Office assistants (m/v/x)

Ben jij op zoek naar een nieuwe uitdaging in een internationale en dynamische omgeving? Zoek je een boeiende functie die een maatschappelijke meerwaarde biedt en waarin je zelf kan groeien? Aarzel niet en solliciteer!

Op dit moment zijn we op zoek naar meerdere Office assistants voor onze twee ambassades in Brussel:

• Twee Office assistants bij de Permanente Vertegenwoordiging van België bij de Europese Unie
• Eén Office assistant bij de Permanente Vertegenwoordiging van België bij de NAVO

Je takenpakket bestaat onder meer uit:

• Je oefent administratieve taken uit volgens de geldende instructies voor diplomaten en de gedetacheerde ambtenaren.
• Je onthaalt en begeleidt bezoekers.
• Je bent verantwoordelijk voor de praktische organisatie van vergaderingen, activiteiten, conferenties, dienstreizen enz. Je zorgt ervoor dat deze zo professioneel en vlot mogelijk verlopen.
• Je behandelt de briefwisseling en/of mailverkeer die in het Nederlands, Frans en Engels kan zijn opgesteld. Daarnaast beantwoord je telefonische oproepen en zorg je voor een gepaste opvolging.
• Je stelt brieven en nota’s op voor de dienst (waaronder ook verslagen van vergaderingen).
• Je verzorgt op een professionele manier de directe contacten met de klanten van je dienst en bezoekers.
• Je beheert het klassement in SharePoint zodat alle dossiers op een efficiënte manier geconsulteerd kunnen worden.

Op het moment van indiensttreding zal een uittreksel uit het strafregister worden opgevraagd van maximum 6 maanden oud dat zal toestaan om te evalueren of uw gedrag in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking.

Om de functie te kunnen uitoefenen dien je te beschikken over een veiligheidsmachtiging op niveau GEHEIM of bereid zijn het onderwerp uit te maken van een veiligheidsonderzoek op dit niveau (Wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen).  De veiligheidsmachtiging moet periodiek vernieuwd worden. Het weigeren van dit onderzoek of een negatieve uitkomst zal leiden tot het beëindigen van de tewerkstelling.

Bijkomend zal je eveneens onderworpen worden aan een veiligheidsverificatie, vóór indiensttreding (wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen). Een positief veiligheidsadvies is noodzakelijk om de functie te mogen uitoefenen. Het weigeren van dit onderzoek of een negatief veiligheidsadvies zal leiden tot het beëindigen van de wervingsprocedure. 

Deze functie houdt een rechtstreeks en zichtbaar contact met het publiek in. In dit geval vereist de regelgeving (artikels 7 en 8 van het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937) dat het personeelslid geen enkel zichtbaar teken van religieuze, filosofische, politieke of vakbondsovertuigingen draagt om de openbare dienst op een neutrale manier te vertegenwoordigen tijdens deze contacten.

Heb je vragen over de jobinhoud? 

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".

Er zijn 2 vacante plaatsen (verdeeld over beide taalrollen NL en FR) bij de Belgische Permanente Vertegenwoordiging bij de Europese Unie (Belliardstraat 65, 1040 Brussel) en er is 1 vacante plaats (verdeeld over beide taalrollen NL en FR) bij de Belgische Permanente Vertegenwoordiging bij de NAVO (Leopold III laan, 1110 Brussel).  Beide Permante Vertegenwoordigingen maken deel uit van het postennetwerk van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking.

De Belgische Permanente Vertegenwoordiging bij de Europese Unie (kortweg 'de PV') is met meer dan 150 werknemers de grootste Belgische diplomatieke post in de wereld. Er werkt personeel van zowel de FOD Buitenlandse Zaken, een groot aantal andere Federale Overheidsdiensten, alsook de gefedereerde entiteiten. De PV is de stem van België in Europa en vertegenwoordigt de Belgische belangen in de Raad van de Europese Unie. 

Aan het hoofd van de PV staat de permanent vertegenwoordiger, ambassadeur Willem van de Voorde. Hij wordt bijgestaan door ambassadeur Bert Versmessen, adjunct-permanent vertegenwoordiger, en dhr. Pierre Gillon, ambassadeur bij het Politiek en veiligheidscomité (COPS). De PV werkt het Europese beleid uit samen met de 26 andere lidstaten van de Europese Unie, het Europees Parlement en de Europese Commissie. 

De Belgische Permanente vertegenwoordiging bij de Noord-Atlantische Verdragsorganisatie (NAVO) is de stem van België binnen de NAVO. Ze vertegenwoordigt er de Belgische belangen. Samen met de andere bondgenoten garanderen wij sinds bijna 75 jaar de veiligheid van onze bevolking en de bescherming van de waarden die onze samenleving kenmerken. De Permanente vertegenwoordiging bestaat uit een hechte ploeg van burgers en militairen die ons land vertegenwoordigen in de verschillende overlegorganen van de organisatie. België heeft als gastland ook een belangrijke rol in de goede werking van de NAVO. Naast haar vertegenwoordigende functie verzekert de Permanente vertegenwoordiging dan ook de dagdagelijkse link tussen de Belgische overheden en de internationale organisatie.

De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking behartigt, verdedigt en bevordert de belangen van België en van de Belgen in het buitenland en stimuleert de coherentie van het buitenlands optreden van België als federaal land. De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking streeft naar een veilige, rechtvaardige en voorspoedige wereld.

Gedragsgerichte competenties

• Informatie analyseren: Je analyseert gegevens gericht en beoordeelt informatie kritisch.
• Problemen oplossen: Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit.
• In team werken: Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Servicegericht handelen: Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
• Betrouwbaarheid tonen: Je handelt integer, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.
• Objectieven behalen: Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.

Technische competenties

• Je beschikt over goede administratieve vaardigheden.
• Je beschikt over goede mondelinge communicatievaardigheden.

Opgelet! Een goede motivatie is eveneens belangrijk en weegt harder door in de eindscore (X2).

Indien je motivatie niet voldoet aan het vereiste niveau, kan je voor deze selectie niet slagen.

Niet vereist, wel een troef

• Je hebt een goede kennis van de gebruikelijke informaticatools (Outlook, Word, Excel, SharePoint, …).
• Je hebt ervaring in een soortgelijke administratieve functie.
• Je zal werken in een meertalige omgeving. Een goede kennis van het Frans en het Engels is dan ook een troef.
• Je kan binnen een flexibel uurrooster werken, afhankelijk van de noden van de dienst.
• Je komt afspraken na, werkt nauwkeurig en punctueel.
• Je beschikt over goede schriftelijke communicatievaardigheden.

Jouw profiel:

• Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs. 
• Je komt afspraken na, werkt nauwkeurig en punctueel.
• Een goede kennis van Frans en/of Engels is een pluspunt.

Een volledige beschrijving van de deelnemingsvoorwaarden en het functieprofiel kan je terugvinden in de functiebeschrijving.

Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:

• Getuigschrift uitgereikt na het slagen "met vrucht" van een zesde leerjaar van het secundair onderwijs met volledig leerplan (algemeen, technisch, beroepssecundair onderwijs, duaal leren, buitengewoon onderwijs)
• Getuigschrift van hoger secundair onderwijs (algemeen, technisch, beroepssecundair onderwijs, duaal leren, buitengewoon onderwijs) of bekwaamheidsdiploma dat toegang verleent tot het hoger onderwijs
• Diploma uitgereikt na het slagen voor het examen bedoeld in art. 5 van de wetten op het toekennen van de academische graden
• Diploma of getuigschrift van het hoger secundair onderwijs voor sociale promotie, afgeleverd na een cyclus van tenminste zevenhonderd vijftig lestijden.
• Beroepscertificeringen van niveau 3 of 4 van de Vlaamse Kwalificatiestructuur (VKS, CFC of KDG)

Je kan ook deelnemen als je een vroeger behaald diploma hebt, dat gelijkgesteld wordt met één van de vermelde diploma’s.

Als je jouw diploma behaald hebt in een ander land dan België of in een andere taal dan het Nederlands, bekijk dan op onze website de opties voor deelname.

Solliciteer je voor een functie in een andere taal dan die van je diploma? Let dan goed op, want in sommige gevallen moet je aantonen dat je die taal beheerst door te slagen voor een taaltest! Schrijf je zo snel mogelijk in voor de vereiste test, want het behalen van een taalcertificaat is een voorwaarde voor de selectie. Controleer of dit op jou van toepassing is door de informatie over 'buitenlands diploma of diploma in een andere taal' te raadplegen.

Laad je diploma op in het gedeelte “cv” in van je online account op het moment van inschrijving. Doe je dit niet, dan kan je niet deelnemen aan de selectieprocedure.

Vereiste ervaring

Er is geen ervaring vereist. In functie van je voorkennis wordt in de nodige opleiding voorzien.

Indien je ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum niet aan bovenstaande formele deelnemingsvoorwaarden voldoet, kan er met je kandidatuur geen rekening worden gehouden.

Contract en graad

We zijn dus op zoek naar gemotiveerde personen voor een langdurige invulling van deze functie. Je wordt initieel aangeworven via een contract van bepaalde duur voor 1 jaar. Dit contract is na positieve evaluatie verlengbaar met 1 jaar. Indien hierop een positieve evaluatie volgt, krijg je een contract onbepaalde duur aangeboden. Je wordt aangeworven als Administratief assistent (niveau C) met de bijhorende weddeschaal C1.

Loon

Minimum aanvangswedde: € 29.699,91 (brutojaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden. 

Voordelen

We bieden jou een boeiende job met impact op mens en maatschappij, met tal van voordelen in een internationale, zeer dynamische omgeving:

• Goede balans tussen werk en privé
• glijdende werkuren in een 38-uren week
• mogelijkheid tot telewerk (maximaal 1dag/week)
• 26 dagen verlof
• vrij tussen Kerst en Nieuwjaar

• Talrijke ontwikkelingsmogelijkheden
• opleidings- en leeraanbod (te volgen tijdens de werkuren)
• in functie van jouw competenties en de noden binnen de dienst wordt er gekeken naar de beste matches met het uit te voeren takenpakket gezien de veelzijdigheid van de Permanente Vertegenwoordigingen

• Financiële voordelen
• mogelijkheid tot het krijgen van een tweetaligheidspremie
• voordelige hospitalisatieverzekering
• maaltijdcheques
• aanvullend pensioenplan (tweede pijler)
• gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen
• mogelijkheid tot het krijgen van een telewerkpremie
• voordelen en interessante aanbiedingen via Benefits@Work

In het kort:

1. We screenen jouw diploma.
2. Je legt meerdere testen op computer af bij FOD BOSA in Brussel.
3. Je legt een online interview af via Teams.

Een volledige beschrijving van de procedure kan je terugvinden in de volledige functiebeschrijving.

Aangezien de neutraliteitsplicht een essentieel onderdeel is van de functie, wordt dit besproken tijdens het interview (cf. artikels 7 en 8 van het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937). 

Opgelet:

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures’ in je online account om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• De testen kunnen in fysieke aanwezigheid (face-to-face) of op afstand (via videocall) georganiseerd worden. Deze informatie wordt bij elke stap aangegeven.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures’. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon voor de selectieprocedure (zie rubriek “Contact”) . Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.
• Als je niet geslaagd bent voor een bepaalde stap, stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Gelijke kansen en redelijke aanpassingen:

De Federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid.   

Heb je een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kom je mogelijks in aanmerking voor een aanpassing van de selectieprocedure. Zie onze pagina over redelijke aanpassingen voor meer info.

Mogelijke voorzieningen voor personen die zwanger zijn of die borstvoeding geven:

Ben je zwanger of geef je borstvoeding? Ook dan kan je mogelijk voorzieningen aanvragen. Meer info vind je op deze pagina over gelijke kansen.

Stap 1: Screening van diploma

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je beschikt over het vereiste diploma. De screening hiervan gebeurt op basis van de op te laden documenten (zie ‘Deelnemingsvoorwaarden’) in jouw online account op de uiterste inschrijvingsdatum.

Stap 2: Specifieke screening - PC (+/- 2u30)

Via een dossierbehandelingstest en een administratieve vaardigheidstest  worden volgende competenties gemeten:

• Informatie analyseren: Je analyseert gegevens gericht en beoordeelt informatie kritisch.
• Problemen oplossen: Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit.
• Je beschikt over goede administratieve vaardigheden.

Deze proef zal plaatsvinden rond begin/midden november 2024 (onder voorbehoud). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je je inschrijven voor de proef. Je kan je alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap.
Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om je in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Je bent voor deze test geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt (voor het totaal op deze 2 testen). Rekening houdend met het aantal jobs, worden enkel de eerste 12 geslaagden toegelaten tot de volgende proef. Bij gelijkheid van punten, kan dit aantal verhoogd worden in het voordeel van de kandidaat.

Na het ontvangen van je resultaat van dit gedeelte kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen.

Stap 3: Specifieke screening - Interview (+/- 1u)

Deze proef wordt op afstand georganiseerd. Je zal gecontacteerd worden door één van onze medewerkers die je de procedure hiervoor uitlegt. Meer info over online interviews vind je op onze website.

Het interview evalueert of je gedragsgerichte en technische competenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Je cv in je online account wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt.

Deze proef zal plaatsvinden rond eind november 2024/begin december 2024 (onder voorbehoud).

Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je je online inschrijven voor de proef. Je kan je alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om je in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Als je geslaagd bent?

Je wordt opgenomen op de lijst van geslaagden als je slaagt in Stap 3 - Specifieke screening - interview.

Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie.

Hoelang blijft deze lijst geldig?

Er wordt een lijst met alle geslaagden opgesteld, die 1 jaar geldig blijft.

Bijkomende screening

Als deze of een andere organisatie een gelijkaardig profiel zoekt, kunnen zij hiervoor beroep doen op deze lijst. Afhankelijk van je resultaat word je uitgenodigd voor een bijkomende proef, die vaak bestaat uit een interview. Het is mogelijk dat er hierbij extra diploma- en/of ervaringsvoorwaarden gevraagd worden.

Voorrangsregels voor personen met een handicap

Federale overheidsinstellingen die het quotum van 3% nog niet hebben behaald, zijn verplicht om voorrang te geven aan de personen met een handicap die geslaagd zijn voor de selectie. Deze voorrang geldt enkel op jouw vraag en als je een attest hebt waardoor je erkend bent als 'persoon met een handicap'. Meer informatie over voorrang voor personen met een handicap vind je op onze website.

Arbeidspostaanpassingen

Heb je een handicap en wil je gebruik maken van arbeidspostaanpassingen? Dan kan je dat aanvragen op het moment van aanwerving. Meer info vind je op onze pagina Arbeidspostaanpassingen.

Solliciteren? Vul je online-cv in en raadpleeg het volledige vacaturebericht om over alle nodige informatie te beschikken en je zo goed mogelijk voor te bereiden.

Je kan solliciteren tot en met 15 oktober 2024.

Je moet online solliciteren via je online account. We screenen het cv dat op de uiterste inschrijvingsdatum in je online account zit. We screenen ook je diploma dat je moet opladen op het moment van inschrijving.

Je kan niet solliciteren via fax of e-mail.

Diploma opladen
Je kan je diploma in je online-cv opladen (vóór de uiterste inschrijvingsdatum) in PDF, DOC, DOCX, JPG of TIF-formaat. Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB. Lukt het niet om het diploma op te laden, dan mag je een kopie opsturen naar de contactpersoon selectieprocedure (zie 'Contactpersonen'). Vermeld je rijksregisternummer, naam, voornaam en de code van de job.

Testen en resultaten

Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online account.

Je online account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Feedback over jouw resultaten?

Na elke screeningsstap kan je een motivering van jouw resultaten bekomen. Voor sommige testen verschijnt dit automatisch in je online account, voor andere kan je het aanvragen via de contactpersoon voor de procedure.

Vragen rond de testen en scoring?

Op onze website kan je terecht voor meer info over het verloop van de testen en over hoe je je kan voorbereiden.

Je vindt er ook meer uitleg over de scoring van onze testen.

Niet tevreden over de selectieprocedure?

Dien hier jouw klacht in.