Administratief assistent (m/v/x)

Brusafe is op zoek naar een Administratief assistent (M/V/X). 

In het kader van die functie: 

Bent u secretaris van de Raad van Bestuur en de Academische Raad: 

• Bereidt u de agenda van de verschillende vergaderingen voor;

• Beheert u de documentatie;

• Staat u in voor de opvolging van de beslissingen die genomen worden door de Raad.

U staat in voor de administratieve en organisatorische opvolging van de verschillende afdelingen van Brusafe met inachtneming van de vertrouwelijkheid van de verwerkte informatie (niet-uitputtende lijst): 

• De agenda’s beheren;

• Vergaderingen organiseren;

• De dossiers voorbereiden en klasseren;

• Instaan voor de overdracht van de informatie naar de externe (scholen, administraties, andere) en interne partijen;

• Dagelijks inkomende en uitgaande post beheren;

• E-mails van algemene adressen doorsturen naar de juiste personen;

• De briefwisseling en de notulen van de vergaderingen opstellen;

• Deelnemen aan de organisatie van interne en externe vergaderingen, symposia en conferenties;

• Instaan voor het onthaal van de bezoekers. 

Brusafe is de Gewestelijke School voor Veiligheids-, Preventie- en Hulpdienstberoepen. Deze school verenigt de huidige, bestaande opleidingsstructuren: de gewestelijke en intercommunale politieschool, het opleidingscentrum van de Brusselse brandweer, het instituut voor opleiding in dringende medische hulpverlening, de gewestelijke school voor openbaar bestuur (onderdeel veiligheid en preventie).    

De taken van Brusafe zijn met name:    

• Het implementeren van een geïntegreerde en multidisciplinaire visie op veiligheid in de breedste zin van het woord;

• Het ondersteunen van de verschillende scholen door gemeenschappelijke processen te delen (met name secretariaat, pedagogische eenheid, communicatie, boekhouding, openbare aanbestedingen, ICT enz.);

• Het ondersteunen van de scholen door het beschikbaar stellen van een gemeenschappelijke en multidisciplinaire infrastructuur; 

• De aanwerving en het behoud van lokaal personeel in de openbare veiligheidsberoepen binnen de Brusselse overheidsdiensten aanmoedigen; 

• Het beschikbaar stellen van haar kennis en infrastructuur aan openbare en zelfs particuliere organisaties, voor zover de activiteiten van deze organisaties verenigbaar zijn met haar taken. 

https://brusafe.brussels

• U beschikt minimaal over een bachelordiploma, bij voorkeur gericht op secretariaat, public relations of administratief beheer;

• Ten minste 1 jaar werkervaring in het domein van directiesecretariaat. 

Technische vaardigheden 

• U beheerst de standard Office 365-applicaties.  Kennis van Sharepoint is een pluspunt;

• Goede schrijfvaardigheden;

• Vlotheid in de twee landstalen (FR en NL). Een kenniscertificaat uitgereikt door Selor is een pluspunt.  

Functionele vaardigheden 

• Flexibel, klant- en resultaatgericht en probleemoplossend;

• U bent een georganiseerde en methodische zelfstarter;

• Goed kunnen omgaan met stress en emoties;

• U bent sociaal, empathisch en een teamspeler;

• U demonstreert een groot aanpassingsvermogen en evolueert gemakkelijk in een context van veranderingen;

• Gemotiveerd zijn door de waarden van openbare dienstverlening. 

• Een dynamische werkomgeving;

• Een voltijds vast contract (37u30 uur/week);

• Een verloning van B-niveau berekend op basis van de eventuele loonwaardering van uw eerdere ervaringen;

• Taalbonus afhankelijk van het aanleveren van een bewijs van kennis van het Frans via Selor of een erkende taalschool;

• Eindejaarspremie;

• 100% vergoeding van openbaar vervoer tickets (cumuleerbaar) en fietsvergoeding;

• 34 vakantiedagen per jaar evenredig verdeeld op basis van de gewerkte periode in het lopende jaar);

• Mogelijkheid tot telewerken;

• Uitgebreide opleidingsmogelijkheden. 

De selectieprocedure omvat de volgende stappen: 

• Analyse van cv's en motiveringsbrieven;

• Schriftelijke test;

• Interview ten overstaan van een selectiecommissie.

 De succesvolle kandidaat moet akkoord gaan met een uitgebreid strafregisteronderzoek door een GIP-medewerker. 

De sollicitatie, die bestaat uit een gedetailleerd en bijgewerkt curriculum vitae, een schriftelijke motiveringsbrief en kopieën van de vereiste kwalificaties en diploma’s, wordt per e-mail naar het volgende adres gestuurd:  job@brusafe.brussels uiterlijk op 05/10/2023, onder de titel van “Administratief assistent”. 

Onvolledige aanvragen worden niet geanalyseerd of opgenomen in de sollicitaties. 

http://brusafe.brussels

Brusafe zet zich in voor diversiteit binnen haar teams en zorgt voor een objectief en inclusief selectieproces. Indien nodig kunnen redelijke aanpassingen worden aangeboden.