Management assistent (m/v/x)

Wij zijn verheugd om onze nieuwe Management Assistant voor te stellen, die met enthousiasme en expertise het team van de Voorzitter van het Directiecomité zal versterken! 

Wat zal ik moeten doen? 

• Je helpt de dienst met de uitvoering van de administratieve taken: je behandelt binnenkomende en uitgaande briefwisseling en e-mails van de dienstmailbox (bv. dispatching parlementaire vragen) en waakt over de opgelegde deadlines. 
• Je beheert de administratieve opvolging van de borderellen van het kabinet en van de Voorzitter: je stuurt de dossiers door naar de betrokken dossierbeheerders, verzorgt de opvolging van de dossiers in de voorziene tools en houdt de deadlines in de gaten. 
• Je ondersteunt het secretariaat van het Directiecomité: Je organiseert en plant vergaderingen, je verzamelt informatie en bereidt documentatie voor en je verzorgt de opvolging van actiepunten. 
• Je verzorgt het onthaal van de bezoekers aan de Voorzitter en verzorgt de logistieke ondersteuning (bv. beheer van de vergaderzalen, stockopvolging keuken en printers). 
• Je stelt brieven en documenten (formulieren, nota’s …) op. Hiervoor analyseer je informatie uit verschillende bronnen en kennisdomeinen en ga je na of de documenten voldoen aan de geldende procedures of voorschriften. 
• Je klasseert dossiers, documenten of andere relevante informatie voor de dienst (voornamelijk digitaal beheer van de SharePoint), voert gegevens in databanken in, controleert ingevoerde gegevens en past ze eventueel aan. 
• Je verzamelt data en maakt statistieken op van de dienst in tabellen ter voorbereiding van Business Reviews of voor rapportering aan het management. 

Voor meer informatie over deze jobinhoud kan je terecht bij de volgende contactpersoon:

• Naam: Maaike De Bom 
• E-mailadres: maaike.debom@minfin.fed.be 
• Telefoon:  +3225750646 

In deze functie kom je rechtstreeks in contact met publiek. Bijgevolg is het verboden om uiterlijke tekenen te dragen van gelijk welke ideologische, politieke of religieuze overtuiging (KB 02/10/1937 houdende het statuut van het Rijkspersoneel - artikel 8, paragraaf 1). De FOD Financiën staat dit enkel toe aan personeelsleden die niet rechtstreeks in contact komen met het publiek.

Er is 1 openstaande plaats voor de functie van Management assistent met als standplaats Brussel.

De FOD Financiën beheert de middelen om aan de collectieve noden van onze samenleving te voldoen. Dat wil zeggen: dankzij ons werk kunnen mensen erop vertrouwen dat belastingen, rechten en taksen op een correcte en rechtvaardige manier worden geïnd. Bovendien zorgen we ervoor dat middelen efficiënt worden verdeeld om dat te realiseren waarvan iedereen in onze samenleving gebruik maakt: infrastructuur, sociale voorzieningen e.d. Werken bij de FOD Financiën levert dus een maatschappelijke meerwaarde op.

In de grote en diverse organisatie die de FOD Financiën is, zijn het onze medewerkers, gemotiveerde en competente mensen, die het verschil maken. Hun talenten zetten ze dagelijks in om bij te dragen tot de doelstellingen. Gedreven gaan ze ervoor om integer, dienstbaar en correct hun opdrachten te vervullen.

Administratie  

De Diensten van de Voorzitter van het Directiecomité hebben als taken om het management en de dagelijkse werking van de FOD Financiën te ondersteunen. Ze moedigen het professionalisme van de medewerkers aan en streven naar goed beheerde processen, een optimaal afgestemde organisatiestructuur en een transparante interne en externe communicatie. 

Ze bewaken en ondersteunen de bescherming en de integriteit van de persoonsgegevens, terwijl ze het eerste contactpunt zijn tussen de burger en de administratie. Hiervoor verzekeren ze de coördinatie en het beheer van de verschillende kanalen van dienstverlening. 

De Diensten van de Voorzitter moedigen ook duurzaamheid en maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen de organisatie aan. Ze ondersteunen de organisatie in het documenteren en beheren van de knowhow binnen de FOD Financiën. 

Daarnaast helpen ze het directiecomité bij het definiëren van de organisatie- en moderniseringsstrategie en bij de opvolging ervan. Ze begeleiden en ondersteunen de organisatie door de coördinatie van projecten te verzekeren en sturen en omkaderen communicatie-initiatieven. 

Dienst:

De functie situeert zich binnen de dienst Coördinatie van de Voorzitter binnen de Diensten op het niveau van de Voorzitter van het Directiecomité. 

https://financien.belgium.be/nl

Gedragscompetenties

• Resultaatgericht zijn: je neemt beslissingen en onderneemt acties om doelen te bereiken en draagt verantwoordelijkheid voor de behaalde resultaten.
• Klantgericht zijn: je begrijpt de verwachtingen en behoeften van de klanten en zorgt voor de beste dienstverlening.

Troeven

• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden.
• Je hebt een goede kennis van Office 365 toepassingen. 
• Aangezien je in een tweetalige omgeving terechtkomt, is een kennis van het Frans een pluspunt. 

Deelnemingsvoorwaarden 

• Beschikken over een bachelordiploma (of laatstejaarsstudent zijn)
• Belg zijn of burger van een ander land behorende tot de Europese Economische Ruimte of Zwitserland
• De burgerlijke en politieke rechten genieten.
• Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking. 

Wij bieden jou een eerste werkervaring bij de FOD Financiën en een eventueel toekomstig parcours binnen onze organisatie. Het gaat om een contract van één jaar (met optie op verlenging).

Je wordt aangeworven onder startbaanovereenkomst als Financieel deskundige met de bijhorende weddeschaal B1.

Loon
Minimum aanvangswedde: € 2.113,72 (netto maandsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen). Via de salarissimulator bereken je jouw loon specifiek voor jouw situatie.

Voordelen

• mogelijkheid maaltijdcheques
• mogelijkheid hospitalisatieverzekering
• gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• mogelijkheid voor een fietsvergoeding
• voordelen en interessante aanbiedingen via de Benefits@work
• allerlei sociale voordelen
• gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer
• bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen
• 26 jaarlijkse vakantiedagen die aangevuld worden met 12 tot 18 extra dagen, afhankelijk van jouw keuze rond de uurregeling
• mogelijkheid om eventuele overuren in recup op te nemen
• glijdende werkuren in een 38-uren week
• mogelijkheid tot thuiswerk

Ontdek alle informatie (loon, extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de site van FOD BOSA, het portaal van het federale personeel.

Screening van je kandidatuur.

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je het vereiste diploma hebt en voldoet aan de voorwaarden van een startbaanovereenkomst (jonger dan 26 jaar).

Een eerste screening gebeurt op basis van je cv en je antwoorden op de motivatievragen in de sollicitatietool zoals je die hebt opgeladen via het online formulier op de uiterste inschrijvingsdatum. Bij een groot aantal kandidaturen voor een specifieke functie is het mogelijk dat er eerst nog een telefonische pre-screening voorzien wordt. Kandidaten waarvan het profiel het meest aansluit bij de functie worden uitgenodigd voor een interview.

Ter info: je kandidatuur wordt pas behandeld na het afsluiten van de procedure (onder voorbehoud).

Interview (ongeveer 40 min):

Het interview evalueert of je competenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Afhankelijk van de functie is het mogelijk dat je nadien wordt opgebeld om jouw affiniteit met de functie verder uit te diepen.

Je opgeladen cv wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je het vereiste niveau behaalt.

Indien je slaagt voor de procedure en de functie wenst te aanvaarden, verzoeken wij je vriendelijk om ons een recent uittreksel uit jouw strafregister te bezorgen.

Let op: Dit document mag niet ouder zijn dan 3 maanden, gerekend vanaf de datum van afgifte, en moet nog geldig zijn op de datum van indiensttreding.

Dit document is verkrijgbaar bij de gemeente waar je ingeschreven bent in het bevolkingsregister.

Je solliciteert via het online formulier. 

Je kan niet solliciteren via e-mail

https://eservices.minfin.fgov.be/webForm/public/rosetta/rosetta.jsf