Administratief adjunct Linnendienst (m/v/x)

De functie in het kort

Ben jij een organisatorisch talent en zoek je een afwisselende en verantwoordelijke functie?

Als administratief adjunct/e op de linnendienst ben jij de cruciale steun voor de teamcoördinator.

In deze veelzijdige rol sta je niet alleen klaar als rechterhand, maar neem je ook zelfstandig het beheer van de openbare aanbestedingen op je. Je werkt nauw samen met de hiërarchische lijn en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt.

Ben jij klaar voor een uitdaging waarbij jouw administratieve vaardigheden écht het verschil maken? Dan is deze functie iets voor jou!

Je zal verantwoordelijk zijn voor:

Teambeheer 

• Back-up van de coördinator linnendienst bij zijn of haar afwezigheid;
• Ondersteuning van de coördinator linnendienst in de uitvoering van zijn of haar taken qua teambeheer;
• Kwaliteitscontroles uitvoeren op het naaiwerk;
• Assisteren bij het voorraadbeheer van kleding en uitrustingen.

Openbare aanbestedingen

• Nauwkeurig omschrijven van de aankoopbehoeftes (uit te voeren in samenwerking met de verschillende eindgebruikers, met name de gespecialiseerde teams, de officieren, de linnendienst, de DGH, Instructie, enz.);
• De markt verkennen om de technische clausules zo goed mogelijk te formuleren en het totale budget van de opdracht te ramen (waaruit de keuze van de overheidsopdrachtprocedure voortvloeit);
• Opstellen van de technische clausules van de bestekken;
• Vaststelling van de geschikte procedure voor overheidsopdrachten (in samenwerking met de aankoopdienst) en voorstel van een lijst van te raadplegen leveranciers;
• Follow-up van het goede verloop van de bevoorradingsprocedure (inclusief validatie IDPB), aankoopbonnen en eventuele vernieuwing van de overheidsopdrachten;
• Deelname aan de analyse van de offertes vanuit het oogpunt van regelmatigheid en technische prestaties in verhouding tot de behoeften;
• Budgettaire follow-up (goedkeuring van facturen, follow-up van de ontwikkeling van het begrotingsverbruik, follow-up van de vastleggingen aan het begin van het jaar met de dienst Financiën, aanpassing in de loop van het jaar ingeval de uitgaven lager of hoger uitvallen dan geraamd), budgettaire aanpassing al naargelang de evolutie van de behoeften;
• Controle van de overeenstemming van hetgeen geleverd werd met de technische specificaties in samenwerking met de aanvrager;
• In samenwerking met de stockverantwoordelijke en de verantwoordelijke beheer van de stromen, organisatie van de levering van het materiaal in goede omstandigheden: verkrijgen van precieze data van de leveranciers, beheer van de praktische organisatie in geval van een grote levering (opslagruimte, toegang voor de bezorger, enz.);
• In voorkomend geval, PV’s van tekortkoming opmaken bij problemen met de leveranciers.

Wie zijn wij?

We zijn de Brusselse Hoofdstedelijke Dienst voor Brandbestrijding en Dringende Medische Hulp.

Wij grijpen in bij brand en coördineren de dringende medische hulp in het Brussels Gewest en omgeving. Wij voeren ook talrijke civiele veiligheidsmissies uit: opsporing en bevrijding van personen of dieren, redding en hulp bij overstromingen, stormen of chemische vervuiling, vernietiging van insectennesten, enz.

Voorbereiding en preventie zijn twee andere belangrijke onderdelen van onze activiteiten.

Wij zorgen dat de veiligheidsnormen tegen brand- of ontploffingsrisico’s voor gebouwen of tijdens allerlei evenementen worden nageleefd.

Onze dienst is een instelling van openbaar nut van categorie A die afhangt van de Regering van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.

Hij bestaat uit meer dan 1100 professionele brandweerlieden en een administratief en technisch ondersteuningsteam van bijna 250 medewerkers.

Met het oog op de toekomst, is het onze ambitie om steeds efficiënter te zijn om de veiligheid van iedereen te garanderen!

Website : DBDMH-SIAMU : Brandweer Brussel

Wie zoeken we?

1. Vereiste diploma

Je bent in het bezit van een diploma hoger secundair onderwijs of gelijkwaardig (bv. kwalificatiegetuigschrift, enz.).

1. Vereiste ervaring

Er is geen ervaring vereist. In functie van je voorkennis wordt in de nodige opleiding voorzien.

Alle belangrijke informatie (geaccepteerde diploma's, vaardigheden, belangrijke data, enz.) over deze selectieprocedure is te vinden in het selectiereglement (zie de rubriek selectieprocedure).

1. Troeven

• Algemene kennis van Word, Excel.
• Algemene kennis van SAP.
• Aangezien je in een tweetalige werkomgeving terechtkomt is een kennis van het Frans een pluspunt.

Alle belangrijke informatie (diploma, ervaring, competenties, belangrijke datum, enz.) over deze selectieprocedure is te vinden in het selectiereglement (zie "Selectieprocedure").

Wat bieden we?

Er is 1 vacature binnen bij DBDMH (Brusselse Hoofdstedelijke Dienst voor Brandbestrijding en Dringende Medische Hulp) (Helihavenlaan 11-15, 1000 Brussel).

Je wordt aangeworven als Adjunct (niveau C1) met de bijhorende weddeschaal (C101).

Het minimum startsalaris is 30.436,48 euro (bruto jaarsalaris, aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Voordelen

• 35 verlofdagen per jaar
• Mogelijkheid om een tweetaligheidspremie te verkrijgen, na het slagen van het examen bij Selor (€ 600, €2400 of € 3200 per jaar, niet geïndexeerd, afhankelijk van het niveau)
• Maaltijdcheques van een waarde van €8/gepresteerde dag
• Uitgebreid vormingsaanbod
• Mogelijkheid om een deel van de tijd te telewerken (na inloopperiode en akkoord van de functionele chef)
• Gratis MIVB-abonnement
• Vlot bereikbaar met het openbaar vervoer
• Flexibel uurrooster in een 38-uren week
• Mogelijkheid om in te tekenen op een hospitalisatieverzekering via de vzw Sociale Dienst
• 100% Werkgeversbijdrage voor het trein- en/of busabonnement (TEC - DE LIJN)
• Fietspremie: 0,35 EUR/km

Aanstellingsvoorwaarden

Als je geslaagd bent voor deze selectie, moet je – om benoemd te worden – op de aanstellingsdatum aan de volgende voorwaarden voldoen:

• Je dient Belg te zijn wanneer de uit te oefenen betrekkingen een rechtstreekse of onrechtstreekse deelneming aan het openbaar gezag inhouden of werkzaamheden omvatten strekkende tot bescherming van de algemene belangen van de Staat of andere openbare instellingen.
• De burgers met een andere dan Belgische nationaliteit en die geen onderdaan zijn van de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte, worden toegelaten, in de diensten van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering en de publiekrechtelijke rechtspersonen die ervan afhangen, tot de burgerlijke betrekkingen die geen rechtstreekse of onrechtstreekse deelneming aan het openbaar gezag inhouden of geen werkzaamheden omvatten strekkende tot bescherming van de algemene belangen van de Staat of andere openbare instanties.
• Indien je solliciteert in een andere taal dan die van je diploma, dien je over een taalcertificaat artikel 7 te beschikken dat overeenstemt met je diploma.
• Je dient gedrag te vertonen dat voldoet aan de vereisten van de functie.
• Je moet de burgerlijke en politieke rechten genieten.
• Je moet houder zijn van een diploma of studiegetuigschrift dat overeenstemt met het niveau van de toe te kennen graad.

Je wordt benoemd nadat je de vereiste stageperiode met succes hebt vervuld.

Om naar het selectiereglement te gaan, klik hier

Voel je je aangetrokken tot deze functie?

Solliciteer dan snel en klik hier

Wij vinden het belangrijk dat het personeel van de gewestelijke instellingen een weerspiegeling is van de Brusselse samenleving: multicultureel en gevarieerd. Gelijke kansen, gelijke behandeling en toegang tot selecties voor alle kandidaten garanderen is dus een evidentie. Wij zijn tegen discriminatie en streven naar diversiteit en inclusie binnen de gewestelijke organisaties.

We leven de principes van diversiteit en gelijke kansen na, tijdens alle stappen van de selectieprocedure. In het belang van transparantie en objectiviteit hebben we tijdens onze selectieprocedures enkel aandacht voor de evaluatie van de competenties van de kandidaat. Via neutrale en objectieve procedures, waken we erover dat huidskleur, etniciteit, afkomst, leeftijd, geslacht, geaardheid, religieuze overtuiging, handicap of ieder ander persoonlijk kenmerk geen enkele impact heeft op het testen evalueren van de toekomstige medewerk(st)ers.

Personen met een handicap, een stoornis of een ziekte en zwangere of zogende vrouwen mogen trouwens rekenen op redelijke aanpassingen van de selectietests en werkplekken.

Als je vragen hebt rond het diversiteitsbeleid kan je terecht bij het team Talent Acquisition:  mytalentrecruitment@talent.brussels