Administratief Assistent - Global Projects Portfolio (m/v/x)

Enabel

Selectiecode

XNC23447

Taal

Nederlands

Diploma

Bachelor

Contracttype

Contractueel

Functieniveau

B

Type aanwerving

Managementselectie

Duur

Bepaalde duur

Plaats van tewerkstelling

1000 Brussel

Voltijds/deeltijds

Voltijds

Jobinhoud

Je biedt administratieve en operationele ondersteuning bij de verwerking van informatie en dossiers. Daarmee draag je bij aan de kwalitatieve uitvoering van projecten.   

  Je krijgt volgende taken en verantwoordelijkheden:

  • Je assisteert de managers en de projectmedewerkers door volledige en efficiënte administratieve ondersteuning te bieden voor  
    • Het beheer van correspondentie (opmaak, correcties, verzending, archivering, scanning);
    • De praktische organisatie van vergaderingen (reservering, verzending van uitnodigingen, vergadermateriaal, uitrusting, verslagen, ...);
    • Het volledig beheer van de mailbox, verzending en opvolging van mailings (waaronder een nieuwsbrief);
  • Je organiseert een doeltreffende en praktische archivering van alle documentatie over de projecten zodat de informatie efficiënt beheerd kan worden;
  • Onder leiding van de Portfolio Manager verleen je administratieve ondersteuning bij de voorbereiding van dossiers, verslagen en overeenkomsten rond de uitvoering, de opvolging en de afsluiting van projecten. Zo draag je actief bij aan het behalen van de resultaten van de projecten en de Global Projects-portfolio!;
  • Je verleent logistieke ondersteuning en verzorgt de voorbereiding van de terreinzendingen van projectmedewerkers en eventuele consultants voor de projecten; 
  • Je beheert of ondersteunt procesmatig beheer met het oog op voortdurende verbetering (bv. aanmaken van templates, enz.).  

 

 

Werkgever

Enabel, het Belgisch ontwikkelingsagentschap, voert de Belgische gouvernementele samenwerking uit. Daarnaast werkt het agentschap ook voor andere nationale en internationale opdrachtgevers. Samen met zijn partners in binnen- en buitenland reikt Enabel oplossingen aan om dringende mondiale uitdagingen aan te pakken - klimaatverandering, verstedelijking, menselijke mobiliteit, vrede en veiligheid, economische en sociale ongelijkheid - en om wereldburgerschap te bevorderen. Enabel heeft 2000 medewerkers. Het agentschap beheert 170 projecten in een twintigtal landen, in België, Afrika en het Midden-Oosten.  

 enabel.be 

Context

Enabel voert een reeks meerlandenprojecten uit die worden beheerd vanuit Brussel en onder de verantwoordelijkheid staan van een Portfolio Manager: de ‘Global Projects’, 
   
Om de ondersteuning van die Global Projects te optimaliseren, wordt een gedeeld ondersteunend dienstencentrum opgezet. Binnen dat dienstencentrum zijn wij op zoek naar een gedreven, enthousiaste en resultaatgerichte Administratief Assistent. Die zal betrokken zijn bij projecten zoals het Team Europe Democracy (TED) of het Europees Initiatief (TEI) voor productie en toegang tot Vaccins, Geneesmiddelen en Gezondheidstechnologieën in Afrika (MAV+).
 

https://jobs.enabel.be/job/Bruxelles-Administratief-Assistent-Global-Projects-Portfolio/935568101/

Competenties

•    Je hebt een bachelordiploma.  

•    Je hebt minstens 2 jaar ervaring in een administratieve functie.  

•    Of je nu 2 jaar of 20 jaar ervaring hebt, we willen je graag ontmoeten als je ook aan de volgende voorwaarden voldoet:   
  
          •    Je wil graag een echte steun zijn voor een team of een afdeling; 
          •    Je werkt graag in een team, je integreert gemakkelijk en je past je communicatie aan de persoon met wie je te maken hebt aan;  
          •    Je bent goed in organiseren, plannen en coördineren. Je bent flexibel genoeg om prioriteiten te stellen en om te gaan met onvoorziene omstandigheden; 
          •    Je leert graag en neemt nieuwe kennis gemakkelijk op;  
          •    Je bent goed in het schrijven van verslagen van vergaderingen en kunt discussies samenvatten en belangrijke conclusies trekken; 
          •    Je bent nieuwsgierig, houdt van uitdagingen, bent ruimdenkend en waardeert multiculturele omgevingen; 
          •    Je bent vertrouwd met de Windows-omgeving. Kennis van een ERP-systeem is een pluspunt; 
          •    Je bent resultaatgericht; 
          •    Je spreekt en schrijft vlot Frans en/of Nederlands. Je zal werken in een internationale omgeving, daarom is een uitstekende kennis van het Frans en het Engels vereist.   
 

Volgende ervaring wordt beschouwd als een troef:
 

         •    Ervaring met Europese projecten die worden beheerd door een of, bij voorkeur, meerdere ontwikkelingsagentschappen; 
         •    Ervaring met het organiseren van online evenementen en webinars met een groot aantal deelnemers; 
         •    Ervaring met raamovereenkomsten. 

 
Je verbindt je ertoe de visie, missie en waarden van Enabel te respecteren (https://www.enabel.be/nl/content/visie-missie-waarden-van-enabel). 
 
 

Aanbod

Wij bieden je

•    Een afwisselende en boeiende functie gericht op duurzame en menselijke ontwikkeling in een internationale en multiculturele omgeving;

•    Een overeenkomst van 5 jaar gebaseerd in Brussel;

•    Je wordt bij Enabel aangeworven in de functie van Administratief Assistent. Een loonpakket dat bestaat uit het brutomaandsalaris (klasse 3) en maaltijdcheques, een verzekering ziekenhuisopname en gezondheidszorg, een groepsverzekering, een ETHIAS-Assistance 24u/24, een dertiende maand, dubbel vakantiegeld en de kosten voor het openbaar vervoer 100 % terugbetaald; 

•    Een telewerkbeleid waarmee flexibiliteit en evenwicht tussen werk en privéleven mogelijk is.
 

Naar aanleiding van deze publicatie kan een wervingsreserve van drie jaar aangelegd worden voor elke gelijkaardige functie. 

Solliciteren

Solliciteer dan snel op onze website met je CV en een motivatiebrief, ten laatste op 31/05/2023.

Alleen de kandidaturen die hier via ons online portaal worden geregistreerd, worden in overweging genomen. 

https://jobs.enabel.be/job/Bruxelles-Administratief-Assistent-Global-Projects-Portfolio/935568101/

Extra info

Onze vacatures staan open voor iedereen die voldoet aan de voorwaarden zoals beschreven in onze jobaanbiedingen. Enabel zet zich in voor gelijke kansen en diversiteit onder zijn medewerkers. We discrimineren niet op basis van geslacht, afkomst, leeftijd, godsdienst, seksuele geaardheid, handicap of andere factoren, maar selecteren op competenties.