Administratief assistent (m/v/x)

De administratief assistent verleent administratieve ondersteuning bij de activiteiten van elk van de medewerkers van de cel(len) waaraan hij wordt toegewezen.

Meer in het bijzonder moet hij administratieve en organisatorische taken organiseren en opvolgen voor een of meer hiërarchische meerderen van de directie 'Gezondheid en Bijstand aan Personen' om hem (hen) te ondersteunen bij de uitvoering van zijn (hun) activiteiten (ziekten met aangifteplicht beheren, screeningprogramma's beheren voor ziekten zoals kanker, dopingbestrijding, enz.).

Als administratief assistent bij de directie 'Gezondheid en Bijstand aan Personen' vereist de functie:

•       De activiteiten dagelijks coördineren;

•       Bepalen welke prioriteit vragen, e-mails, dossiers en nota's voor de directie hebben;

•       Een planning opstellen en de verschillende fasen van een dossier opvolgen, prioriteiten vastleggen, zijn werk organiseren en de taken opvolgen in samenwerking met het diensthoofd;

•       Actief samenwerken met het diensthoofd om hem te informeren over de voortgang van de aanvragen, hem moeilijkheden te melden, om proactief te zijn en oplossingen voor te stellen;

•       Deelnemen aan vergaderingen met de sleutelactoren en de agenda en notulen ervan opstellen en verspreiden;

•       Deelnemen aan de officieuze coördinatie van de regelgeving door het diensthoofd bij te staan bij de opvolging of de veranderingen van de regelgeving en door wijzigingen voor te stellen;

•       Memo's, adviezen, teksten, documenten, enz. tussen de directie, andere diensten of externe partners ontvangen, verdelen en er correct en op het gepaste moment verslag van uitbrengen.

Vivalis vormt de Administratie van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie (GGC).

Met de opdracht het leven van alle Brusselaars te verbeteren op het vlak van welzijn en gezondheid, streeft Vivalis ernaar de referentieadministratie te worden in die materies.

Vivalis brengt een honderdtal medewerkers bijeen in een actieve, tweetalige administratie waar deskundigheid, zin voor samenwerking, gelijke behandeling en zorg voor dienstverlening aan burgers de kernwaarden zijn.

Vivalis bestaat uit een studiedienst, een communicatiedienst en vier directies:

• ‘Gezondheid & Bijstand aan Personen’: het verlenen en vernieuwen van erkenningen aan instellingen, het verlenen van subsidies, het opstellen van nieuwe ordonnanties of besluiten, ...;
• ‘Controle’: administratieve en financiële controle van instellingen die door de GGC erkend of gesubsidieerd zijn;
• ‘Coördinatie & Procedures’: transversale ondersteunende diensten voor de andere Directies (HR, administratieve coördinatie, juridische dienst);
• ‘Begroting & Financiën’: het toezicht op de naleving van de vastgestelde budgetten en het goede beheer van de uitgaven;
• Het ‘Observatorium voor Gezondheid en Welzijn’, de interne studiedienst.

De administratief assistent zal werken bij de directie 'Gezondheid en Bijstand aan Personen'. Hij zal meewerken aan de opdrachten van een of meer cellen van de directie en nauw samenwerken met de verantwoordelijken van die cellen. 

https://www.vivalis.brussels/nl

• Kandidaten voor de betrekking van administratief assistent moeten in het bezit zijn van een diploma hoger onderwijs van het korte type (graduaat of bachelor).
• Gewenste kwaliteiten: adviseur, ondersteunend medeweker voor het dossierbeheer, procesdeskundige, ondersteunend medewerker voor kennismanagement ;

• Kennis van de verschillende bevoegdheidsdomeinen van de administratie is een troef (gezondheid of bijstand aan personen);
• Ervaring in een overheidsadministratie of kennis van de overheidsadministratie is een troef.
• Kennis van de tweede Brusselse taal is een troef.

• Weddeschaal B101 [min. 34.260,81  €; max. 61.018,61  €] geïndexeerd volgens het huidige stijgingscoëfficiënt (2,0807 au 01/06/2024);
• Maaltijdcheques met een nominale waarde van 8 euro per gewerkte dag (met inhouding van 1,09 euro);
• Hospitalisatieverzekering, met inbegrip van kind(eren) en echtgeno(o)t(e) (tot en met 66 jaar);
• Vlot bereikbaar met het openbaar vervoer;
• Gratis openbaar vervoer voor het woon-werktraject;
• Mogelijkheid tot een fietsvergoeding en/of een Villo! abonnement;
• Flexibel uurrooster in de 38-urenweek;
• Mogelijkheid tot telewerken;
• 35 dagen verlof per jaar;
• Sociale dienst (collectieve en individuele voordelen van culturele, sportieve, recreatieve of feestelijke aard);
• Tal van opleidingsmogelijkheden;
• Mogelijkheid om interessante tweetaligheidstoelagen te verkrijgen.

De kandidaten moeten vooraf een schriftelijke test afleggen, op afstand, om hun technische vaardigheden te beoordelen. Deze test duurt 30 minuten en moet uiterlijk om 18u de dag voor het sollicitatiegesprek afgewerkt en ingediend zijn.

Het selectiegesprek vindt plaats ten overstaan van een selectiecommissie die de test zal hebben ontvangen en doorgenomen. Het gesprek duurt ongeveer 45 minuten en heeft als doel de beroepsbekwaamheden te analyseren in relatie tot de vereisten van de functie, de kennis van onze administratie alsook de motivatie, interesses en affiniteiten met het werkterrein.

Sommige van de vraagstellingen zijn geformuleerd aan de hand van de STAR-methode. De STAR-methode is een semi-gestructureerde gedragsgerichte interviewtechniek, waarbij STAR staat voor Situatie, Taak, Actie en Resultaat. Voor elke competentie vragen we je om een (professionele) situatie te beschrijven die je zelf hebt meegemaakt.  Daarna vragen we je om je taken of rol in die situatie toe te lichten en ook de acties die je toen hebt ondernomen. Tot slot vragen we je om het bekomen eindresultaat te beschrijven.

Als u een handicap hebt en bepaalde aanpassingen nodig hebt om aan de selectieprocedure te kunnen deelnemen, kunt u vóór 12/10/2024 contact opnemen per mail via jobs@vivalis.brussels. Kandidatuurstellingen die naar dit mailadres verstuurd worden, zullen niet in aanmerking komen.

De persoonsgegevens die in het kader van deze vacature worden meegedeeld, zijn uitsluitend bestemd voor de aanwerving voor de hierboven beschreven functie. De informatie zal alleen worden verwerkt ten behoeve van deze vacature en zal in geen geval aan derden worden doorgegeven. Vivalis zal deze gegevens dan ook niet langer bewaren dan nodig is om deze aanwerving te verwerken. Indien u vragen hebt over gegevensbescherming, of indien u uw gegevens wenst te corrigeren of bezwaar wenst te maken, aarzel dan niet contact op te nemen met de verantwoordelijke voor gegevensbescherming op het volgende adres: dataprotection@vivalis.brussels. Kandidatuurstellingen die naar dit mailadres verstuurd worden, zullen niet in aanmerking komen.

Alle kandidaatstellingen moeten het volgende omvatten:

• het referentienummer van deze procedure: 2022_BE_B1_22;
• een motivatiebrief met een toelichting over de kwalificaties en ervaring die de kandidaat kan voorleggen met betrekking tot de functie;
• een bijgewerkt CV.

Elke kandidaatstelling moet via de link https://vivalis.softgarden.io voor 12 oktober 2024 om 23u59. Alle informatie betreffende de inhoud van de functie, de procedure en de gelijkwaardigheid van graden kan worden verkregen bij Mevr. Tiffany Pauwels, Administratief assistente - Dienst HR 02/552 01 11 of Mevr. Charlot Simoens, Administratief assistente - Dienst HR 02/552 01 33.

Alleen volledige sollicitaties (cv en motivatiebrief) worden in aanmerking genomen. Een eerste selectie zal worden gemaakt op basis van de ontvangen sollicitaties. Kandidaten die het beste aan het vereiste profiel voldoen, worden telefonisch uitgenodigd voor een gesprek met een selectiecommissie. Deze gesprekken zullen plaatsvinden van 23/10/2024 tot 31/10/2024, op afstand of in persoon, afhankelijk van de van kracht zijnde gezondheidssituatie. Uitstel van datum is niet mogelijk.

https://short.sg/a/49117378

Als u een handicap hebt en bepaalde aanpassingen nodig hebt om aan de selectieprocedure te kunnen deelnemen, kunt u vóór 12/10/2024 contact opnemen per mail via jobs@vivalis.brussels. Kandidatuurstellingen die naar dit mailadres verstuurd worden, zullen niet in aanmerking komen.