Dossierbeheerders voor de Directie Administratief & Financieel beheer van het personeel (uitsluitend bedoeld voor personen met een handicap) (m/v/x)

Heb je interesse in personeelsadministratie? Werk je graag met mensen en cijfers? Ben je resultaats- en klantgericht? Dan ben jij de persoon die we zoeken!

Als dossierbeheerder zal je instaan voor de uitvoering en het beheer van HR-processen en instrumenten:

• Je bent verantwoordelijke voor het administratief en financieel beheer van het personeelsdossier van de personeelsleden binnen jouw portefeuille;
• Je bent een contactpunt voor HR-aangelegenheden voor de hiërarchie en de medewerkers van het hoofdbestuur en de diplomatieke posten.

Op het moment van indiensttreding zal een uittreksel uit het strafregister worden opgevraagd van maximum 6 maanden oud dat zal toestaan om te evalueren of uw gedrag in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking.

Opgelet: Deze vacature is uitsluitend bedoeld voor personen met een handicap. Meer info over de deelnemingsvoorwaarden kan je terugvinden in het tabblad "Profiel".

Gelet op de taken en verantwoordelijkheden van de functie kunnen bepaalde essentiële en bepalende beroepsvereisten niet in aanmerking komen voor redelijke aanpassingen (contacteer adapt.test@bosa.fgov.be als je hier vragen rond hebt).

Heb je vragen over de jobinhoud? 

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".

Er zijn in totaal 2 plaatsen als Dossierbeheerder bij de Directie Administratief & Financieel beheer van het personeel (P&O3) -  Directie-generaal Personeel en Organisatie (P&O) van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking (Karmelietenstraat 15, 1000 Brussel).

• 1 plaats bij de Dienst Beheer van het personeel van de binnenlandse carrière, de buitenlandse carrière, de consulaire carrière en het uitgezonden contractueel personeel (P&O3.2)

De dienst P&O3.2 is verantwoordelijk voor het administratief en financieel beheer van buitenlandse en consulaire carrières en uitgezonden contractueel personeel.

• 1 plaats bij de Dienst Lokaal aangeworven contractueel personeel (P&O3.3)

De dienst P&O3.3 is verantwoordelijk voor het administratief en financieel beheer van het lokaal aangeworven contractueel personeel.

De Directie-generaal Personeel en Organisatie (P&O) heeft als hoofddoel het bieden van structuur en ondersteuning op het gebied van personeel en organisatie voor de managementdoelen van de FOD. Hierdoor draagt zij bij aan de bevordering van fundamentele overheidswaarden zoals maatschappelijke verantwoordelijkheid, integriteit en professionalisme, die op hun beurt bijdragen aan duurzame welvaart en welzijn.

De missie van P&O bestaat voornamelijk uit het continu verbeteren van het personeelsbeleid, met aandacht voor regelgeving, werving, opleiding, competentieontwikkeling en welzijn op het werk. Daarbij wordt speciale aandacht besteed aan diversiteit, inclusiviteit, aantrekkelijkheid, innovatie en welzijn op het werk.

Een tweede belangrijk onderdeel van deze missie is het zorgen voor de nodige middelen om de organisatorische en logistieke ontwikkeling van de FOD te waarborgen, onder andere door het beheer van gebouwen in België en in het buitenland.

Hierbij moet rekening worden gehouden met de specifieke kenmerken van de FOD, zoals een personeelsbestand van in totaal meer dan 3400 medewerkers, waarvan ongeveer tweederde in het buitenland werkt onder verschillende statuten (buitenlandse carrières, geëxpateerde contractuele medewerkers en lokaal aangenomen contractuele medewerkers) en met een hoog verlooppercentage. Daarnaast beheert de FOD meer dan 300 gebouwen in het buitenland, die ofwel gehuurd, ofwel in eigendom zijn.

De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking behartigt, verdedigt en bevordert de belangen van België en van de Belgen in het buitenland en stimuleert de coherentie van het buitenlands optreden van België als federaal land. De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking streeft naar een veilige, rechtvaardige en voorspoedige wereld. 

Gedragscompetenties

• Kritisch denken: Informatie aftoetsen en beoordelen op basis van redelijke en logische criteria om weloverwogen beslissingen te nemen:
  • Complexe informatie evalueren en tot een conclusie komen 
    
    
• Communiceren: Informatie, meningen en ideeën overbrengen en uitwisselen en daarvoor de stijl en de communicatiekanalen kiezen die zijn aangepast aan de context en de doelgroep:
  • Meningen delen en gepast communiceren 

• Klantgericht zijn: Vertrekken vanuit het standpunt van de klanten, hun verwachtingen en noden begrijpen en zorgen voor een optimale dienstverlening:
  • De klanten begeleiden

• Wendbaar zijn: Je open en flexibel opstellen en je aanpassen in een professionele context die snel evolueert:
  • Je aanpassen aan verandering 
    
    

Deze vacante functie maakt deel uit van de functiefamilie Dossierbeheerders en is van het niveau B.

Je vindt op de pagina Competenties meer informatie over de functiefamilies, de geëvalueerde competenties en hun beheersingsniveaus.

Technische competenties

• Schriftelijk communiceren: informatie, ideeën en meningen schriftelijk correct overbrengen 
  • Over goede schriftelijke communicatievaardigheden beschikken

• Numerieke redeneervaardigheden: cijfergegevens correct interpreteren, verwerken en presenteren
  • Over goede numerieke redeneervaardigheden beschikken

Redeneervaardigheden

• Verbale redeneervaardigheden

Een goede motivatie is eveneens belangrijk. (X2)

Opgelet! Jouw motivatie wordt als erg belangrijk voor de job beschouwd en weegt harder door in de eindscore.

Indien je motivatie niet voldoet aan het vereiste niveau, kan je voor deze selectie niet slagen.

Niet vereist, wel een troef

• Je hebt interesse in de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, haar missies en haar taken.
• Je hebt een goede kennis van de gebruikelijke informaticatools (Outlook, Word, Excel,…).
• Je zal werken in een tweetalige omgeving. Een goede kennis van het Frans is dan ook een troef.
• Je hebt ervaring met het personeelsbeheer van contractuele medewerkers, incl. op vlak van sociale zekerheid, etc.

Certificaat van erkenning van handicap

Deze selectie is uitsluitend bestemd voor personen met een handicap.

Laad in je online account voor het solliciteren een van deze certificaten van erkenning op:

• Inschrijving Agence pour une Vie de Qualité (AviQ)

• Inschrijving Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap
• Inschrijving Vlaamse Ondersteuningspremie (VOP) uitgereikt door VDAB
• Inscription service bruxellois francophone des personnes handicapées (service PHARE)
• Inschrijving bij Dienststelle für Selbstbestimmtes Leben
• Inkomensvervangende tegemoetkoming of een integratiegemoetkoming op basis van wet 27/02/1987
• DG Personen met een handicap van FOD Sociale Zekerheid
• Blijvende arbeidsongeschiktheid van ten minste 66% afgeleverd door Fonds voor Arbeidsongevallen
• Blijvende arbeidsongeschiktheid van ten minste 66% afgeleverd door Fonds voor Beroepsziekten
• Blijvende arbeidsongeschiktheid van ten minste 66% afgeleverd door Geneeskundige dienst
• Blijvende arbeidsongeschiktheid van ten minste 66% gevolg van Gerechtelijke beslissing
• Erkenning blijvende invaliditeit afgeleverd door Verzekeringsinstelling/RIZIV
• Parkeerkaart voor personen met een handicap afgeleverd door de FOD Sociale Zekerheid.
• European Disability Card (Europese invaliditeitskaart), afgeleverd door een bevoegde instelling.

Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:

• Diploma van het hoger onderwijs van het korte type (basisopleiding van één cyclus, bv: graduaat, professionele bachelor) met volledig leerplan of voor sociale promotie.
• Diploma van kandidaat/academische bachelor uitgereikt na een cyclus van tenminste twee jaar studie.
• Getuigschrift na het slagen voor de eerste twee studiejaren van de Koninklijke Militaire School.
• Diploma van zeevaartonderwijs van de hogere cyclus of van hoger kunst- of technisch onderwijs van de 3de, 2de of 1ste graad met volledig leerplan.
• Diploma van meetkundig schatter van onroerende goederen, van mijnmeter of van technisch ingenieur.​
• Diploma van Bachelor Na Bachelor van tenminste 60 studiepunten uitgereikt door een universiteit of een hogeschool.
• Diploma van Graduaatsopleiding van het Hoger Beroepsonderwijs  van niveau 5 (afgekort HBO5) van tenminste 120 studiepunten uitgereikt door het Vlaamse Gemeenschap.

Je kan ook deelnemen als je een vroeger behaald diploma hebt, dat gelijkgesteld wordt met één van de vermelde diploma’s.

Als je jouw diploma behaald hebt in een ander land dan België of in een andere taal dan het Nederlands, bekijk dan op onze website de opties voor deelname.

Solliciteer je voor een functie in een andere taal dan die van je diploma? Let dan goed op, want in sommige gevallen moet je aantonen dat je die taal beheerst door te slagen voor een taaltest! Schrijf je zo snel mogelijk in voor de vereiste test, want het behalen van een taalcertificaat is een voorwaarde voor de selectie. Controleer of dit op jou van toepassing is door de informatie over 'buitenlands diploma of diploma in een andere taal' te raadplegen.

Laad je diploma op in het gedeelte “cv” in je online account op het moment van inschrijving. Doe je dit niet, dan kan je niet deelnemen aan de selectieprocedure.

Ben je laatstejaarsstudent van het academiejaar 2025-2026?

Dan kan je deelnemen aan de selectie onder voorbehoud. Laad je inschrijvingsbewijs met duidelijke vermelding van studiejaar, academiejaar en afstudeerrichting op in jouw online account.

Als je slaagt, kan je wel pas in dienst treden als je het vereiste diploma hebt behaald en je dit hebt opgeladen in jouw online account.

Vereiste ervaring

Er is geen ervaring vereist. In functie van je voorkennis wordt in de nodige opleiding voorzien.

Indien je ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum niet aan bovenstaande formele deelnemingsvoorwaarden voldoet, kan er met je kandidatuur geen rekening worden gehouden.

Contract en Graad

Je wordt aangeworven via een contract van bepaalde duur van minimum 12 maanden (met mogelijkheid tot verlenging) als Dossierbeheerder (niveau B) met de bijhorende weddeschaal B1. 

Loon

Minimum aanvangswedde: € 35.663,13  (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden. 

Voordelen

Als je terecht wil komen in een bruisende werkomgeving in hartje Brussel, omringd door groen en gezellige lunchadresjes, dan zit je goed bij de FOD Buitenlandse Zaken.

We bieden jou een boeiende job met impact op mens en maatschappij, met tal van voordelen:

• Goede balans tussen werk en privé
• glijdende werkuren in een 38-uren week.
• mogelijkheid tot telewerk
• 26 dagen verlof mogelijkheid tot 1 compensatiedag per maand (overuren)
• vrij tussen Kerst en Nieuwjaar
• kinderdagverblijf voor de opvang van je kind van 3 maanden tot 3 jaar
• gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer

• Talrijke ontwikkelingsmogelijkheden
• uitgebreid opleidings- en leeraanbod (te volgen tijdens de werkuren)
• uitgebreide loopbaankansen

• Financiële voordelen
• mogelijkheid tot het krijgen van een tweetaligheidspremie
• voordelige hospitalisatieverzekering
• aanvullend pensioenplan (tweede pijler)
• gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• mogelijkheid om maaltijdcheques te krijgen
• mogelijkheid tot het krijgen van een telewerkpremie
• mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen
• voordelen en interessante aanbiedingen via Benefits@Work
• allerlei sociale voordelen
• beschikken over een laptop
• bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen
• Daarnaast zijn er nog enkele andere specifieke voordelen/activiteiten  
• sinterklaasgeschenk voor kinderen tussen 0 en 13 jaar
• geboortegeschenk
• de mogelijkheid om gratis eerstelijnsadvies in te winnen bij een advocaat
• een financiële tegemoetkoming in opvang en stages tijdens krokus-, paas-, zomer- en herfstvakantie
• jaarlijkse teambuildingactiviteit
• toegang tot een sportzaal met fitnesstoestellen
• toegang tot een ontspanningsruimte met leeshoek, pingpongtafel en tafelvoetbal
• toegang tot een “zen ruimte” met 2 massagezetels.

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de website van BOSA.

Als je geslaagd bent voor deze selectie, moet je – om in dienst te kunnen treden – op de datum van indiensttreding:  

• Belg zijn of burger van een ander land behorende tot de Europese Economische Ruimte (of gelijkgestelde burger onder bepaalde voorwaarden) of burger van Zwitserland 
• de burgerlijke en politieke rechten genieten  
• een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking 
• je niet persoonlijk in een toestand van belangenconflict bevinden 
• niet ontslagen zijn geweest wegens dringende reden of ambtshalve ontslagen zijn geweest uit je ambt of afgezet zijn geweest ten gevolge van een tuchtprocedure in de aanwervende federale dienst te rekenen vanaf drie jaar na de ontslagbeslissing of na de definitieve uitspraak van de tuchtstraf.

In het kort:

1. We screenen jouw diploma 
2. We screenen jouw certificaat van erkenning van handicap
3. Je legt één test op computer af bij FOD BOSA - Werkenvoor.be  (WTC III, Simon Bolivarlaan 30 bus 1, 1000 Brussel) 
   Opgelet! Als er weinig kandidaten zijn, zal deze stap niet georganiseerd worden. 
4. Je legt een interview af met een gevalstudie bij de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking (Karmelietenstraat 15, 1000 Brussel).

Een volledige beschrijving van de procedure kan je terugvinden in de volledige functiebeschrijving.

Opgelet:

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures’ in je online account om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• De testen kunnen in fysieke aanwezigheid (face-to-face) of op afstand (via videocall) georganiseerd worden. Deze informatie wordt bij elke stap aangegeven.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures’. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon voor de selectieprocedure (zie rubriek “Contact”) . Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.
• Als je niet geslaagd bent voor een bepaalde stap, stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Gelijke kansen en redelijke aanpassingen:

De Federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid.   

Heb je een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kom je mogelijks in aanmerking voor een aanpassing van de selectieprocedure. Zie onze pagina over redelijke aanpassingen voor meer info.

Mogelijke voorzieningen voor personen die zwanger zijn of die borstvoeding geven:

Ben je zwanger of geef je borstvoeding? Ook dan kan je mogelijk voorzieningen aanvragen. Meer info vind je op deze pagina over gelijke kansen.

Stap 1: Screening van diploma

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je beschikt over het vereiste diploma. De screening hiervan gebeurt op basis van de op te laden documenten (zie ‘Deelnemingsvoorwaarden’) in jouw online account op de uiterste inschrijvingsdatum.

Stap 2 : Screening van het certificaat van erkenning van handicap

Je wordt tot de selectie toegelaten op voorwaarde dat je over een geldige erkenning beschikt. Dit wordt gecontroleerd aan de hand van de documenten die je moet opladen (zie "Deelnemingsvoorwaarden") in je online account ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum van de selectie.

Stap 3: Specifieke screening - PC (+/- 40 minuten)

Of deze proef wordt georganiseerd, is afhankelijk van het aantal kandidaten dat overblijft na de vorige stap.

Via een test verbaal redeneervermogen worden volgende redeneervaardigheden gemeten:

• Verbale redeneervaardigheden

Deze proef zal plaatsvinden in december 2025 (onder voorbehoud)  bij FOD BOSA - Werkenvoor.be in Brussel (WTC III, Simon Bolivarlaan 30 bus 1, 1000 Brussel).

Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je je inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap.
Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Je bent voor deze test geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt. 

Rekening houdend met het aantal jobs, worden enkel de eerste 15 geslaagden toegelaten tot de volgende proef. Bij gelijkheid van punten, kan dit aantal verhoogd worden in het voordeel van de kandidaat.

Stap 4: Specifieke screening - Interview (+/- 1u en +/- 1u voorbereiding)

Het interview evalueert of je gedragscompetenties en technische competenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Vóór het interview krijg je een gevalstudie en voldoende tijd om deze voor te bereiden. De gevalstudie wordt besproken tijdens je interview. 

Je cv in je online account wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt.

• Indien Stap 3 niet georganiseerd wordt:
  Deze proef zal plaatsvinden in december 2025 (onder voorbehoud) bij de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking (Karmelietenstraat 15, 1000 Brussel).
• Indien Stap 3 georganiseerd wordt:
  Deze proef zal plaatsvinden in januari 2026 (onder voorbehoud) bij de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking  (Karmelietenstraat 15, 1000 Brussel).

Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Als je geslaagd bent?

Je wordt opgenomen op de lijst van geslaagden als je slaagt in Stap 4 - Specifieke screening - interview.

Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie.

Hoelang blijft deze lijst geldig?

Er wordt een lijst met alle geslaagden opgesteld, die 1 jaar geldig blijft.

Bijkomende screening

Als deze of een andere organisatie een gelijkaardig profiel zoekt, kunnen zij hiervoor beroep doen op deze lijst. Afhankelijk van je resultaat word je uitgenodigd voor een bijkomende proef, die vaak bestaat uit een interview. Het is mogelijk dat er hierbij extra diploma- en/of ervaringsvoorwaarden gevraagd worden.

Arbeidspostaanpassingen

Heb je een handicap en wil je gebruik maken van arbeidspostaanpassingen? Dan kan je dat aanvragen op het moment van aanwerving. Meer info vind je op onze pagina Arbeidspostaanpassingen.

Solliciteren? Vul je online-cv in en raadpleeg het volledige vacaturebericht om over alle nodige informatie te beschikken en je zo goed mogelijk voor te bereiden.

Je kan solliciteren tot en met 17 november 2025.

Je moet online solliciteren via je online account. We screenen het cv dat op de uiterste inschrijvingsdatum in je online account zit. We screenen ook je diploma en het certificaat van erkenning van handicap dat je moet opladen op het moment van inschrijving.

Opgelet: Jouw aanvraag om redelijke aanpassingen moet volledig in orde zijn ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum (anders kan jouw dossier niet worden geanalyseerd en kan er geen redelijke aanpassing worden verstrekt).

Je kan niet solliciteren via fax of e-mail.

Diploma opladen
Je kan je diploma in je online-cv opladen (vóór de uiterste inschrijvingsdatum) in PDF, DOC, DOCX, JPG of TIF-formaat. Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB. Lukt het niet om het diploma op te laden, dan mag je een kopie opsturen naar de contactpersoon selectieprocedure (zie 'Contactpersonen'). Vermeld je rijksregisternummer, naam, voornaam en de code van de job.

Ben je laatstejaarsstudent?

Laad dan je inschrijvingsbewijs op met duidelijke vermelding van studiejaar, academiejaar en afstudeerrichting voor de uiterste inschrijvingsdatum.

Testen en resultaten

Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online account.

Je online account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Feedback over jouw resultaten?

Na elke screeningsstap kan je een motivering van jouw resultaten bekomen. Voor sommige testen verschijnt dit automatisch in je online account, voor andere kan je het aanvragen via de contactpersoon voor de procedure.

Vragen rond de testen en scoring?

Op onze website kan je terecht voor meer info over het verloop van de testen en over hoe je je kan voorbereiden.

Je vindt er ook meer uitleg over de scoring van onze testen.

Niet tevreden over de selectieprocedure?

Dien hier jouw klacht in.