Adjunct Manager (niveau NA2) Dienst Logistiek (m/v/x)

Functie

Doel

Je verleent advies en ondersteuning aan het diensthoofd Logistiek op organisatorisch, administratief en beleidsmatig vlak zodat de strategische doelstellingen in het managementplan en de operationele doelstellingen van de dienst Logistiek gerealiseerd kunnen worden. Je werkt actief mee aan het realiseren van deze doelstellingen door een optimale, professionele organisatie van de activiteiten zodat de nodige dienstverlening en materiele ondersteuning tijdig en kwalitatief geboden worden.

Context

Je werkt binnen de dienst Logistiek binnen de directie Algemene Diensten op de hoofdzetel. De Logistieke dienst bestaat uit een team tewerkgesteld op de hoofdzetel en een team tewerkgesteld in de centrale stock.

De dienst Logistiek wordt geleid door het diensthoofd, waaraan je rechtstreeks rapporteert. Je vervangt het diensthoofd bij afwezigheden.

Inhoud

Je adviseert het diensthoofd logistiek bij de uitwerking van een beleid op vlak van logistiek en de bijhorende middelen. Je optimaliseert de interne processen (zowel binnen de dienst Logistiek als dienstoverschrijdend als met de centra) zodat een optimale dienstverlening bekomen kan worden. Hierbij integreer je kwaliteitsmanagement.

Je vervangt het diensthoofd wanneer deze afwezig is. In voorkomend geval neem je de dagelijkse leiding van de dienst op, volgt hangende dossies op, vertegenwoordig je de dienst en volg je lopende dossiers en formaliteiten op.

Je werkt actief mee aan de uitwerking en uitvoering van een performant aankoopbeleid en facilitybeheer. In dit kader bepaal je de behoeften en begeleid je de standaardisering van de behoeften. Je verdeelt de middelen op een eerlijke, transparente manier. Je volgt de aankopen, bestellingen, leveringen en dienstverlening op. Je ziet toe op kwaliteitsbeheer.

Je werkt een systeem van stockbeheer uit en operationaliseert dit stockbeheer. In samenwerking met betrokken diensten ontwikkel je een digitale ondersteuningstool.

Als expert behandel je de complexe dossiers in overeenstemming met het wettelijk en regelgevend kader zodat de vragen van de interne en externe partners op een snelle en efficiënte manier beantwoord kunnen worden.

Je neemt de rol van contactpersoon voor de dienst Logistiek op. In samenspraak met je diensthoofd antwoord je op vragen, zoek je een oplossing voor problemen en verwerkt je de aanvragen op een consistente manier.

Fedasil kent materiële hulp toe aan verzoekers om internationale bescherming en aan andere vreemdelingen die recht hebben op opvang (‘Opvangwet’ van 12 januari 2007). Het Agentschap organiseert, rechtstreeks of via zijn partners, kwaliteitsvolle opvang en begeleiding en staat ook in voor de observatie en oriëntatie van niet-begeleide minderjarige vreemdelingen (de 'NBMV'). Fedasil coördineert de organisatie van vrijwillige terugkeer naar de herkomstlanden. Het Agentschap ondersteunt de uitwerking en voorbereiding van het opvangbeleid en wil bijdragen aan een correcte beeldvorming, de maatschappelijke aanvaarding en de uitvoering van een rechtvaardig migratiebeleid.

https://www.fedasil.be

Profiel

Je hebt een bijzondere interesse voor Fedasil, zijn werking, waarden en doelgroep. Voor meer info: raadpleeg www.fedasil.be

Diploma en ervaring

Je beschikt over een master/licentie (universitair niveau) en beschikt over minstens 2 jaar ervaring in minstens 3 volgende domeinen :

• facilitybeheer
• opmaak, uitvoering en opvolging overheidsopdrachten
• stockbeheer
• projectmanagement en procesbeheer

Competenties

• Je kan verbanden leggen tussen verschllende gegevens. Op basis van de informatie kan je alternatieven uitwerken en trek je sluitende conclusies. Je gaat hierbij op een gerichte manier te werk en beoordeelt de informatie op een kritische manier. (omgaan met informatie: informatie integreren)
• Je neemt beslissingen op basis van (on)volledige informatie en onderneemt doelgerichte actie om de beslissingen uit te voeren. (omgaan met taken: beslissen)
• Je geeft duidelijke instructies, volgt resultaten op en stuurt medewerkers bij. Je zorgt ervoor dat iedereen zich gepast gedraagt en werkt volgens de regelgeving en gemaakte afspraken. (omgaan met medewerkers: medewerkers aansturen)
• Je geeft advies aan je gesprekspartner en bouwt een vertrouwensrelatie met hen op op basis van je expertise (omgaan met relaties: adviseren)
• Je toont respect voor anderen, hun ideeën en meningen. Je aanvaart procedures en instructies en voert deze loyaal uit (omgaan met het eigen functioneren : respect tonen)
• Je neemt een flexibele houding aan ten aanzien van en je speelt in op veranderende omstandigheden en diverse situaties (omgaan met het eigen functioneren : respect tonen)
• Je beschikt over de wil, inzet en ambitie om resultaten te behalen. Je herkent kansen en kan op het juiste moment de nodige actie ondernemen die tot resultaten leidt. Je genereert resultaten door doelgericht en binnen de beschikbare tijd actie te ondernemen. Je neemt de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid op voor de kwaliteit van de ondernomen acties. (omgaan met het eigen functioneren: objectieven behalen).
• Je kan de groepsgeest creëren en bevorderen oor je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega’s (omgaan met relaties: in team werken)
• Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier. Je levert een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten met je klanten. (omgaan met relaties: servicegericht handelen)
• Je handelt integer en in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie. Je respecteert vertrouwelijkheid en benadert anderen op een eerlijke en integere manier. Je komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid. (omgaan met het eigen functioneren: betrouwbaarheid tonen)
• Je plant actief je eigen ontwikkeling in functie van de mogelijkheden, interesses en ambities. Je durft jezelf en je werking in vraag te stellen en je continue nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken. (omgaan met het eigen functioneren: zichzelf ontwikkelen)

Technische vaardigheden

• Je hebt kennis van het Officepakket (Word, Excel, Acces, Powerpoint), van databasebeheer en van IT-tools - browsers.
• Je beschikt over goede redactionele vaardigheden.
• Je beschikt over voldoende kennis van het reglementair en wetgevend kader op vlak van overheidsopdrachten en facilitybeheer.
• Een goede kennis van het Frans is een troef in een federale werkomgeving.

Aanbod

Type overeenkomst

Voltijds contract (38u/week) van onbepaalde duur i.h.k.v. het Europese AMIF fonds.

Er wordt een wervingsreserve opgesteld voor alle types van contracten voor een duur van 2 jaar.

Loon

Je wordt aangeworven op het niveau NA2 met de loonschaal die voor jou van toepassing is. Het minimum bruto maandloon bedraagt € 4313 (startloon zonder anciënniteit op basis van een voltijdse arbeidsovereenkomst, aan de huidige index).

Dit bedrag kan variëren in functie van je nuttig geachte beroepservaring. Voor meer inlichtingen, raadpleeg www.fedweb.be.

Voordelen

Administratief uurrooster met vaste en variabele uren en prestaties van 7u36 per dag, van maandag tot vrijdag.

26 vakantiedagen per jaar (direct bij indiensttreding en in verhouding tot de prestaties en het werkregime).

Gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer.

Mogelijkheid tot fietsvergoeding voor woon-werkverkeer.

Maaltijdcheques en voordelige aanbiedingen met een Federale kortingskaart.

Voordelige hospitalisatieverzekering en diverse sociale voordelen.

Valorisatie van nuttige werkervaring.

Mogelijkheid van telewerk.

Heel wat opleidingsmogelijkheden (te volgen tijdens de werkuren).

Aanvullend pensioen in de vorm van een groepsverzekering

Selectieprocedure

Voorselectie

De selectiecommissie bestudeert alle kandidaturen. De preselectie gebeurt op basis van je kandidatuurdossier (CV en motivatiebrief, diploma + gelijkstelling en attest indien nodig). Alleen de kandidaten waarvan het profiel het meest aansluit bij de functievereisten worden uitgenodigd voor een selectiegesprek.

Selectie

De selectietest bestaat uit een selectiegesprek, eventueel voorafgegaan door een schriftelijke test. De selectietesten zijn voorzien vanaf 14/04//2023. De contactgegevens van de kandidaten die geslaagd zijn voor de test worden bijgehouden om een wervingsreserve aan te leggen voor alle types van arbeidsovereenkomsten, alle Nederlandstalige centra van Fedasil en dit voor een duur van 2 jaar. De kandidaten die niet geslaagd zijn kunnen gedurende 6 maanden niet deelnemen aan een nieuwe selectieprocedure voor een gelijkaardige functie op hetzelfde niveau.

Voor bijkomende info, contacteer Robin Lefevre (selectieverantwoordelijke) per mail robin.lefevre@fedasil.be

Zin om te solliciteren?

Herken je jezelf in het profiel dat we zoeken en heb je interesse in deze functie? Dien je kandidatuur in tegen uiterlijk 09/04/2023 voor MIDDERNACHT via het sollicitatieformulier dat je online vindt op https://www.fedasil.be/nl/werken-bij-fedasil en voeg de gevraagde documenten toe.

Om in overweging genomen te worden, moet je ons volgende zaken bezorgen:

• een motivatiebrief
• een gedetailleerd CV (waarmee we diplomavoorwaarden en ervaring kunnen beoordelen)
• een kopie van het vereiste diploma.

Buitenlands diploma

Indien je het vereiste diploma in het buitenland hebt behaald, moet je een gelijkwaardigheidsattest toevoegen, uitgereikt door NARIC-Vlaanderen. Voor meer informatie, raadpleeg www.naricvlaanderen.be.

Voor vacatures in Brussel kan het ook via www.equivalences.cfwb.be.

Kennis van het Nederlands

Je moet houder zijn van een diploma in het Nederlands, uitgereikt door een Belgische onderwijsinstelling of van een ander land in zoverre het onderwijs in het Nederlands verliep. Zoniet, moet je het bewijs toevoegen dat je geslaagd bent voor een taalexamen Nederlands van Selor. Voor meer informatie, raadpleeg www.werkenvoor.be.

Juridische attesten

Als je weerhouden bent voor de functie, zullen wij een bewijs van goed gedrag en zeden (uittreksel van het strafblad), algemeen model en model 2 vragen.

Je moet voldoen aan de wetgeving inzake de toegang tot het Belgische grondgebied en de arbeidsvergunningen. Indien je geen Belgisch staatsburger bent, moet je de gepaste documenten voorleggen wanneer je weerhouden bent voor de functie.

https://www.fedasil.be/nl/werken-bij-fedasil

Diversiteit

Fedasil wil diversiteit bevorderen en wil onder andere personen met een handicap aanmoedigen om te solliciteren. Indien je een handicap hebt, kan je een redelijke aanpassing vragen van de selectieprocedure. Gelieve in dit geval vooraf de selectieverantwoordelijke te informeren.