Administratief assistent/ onthaal - Startbaanovereenkomst (m/v/x)

• Je verzorgt een aantal ondersteunende taken wat betreft het onthaal van externe klanten, de informatieverstrekking aan de interne medewerkers alsook het administratief verwerken van documenten teneinde optimaal bij te dragen aan de kwalitatieve dienstverlening van de dienst Secretariaat en Logistiek.
• Je verzamelt en beheert gegevens en de nodige documenten die je dan ook archiveert.
• Je behandelt de inkomende en uitgaande briefwisseling en je stelt de planning op van de vergaderzalen.
• Het onthaal van bezoekers is een van je hoofdtaken. Eenvoudige en/of routinematige vragen om inlichtingen van interne klanten persoonlijk, telefonisch of via mail beantwoorden of doorverwijzen
• Postbedeling in heel het gebouw en het klaarzetten van vergaderzalen zijn dagelijkse taken.
• Verder sta je ook in voor het stockbeheer van inkt, papier, koffie, thee en andere dranken, het onderhoud van printers op de verdiepingen

De FOD Kanselarij van de Eerste Minister ondersteunt de eerste minister bij de leiding en de coördinatie van het regeringsbeleid op inhoudelijk, administratief, logistiek, juridisch en communicatief vlak.

https://kanselarij.belgium.be/nl

Competenties:

• In team werken (K): Je creëert en bevordert de groepsgeest door meningen en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Servicegericht handelen (K): Je bent in staat interne en externe klanten op een transparante,integere en objectieve manier te begeleiden , hen een persoonlijke dienstverlening te leveren en constructieve contacten te onderhouden.
• Betrouwbaarheid tonen (K): Je handelt integer in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.
• Stress beheren : Je reageert resultaatgericht op stress, je controleert de eigen emoties en je gaat constructief om met kritiek.

Deelnemingsvoorwaarden:

• Je bent in het bezit van een diploma secundaire onderwijs.
• Je bent jonger dan 26 jaar (startbaanovereenkomst). 

Je wordt aangeworven via een startbaanovereenkomst als Administratief Assistent (niveau C - diploma hoger secundair onderwijs), met de bijhorende weddeschaal.

Bepaalde duur contract tot mei 2024.

Alle informatie (loon, extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid kan je raadplegen via deze link.

Voordelen

• gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• voordelen en interessante aanbiedingen via de Benefits@work
• mogelijkheid voor een fietsvergoeding
• bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen
• glijdende werkuren in een 38-uren week
• 26 jaarlijkse vakantiedagen 

Een eerste screening gebeurt op basis van je cv en je motivatiebrief. Kandidaten waarvan het profiel het meest aansluit bij de functie worden uitgenodigd voor een interview.

Je wordt enkel toegelaten tot de selectie als je het vereiste diploma hebt en voldoet aan de voorwaarden voor een startbaanovereenkomst (jonger dan 26 jaar). 

Interview (ongeveer 45 min):
Het interview evalueert of je competenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein, en ook jij krijgt uiteraard de kans om jouw vragen te stellen.

Je opgeladen cv wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Indien je zich kandidaat wil stellen, dien je je CV en uw motivatiebrief uiterlijk op 5 juni 2023 op te sturen naar de stafdienst P&O van de FOD Kanselarij van de Eerste Minister per mail:

E-mail: 16_person@premier.fed.be

Voor de FOD Kanselarij van de Eerste Minister vormt diversiteit een belangrijk principe. De enige vereiste is over de juiste competenties te beschikken, ongeacht geslacht, huidskleur, religieuze overtuiging, handicap, seksuele geaardheid, leeftijd, etc.