Dossierbeheerder (m/v/x)

Ben je geïnteresseerd in personeelsbeheer en ben je resultaatgericht? Dan ben jij de persoon die we zoeken!

Wij zijn op zoek naar 2 dossierbeheerders. Er is 1 vacante plaats bij de dienst Administratie buitenlandse en consulaire carrières en uitgezonden contractueel personeel (P&O3.2). Daarnaast is er ook 1 vacante plaats bij de dienst Lokaal aangeworven personeel (P&O3.3) binnen de stafdirectie Personeel en Organisatie van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking (Karmelietenstraat 15, 1000 Brussel).

Dienst Administratie buitenlandse en consulaire carrières en uitgezonden contractueel personeel - P&O3.2
Als dossierbeheerder sta je in voor het administratief en financieel beheer van het statutaire personeel van de buitencarrière en het uitgezonden contractuele personeel.
Na een interne opleiding beheer je zelfstandig personeelsdossiers met respect voor regelgeving, transparantie en vertrouwelijkheid. Je staat in het bijzonder in voor de betaling van de salarissen en vergoedingen van de personeelsleden van de buitencarrière volgens de bepalingen voorzien in de statuten van de medewerkers van de buitencarrière, de consulaire loopbaan en de specifieke circulaires. Hiervoor gebruik je de IT-tool die ontwikkeld is voor het beheer van ons personeel (PERALL).

Je staat in voor de contacten met de administratie belast met de uitbetaling van de salarissen van het personeel van de federale administratie Persopoint en je gebruikt de tools die deze administratie ter beschikking stelt. In samenwerking met je collega's beantwoord je binnen een redelijke termijn de vragen van onze medewerkers en bereid je attesten voor over de administratieve of financiële situatie van de medewerkers.

Dienst Lokaal aangeworven personeel - P&O3.3
Als dossierbeheerder sta je in voor het administratief en financieel beheer van het lokaal aangeworven personeel. Na een interne opleiding beheer je zelfstandig personeelsdossiers, met respect voor regelgeving, transparantie en vertrouwelijkheid. In het bijzonder ben je verantwoordelijk voor de volgende taken:

• Dagelijks beheer personeelsdossiers: benoemingen, salarisverhogingen, wijziging bezettingsgraad, codering fiscale gegevens, etc.;
• Hulp bij de controle op de belastingheffing van lokale contractuele medewerkers;
• Hulp bij het uitvoeren van salarisstudies;
• Hulp bij de implementatie van het competentiemanagementproject voor lokaal aangeworven contractueel personeel.

Op het moment van indiensttreding zal een uittreksel uit het strafregister worden opgevraagd van maximum 6 maanden oud dat zal toestaan om te evalueren of je gedrag in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking.

Contactpersonen

Michel Beunen, dienst P&O3.2
Diensthoofd
michel.beunen@diplobel.fed.be
+32 2 501 39 58
----
Jonathan Grobet, dienst P&O3.3
Diensthoofd
jonathan.grobet@diplobel.fed.be
+32 2 501 41 85

Er zijn 2 vacante plaatsen binnen de stafdirectie Personeel en Organisatie van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking (Karmelietenstraat 15, 1000 Brussel). 

• Er is 1 vacante plaats binnen de dienst Administratie buitenlandse en consulaire carrières en uitgezonden contractueel personeel - P&O3.2
• Er is 1 vacante plaats binnen de dienst Lokaal aangeworven personeel - P&O3.3

Dienst Administratie buitenlandse en consulaire carrières en uitgezonden contractueel personeel - P&O3.2
De dienst P&O3.2 is verantwoordelijk voor het administratief en financieel beheer van buitenlandse en consulaire carrières en uitgezonden contractueel personeel.

Dienst Lokaal aangeworven personeel - P&O3.3
Deze dienst is verantwoordelijk voor het administratief en financieel beheer van het lokaal aangeworven personeel.

Stafdirectie Personeel en organisatie
De Stafdirectie Personeel en Organisatie heeft als kerntaak de begeleiding en ondersteuning inzake personeel en organisatie te verzekeren in het kader van de managementdoelstellingen van de FOD.
Deze taak houdt eerst en vooral in dat het beleid inzake human resources permanent wordt bijgestuurd (reglementering, aanwerving, opleiding en stage, competentieontwikkeling, welzijn op het werk) met een bijzondere aandacht voor diversiteit.

Ten tweede wordt erop toegezien dat de middelen worden aangewend die voor een aangepaste evolutie inzake organisatie en logistieke steun nodig zijn (beheer van de gebouwen in België en in het buitenland).
Hiertoe dient rekening te worden gehouden met de specifieke kenmerken van onze FOD, die verband houden met twee belangrijke aspecten van zijn interne organisatie. Enerzijds werkt twee derde van het totale personeelsbestand (van meer dan 3400 ambtenaren) in het buitenland in zeer verschillende statuten (buitencarrière, uitgezonden contractuelen en lokaal aangeworven contractuelen) en met een frequente functieroulering. Anderzijds is er het beheer van meer dan 300 gebouwen in het buitenland die worden gehuurd of in eigendom zijn.

De FOD
De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking behartigt, verdedigt en bevordert de belangen van België en van de Belgen in het buitenland en stimuleert de coherentie van het buitenlands optreden van België als federaal land. De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking streeft naar een veilige, rechtvaardige en voorspoedige wereld.

https://diplomatie.belgium.be/nl/werken-voor-fod-buitenlandse-zaken

Niveau: C

Taal: NL

Deelnemingsvoorwaarden

Je beschikt over een secundair onderwijsdiploma:

• Getuigschrift uitgereikt na het slagen "met vrucht" van een zesde leerjaar van het secundair onderwijs met volledig leerplan.
• Getuigschrift van hoger secundair onderwijs of bekwaamheidsdiploma dat toegang verleent tot het hoger onderwijs.
• Diploma uitgereikt na het slagen voor het examen bedoeld in art. 5 van de wetten op het toekennen van de academische graden.
• Diploma of getuigschrift van het hoger secundair onderwijs voor sociale promotie, afgeleverd na een cyclus van tenminste zevenhonderd vijftig lestijden.

Er is geen ervaring vereist.

Competenties

Wij zijn op zoek naar iemand die de volgende competenties bezit:

• Je creëert en bevordert de groepsgeest door meningen en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Je bent in staat interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier te begeleiden, hen een persoonlijke dienstverlening te leveren en constructieve contacten te onderhouden.
• Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en neemt verantwoordelijkheid voor de correctheid van ondernomen acties.
• Je beschikt over goede mondelinge communicatievaardigheden.
• Je beschikt over goede schriftelijke communicatievaardigheden. 

Een goede motivatie is eveneens belangrijk. (x2) 
Opgelet! Je motivatie wordt als erg belangrijk voor de job beschouwd en weegt harder door in de eindscore. (x2)
Indien je motivatie en je schriftelijke communicatievaardigheden niet voldoen aan het vereiste niveau, kan je voor deze selectie niet slagen en in de lijst van geslaagden opgenomen worden. 

Troeven

De volgende vaardigheden zijn voor ons een troef:

• Je hebt een goede kennis van de gebruikelijke informaticatools (Outlook, Word, Excel, enz.) en je hebt interesse om met nieuwe tools te leren werken.
• Je komt terecht in een meertalige omgeving. Een goede kennis van het Frans en Engels is een pluspunt.
• Je werkt graag met cijfers en Excel kent geen geheimen voor jou.
• Ervaring in human resources is een pluspust.

Arbeidsvoorwaarden

Je krijgt een startbaanovereenkomst aangeboden, in niveau C met de bijhorende weddenschaal C1. Wij werven voor deze functie iemand aan via een startbaanovereenkomst, een contract van bepaalde duur dat verlengd kan worden tot je 26ste verjaardag.

Minimumaanvangswedde: €  28.546,57 (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Voordelen

• Goede balans tussen werk en privé
  • glijdende werkuren in een 38-uren week
  • mogelijkheid tot telewerk 26 dagen verlof en mogelijkheid tot 1 compensatiedag per maand (overuren)
  • vrij tussen Kerst en Nieuwjaar
  • kinderdagverblijf voor de opvang van je kind van 3 maanden tot 3 jaar
  • gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer
• Talrijke ontwikkelingsmogelijkheden
  • uitgebreid opleidings- en leeraanbod   
• Financiële voordelen
  • mogelijkheid tot het krijgen van een tweetaligheidspremie 
  • voordelige hospitalisatieverzekering
  • gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen
  • mogelijkheid tot het krijgen van een telewerkpremie
  • voordelen en interessante aanbiedingen via Benefits@Work 
  • allerlei sociale voordelen
  • beschikken over laptop
  • bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen
• Daarnaast zijn er nog enkele andere specifieke voordelen/activiteiten
  • sinterklaasgeschenk voor kinderen tussen 0 en 13 jaar
  • geboortegeschenk
  • mogelijkheid om gratis eerstelijnsadvies in te winnen bij een advocaat
  • financiële tegemoetkoming in opvang en stages tijdens krokus-, paas-, zomer- en herfstvakantie
  • jaarlijkse teambuildingactiviteit
  • toegang tot een sportzaal met fitnesstoestellen
  • toegang tot een ontspanningsruimte met leeshoek, pingpongtafel en tafelvoetbal
  • toegang tot een “zen ruimte” met 2 massagezetels

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de website van BOSA.

Indien we je kandidatuur weerhouden, zullen we je uitnodigen voor een casus en een interview. 

Het interview evalueert of je over de hierboven vermelde competenties beschikt.

Daarnaast polsen we ook naar je motivatie en je voeling met het werkterrein. 

Stel je kandidaat door voor 3 december 2023 te solliciteren via ons online platform SuccessFactors.

Toon aan de hand van extracurriculum activiteiten, academische keuzes enz. aan waarom jij een geschikte kandidaat bent voor deze functie. Beperk je hiervoor tot maximum één A4 blad. Gelieve je cv en je motivatiebrief toe te voegen aan je sollicitaite.

https://career2.successfactors.eu/sfcareer/jobreqcareer?jobId=4365&company=fodbuitenl

De federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selecties voor al wie solliciteert.
De selectieverantwoordelijken zijn opgeleid op het gebied van diversiteit en gelijke kansen. Ze zorgen voor een objectieve selectieprocedure waarbij enkel je competenties gemeten worden via neutrale tools en instrumenten. Je gelaatskleur, geslacht, leeftijd of handicap, …, spelen geen rol bij het meten van je competenties.

Sommige woorden in de jobomschrijvingen staan in de mannelijke vorm voor een betere leesbaarheid. Alle jobs zijn echter zowel voor vrouwen als voor mannen.