Gegevensbeheerder "Sociaal Brussel" – Observatorium voor Gezondheid en Welzijn (m/v/x)

De administratief adjunct "Gegevensbeheerder" zal, in samenwerking met het team Sociaal Brussel, verantwoordelijk zijn voor de transversale administratieve ondersteuning van het team in het kader van zijn opdrachten (gegevensbeheer, herontwikkelingsprojecten voor de tool en promotie van de tool op het terrein). Hij zal voornamelijk het team moeten ondersteunen in het kader van de controle, wijziging en goedkeuring van de gegevens door gezondheidszorgorganisaties en -verleners. In dit kader kan dat ook de volgende soort opdrachten zijn:

• Contact opnemen met organisaties (en in de toekomst gezondheidszorgverleners) via e-mail om hun gegevens op Sociaal Brussel te bevestigen of bij te werken;
• Telefonisch contact opnemen met organisaties die niet via e-mail antwoorden zodat hun gegevens kunnen worden aangepast;
• Organisaties onderzoeken die actief zijn op het gebied van welzijns- en gezondheidszorg die onlangs in Brussel zijn gevestigd en organisaties verwijderen die niet meer actief zijn;
• Vragen, opmerkingen en klachten van organisaties en zorgverleners verzamelen en ze ter bespreking voorleggen aan het team.

Als administratief adjunct "Gegevensbeheerder" vereist de functie:

• Gegevens op Sociaal Brussel proactief opvolgen en bijwerken;
• Inkomende aanvragen verwerken en verifiëren;
• Taken opvolgen om een duidelijk beeld te hebben van wat is bereikt en wat nog moet worden gedaan;
• Problemen oplossen en zo nodig bijkomende informatie vragen om een oplossing te vinden.

Vivalis vormt de Administratie van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie (GGC).

Met de opdracht het leven van alle Brusselaars te verbeteren op het vlak van welzijn en gezondheid, streeft Vivalis ernaar de referentieadministratie te worden in die materies.

Vivalis brengt een honderdtal medewerkers bijeen in een actieve, tweetalige administratie waar deskundigheid, zin voor samenwerking, gelijke behandeling en zorg voor dienstverlening aan burgers de kernwaarden zijn.

Vivalis bestaat uit een studiedienst, een communicatiedienst en vier directies:

• ‘Gezondheid & Bijstand aan Personen’: het verlenen en vernieuwen van erkenningen aan instellingen, het verlenen van subsidies, het opstellen van nieuwe ordonnanties of besluiten, ...;
• ‘Controle’: administratieve en financiële controle van instellingen die door de GGC erkend of gesubsidieerd zijn;
• ‘Coördinatie & Procedures’: transversale ondersteunende diensten voor de andere Directies (HR, administratieve coördinatie, juridische dienst, Infrastructuur);
• ‘Begroting & Financiën’: het toezicht op de naleving van de vastgestelde budgetten en het goede beheer van de uitgaven;
• Het ‘Observatorium voor Gezondheid en Welzijn’, de interne studiedienst.

Het Observatorium voor Gezondheid en Welzijn van Brussel-Hoofdstad heeft als opdracht de personen, instellingen en diensten in de Brusselse welzijns- en gezondheidssector de informatie te verstrekken die nuttig is om hun opdrachten uit te voeren, en meer bepaald:

• onderzoek verrichten om een globaal overzicht te bieden en meer informatie te leveren over specifieke aspecten van de huidige situatie op het gebied van gezondheid en armoede in het Brussels Gewest en over de evolutie van de algemene situatie doorheen de tijd (voorbeelden: Welzijnsbarometer, Gezondheidsindicatoren, Overmatige schuldenlast in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, Het gebruik van de spoeddienst, enz.).;
• Alle erkende en niet-erkende openbare en private instellingen in de welzijnssector inventariseren en in kaart brengen, en die lijsten verspreiden (via de tool Sociaal Brussel): https://social.brussels/);
• Alle documentatie verzamelen over de instellingen en de kwesties in verband met gezondheid en welzijn (via de tool Brudoc): https://www.brudoc.be/);
• de burgers en professionals informeren, meer bepaald over de ziekenhuisopname van een kind jonger dan 16 jaar (project Hospichild: https://www.hospichild.be/); en over zwangerschap, geboorte en de vroege kinderjaren (project Born in Brussels: https://www.bornin.brussels/).

De administratief adjunct "Gegevensbeheerder" zal werken in het team "Sociaal Brussel". Hier kunnen burgers en professionals informatie vinden over organisaties die actief zijn op sociaal-gezondheidsgebied, met name over de diensten en activiteiten die ze aanbieden.

De belangrijkste taken van het team "Sociaal Brussel" zijn ervoor te zorgen dat de gegevens op de site up-to-date, van hoge kwaliteit en precies zijn (contacten met de organisaties), de tool aan te passen aan de veranderende behoeften van burgers en professionals, en de tool en het gebruik ervan op het terrein te promoten (met name door opleidingen te organiseren).

https://www.vivalis.brussels/nl

• De kandidaat voor de betrekking van administratief adjunct moet houder zijn van een diploma hoger secundair onderwijs (DHSO) of een bekwaamheidsdiploma dat toegang verleent tot het hoger onderwijs, gehomologeerd of afgeleverd door de jury van de Gemeenschap voor het secundair onderwijs;
• Gewenste kwaliteiten: informatiebeheerder, dossierbeheerder, begeleider kennismanagement
• Genieten van het werken met gegevens en de kwaliteit ervan;
• Vlot en professioneel kunnen telefoneren (ervaring in een callcenter of als interviewer is een pluspunt);
• Vertrouwd zijn met ICT (ervaring met databasebeheer is een pluspunt);
• Kennis van de verschillende bevoegdheidsdomeinen van de administratie is een troef;
• Ervaring binnen een publieke administratie of kennis van publieke administratie is een pluspunt;
• Kennis van de tweede Brusselse taal is een pluspunt.

AANBIEDING

• Weddeschaal C101 [min. 30.436,48 € ; max. 56.459,79 €] geïndexeerd volgens het huidige stijgingscoëfficiënt (2,0807 op 01/06/2024);
• Maaltijdcheques met een nominale waarde van 8 euro per gewerkte dag (met inhouding van 1,09 euro);
• Hospitalisatieverzekering, met inbegrip van kind(eren) en echtgeno(o)t(e) (tot en met 66 jaar);
• Vlot bereikbaar met het openbaar vervoer;
• Gratis openbaar vervoer voor het woon-werktraject;
• Mogelijkheid tot een fietsvergoeding en/of een Villo! Abonnement.

VOORDELEN

• Flexibel uurrooster in de 38-urenweek;
• Mogelijkheid tot telewerken;
• 35 dagen verlof per jaar;
• Sociale dienst (collectieve en individuele voordelen van culturele, sportieve, recreatieve of feestelijke aard);
• Tal van opleidingsmogelijkheden;
• Mogelijkheid om interessante tweetaligheidstoelagen te verkrijgen.

De kandidaten moeten vooraf een schriftelijke test afleggen, op afstand, om hun technische vaardigheden te beoordelen. Deze test duurt 30 minuten en moet uiterlijk om 18u de dag voor het sollicitatiegesprek afgewerkt en ingediend zijn.

Het selectiegesprek vindt plaats ten overstaan van een selectiecommissie die de test zal hebben ontvangen en doorgenomen. Het gesprek duurt ongeveer 45 minuten en heeft als doel de beroepsbekwaamheden te analyseren in relatie tot de vereisten van de functie, de kennis van onze administratie alsook de motivatie, interesses en affiniteiten met het werkterrein.

Sommige van de vraagstellingen zijn geformuleerd aan de hand van de STAR-methode. De STAR-methode is een semi-gestructureerde gedragsgerichte interviewtechniek, waarbij STAR staat voor Situatie, Taak, Actie en Resultaat. Voor elke competentie vragen we je om een (professionele) situatie te beschrijven die je zelf hebt meegemaakt.  Daarna vragen we je om je taken of rol in die situatie toe te lichten en ook de acties die je toen hebt ondernomen. Tot slot vragen we je om het bekomen eindresultaat te beschrijven.  

De persoonsgegevens die in het kader van deze vacature worden meegedeeld, zijn uitsluitend bestemd voor de aanwerving voor de hierboven beschreven functie. De informatie zal alleen worden verwerkt ten behoeve van deze vacature en zal in geen geval aan derden worden doorgegeven. Vivalis zal deze gegevens dan ook niet langer bewaren dan nodig is om deze aanwerving te verwerken. Indien u vragen hebt over gegevensbescherming, of indien u uw gegevens wenst te corrigeren of bezwaar wenst te maken, aarzel dan niet contact op te nemen met de verantwoordelijke voor gegevensbescherming op het volgende adres: dataprotection@vivalis.brussels.

Alle kandidaatstellingen moeten het volgende omvatten:

• het referentienummer van deze procedure: 2023_OB_C1_38;
• een motivatiebrief met een toelichting over de kwalificaties en ervaring die de kandidaat kan voorleggen met betrekking tot de functie;
• een bijgewerkt CV.

Elke kandidaatstelling moet via de link https://short.sg/a/47648870 verzonden worden ten laatste op 25/08/2024 voor middernacht. Alle informatie betreffende de inhoud van de functie, de procedure en de gelijkwaardigheid van graden kan worden verkregen bij Mevr. Tiffany Pauwels, Administratief assistente - Dienst HR 02/552 01 11 of Mevr. Charlot Simoens, Administratief assistente - Dienst HR 02/552 01 33.

Alleen volledige sollicitaties (cv en motivatiebrief) worden in aanmerking genomen. Een eerste selectie zal worden gemaakt op basis van de ontvangen sollicitaties. Kandidaten die het beste aan het vereiste profiel voldoen, worden telefonisch uitgenodigd voor een gesprek met een selectiecommissie. Deze gesprekken zullen plaatsvinden van 03/09/2024 tot 13/09/2024 in persoon (bij uitzondering kan de administratie beroep doen op videoconferentie). Uitstel van datum is niet mogelijk.

https://short.sg/a/47648870

Als u een handicap hebt en bepaalde aanpassingen nodig hebt om aan de selectieprocedure te kunnen deelnemen, kunt u vóór 25/08/2024 contact opnemen met mevrouw Charlot Simoens, hetzij per e-mail via jobs@vivalis.brussels, hetzij per telefoon op 02/552.01.33. Kandidatuurstellingen die naar dit mailadres verstuurd worden, zullen niet in aanmerking komen.