PMO-assistant voor het Single Digital Gateway-programma (m/v/x)
via StartbaanovereenkomstAfgesloten op 15/12/2023
Selectiecode
Taal
Diploma
Contracttype
Functieniveau
Type aanwerving
Duur
Plaats van tewerkstelling
Voltijds/deeltijds
Jobinhoud
Je bent de administratieve rechterhand van de programmacoördinatoren. Je wordt aangestuurd door de Programme Manager Officer van Single Digital Gateway maar het hele team kan bij jou terecht.
Als administratief ondersteuner ben je verantwoordelijk voor het opstellen, bewerken en/of verifiëren van administratieve documenten teneinde ervoor te zorgen dat de dienst of de betrokken partners tijdig over de nodige documenten beschikken.
Voorbeelden van taken :
- Ondersteuning bij het financieel proces
- Agenda’s bijhouden voor het SDG-programma
- Opstellen van verslagen van meetings
- Ondersteuning bieden bij monitoringrapportage
- Functionele ondersteuning bieden bij het opstellen en vertalen van documenten, notities en presentatiemateriaal
Als praktische organisator coördineer je zelfstandig activiteiten of evenementen en zoek je actief oplossingen voor onverwachte problemen teneinde bij te dragen tot de organisatie van de activiteiten in de dienst.
Voorbeelden van taken:
- Inplannen van meetings voor het SDG team
- Logistieke ondersteuning geven bij de organisatie van meetings (zaal inboeken, catering en toegang voor bezoekers voorzien)
- Operationele ondersteuning bieden aan teamleden (intern en extern), zoals het aanvragen en beheren van badges en toegang tot IT-tools.
- Regelmatige ondersteuning bieden bij het beheer van de gedeelde mailbox: mailinglijsten bijhouden, zorgen voor een consistent antwoordformaat voor alle partners (sjablonen), enz.
- Ondersteuning bieden aan teamleden bij het gebruik van tools zoals MS Teams, SharePoint en Miro
- Bijdragen aan het bijwerken en onderhouden van het overzicht van de KPI’s en timesheets voor elk item dat van belang is voor het programma
- Ondersteuning bieden bij de onboarding en inwerken van nieuwe collega's
- Ondersteuning bieden voor het communicatieaspect van het SDG-programma
Als contactpersoon ben je bereid om vragen of klachten van klanten beantwoorden, ze in hun context situeren en bestaande alternatieven aan de concrete situatie aanpassen teneinde de klanten maximaal te ondersteunen in het vinden van een antwoord op hun vraag of klacht.
Voorbeelden van taken:
- Beheren van de single digital gateway-mailbox
- Dispatchen van mails naar het team en zorgen voor opvolging
- 1ste lijn contactpersoon zijn voor al onze interne en externe partners
Als gegevens- en/of documentatiebeheerder zorg je ervoor dat dossiers, documenten of andere relevante informatie worden bijgehouden en gemakkelijk vindbaar zijn.
Werkgever
Het directoraat-generaal Vereenvoudiging & Digitalisering (DG VD) ondersteunt federale organisaties bij hun digitalisering en stelt maatregelen voor om de administratieve lasten voor bedrijven en burgers te verminderen.
ls expertisecentrum op het gebied van nieuwe digitale technologieën en het gebruik ervan, ontwikkelt het DG transversale diensten en platformen in co-creatie/co-sourcing met haar klanten.
Meer concreet verleent ze volgende diensten:
- uitwerken van de strategie en de digitale normen van de regering
- uitvoeren en controleren van de digitale transformatie van de federale overheid
- ontwikkelen van transversale digitale diensten en platformen, in samenwerking met de federale organisaties
- voorstellen van maatregelen om de administratieve complexiteit en lasten voor bedrijven, burgers, verenigingen en overheden te verminderen
- berekenen van de kosten die voortvloeien uit regelgeving en administratieve formaliteiten
- het stimuleren en voorstellen, ook op het niveau van de coördinatie, van initiatieven voor administratieve vereenvoudiging binnen de federale besturen en andere organisaties
De Single Digital Gateway (SDG) is één digitale toegangspoort voor de Europese Unie. Die biedt Europese burgers en bedrijven online toegang tot informatie, procedures en diensten voor ondersteuning. Zo vinden ze sneller en eenvoudiger de juiste informatie die ze nodig hebben om te wonen, studeren of werken in een andere EU-lidstaat. Je vindt er bijvoorbeeld de procedure om je adres te wijzigen, een voertuig te importeren, een Europese gezondheidskaart aan te vragen en zelfs je eigen bedrijf te starten.
SDG is een erg ambitieus project waarbij alle lagen van de administratie betrokken en geëngageerd zullen moeten samenwerken om er een succes van te maken
Om die ambitieuze doelstellingen te realiseren, wordt een nieuw Single Digital Gateway Team (SDG-Team) opgezet binnen de DG Vereenvoudiging en Digitalisering
Competenties
- Je hebt een bachelor en bent jonger dan 26 jaar (voorwaarde om in aanmerking te komen voor een startbaanovereenkomst).
- Je bent gemotiveerd en hebt zin in een nieuwe uitdaging.
- Je werkt graag in teamverband.
- Je hecht veel belang aan zelfontplooiing en bent in staat om objectieven te behalen.
- Je hebt een klantgerichte mentaliteit.
- Je kan goed gegevens analyseren en hebt affiniteit met reglementaire bepalingen.
- Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.
Bij een goede motivatie heb je een streepje voor!
Diploma :
- Diploma van het hoger onderwijs van het korte type (basisopleiding van één cyclus, bv: graduaat, professionele bachelor) met volledig leerplan of voor sociale promotie
- Diploma van kandidaat/academische bachelor uitgereikt na een cyclus van tenminste twee jaar studie
- Getuigschrift na het slagen voor de eerste twee studiejaren van de Koninklijke Militaire School
- Diploma van zeevaartonderwijs van de hogere cyclus of van hoger kunst- of technisch onderwijs van de 3de, 2de of 1ste graad met volledig leerplan
- Diploma van meetkundig schatter van onroerende goederen, van mijnmeter of van technisch ingenieur.
Niet vereist, wel een troef :
- Je bent bereid om in een tweetalige omgeving (Frans/Nederlands) te werken.
- Je hebt kennis van technisch Engels.
- Je hebt een goede kennis van MS Office, Internet en Outlook
Aanbod
Statuut en Graad
Je krijgt een contract van bepaalde duur tot 31/12/2024 - 40u per week - via startbaanovereenkomst.
Je wordt aangeworven als contractuele administratief deskundige (niveau B) met de bijhorende weddeschaal B1.
Loon
Minimum aanvangswedde: 33 606,32 € (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).
Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden.
Voordelen
We bieden jou een boeiende job met impact op mens en maatschappij, met tal van voordelen:
- Goede balans tussen werk en privé
- glijdende werkuren in een 40-uren week
- 12 dagen recup
- 26 dagen verlof en vrij tussen Kerst en Nieuwjaar
- mogelijkheid tot telewerk 3x/week
- gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer
- Talrijke ontwikkelingsmogelijkheden
- uitgebreid opleidings- en leeraanbod (te volgen tijdens de werkuren)
- uitgebreide loopbaankansen
- Financiële voordelen
- mogelijkheid tot het krijgen van een tweetaligheidspremie
- voordelige hospitalisatieverzekering
- gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
- mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen
- mogelijkheid tot het krijgen van een telewerkpremie
- voordelen en interessante aanbiedingen via Benefits@Work
- allerlei sociale voordelen
- beschikken over een gsm en laptop, tussenkomst in de gsm-kosten
- bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen.
Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de website van BOSA.
Procedure
Als je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden, kan je worden uitgenodigd voor een gesprek op basis van je motivatiebrief. De selectiegesprekken vinden ten vroegste plaats in de tweede helft van december (onder voorbehoud).
Het gesprek dient om na te gaan of je gedragsgerichte competenties (zie rubriek "Competenties") overeenstemmen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.
Heb je vragen over de selectieprocedure ?
Solliciteren
Herken je jezelf in deze job? Sta je te popelen om te beginnen? Solliciteer dan door jouw CV, motivatiebrief en een kopie van jouw diploma op te sturen naar het volgende mailadres: infojob@bosa.fgov.be
Indien je gebruik wenst te maken van redelijke aanpassingen voor deze selectie, dan kan je dit aangeven bij je sollicitatie.
Extra info
De FOD Beleid en indersteuning voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selecties voor al wie solliciteert. Onze selectieverantwoordelijken zijn opgeleid op het gebied van diversiteit en gelijke kansen. Ze zorgen voor een objectieve selectieprocedure waarbij enkel je competenties gemeten worden via neutrale tools en instrumenten. Je gelaatskleur, geslacht, leeftijd of handicap, spelen geen rol bij het meten van je competenties. Sommige woorden in de jobomschrijvingen staan in de mannelijke vorm voor een betere leesbaarheid. Alle jobs zijn echter zowel voor vrouwen als voor mannen.