Teamverantwoordelijke Anderlecht Info - Niv.A1 (M/V/X) - COD (m/v/x)

Niveau : A1 (Marster)

Dienst : Anderlecht INFO

Departement : Kabinet van de gemeentesecretaris

Algemene opdracht :

De dienst Anderlecht INFO (AI) is een eerstelijnsdienst die bestaat uit een twintigtal onthaal- en informatiemedewerkers. Deze dienst is het 1ste contactpunt tussen de burger en het gemeentebestuur. Het contact met de burger verloopt door middel van telefonisch onthaal, “face-to-face”-onthaal en het beheer van de gemeentelijke mailbox.

De eerstelijns AI-dienst is verspreid over verschillende entiteiten :

• De onthaalruimten van het departement Demografie (2)
• Het gemeentehuis
• De lokale antennes (2)
• Het callcenter
• De antenne Veeweide

De onthaal- en informatiemedewerkers voeren verschillende opdrachten uit :

• Informatie verstrekken over administratieve procedures
• Het maken van afspraken voor gemeentelijke diensten
• Wegwijs maken binnen het bestuur en de gemeente
• Administratieve begeleiding bij bepaalde procedures, waaronder digitale procedures
• Invoeren van vaststellingen, gegevens en opstellen van mails voor de opvolging van de tweede lijn
• Doorgeven van aanvragen en klachten
• Het onthaal 's avonds voor commissies, vergaderingen, enz.
• Het onthaal voor huwelijken op zaterdagmorgen
• enz.

Als teamverantwoordelijke houd je toezicht op het operationele beheer en sta je in voor het strategische beheer van het team, je bent de directe hiërarchische verantwoordelijke van de personeelsleden.

Je wordt ondersteund door een adjunct om de kwaliteit van het management te waarborgen. Je voert de opdracht en doelstellingen van de dienst uit onder leiding van de dienstverantwoordelijke, waarbij je het beleid inzake welzijn op het werk toepast.

Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden :

• Je bent verantwoordelijk voor de werking van het team en neemt de nodige initiatieven om de identiteit van het team, het positieve imago en de sfeer te bevorderen, zowel tussen collega’s als ten aanzien van de burgers.
• Je bent verantwoordelijk voor de ontwikkeling van de competenties van het personeel, de loopbaanevolutie, de evaluatie en de professionele motivatie van elk personeelslid.
• Je bent betrokken bij de aanwerving van onthaalmedewerkers en begeleidt nieuwe personeelsleden bij hun indiensttreding
• Je bent verantwoordelijk voor de juiste methodologische toepassing van de geldende procedures voor de eerste lijn en nuttige informatie
• Je volgt de begroting op in verband met de behoeften van het team, volgens ad-hocprocedures.
• Je houdt toezicht op de functionele uitrusting (voorraad, enz.) en het beheer van de werkkleding
• Je coördineert de optimale doorstroming van informatie en het up-to-date houden van de kennis, die nodig is om in de frontoffice te werken, binnen je team
• Je bent verantwoordelijk voor de goede toepassing van het welzijnsplan in het kader van de voorziene maatregelen (risicoanalyse) en de opvolging van individuele aanvragen van de personeelsleden
• Je analyseert en optimaliseert de managementwerking van de onthaalvoorziening door een actieplan op te stellen: goede verdeling van de middelen en taken tussen de onthaalsites; veelzijdigheid aan vaardigheden en flexibiliteit van het personeel; samenhang van het team; werkuren, enz.
• In overleg met de dienstverantwoordelijke draag je bij tot de invoering van een doeltreffend rapporteringssysteem voor de aanvragen van de burgers en ontwikkel je interne controle binnen het team
• Je werkt nauw samen met de dienstverantwoordelijke en rapporteert over je vorderingen, de realisaties en de werking van het team; je bevordert een constructieve, resultaatgerichte samenwerking.

Het gemeentebestuur van Anderlecht telt niet minder dan 1700 personeelsleden die zich dagelijks ten dienste van de Anderlechtse burger inzetten: openbare werken, netheid, loketten,...

Zijn rol bestaat niet alleen uit het onthaal van elke burger, maar ook uit het onderhouden en herstellen van de straten en de leefomgeving van de Anderlechtenaren, het aanbieden van een kwalitatieve infrastructuur en dienstverlening, en het stimuleren van economische ontwikkeling.

De waarden van onze administratie, die het werk van alle personeelsleden in hun dagelijkse opdrachten ondersteunen, zijn: integriteit, respect, neutraliteit, solidariteit en delen.

Het gemeentebestuur van Anderlecht telt verschillende sites, die over het volledige grondgebied van de gemeente verspreid zijn. Het gemeentehuis van Anderlecht bevindt zich op het Raadsplein: hier vinden de vergaderingen van de gemeenteraad en het college plaats en worden huwelijken voltrokken.

U vindt meer informatie over onze administratie en de laatste actualiteit op www.anderlecht.be

https://jobs.anderlecht.be/nl/vacature/94620/responsable-d-equipe-anderlecht-info--niv-a1-m-f-x--cdi/

Gedragsmatige competenties :

• Je bent een people manager in hart en nieren: ondersteunen, begeleiden en je teams naar een hoger niveau tillen behoren tot jouw DNA
• Je legt graag contacten, bent een geboren bemiddelaar en hecht
• veel belang aan teamgeest, dienstverlening aan de burger en het goede imago van het bestuur
• Je bent in staat de zaken vanop afstand te bekijken en je kennis en visie ten dienste van anderen te stellen
• Je bent communicatief, diplomatisch en discreet
• Je bent een gestructureerde organisator/coördinator die van aanpakken weet
• Je bent stressbestendig en kunt zowel delegeren als prioriteiten beheren
• Je bent in staat verandering aan te sturen
• Je handelt in overeenstemming met de verwachtingen en waarden van het bestuur: respect, neutraliteit, delen, solidariteit en integriteit
• Je bent vernieuwend, creatief en een echte probleemoplosser

Technische competenties :

• Goede algemene kennis van de werking van de overheidssector
• Je bent tweetalig Nederlands/Frans. Je moet immers regelmatig beide talen spreken, zowel met rechtstreekse collega’s als met andere gemeentelijke personeelsleden.
• Je kunt vlot met de klassieke software, zoals OpenOffice, Outlook en Access werken.

Toelatingsvoorwaarden :

• Master (niv. A)
• Tweetalig Frans-Nederlands (het bezit van het Selor taalbrevet is een troef)
• Minimaal 2 jaar aantoonbare en overtuigende ervaring in people management is essentieel
• Ervaring bij een openbaar bestuur is een troef

* Indien u uw diploma in een land buiten België hebt behaald, kunt u aan de selectieprocedure deelnemen op voorwaarde dat u een gelijkwaardig diploma hebt behaald dat door de Franse of de Vlaamse Gemeenschap is afgegeven. Gelieve de gelijkwaardigheid van het diploma aan uw kandidatuur te voegen.

** Vastbenoemde personeelsleden bij een ander lokaal bestuur van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest kunnen dit statuut behouden bij aanwerving in een functie met vergelijkbaar competentieprofiel (zie statuut)

• Contract van onbepaalde duur ;
• Arbeidsregime : Voltijds ;
• Uurrooster : 37u30/week ;
• Een warme, stimulerende en dynamische werkomgeving met aandacht voor evenwicht tussen werk en privé.
• Barema van de publieke sector voor niveau A1 ;
• Tweetaligheidspremie (indien in bezit van Selor-taalattest) ;
• Jaarlijks verlof: 20 dagen en 6 dagen extralegaal voor een voltijdse betrekking ;
• Reglementair verlof (14 dagen) voor een voltijdse betrekking berekend in functie van de aanwervingsdatum ;
• Collectieve hospitalisatieverzekering ;
• Aanvullend pensioen voor de contractuele personeelsleden ;
• Uitgebreide opleidingsmogelijkheden ;
• Tussenkomst in de verplaatsingskosten met het openbaar vervoer 100% (cf. Reglement) ;
• Mogelijkheid tot telewerken ;
• Maaltijdcheques van 5 euros/ gepresteerde dag ;

Zin om bij een bestuur aan de slag te gaan dat nog dichter bij de burger wil staan?

• Vertel ons in een brief waarom u graag bij het Kabinet van de gemeentesecretaris wil werken en voeg uw CV toe
• Kopie van uw Master diploma

Onvolledige kandidaturen (die niet alle vereiste documenten bevatten) worden niet in aanmerking genomen.

De selectie gebeurt op basis van :

• de hierboven vermelde toelatingsvoorwaarden,
• CV en motivatiebrief,
• het diploma, rekening houdend met het gezochte niveau,
• een gesprek om de vaardigheden en motivatie na te gaan en,
• een eventueel schriftelijke of praktische proef

Online

https://jobs.anderlecht.be/nl/vacature/94620/responsable-d-equipe-anderlecht-info--niv-a1-m-f-x--cdi/

De gemeente Anderlecht selecteert de kandidaten op basis van hun competenties en maakt hierbij geen onderscheid op basis van leeftijd, geslacht, etnische afkomst, geloofsovertuiging, handicap of nationaliteit. Wij moedigen mensen met een handicap aan om te solliciteren. Wij zullen rekening houden met eventuele noodzakelijke aanpassingen, zowel wat betreft de aanwervingsprocedure als de integratie in de administratie.