Projectmedewerker digitale uitsluiting (m/v/x)

Aanleiding van de functie

Tijdens de COVID-19-gezondheidscrisis is duidelijk geworden dat de digitalisering van de Belgische samenleving het voor kwetsbare personen moeilijk maakt om actief deel te nemen aan het maatschappelijk leven. Om de digitale inclusie van deze individuen te bevorderen, maakte de federale overheid gebruik van de beschikbare Europese relancemiddelen om een project “e-inclusion for Belgium” op te starten dat kansen biedt aan elke burger.

Om dit project succesvol af te ronden, zoekt de POD Maatschappelijke Integratie projectmedewerkers. Als lid van het DIGILAB-team, dat uit negen personen bestaat, draag je bij aan de ontwikkeling van een federaal beleid voor digitale inclusie. Je ondersteunt OCMW- en VZW-projecten die geselecteerd zijn via diverse projectoproepen.

In deze rol zet je jouw expertise in bij de opmaak en controle van zowel inhoudelijke als financiële dossiers. Je bent verantwoordelijk voor de administratieve opvolging, waaronder het coördineren en controleren van de rapportages van de verschillende projectoproepen, het beheren van mail- en briefwisseling, het opstellen van verslagen, en het organiseren van vergaderingen. Je speelt een essentiële rol in het waarborgen van een vlotte communicatie en een efficiënte uitvoering van de projecttaken.

Als projectmedewerker ondersteun je een of meerdere collega’s bij het beheer van het project “e-inclusion for Belgium”. Je zorgt voor een kwaliteitsvolle dienstverlening aan zowel interne als externe klanten, waarbij je de doelstellingen, Europese richtlijnen en de overeengekomen planning respecteert.

Door jouw inzet draag je bij aan het succes van de digitale inclusie-initiatieven en help je mee om digitale ongelijkheden te verminderen.

Duurtijd van het project

Het project is gestart op 1 september 2021 en zal doorgaan tot en met 31 december 2026. Bij het aflopen van deze periode zal de werking en verdere ontwikkeling van DIGILAB worden geëvalueerd aan de hand van een wetenschappelijke rapportage over het project. Deze evaluatie zal een cruciaal inzicht bieden in de effectiviteit en impact van het project, en zal dienen als leidraad voor eventuele toekomstige initiatieven op het gebied van digitale inclusie en maatschappelijke integratie.

Je zal als projectmedewerker onder meer verantwoordelijk zijn voor volgende taken:

Als projectmedewerker stel je administratieve documenten op, bewerk je deze en verifieer je ze. Dit omvat documenten waarvoor een diepgaande analyse vereist is en verbanden tussen verschillende gegevens moeten worden gelegd. Op deze manier zorg je ervoor dat DIGILAB of de klant tijdig over de benodigde documenten beschikt.

• Je verzamelt en analyseert projectgegevens via het kennisbeheerplatform SharePoint om de voortgang van de projecten te waarborgen. Je vat informatie over lopende projecten samen in inhoudelijke en financiële rapporten, conform de richtlijnen van het Europees Herstel- en Relanceplan of andere instructies van het DIGILAB-team.
• Je voert controles uit op de ingediende bewijsstukken (zoals facturen, loonfiches en onkostennota's) die verantwoording afleggen voor de uitgaven gedaan door de OCMW's en VZW's voor de uitvoering van hun projecten.
• Je helpt bij het uitwerken van de projectplanning en het realiseren en organiseren van de geplande acties van het team. Vervolgens draag je bij aan het opvolgen en evalueren van deze acties.
• Je formuleert proactief advies en geeft voorstellen om het beheer van het (de) project(en) te verbeteren.
• Je verzorgt de communicatie over de vordering van het (de) project(en).

 Als praktische organisator organiseer je zelfstandig initiatieven van DIGILAB (of draagt bij aan de organisatie daarvan), waaronder de ondersteuning bij de uitvoering van administratieve en organisatorische taken. Op deze manier draag je bij aan de optimale werking van het project en verhoog je de klanttevredenheid en de voortgang van "e-inclusion for Belgium".

• Je voert praktische en organisatorische taken uit die horen bij het organiseren van evenementen zoals intervisies, die soms fysiek (op een locatie in Brussel of bij een project) en soms digitaal (via Teams, Zoom, enz.) plaatsvinden.
• Je organiseert gerichte communicatieacties in overleg met de betrokken projectverantwoordelijke(n) en verspreidt verslagen bij de betrokken doelgroep.
• Je beheert het administratief en organisatorisch luik van de overlegstructuren die door DIGILAB worden georganiseerd.
• Je houdt de pagina’s op de website(s) up-to-date.

Als contactpersoon draag je zorg voor een snelle en nauwgezette communicatie met medewerkers en (interne en externe) klanten, om op een efficiënte wijze te voldoen aan de vereisten van DIGILAB en tegemoet te komen aan de gestelde doelstellingen.

• Je neemt verzoeken, vragen en klachten in ontvangst om ze te behandelen en/of ze aan de juiste personen/diensten door te sturen.
• Je fungeert als tussenpersoon tussen de projectverantwoordelijke(n) en externe (leveranciers, consultancybureaus, digitale inclusie initiatieven,…) en/of interne diensten en contact onderhouden met alle actoren van het (de) project(en) (deelnemers, initiatiefnemers van het project,…) en komt tegemoet aan hun eventuele verzoeken.
• Je bezorgt medewerkers en klanten de juiste documenten en formulieren.
• Je volgt de stand van zaken van de behandelde dossiers en aanvragen op.
• Je informeert je leidinggevende over (de voortgang van) complexe dossiers en aanvragen.

Als kennisbeheerder zie je erop toe dat kennis, knowhow en vaardigheden met de collega’s worden gedeeld. Je staat in voor het groeien van de eigen kennis en vaardigheden te ontwikkelen die bij dragen tot de permanente verbetering van de werking van de dienst.

• Je stelt alle informatie die relevant is voor de dienst ter beschikking van de betrokken medewerkers en/of klanten.
• Je neemt actief deel aan de werkgroep(en) om de werkprocedures van de dienst volgens de dienstrichtlijnen te documenteren en/of te verbeteren.
• Je volgt veranderingen in de materies die in de dienst worden behandeld op.
• Je klasseert dossiers, documenten of andere relevante informatie volgens de procedures of voorschriften voert gegevens in databanken in zodat de beschikbare informatie op een gestructureerde manier ter beschikking staat.
• Je volgt opleidingen in het kader van de eigen ontwikkeling.

Er is 1 plaats bij dienst DIGILAB, van de POD Maatschappelijke Integratie (POD MI)(Finance Tower, Kruidtuinlaan 50, 1000 Brussel).

De dienst DIGILAB werd in 2021 opgericht om het project “e-inclusie voor België” uit te voeren en bestaat uit 9 medewerkers. DIGILAB draagt bij tot het waarborgen van de fundamentele sociale rechten en participatie van elke burger door digitale inclusie op een duurzame manier te promoten. 

De POD Maatschappelijke Integratie houdt zich bezig met het uitwerken, uitvoeren en evalueren van een inclusief federaal beleid voor sociale integratie dat de fundamentele sociale grondrechten voor iedereen op een duurzame wijze garandeert. Aldus draagt de POD MI bij tot het ontwerp van de regelgeving, hij informeert en adviseert zijn doelpublieken partners over de maatregelen en acties en beheert de financiële stromen, verbonden aan de maatschappelijke integratie (vooral leefloon en sociale hulp).

Doelstellingen van de POD MI

• Het recht op maatschappelijke integratie verdedigen;
• Armoede en sociale uitsluiting bestrijden in al hun dimensies;
• Zich inzetten voor sociale cohesie en duurzame ontwikkeling van de grote steden;
• De integratie waarborgen door voorrang te geven aan de maatschappelijke hulp;
• Het leefloon en de maatschappelijke hulp terugbetalen aan de OCMW’s.

Waarden

• Respect;
• Kwaliteit en klantgerichtheid;
• Openstaan voor verandering;
• Gelijke kansen en diversiteit.

https://www.mi-is.be/nl

Vereist diploma: Je behaalde een diploma van Bachelor/graduaat.

Gedragsgerichte competenties

• Servicegericht handelen: Je bent in staat interne en externe klanten op een transparante,integere en objectieve manier te begeleiden, hen een persoonlijke dienstverlening te leveren en constructieve contacten te onderhouden.
• Betrouwbaarheid tonen: Je handelt integer in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.
• Objectieven behalen: Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en neemt verantwoordelijkheid voor de correctheid van ondernomen acties.

Technische competenties

• Je beschikt over goede schriftelijke communicatievaardigheden: je kan beknopt en duidelijk verslag uitbrengen over verschillende onderwerpen hebt aandacht voor het aanbrengen van een duidelijke structuur in de tekst en om de belangrijkste elementen van het onderwerp samen te vatten.

Je bent jonger dan 26 jaar op de datum van indiensttreding.

Niet vereist, wel een troef:

• Je hebt een goed cijfermatig inzicht en kunt vlot met beschikbare programma's (Excel) de juiste conclusies trekken uit cijfermateriaal, zoals financiële en statistische gegevens, door ordening, analyse en patroonherkenning.
• Je kan vlot in een tweetalige omgeving werken of bent bereid jouw kennis van de tweede landstaal te verbeteren.

Wij bieden:

Je wordt aangeworven met een startbaanovereenkomst van één jaar, mogelijks verlengbaar.

Je wordt aangeworven als Deskundige (niveau B1) met de bijhorende weddeschaal B1.

Loon

Minimum aanvangswedde:  € 34.278,47 (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Voordelen

We bieden jou een boeiende job met impact op mens en maatschappij, met tal van voordelen:

Goede balans tussen werk en privé

• glijdende werkuren in een 38-uren week.
• mogelijkheid tot telewerk (tot 60% van de werktijd indien verenigbaar met je taken)
• 26 dagen verlof en vrij tussen Kerst en Nieuwjaar
• gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer

Talrijke ontwikkelingsmogelijkheden

• uitgebreid opleidings- en leeraanbod (te volgen tijdens de werkuren)
• uitgebreide loopbaankansen

Financiële voordelen

• bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen of maaltijdcheques van 6 EUR
• mogelijkheid tot het krijgen van een tweetaligheidspremie
• voordelige hospitalisatieverzekering
• gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen
• mogelijkheid tot het krijgen van een telewerkpremie
• beschikken over een laptop en tussenkomst in de kosten van jouw internetverbinding
• tussenkomst voor je mobiele communicatie en voordelige tarieven voor privégebruik
• professionele ervaring, nuttig voor deze functie, kan gevaloriseerd worden
• vakantiegeld en eindejaarspremie
• allerlei sociale voordelen (geboortegeschenk, sinterklaascadeau voor kinderen jonger dan 18 jaar, huwelijks of samenwoningsgeschenk,…)
• voordelen en interessante aanbiedingen via Benefits@Work

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de website van BOSA.

 Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op FedWeb, het portaal van het federale personeel.

Na een korte telefonische screening word je, indien je profiel beantwoordt aan de vereisten, uitgenodigd voor een gesprek.

Een snelle en eenvoudige procedure:

Stuur je CV, een kopie van je diploma bachelor en een korte motivatie naar  MI.HRM@mi-is.be ten laatste op 10 juli 2024. 

Wij hechten belang aan een gelijke kansenbeleid. Heeft u aanpassingen nodig aan de selectieprocedure, neem dan contact op met de contactpersoon van deze vacature.