Administratief Assistent Onthaal Academie (m/v/x)

FOD Financiën
Enkel voor starters (-26j)

Selectiecode

XNC24294

Taal

Nederlands

Diploma

Hoger secundair

Contracttype

Contractueel

Functieniveau

C

Type aanwerving

Startbaanovereenkomst

Duur

Bepaalde duur

Voltijds/deeltijds

Voltijds

Jobinhoud

Ben je een administratief en organisatorisch talent? Ben je daarnaast ook hulpvaardig en sociaal? Dan ben jij de perfecte match om als Administratief Assistent Onthaal te starten binnen de Academie van de Stafdienst Personeel en Organisatie

Bij de Academie kom je terecht in het team dat zorgt voor de praktische organisatie van onze opleidingen. Het team is verantwoordelijk voor het beschikbaar maken van de opleidingscatalogus op ons opleidingsplatform ‘Explore’. Concreet volg je de praktische organisatie van de opleidingen op en zorg je ervoor dat deelnemers en trainers goed geïnformeerd worden (opleidingsacties organiseren, acties annuleren, opleidingen verplaatsen wat betreft datum of locatie, inschrijvingen opvolgen, etc.). 

Je ondersteunt eveneens de organisatie van het secretariaat van de Academie in Brussel.  

Taken 

  • Je bereidt de praktische organisatie van opleidingen voor en zorgt ervoor dat deze vlot kunnen verlopen; 

  • Je maakt de verschillende opleidingsacties aan in het ‘Explore’ platform (je nodigt deelnemers uit, je brengt opleiders op de hoogte van cursusroosters, je reserveert de lokalen, etc.); 

  • Je staat in voor de administratieve opvolging van de dossiers (aanwezigheidslijsten verwerken, opleidingssessies afsluiten, dossiers klasseren, etc.); 

  • Je biedt ondersteuning aan en beantwoordt vragen van deelnemers en opleiders over de georganiseerde opleidingen;  

  • Je ondersteunt de organisatie van het secretariaat van de Academie in Brussel en zorgt voor een professionele ontvangst van deelnemers en opleiders; 

  • Je houdt je kennis en vaardigheden up-to-date wat betreft de werking van het ‘Explore’ platform. 

 

Voor meer informatie over deze jobinhoud kunt u terecht bij de volgende contactpersonen:

  • Naam: Marijke Segers
  • Mail: marijke.segers@minfin.fed.be
  • Tel: 0257/74138

OF

  • Naam: Evelyn Gochet
  • Mail: evelyn.gochet@minfin.fed.be
  • Tel: 0257/57069

Bij de uitoefening van deze functies kom je in contact met het publiek:

Overeenkomstig het neutraliteitsbeginsel van overheidsinstanties en de door de FOD Financiën uitgedragen waarden van transparantie en onafhankelijkheid, is het verboden om uiterlijke tekenen te dragen van gelijk welke ideologische, politieke of religieuze overtuiging of affiliatie. De FOD Financiën staat dit enkel toe aan personeelsleden die niet rechtstreeks in contact komen met het publiek (KB 02/10/1937 houdende het statuut van het Rijkspersoneel - artikel 8, paragraaf 1). Bijgevolg mogen de personeelsleden die rechtstreeks in contact komen met het publiek bij de FOD Financiën geen uiterlijke tekenen dragen van gelijk welke ideologische, politieke of religieuze overtuiging of affiliatie, want dit zou kunnen resulteren in een ondermijning van het vertrouwen van het publiek in de volledige neutraliteit van de overheid en in de onpartijdigheid van de FOD Financiën. Onder publiek wordt verstaan de burgers waarmee in contact gekomen wordt. 

Werkgever

De FOD Financiën beheert de middelen om aan de collectieve noden van onze samenleving te voldoen. Dat wil zeggen: dankzij ons werk kunnen mensen erop vertrouwen dat belastingen, rechten en taksen op een correcte en rechtvaardige manier worden geïnd. Bovendien zorgen we ervoor dat middelen efficiënt worden verdeeld om dat te realiseren waarvan iedereen in onze samenleving gebruik maakt: infrastructuur, sociale voorzieningen e.d. Werken bij de FOD Financiën levert dus een maatschappelijke meerwaarde op.

In de grote en diverse organisatie die de FOD Financiën is, zijn het onze medewerkers, gemotiveerde en competente mensen, die het verschil maken. Hun talenten zetten ze dagelijks in om bij te dragen tot de doelstellingen. Gedreven gaan ze ervoor om integerdienstbaar en correct hun opdrachten te vervullen.

De Stafdienst Personeel en Organisatie (SDPO) heeft als missie het binnen de beschikbare middelen duurzaam aantrekken, motiveren, toewijzen, belonen en ontwikkelen van de juiste medewerkers opdat de FOD Financiën en al zijn entiteiten hun beoogde opdrachten efficiënt en doeltreffend kunnen uitvoeren. 

De Academie van de SDPO staat in voor de opvolging van het competentie- en kennismanagement. Haar opdracht bestaat erin te voldoen aan de opleidingsbehoeften van de FOD Financiën. Ze ondersteunt de ontwikkeling van het personeel en biedt nieuwe leermethodes aan.  

http://financien.belgium.be/

Competenties

Generieke competenties

  • Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier. Je geeft steeds een persoonlijke dienstverlening en je onderhoudt constructieve contacten.
  • Je bent resultaatgericht en je durft verantwoordelijkheid op te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.
  • Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden.

Troeven 

  • Aangezien je in een tweetalige omgeving terechtkomt, is een kennis van het Frans een pluspunt. 

Deelnemingsvoorwaarden 

  • Beschikken over een diploma hoger secundair onderwijs (of laatstejaarsstudent zijn).
  • Belg zijn of burger van een ander land behorende tot de Europese Economische Ruimte of Zwitserland.
  • De burgerlijke en politieke rechten genieten.
  • Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking. 

Aanbod

Wij bieden jou een eerste werkervaring bij de FOD Financiën en een eventueel toekomstig parcours binnen onze organisatie. Het gaat om een contract van één jaar (met optie op verlenging).

Je wordt aangeworven onder startbaanovereenkomst als Administratief Assistent met de bijhorende weddeschaal C1

Loon
Minimum aanvangswedde: 1.962,13 EUR (netto maandsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen). Via de salarissimulator bereken je jouw loon specifiek voor jouw situatie.

Voordelen

  • voordelige hospitalisatieverzekering
  • gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
  • voordelen en interessante aanbiedingen via de Benefits@work
  • mogelijkheid voor een fietsvergoeding
  • allerlei sociale voordelen
  • gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer
  • bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen
  • mogelijkheid om eventuele overuren in recup op te nemen
  • glijdende werkuren in een 38-uren week
  • 26 jaarlijkse vakantiedagen die aangevuld worden met 12 tot 18 extra dagen, afhankelijk van jouw keuze rond de uurregeling

Ontdek alle informatie (loon, extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de site van FOD BOSA, het portaal van het federale personeel.

Procedure

Screening van je kandidatuur.

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je het vereiste diploma hebt en voldoet aan de voorwaarden van een startbaanovereenkomst (jonger dan 26 jaar).

Een eerste screening gebeurt op basis van je cv en je antwoorden op de motivatievragen in de sollicitatietool zoals je die hebt opgeladen via het online formulier op de uiterste inschrijvingsdatum. Bij een groot aantal kandidaturen voor een specifieke functie is het mogelijk dat er eerst nog een telefonische pre-screening voorzien wordt. Kandidaten waarvan het profiel het meest aansluit bij de functie worden uitgenodigd voor een interview.

Ter info: je kandidatuur wordt pas behandeld na het afsluiten van de procedure (onder voorbehoud).

Interview (ongeveer 40 min):

Het interview evalueert of je competenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Afhankelijk van de functie is het mogelijk dat je nadien wordt opgebeld om jouw affiniteit met de functie verder uit te diepen.

Je opgeladen cv wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je het vereiste niveau behaalt.

Indien je slaagt voor de procedure en de functie wenst te aanvaarden, verzoeken wij je vriendelijk om ons een recent uittreksel uit jouw strafregister te bezorgen.

Let op: Dit document mag niet ouder zijn dan 3 maanden, gerekend vanaf de datum van afgifte, en moet nog geldig zijn op de datum van indiensttreding.

Dit document is verkrijgbaar bij de gemeente waar je ingeschreven bent in het bevolkingsregister.

Solliciteren

Je solliciteert via het online formulier

Je kan niet solliciteren via e-mail.

Ontmoet je toekomstige collega's

Al onze getuigenissen

  • Portret Hilde Bogaerts
    Ik geloof dat je een ander pas volledig kan begrijpen en helpen als je hetzelfde hebt meegemaakt.
    Hilde Bogaerts
    Ervaringsdeskundige in armoede en sociale uitsluiting
    -
    FOD Financiën
    More about Hilde Bogaerts
  • Portret Gaëtan Crepin
    Je hebt heel wat mooie projecten zoals Tax-on-web, SEDA voor de douane en nog andere voor het kadaster.
    Gaëtan Crepin
    Functioneel analist
    -
    FOD Financiën
    More about Gaëtan Crepin
  • Portret Gamal Khaldi
    Dankzij een cultuur waarin interne mobiliteit zijn plaats heeft, kan je je makkelijk gaan toeleggen op een andere rol.
    Gamal Khaldi
    Verantwoordelijke databeheer
    -
    FOD Financiën
    More about Gamal Khaldi
  • Portret Hans D'Hondt
    We zijn van een formele top-down hiërarchie overgestapt naar een model dat mensen als volwassenen behandelt en gebaseerd is op vertrouwen en accountability.
    Hans D'Hondt
    Voorzitter van het Directiecomité
    -
    FOD Financiën
    More about Hans D'Hondt
  • Portret Angélique Minacapelli
    Voor mijn leidinggevende ben ik een stagiair als een ander.
    Angélique Minacapelli
    Expert beheer van juridische dossiers
    -
    FOD Financiën
    More about Angélique Minacapelli
  • Portret Franck Drossart
    Bij de overheid krijg ik alle kansen om mezelf te ontplooien.
    Franck Drossart
    Douanier gespecialiseerd in fraudebestrijding
    -
    FOD Financiën
    More about Franck Drossart
  • Het boeit me enorm om in een internationale omgeving te werken en dat ik met douaniers vanover de hele Europese Unie in contact kom.
    Sophany
    Beleidsmedewerker EU Douanezaken
    -
    FOD Financiën
    More about Sophany