Administratief en logistiek assistent - Belgisch voorzitterschap van de Raad van de EU (m/v/x)

Ben je pas afgestudeerd en heb je interesse om bij de FOD Buitenlandse Zaken in Brussel te werken?

Wij werven voor deze functie iemand aan via een startbaanovereenkomst bij de dienst D2.3 - Europees partnerschap van de Directie-generaal Ontwikkelingssamenwerking en Humanitaire Hulp (DGD).  We bieden een contract van bepaalde duur aan tot en met 31 juli 2024.

Ben je geïnteresseerd in de operationele aspecten van eventmanagement en communicatie? Werk je graag met mensen en ben je resultaatgericht? Dan ben jij precies de persoon die we zoeken!

Als administratief en logistiek assistent ben je verantwoordelijk voor het assisteren van jouw collega's bij het organiseren van evenementen, het bewaken van uitgaven en bepaalde aspecten van communicatie tijdens het Belgisch voorzitterschap van de Raad van de Europese Unie:

•    Je ondersteunt het administratieve beheer van de samenwerkingsactiviteiten in het kader van het voorzitterschap;
•    Je fungeert als aanspreekpunt voor het beantwoorden van eenvoudige vragen en/of klachten. Je geeft een eerste antwoord aan klanten of collega's;
•    Je ondersteunt administratief de opvolging van de uitgaven binnen het begrotingskader;
•    Je werkt mee aan het goede verloop van evenementen, soms buiten de normale werktijden;
•    Je ondersteunt leden van het communicatieteam bij het opzetten en beheren van visuals.

Op het moment van indiensttreding zal een uittreksel uit het strafregister worden opgevraagd van maximum 6 maanden oud dat zal toestaan om te evalueren of uw gedrag in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking.

Er is 1 vacante plaats bij dienst D2.3 - Europees partnerschap van de Directie-generaal Ontwikkelingssamenwerking en Humanitaire Hulp (DGD) - FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking (Karmelietenstraat 15, 1000 Brussel).

Dienst D2.3 - Europees partnerschap is verantwoordelijk voor de opvolging van de partnerschappen in het kader van de ontwikkelingssamenwerking van de Europese Unie. Meer bepaald is dit departement verantwoordelijk voor de uitvoering van het programma van het voorzitterschap van de Europese Unie voor 2024, vanuit het oogpunt van ontwikkelingssamenwerking. 

De Directie-generaal Ontwikkelingssamenwerking en Humanitaire Hulp (DGD) behartigt de verschillende aspecten van de Belgische Ontwikkelingssamenwerking. DGD valt onder de bevoegdheid van de minister van Ontwikkelingssamenwerking.
 

De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking behartigt, verdedigt en bevordert de belangen van België en van de Belgen in het buitenland en stimuleert de coherentie van het buitenlands optreden van België als federaal land. De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking streeft naar een veilige, rechtvaardige en voorspoedige wereld.

https://diplomatie.belgium.be/nl

Gezocht Profiel

Niveau: C
 

Taal: NL
 

Vereist diploma
 

• Getuigschrift uitgereikt na het slagen "met vrucht" van een zesde leerjaar van het secundair onderwijs met volledig leerplan.
• Getuigschrift van hoger secundair onderwijs of bekwaamheidsdiploma dat toegang verleent tot het hoger onderwijs.
• Diploma uitgereikt na het slagen voor het examen bedoeld in art. 5 van de wetten op het toekennen van de academische graden.
• Diploma of getuigschrift van het hoger secundair onderwijs voor sociale promotie, afgeleverd na een cyclus van tenminste zevenhonderd vijftig lestijden.

Competenties
 

Wij zijn op zoek naar iemand die de volgende competenties bezit:
 

• Je creëert en bevordert de groepsgeest door meningen en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Je bent in staat interne en externe klanten op een transparante,integere en objectieve manier te begeleiden , hen een persoonlijke dienstverlening te leverenen constructieve contacten te onderhouden.
• Je plant en beheert actief je eigen groei door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en je continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken.
• Je gaat op een zelfstandige manier om met problemen en lost ze op. Je zoekt alternatieven en voert de oplossingen uit.

Een goede motivatie is eveneens belangrijk.

Troeven
 

De volgende vaardigheden zijn voor ons een troef:
 

• Een gelijkaardige professionele ervaring ( Evenementvoorbereiding (mailing, logistiek, contact met leveranciers, enz.)
  onkosten bijhouden , communicatieondersteuning: opzetten van visuals, sociale netwerken, enz.)
• Je hebt interesse in de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, haar missies en haar taken.
• Je hebt een goede kennis van de gebruikelijke informaticatools (Outlook, Word, Excel,…).
• Je zal werken in een meertalige omgeving. Een goede kennis van het Frans en het Engels is dan ook een troef.
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.
• Je bent klantvriendelijk.
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en hebt oog voor detail.
• Je bent bereid extra uren te presteren indien een evenement het vereist (prestaties kunnen worden gerecupereerd).

Je krijgt een startbaanovereenkomst aangeboden, in de graad van niveau C -  Administratief assistent met de bijhorende weddeschaal C1. We bieden een contract van bepaalde duur aan tot en met 31 juli 2024.

Minimum aanvangswedde: €  29.117,53 (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Voorwaarden startbaanovereenkomst

Gezien de aard van het contract (startbaanovereenkomst - Rosetta ) mag je niet ouder zijn dan 26 jaar.

Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden. 

Voordelen
 

Als je terecht wil komen in een bruisende werkomgeving in hartje Brussel, omringd door groen en gezellige lunchadresjes, dan zit je goed bij de FOD Buitenlandse Zaken.
 

We bieden jou een boeiende job met impact op mens en maatschappij, met tal van voordelen:
 

• Goede balans tussen werk en privé
  • glijdende werkuren in een 38-uren week
  • mogelijkheid tot telewerk
  • 26 dagen verlof en mogelijkheid tot 1 compensatiedag per maand (overuren)
  • vrij tussen Kerst en Nieuwjaar
  • kinderdagverblijf voor de opvang van je kind van 3 maanden tot 3 jaar
  • gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer
     

• Talrijke ontwikkelingsmogelijkheden
  • uitgebreid opleidings- en leeraanbod (te volgen tijdens de werkuren)
  • uitgebreide loopbaankansen
     

• Financiële voordelen
  • mogelijkheid tot het krijgen van een tweetaligheidspremie
  • voordelige hospitalisatieverzekering
  • gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
  • mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen
  • mogelijkheid tot het krijgen van een telewerkpremie
  • voordelen en interessante aanbiedingen via Benefits@Work
  • allerlei sociale voordelen
  • beschikken over een laptop
  • bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen
     
• Daarnaast zijn er nog enkele andere specifieke voordelen/activiteiten  
  • Sinterklaasgeschenk voor kinderen tussen 0 en 13 jaar
  • Geboortegeschenk
  • De mogelijkheid om gratis eerstelijnsadvies in te winnen bij een advocaat
  • Een financiële tegemoetkoming in opvang en stages tijdens krokus-, paas-, zomer- en herfstvakantie
  • Jaarlijkse teambuildingactiviteit
  • Toegang tot een sportzaal met fitnesstoestellen
  • Toegang tot een ontspanningsruimte met leeshoek, pingpongtafel en tafelvoetbal
  • Toegang tot een “zen ruimte” met 2 massagezetels.
     

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de website van BOSA.

Stel je kandidaat door voor 22 november 2023 te solliciteren via ons online platform SuccessFactors.

Toon aan de hand van extracurriculum activiteiten, academische keuzes enz. aan waarom jij een geschikte kandidaat bent voor deze functie. Beperk je hiervoor tot maximum één A4 blad.

Indien we je kandidatuur weerhouden, zullen we je uitnodigen voor een interview.

Het interview evalueert of je over de hierboven vermelde competenties beschikt.

Daarnaast polsen we ook naar je motivatie en je voeling met het werkterrein. 

Meer informatie over de functies of de selectie? jobs@diplobel.fed.be

Meer informatie over de FOD? http://www.diplomatie.belgium.be

Stel je kandidaat door voor 22 november 2023 te solliciteren via ons online platform SuccessFactors.

https://career2.successfactors.eu/sfcareer/jobreqcareer?jobId=4368&company=fodbuitenl

De federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selecties voor al wie solliciteert.
De selectieverantwoordelijken zijn opgeleid op het gebied van diversiteit en gelijke kansen. Ze zorgen voor een objectieve selectieprocedure waarbij enkel je competenties gemeten worden via neutrale tools en instrumenten. Je gelaatskleur, geslacht, leeftijd of handicap, …, spelen geen rol bij het meten van je competenties.

Sommige woorden in de jobomschrijvingen staan in de mannelijke vorm voor een betere leesbaarheid. Alle jobs zijn echter zowel voor vrouwen als voor mannen.