ADMINISTRATIEF ASSISTENT (m/v/x)

Ben jij een administratief talent en wil je jouw competenties in dienst stellen van de FOD Justitie, dan ben jij de persoon die wij zoeken.

Je verzorgt een veelheid aan verschillende uitvoerende administratieve taken ter ondersteuning van de dienst.

• Je voornaamste taak is het zelfstandig administratief beheren van de dossiers van slachtoffers die een verzoek tot de Commissie gericht hebben.
  Dit omvat o.a. het aanmaken van een dossier, het opvolgen van de reglementair voorziene procedurestappen (zoals versturen en opvragen van documenten, versturen van uitnodigingen), het correct uitvoeren van betalingen via een boekhoudkundig programma.

  Hiertoe:

• verzamel  je informatie en documenten die je nodig hebt voor de behandeling van je dossiers
• analyseer, interpreteer en verifieer je gegevens
• pas je de wetgeving en de reglementering toe
• sta je in voor de opvolging van je dossiers
• consulteer je en codeer je gegevens in de databank die door de dienst/door de Commissie wordt gebruikt
• sta je in voor het klassement en/of de archivering van je dossiers

• Je hebt persoonlijke contacten met slachtoffers en hun familie. Je ontvangt de bezoekers op een hoffelijke manier en je begeleid ze binnen het secretariaat.  Je beantwoordt op een geduldige en empathische manier hun vragen, zowel mondeling, telefonisch of via mail. Je houdt permanent een correcte professionele en neutrale houding tegenover hen maar je biedt tezelfdertijd een luisterend oor.

•  Je biedt logistieke ondersteuning tijdens de zittingen van de Commissie op vraag van de secretaris. Ook hierbij heb je contacten met slachtoffers en hun familie.

In deze functie kom je rechtstreeks in contact met publiek. Bijgevolg is het verboden om uiterlijke tekenen te dragen van gelijk welke ideologische, politieke of religieuze overtuiging (KB 02/10/1937 houdende het statuut van het Rijkspersoneel - artikel 8, paragraaf 1). De FOD Justitie staat dit enkel toe aan personeelsleden die niet rechtstreeks in contact komen met het publiek.

Missie en doelstellingen van de dienst:

Je komt terecht bij de Commissie voor financiële hulp aan slachtoffers van opzettelijke gewelddaden en aan de occasionele redders. Deze commissie werd opgericht om  de aanvragen tot toekenning van financiële hulp te behandelen.

De Commissie staat uitsluitend in voor de financiële hulp en is niet bevoegd voor psychosociale bijstand.   De financiële hulp aan slachtoffers is een teken van solidariteit tussen leden van dezelfde natie. Het is subsidiair ten opzichte van de gebruikelijke schadevergoedingsmiddelen (burgerlijke partijstelling, verzekeringen, mutualiteiten, enz.) en garandeert nooit volledige vergoeding van de schade. 

Deze Commissie is een administratieve rechtbank met twee afdelingen: de terrorismeafdeling en de algemene afdeling (voor alle andere gewelddaden: slagen en verwondingen, moord, diefstal met geweld, seksueel misbruik, enz.)

De Commissie bestaat uit een secretariaat dat wordt geleid door een secretaris en verder is samengesteld uit adjunct-secretarissen en administratieve medewerkers.

De FOD Justitie biedt zijn 25 000 medewerkers een aangename werkomgeving en een bedrijfscultuur die gericht is op de burger maar ook op de eigen medewerkers.

Samen zetten al deze medewerkers zich dagelijks in voor een betere justitie.

De verscheidenheid aan jobs, de uitdagingen en de talrijke loopbaanperspectieven dragen bij tot het welzijn van onze medewerkers. Onze organisatie legt de nadruk op kennis uitwisselen, talenten ontwikkelen en ideeën verzilveren, om samen onze doelstellingen te bereiken.

Maatschappelijk engagement is voor ons net zo belangrijk. De FOD Justitie streeft ernaar een open en moderne organisatie te zijn die meegaat met zijn tijd en rekening houdt met de veranderingen in de maatschappij.

Consulteer de website van de FOD Justitie (https://justitie.belgium.be/nl) om de verschillende diensten te leren kennen.

Leeftijd:

Deze functie is toegankelijk via een startbaanovereenkomst. Een startbaanovereenkomst (of rosettacontract) is een contract van bepaalde duur dat aan jongeren van minder dan 26 jaar de mogelijkheid biedt om professionele ervaring op te doen.

Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:

• Diploma Hoger Secundair Onderwijs

Je wordt eveneens toegelaten als je laatstejaarsstudent bent voor het behalen van dit diploma.

Gedragsgerichte competenties:

• Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit.
• Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega’s.
• Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.

Opgelet! Een goede motivatie en een correcte visie op de dienst/FOD Justitie en de functie zijn eveneens belangrijk.

Pluspunten:

• Je beschikt over goede pc-vaardigheden (Word en Excel).
• Je beschikt over een goede administratieve vaardigheden.
• Je beschikt over een zeer goede schriftelijke vaardigheden.

Je wordt aangeworven via een contract van bepaalde duur (startbaanovereenkomst tem 31/12/2024 met eventueel kans op verlenging), met de bijhorende weddeschaal C1.

Loon:

Minimum aanvangswedde: € 28.546,57 (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden. 

Voordelen:

• mogelijkheid om een tweetaligheidpremie te behalen
• uitgebreid opleidingsaanbod
• tussenkomst voor hospitalisatieverzekering 
• glijdende werkuren in een 38-uren week
• gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer (gratis)
• Fed+-kaart: interessante aanbiedingen en voordelen
• bedrijfsrestaurant
• mogelijkheid om overuren in recup op te nemen
• 26 dagen verlof
• fietsvergoeding
• allerlei sociale voordelen 

Ontdek alle informatie (salaris, extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op FedWeb, het portaal van het federale personeel.

Aanstellingsvoorwaarden:

Als je geslaagd bent voor deze selectie, moet je op de aanstellingsdatum:

• Belg zijn of burger van een ander land behorende tot de Europese Economische Ruimte of Zwitserland
• de burgerlijke en politieke rechten genieten
• een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking.

Een eerste screening gebeurt op basis van je cv en je motivatiebrief. Kandidaten waarvan het profiel het meest aansluit bij de functie worden uitgenodigd voor een interview.

Je wordt enkel toegelaten tot de selectie als je het vereiste diploma hebt en voldoet aan de voorwaarden voor een startbaanovereenkomst (jonger dan 26 jaar). 

Interview (ongeveer 50 min):

Er worden interviews georganiseerd vanaf het moment dat er geschikte kandidaturen zijn. 

Het interview evalueert of je competenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Je CV wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je het vereiste niveau behaalt. 

De procedure wordt afgesloten van zodra de geschikte kandidaat is gevonden.

Lijkt deze functie iets voor jou?

Zend dan je CV en motivatiebrief naar gert.vandenabbeele@just.fgov.be. 

Vermeld “Rosetta - administratief assistent - Commissie voor financiële hulp aan slachtoffers van opzettelijke gewelddaden” in het onderwerp van je mail.

Zorg dat jouw kandidatuur volgende punten bevat:

• je CV en motivatiebrief 
• je geboortedatum
• de correcte vermelding in het onderwerp
• de juiste contactpersoon

Indien jouw kandidatuur niet volledig is, wordt deze niet weerhouden.