Administratief deskundige – STARTBAANOVEREENKOMST (m/v/x)

Als administratief deskundige ondersteun je binnen de directie Strategische Ondersteuning van het DG EPI de verantwoordelijken voor een of meerdere domeinen. Je werkt nauw samen met de collega’s-verantwoordelijken, met de andere diensten van het DG EPI en van de FOD en met de beleidscel, teneinde een harmonieuze samenwerking en communicatie tussen de verschillende actoren te verzekeren.

• Je verzekert een onberispelijke administratieve opvolging van de verschillende domeinen binnen de directie Strategische Ondersteuning van het DG EPI: opvolging van de verschillende projecten, opvolging van de parlementaire vragen, opvolging van de lopende projecten, voorbereiding van de verslagen, medewerking aan de evaluatieverslagen, voorbereiding van de dossiers voor de andere diensten, enz.
• Je bent de referentiepersoon voor de interne en externe collega’s van de directie die vragen hebben in verband met een bepaald domein van de directie Strategische Ondersteuning.
• Je organiseert de vergaderingen en raadplegingen: beheer en opmaak van de agenda’s, verspreiding van de voorbereidende documenten, reservering van de vergaderzalen, enz.
• Je beheert de archivering van, onder andere, de lopende en afgesloten projecten en de lopende en afgesloten parlementaire vragen. Dat stelt je in staat om snel een antwoord te geven op de vragen.
• Je werkt een structuur uit voor het beheer van de documentatie en bent verantwoordelijk voor de uitrol en het beheer ervan.
• Je beheert de postvakken en antwoordt snel en vriendelijk op basis van de opmerkingen van de deskundigen.
• Je respecteert de deadlines en gaat proactief te werk, zodat je er zeker van bent dat de gewenste resultaten tijdig worden behaald.

Er is 1 vacante job binnen de directie Strategische Ondersteuning van het DG EPI.

Opdracht:

De opdracht van de directie Strategische Ondersteuning bestaat in het volgende:

• ondersteunen, informeren en begeleiden van het management bij de uitoefening van zijn beheersopdracht;
• adviseren en ondersteunen van de DG en het management bij het uitvoeren van de strategie van de FOD, de ontwikkeling van het penitentiair beleid en het projectbeheer;
• adviseren, helpen, begeleiden en ondersteunen van het management en/of het terrein bij het beheer van de werkprocessen;
• adviseren en ondersteunen van het management bij de implementatie van een intern controle- en risicobeheersysteem;
• de ontwikkeling, het opstellen en de tenuitvoerlegging van de strategische en operationele communicatie van het management;
• de research en development van het penitentiair beleid, met inbegrip van de (strategische) ondersteuning van het opleidingsbeleid voor de personeelsleden van het gevangeniswezen, overeenkomstig de bepalingen van de wet betreffende de organisatie van de penitentiaire diensten en van het statuut van het penitentiair personeel.

De doelstellingen worden nagestreefd door:

• de opvolging van projecten, de ondersteuning en het beheer van procesmanagement en de coördinatie rond interne controle;
• de strategische en operationele interne communicatie;
• het beheer van parlementaire vragen en klachtenbeheer op centraal niveau;
• de coördinatie van de implementatie van de AVG.

De FOD Justitie biedt zijn 27 000 medewerkers een aangename werkomgeving en een bedrijfscultuur die gericht is op de burger maar ook op de eigen medewerkers. Samen engageren we ons elke dag voor een rechtvaardige samenleving.

De verscheidenheid aan beroepen, de uitdagingen en de talloze loopbaanmogelijkheden dragen bij tot het welzijn van onze medewerkers. Onze organisatie legt de nadruk op het uitwisselen van kennis, het ontplooien van talenten en het verzilveren van ideeën, om samen aldus onze doelstellingen te bereiken.

Maatschappelijk engagement is belangrijk voor ons. De FOD Justitie wil een open en moderne organisatie zijn die mee is met haar tijd en die antwoorden biedt op de veranderingen binnen de samenleving.

Leeftijd 

Deze job is een startbaanovereenkomst. Een startbaanovereenkomst (of Rosetta-contract) is een contract van bepaalde duur dat jongeren onder de 26 jaar de mogelijkheid biedt beroepservaring op te doen.

Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum

• Diploma van het hoger onderwijs van het korte type (basisopleiding van één cyclus, bv. graduaat, professionele bachelor) met volledig leerplan of van het hoger onderwijs voor sociale promotie.
• Diploma van kandidaat/academische bachelor uitgereikt na een cyclus van tenminste twee jaar studie.                        

Gedragsgerichte competenties

• Je begeleidt interne en externe klanten op transparante, integere en objectieve wijze; je levert hun een persoonlijke dienstverlening en je onderhoudt constructieve contacten.
• Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op je te nemen voor de kwaliteit van ondernomen acties.
• Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Je neemt beslissingen op basis van (on)volledige informatie en onderneemt doelgericht acties om de beslissingen uit te voeren. 

Een goede motivatie is evenzeer belangrijk.

Opgelet! Je motivatie wordt als erg belangrijk voor de job beschouwd en weegt zwaarder door in de eindscore (x2).

Troeven 

• Je hebt ervaring met administratief beheer.
• Je hebt een goede kennis van de gebruikelijke informaticatoepassingen.
• Aangezien je in een tweetalige werkomgeving zal werken, is de kennis van de tweede landstaal een troef.

Je wordt aangeworven via een contract van bepaalde duur (startbaanovereenkomst) met de bijbehorende weddeschaal B1.

Voordelen:

• mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie;
• uitgebreid opleidingsaanbod;
• tegemoetkoming in de hospitalisatieverzekering; 
• glijdende werkuren in een 38-urenweek;
• mogelijkheid tot telewerk;
• gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer (gratis);
• Fed+-kaart: interessante aanbiedingen en voordelen;
• bedrijfsrestaurant;
• mogelijkheid om overuren te recupereren;
• 26 dagen verlof (3 extra feestdagen en 2 brugdagen);
• verlof tussen Kerstmis en Nieuwjaar;
• fietsvergoeding;
• allerlei sociale voordelen; 
• kinderopvang (in juli en augustus).

Ontdek alle informatie (salaris, extra premies en toelagen ...) en voordelen in verband met werken bij de federale overheid op Werken bij de overheid | BOSA (belgium.be), het portaal van het federale personeel.

Een eerste selectie gebeurt op basis van je cv en je motivatiebrief. Kandidaten van wie het profiel het best aansluit bij de job, worden uitgenodigd voor een interview.

Je wordt enkel toegelaten tot de selectie als je het vereiste diploma hebt en voldoet aan de voorwaarden voor een startbaanovereenkomst  (jonger dan 26 jaar).

Interview (ongeveer 45 min.)

Er worden interviews georganiseerd vanaf het moment dat er geschikte kandidaturen zijn.

Aan de hand van het interview wordt geëvalueerd of je competenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Je krijgt ook vragen met betrekking tot je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Je cv wordt gebruikt als aanvullende informatie voor het interview.

Om te slagen moet je ten minste 50 punten op 100 behalen. De procedure wordt afgesloten zodra de geschikte kandidaat is gevonden.

Lijkt deze functie iets voor jou? Zend dan je cv en motivatiebrief naar ils.milis@just.fgov.be. Vermeld ‘Administratief deskundige’ in het onderwerp van je mail.

Zorg ervoor dat je kandidatuur het volgende bevat:

• je cv en een motivatiebrief;
• je geboortedatum;
• de correcte vermelding in het onderwerp;
• de juiste contactpersoon.

Indien je kandidatuur niet volledig is, wordt ze niet aanvaard.

De FOD Justitie voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selecties voor al wie solliciteert. 

Heeft u een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kunt u een aangepaste selectieprocedure aanvragen. Neem contact op met ons, op het moment dat u solliciteert.