn, zal deze test deel uitmaken van "Stap 3: Specifieke screening - Interview"
3. Afhankelijk van het aantal kandidaten zijn er meerdere opties voor deze stap:
   • Je legt een interview met een test op computer af bij de FOD Bosa in Brussel (in geval van weinig kandidaten).
   • Je legt een interview af bij het Koninklijk Belgisch Instituut voor Ruimte-Aeronomie (BIRA) (Ringlaan 3, 1180 Ukkel) (in geval van veel kandidaten).

Een volledige beschrijving van de procedure kan je terugvinden in de volledige functiebeschrijving.

Opgelet:

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures’ in je online account om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• De testen kunnen in fysieke aanwezigheid (face-to-face) of op afstand (via videocall) georganiseerd worden. Deze informatie wordt bij elke stap aangegeven.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures’. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon voor de selectieprocedure (zie rubriek “Contact”) . Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.
• Als je niet geslaagd bent voor een bepaalde stap, stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Gelijke kansen en redelijke aanpassingen:

De Federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid.   

Heb je een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kom je mogelijks in aanmerking voor een aanpassing van de selectieprocedure. Zie onze pagina over redelijke aanpassingen voor meer info.

Mogelijke voorzieningen voor personen die zwanger zijn of die borstvoeding geven:

Ben je zwanger of geef je borstvoeding? Ook dan kan je mogelijk voorzieningen aanvragen. Meer info vind je op deze pagina over gelijke kansen.

Stap 1: Screening van diploma

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je beschikt over het vereiste diploma. De screening hiervan gebeurt op basis van de op te laden documenten (zie ‘Deelnemingsvoorwaarden’) in jouw online account op de uiterste inschrijvingsdatum.

Stap 2: Specifieke screening - PC (+/- 50 min. )

Deze proef wordt ofwel georganiseerd als afzonderlijke stap "Stap 2: Specifieke screening - PC" ofwel op dezelfde dag als het interview en dus als deel van "Stap 3: Specifieke screening - Interview". Dit is afhankelijk van het aantal kandidaten dat overblijft na de vorige stap "Stap 1: Screening van diploma". 

Via een situationele beoordelingstest worden volgende gedragsgerichte competenties gemeten:

• Informatie Analyseren: Je analyseert gegevens gericht en beoordeelt informatie kritisch.
• Problemen Oplossen: Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit.

Als deze proef wordt georganiseerd als afzonderlijke stap, zal deze plaatsvinden rond 5 november 2024 (onder voorbehoud). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je je inschrijven voor deze stap. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap.
Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is. 

Je bent voor deze stap "Stap 2: Specifieke screening - PC" geslaagd als je ten minste 25 punten op 50 behaalt (op het totaal van deze test). Rekening houdend met het aantal jobs, worden enkel de eerste 10 geslaagden toegelaten tot de volgende proef. Bij gelijkheid van punten, kan dit aantal verhoogd worden in het voordeel van de kandidaat.

Na het ontvangen van je resultaat van dit gedeelte kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen.

Stap 3: Specifieke screening - Interview (+/- 1u30)

Het interview evalueert of je gedragsgerichte competenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Indien de pc-proef niet georganiseerd wordt  als afzonderlijke stap "Stap 2: Specifieke screening - PC", dan zal deze plaatsvinden op dezelfde dag als het interview en dan zal deze deel uitmaken van "Stap 3: Specifieke screening - Interview". 

Je cv in je online account wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Indien "Stap 2: Specifieke screening - PC" wel als aparte stap georganiseerd wordt, dan zal "Stap 3: Specifieke screening - Interview" enkel het interview (+/- 1u30) bevatten. in dat geval ben je geslaagd voor "Stap 3: Specifieke screening - Interview" indien je ten minste 50 punten op 100 op het interview behaalt.

Indien "Stap 2: Specifieke screening - PC" niet als aparte stap georganiseerd wordt, dan zal "Stap 3: Specifieke screening - Interview" zowel het "interview" als het pc-gedeelte uit "Stap 2: Specifieke screening - PC" bevatten. De totale duurtijd van "Stap 3: Specifieke screening - Interview" bedraagt in dat geval +/- 2u20. In dat geval ben je geslaagd voor "Stap 3: Specifieke screening - Interview" indien je ten minste 60 punten op 120 behaalt op het totaal van deze stap EN je daarenboven ten minste 50 punten op 100 behaalt op het interview. 

Indien "Stap 2: Specifieke screening - PC" niet als aparte stap georganiseerd wordt, dan zal "Stap 3: Specifieke screening - Interview" eind oktober 2024 / begin november 2024 plaatsvinden (onder voorbehoud). In dat geval zal "Stap 3: Specifieke screening - Interview" volledig bij de FOD Bosa / werkenvoor.be in Brussel (Simon Bolivarlaan 30 bus 1, 1000 Brussel) plaatsvinden. 

Indien "Stap 2: Specifieke screening - PC" wel als aparte stap georganiseerd wordt, dan zal "Stap 3: Specifieke screening - Interview" eind november 2024 / begin december 2024 plaatsvinden (onder voorbehoud). In dat geval zal "Stap 3: Specifieke screening - Interview" bij het Koninklijk Belgisch Instituut voor Ruimte-Aeronomie (BIRA) (Ringlaan 3, 1180 Ukkel) plaatsvinden. 

Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Als je geslaagd bent?

Je wordt opgenomen op de lijst van geslaagden als je slaagt in "Stap 3: Specifieke screening - Interview".

Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie.

Hoelang blijft deze lijst geldig?

Er wordt een lijst met alle geslaagden opgesteld, die 1 jaar geldig blijft.

Bijkomende screening

Als deze of een andere organisatie een gelijkaardig profiel zoekt, kunnen zij hiervoor beroep doen op deze lijst. Afhankelijk van je resultaat word je uitgenodigd voor een bijkomende proef, die vaak bestaat uit een interview. Het is mogelijk dat er hierbij extra diploma- en/of ervaringsvoorwaarden gevraagd worden.

Voorrangsregels voor personen met een handicap

Federale overheidsinstellingen die het quotum van 3% nog niet hebben behaald, zijn verplicht om voorrang te geven aan de personen met een handicap die geslaagd zijn voor de selectie. Deze voorrang geldt enkel op jouw vraag en als je een attest hebt waardoor je erkend bent als 'persoon met een handicap'. Meer informatie over voorrang voor personen met een handicap vind je op onze website.

Arbeidspostaanpassingen

Heb je een handicap en wil je gebruik maken van arbeidspostaanpassingen? Dan kan je dat aanvragen op het moment van aanwerving. Meer info vind je op onze pagina Arbeidspostaanpassingen.

Solliciteren? Vul je online-cv in en raadpleeg het volledige vacaturebericht om over alle nodige informatie te beschikken en je zo goed mogelijk voor te bereiden.

Je kan solliciteren tot en met 9 oktober 2024.

Je moet online solliciteren via je online account. We screenen het cv dat op de uiterste inschrijvingsdatum in je online account zit. We screenen ook je diploma dat je moet opladen op het moment van inschrijving.

Je kan niet solliciteren via fax of e-mail.

Diploma opladen
Je kan je diploma in je online-cv opladen (vóór de uiterste inschrijvingsdatum) in PDF, DOC, DOCX, JPG of TIF-formaat. Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB. Lukt het niet om het diploma op te laden, dan mag je een kopie opsturen naar de contactpersoon selectieprocedure (zie 'Contactpersonen'). Vermeld je rijksregisternummer, naam, voornaam en de code van de job.

Testen en resultaten

Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online account.

Je online account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Feedback over jouw resultaten?

Na elke screeningsstap kan je een motivering van jouw resultaten bekomen. Voor sommige testen verschijnt dit automatisch in je online account, voor andere kan je het aanvragen via de contactpersoon voor de procedure.

Vragen rond de testen en scoring?

Op onze website kan je terecht voor meer info over het verloop van de testen en over hoe je je kan voorbereiden.

Je vindt er ook meer uitleg over de scoring van onze testen.

Niet tevreden over de selectieprocedure?

Dien hier jouw klacht in.