PMO Managementondersteuning (m/v/x)
Fedasil - Federaal Agentschap voor de Opvang van AsielzoekersAfgesloten op 17/12/2023
Selectiecode
Taal
Diploma
Contracttype
Functieniveau
Type aanwerving
Duur
Plaats van tewerkstelling
Voltijds/deeltijds
Jobinhoud
Doel
Fedasil is op zoek naar een enthousiaste persoon die kan instaan voor de coördinatie van verschillende strategische projecten van het Agentschap. De persoon moet de methodologie rond projectmanagement beheersen en goede mondelinge en schriftelijke presentatietechnieken hebben; hij of zij moet georganiseerd werken en vertrouwd zijn met de standaard opvolgingstools (indicator, boordtabel...); hij of zij moet tweetalig zijn - of bijna-; gestructureerd en rigoureus werken en initiatief nemen. Tot slot moet deze persoon kunnen bijdragen aan de ontwikkeling van een "excellentiecentrum" binnen het Agentschap om de maturiteit van de organisatie ter zake te versterken.
Inhoud
Als PMO managementondersteuning op de hoofdzetel van Fedasil, ondersteunt u de Directeur Operationele Diensten in de aansturing van de directie. U bent verantwoordelijk voor de opvolging van de operationele projecten en plannen van de directie en pleegt regelmatig overleg hierover met alle diensten. U speelt een cruciale rol in de coördinatie van de dagelijkse werking van de directie en formuleert daartoe voorstellen voor een betere samenwerking tussen diensten.
Taken
U adviseert de directeur Operationele Diensten over de uitvoering en/of aanpassing van de operationele plannen. Dit omvat taken als:
- Je adviseert de directeur Operationele Diensten over de opstelling, aanpassing en/of evaluatie van de operationele plannen van de directie.
- Je volgt de realisatie van deze plannen op. Je onderneemt acties om de plannen te laten ‘leven’ en de doelstellingen te behalen. Je stemt regelmatig af met de verschillende diensten van de directie, verzamelt informatie over de verschillende projecten en organiseert periodiek overleg over deze plannen.
Je coördineert de portefeuille met operationele projecten van de afdeling en ondersteunt projectmanagers. Dit omvat taken als:
- Je leidt zelf bepaalde strategische verbeteringsprojecten, in samenwerking met de strategische cel van het Agentschap.
- Je ondersteunt de verschillende diensten in de realisatie van de veranderingsprojecten. Daartoe heb je (of ontwikkel je) kennis over change management, die je ter beschikking stelt van de diensten.
- Je beheert en coördineert de projectportefeuille van de operationele afdeling.
- Je consolideert en rapporteert aan het operationeel management over de voortgang en eventuele problemen.
- Je ondersteunt de toewijzing van middelen aan projecten en helpt bij het stellen van prioriteiten in overeenstemming met de operationele plannen van de verschillende afdelingen van de afdeling.
- Je zorgt voor een cross-functionele kijk en houdt rekening met de onderlinge afhankelijkheden tussen projecten.
- Je werkt samen met andere PMO's in andere departementen om een projectmethodologie te definiëren en te implementeren binnen het agentschap.
- Je coacht de projectmanagers bij het implementeren van deze methodologie.
- In samenwerking met de verschillende projectmanagers verbeter je de communicatie van de resultaten binnen de afdeling en in het hele agentschap.
U ondersteunt de directeur Operationele Diensten in de dagelijkse aansturing van de directie. Dit omvat taken als:
- Je brengt advies uit over beslissingen die worden voorgelegd aan de directeur
- Je organiseert en structureert de verschillende overlegmomenten binnen de directie, om een vlotte en gestroomlijnde informatie-uitwisseling tussen diensten te verzekeren. Je evalueert daartoe de bestaande overlegmechanismen binnen de directie (stafvergadering, mise-au-verts, bilateraal overleg), beheert de jaarlijkse ‘kalender’ van deze overlegmechanismen en formuleert voorstellen voor verbetering.
- In het kader van ‘continue verbetering’ neem je een coördinerende rol op. Je bent binnen de directie de referentiepersoon voor organisatiebeheersing en –ontwikkeling.
U speelt een cruciale rol in het verzekeren van samenwerking met andere directies. Dit omvat taken als:
- Voorbereiden van dossiers die worden voorgelegd voor beslissing door het Directiecomité
- Je neemt deel aan het periodiek overleg met andere directies en verzekert de interne opvolging van de afspraken
Werkgever
Fedasil kent materiële hulp toe aan aanvragers van internationale bescherming en aan andere categorieën van vreemdelingen die ook recht hebben op opvang ("opvangwet" van 12 januari 2007). Fedasil organiseert, rechtstreeks of via haar partners, een kwaliteitsvolle opvang en begeleiding. Het Agentschap beheert bovendien de observatie en oriëntatie van niet-begeleide minderjarige vreemdelingen (de 'NBMV'). Fedasil coördineert de programma's voor vrijwillige terugkeer vanuit België. Fedasil draagt bij tot het uitwerken, de voorbereiding en de uitvoering van het opvangbeleid. In het kader van verschillende initiatieven zorgt Fedasil voor de integratie van de opvangcentra binnen de plaatselijke gemeenschap.
Context
U werkt binnen de directie Operationele diensten van het Agentschap en rapporteert rechtstreeks aan de directeur Operationele Diensten.
Competenties
Je hebt bijzondere interesse voor Fedasil, zijn waarden en deontologische code, zijn organisatie, zijn doelgroep, zijn verschillende partners (Voor alle info: raadpleeg www.fedasil.be).
Diploma en ervaring
U hebt een universitair diploma/hogeschooldiploma van het lange type (master of licentie) & u beschikt over minstens 3 jaar professionele ervaring in deze functie of in een gelijkaardige functie.
Technische vaardigheden
Vereisten
U volgt projecten op en coördineert projecten.
U bent in staat om mensen aan te sturen.
U gebruikt tools om de voortgang van de projecten te meten en te evalueren.
U bent in staat om samen te werken met interne en/of externe medewerkers met het oog op uitwisseling en met aandacht voor gemeenschappelijke doelstellingen.
U bent in staat om verbanden te leggen tussen verschillende gegevens, alternatieven te bedenken en gepaste conclusies te trekken.
Troeven
U spreekt goed Frans.
Algemene vaardigheden
In team werken: Een teamgeest creëren en bevorderen door meningen en ideeën te delen en bij te dragen tot oplossingen bij conflicten tussen collega's.
Klantgericht handelen : Interne en externe klanten begeleiden op een heldere, integere en objectieve manier, hen een persoonlijke service bieden en goede contacten onderhouden.
Betrouwbaarheid tonen: Werken op een integere manier, volgens de verwachtingen van de organisatie, met respect voor vertrouwelijkheid en afspraken en zonder elke vorm van partijdigheid.
Zichzelf ontwikkelen : Actief plannen en beheren van de eigen ontwikkeling in functie van de mogelijkheden, interesses en ambities en de eigen werking kritisch in vraag stellen aan de hand van nieuwe inzichten, ervaringen en kennis.
Doelstellingen bereiken: Zich inzetten en de wil en ambitie tonen om resultaten te behalen en garant staan voor de kwaliteit ervan.
informatie analyseren: Gericht analyseren van gegevens en kritisch beoordelen van informatie.
Problemen oplossen: Omgaan met en zelfstandig oplossen van problemen, zoeken van alternatieven en uitvoeren van oplossingen.
ONDERSTEUNen: Collega’s begeleiden, een voorbeeldfunctie uitoefenen en hen ondersteunen in hun dagelijks functioneren.
Aanbod
Loon
U wordt aangeworven op het niveau NA11 met de loonschaal die voor u van toepassing is. Het minimum bruto maandsalaris bedraagt € 3719(startsalaris zonder anciënniteit op basis van een voltijdse arbeidsovereenkomst, aan de huidige index). Dit bedrag kan variëren in functie van uw nuttig geachte beroepservaring. Voor meer inlichtingen, raadpleeg www.fedweb.be.
Voordelen
Categorie A uurrooster: Administratief uurrooster met vaste en variabele uren en prestaties van 7u36 per dag, van maandag tot vrijdag.
Variabel uurrooster en 26 vakantiedagen per jaar (direct bij indiensttreding en in verhouding tot de prestaties en het werkregime).
Gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer.
Mogelijkheid tot fietsvergoeding voor woon-werkverkeer.
Maaltijdcheques en voordelige aanbiedingen met een Federale kortingskaart.
Voordelige hospitalisatieverzekering en diverse sociale voordelen.
Valorisatie van nuttige werkervaring.
Heel wat opleidingsmogelijkheden (te volgen tijdens de werkuren).
Aanvullend pensioen in de vorm van een groepsverzekering.
Mogelijkheid tot telewerken.
Procedure
Voorselectie
De selectiecommissie bestudeert alle kandidaturen. De preselectie gebeurt op basis van je kandidatuurdossier (CV en motivatiebrief, diploma + gelijkstelling en attest indien nodig). Alleen de kandidaten waarvan het profiel het meest overeenkomt met de functievereisten zullen worden uitgenodigd voor een selectiegesprek.
Selectie
De selectie, bestaande uit een schriftelijke test en een selectiegesprek, zal plaatsvinden vanaf 17/12/2023. Van de kandidaten die geschikt worden bevonden, maar niet als eerste gerangschikt staan, wordt de kandidatuur in een wervingsreserve bijgehouden voor alle types van arbeidsovereenkomsten voor de duur van 2 jaar. De kandidaten die niet geslaagd zijn, kunnen gedurende 6 maanden niet meer deelnemen aan een nieuwe procedure voor een gelijkaardige functie op hetzelfde niveau.
Alle bijkomende informatie kan verkregen worden bij hanna.bortier@fedasil.be (selectieverantwoordelijke) per mail.).
Solliciteren
Heb je interesse in deze functie en herken je jezelf in het profiel solliciteer via de link in de vacature op https://fedasil.be/nl/werken-bij-fedasil
Solliciteer ten laatste op 17/12/2023
Om in overweging genomen te worden, moet uw kandidatuurdossier het volgende bevatten:
- een motivatiebrief
- een gedetailleerd CV (waarmee we diplomavoorwaarden en ervaring kunnen beoordelen)
- een kopie van het vereiste diploma.
Extra info
Buitenlands diploma
Indien je het diploma vereist voor de functie in het buitenland hebt behaald, moet je een gelijkwaardigheidsattest toevoegen, uitgereikt door NARIC-Vlaanderen. Voor meer informatie, raadpleeg de website over gelijkstellingen van NARIC-Vlaanderen.
Kennis van het Nederlands
U moet houder zijn van een diploma in het Nederlands, uitgereikt door een Belgische onderwijsinstelling of van een ander land in zoverre het onderwijs in het Nederlands verliep. Zo niet, moet u het bewijs toevoegen dat u geslaagd bent voor een taalexamen Nederlands georganiseerd door Selor. Voor meer informatie, raadpleeg de website van Selor (www.selor.be).
Juridische attesten
Als je weerhouden bent voor de functie, zal een bewijs van goed gedrag en zeden (uittreksel van het strafblad model 1) gevraagd worden. Je moet voldoen aan de wetgeving inzake de toegang tot het Belgische grondgebied en de arbeidsvergunningen. Indien je geen Belgisch staatsburger bent, moet je de gepaste documenten voorleggen wanneer je weerhouden bent voor de functie.
Diversiteit
Fedasil wil diversiteit bevorderen en wil onder andere personen met een handicap aanmoedigen om te solliciteren. Indien je een handicap hebt, kan je een redelijke aanpassing vragen van de selectieprocedure. Om hiervan gebruik te maken, moet je de selectieverantwoordelijke informeren.