1 statutaire Franstalige directieassistent (code 2025 B8/1/F) (m/v/x)
GegevensbeschermingsautoriteitSelectiecode
Taal
Diploma
Contracttype
Functieniveau
Type aanwerving
Duur
Plaats van tewerkstelling
Voltijds/deeltijds
Jobinhoud
De Gegevensbeschermingsautoriteit (hierna "GBA") gaat in de loop van de maand februari-maart 2025 over tot de statutaire werving van een Franstalige directieassistent voor de Eerstelijnsdienst (code 2025 B8/1/F).
De GBA is op zoek naar een collega die:
- een inspirerende en open persoonlijkheid heeft;
- graag in teamverband en zelfstandig werkt.
Informatie over deze vacante betrekking kan (schriftelijk) worden verkregen bij mevrouw Anne-Charlotte Recker, directeur van de Eerstelijnsdienst, via het volgende e-mailadres: selections@apd-gba.be met vermelding van de referentie (code 2025 B8/1/F).
De Eerstelijnsdienst ontvangt de klachten en verzoeken die worden toegestuurd aan de Gegevensbeschermingsautoriteit, kan een bemiddelingsprocedure opstarten, bevordert bij het brede publiek de bekendheid met gegevensbescherming, waarbij specifieke aandacht wordt besteed aan minderjarigen, bevordert bij verwerkingsverantwoordelijken en verwerkers de bewustwording van hun verplichtingen, en verstrekt aan de betrokken personen informatie over de uitoefening van hun rechten.
De statutaire reservelijst blijft 1 jaar geldig (maximaal 2 keer te verlengen met 6 maanden).
Er wordt op gewezen dat de opgestelde reservelijst ook kan worden geraadpleegd en gebruikt voor contractuele functies bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
Aan de aanwervingsvoorwaarden moeten zijn voldaan uiterlijk op 1 februari 2025.
Doel van de functie :
Als directieassistent voert u een breed scala aan taken uit en behandelt u dossiers die betrekking hebben op alle aangelegenheden van de GBA binnen de Eerstelijnsdienst. U ondersteunt de directeur van de Eerstelijnsdienst bij het beheer van de dienst.
Kerntaken :
Als dossierbeheerder bent u verantwoordelijk voor het verzamelen van informatie, het analyseren op basis van regelgeving, het opvolgen van procedures, het openen, sluiten, controleren en klasseren van de dossiers waarvoor u verantwoordelijk bent, evenals het formuleren van conclusies met betrekking tot die dossiers. U voert deze taken uit in het kader van onder andere de volgende werkzaamheden:
- verzoeken behandelen met betrekking tot rechten en plichten inzake gegevensbescherming;
- bemiddelings- en klachtenprocedures opstarten;
- alles inzake gegevensbescherming bevorderen bij het publiek;
- deelnemen aan multidisciplinaire projecten binnen het werkterrein van de GBA;
- de Eerstelijnsdienst ondersteunen en informatie verstrekken via de beschikbare communicatiekanalen;
- samenwerken met de collega's van de Eerstelijnsdienst;
- meewerken aan het correct bijhouden van statistieken met betrekking tot de activiteiten van de GBA.
Ter ondersteuning van de directeur van de Eerstelijnsdienst voert u voornamelijk de volgende taken uit:
- logistieke en administratieve ondersteuning bieden (notulen opstellen, agenda’s samenstellen, opzoekingen doen, samenvattingen maken, dienstmededelingen versturen, vertalingen aanvragen via Wordbee, reserveringen maken, eventueel taken delegeren, afwezigheden goedkeuren, enz.).
Werkgever
De GBA is een onafhankelijk orgaan dat erop toeziet dat de grondbeginselen van de bescherming van de persoonsgegevenscorrect worden nageleefd.
Voor meer informatie, zie : https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/de-autoriteit
De GBA beschikt over een personeelskader van 93 medewerkers.
Competenties
Vereist diploma:
Niveau B: bachelor of graduaat secretariaat, directiesecretariaat of directieassistent.
Vereiste ervaring en vaardigheden:
- Minimaal 1 jaar werkervaring als secretaris, directiesecretaris of directieassistent. Dit in ten minste 3 van de volgende 5 taken:
- meewerken aan het correct bijhouden van statistieken;
- logistieke en administratieve ondersteuning bieden (notulen opstellen, agenda’s samenstellen, opzoekingen doen, samenvattingen maken, dienstmededelingen versturen, vertalingen aanvragen via Wordbee, reserveringen maken, eventueel taken delegeren, afwezigheden goedkeuren, enz.).
- verzoeken behandelen met betrekking tot rechten en plichten;
- bemiddelings- en klachtenprocedures opstarten;
- een bepaald onderwerp onder de aandacht van verschillende doelgroepen brengen;
- Functionele kennis van de tweede landstaal.
- Vlot gebruik van Microsoft Office (Outlook, Word, Excel en Powerpoint).
- Goede mondelinge communicatietechnieken.
- Goede schriftelijke communicatietechnieken.
Generieke competenties:
- U deelt en ondersteunt de waarden van de GBA;
- U implementeert oplossingen als onderdeel van een continu verbeteringsproces;
- U bent leergierig en stelt nieuwe manieren van werken voor;
- U werkt graag in een team, maar bent ook in staat om zelfstandig te werken;
- Ubent goed georganiseerd en houdt van orde en nauwkeurig werken;
- U wilt zich graag ontwikkelen en uw competenties actualiseren;
- U deelt uw mening en communiceert op een gepaste manier.
Pluspunten:
- Praktische ervaring met recht en/of administratief beheer.
- Kennis van of interesse in nieuwe technologieën.
Aanbod
Arbeidsvoorwaarden:
Na succesvolle afronding van de stageperiode wordt u benoemd op de Franse taalrol in de graad van directieassistent (niveau B8/1) met de bijbehorende weddeschaal B8/1. Weddeschaal B8/1: 23.785 – 41.742 EUR (100 %) - Geïndexeerd (2,0807): 49.489 – 86.852 EUR.
Voordelen:
Goede balans tussen werk en privé:
- Flexibele werktijden binnen de 38-uren week
- 30 dagen verlof en vrij tussen Kerst en Nieuw
- 8 compensatiedagen
- Tot 3 dagen telewerk per week (na inwerkingsperiode en, in verband met de functie, in overleg met de Voorzitter van de Geschillenkamer)
- Gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer
Talrijke ontwikkelingsmogelijkheden: Uitgebreid opleidingsaanbod (te volgen tijdens de werkuren)
Financiële voordelen:
- Verplaatsingsvergoeding of gratis abonnement voor woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
- Gratis hospitalisatieverzekering
- Maaltijdcheques
- Mogelijkheid tot het verkrijgen van een telewerkpremie
- Mogelijkheid tot het verkrijgen van een taaltoelage
- Mogelijkheid tot het verkrijgen van een schooltoelage
- Mogelijkheid tot het verkrijgen van een fietsvergoeding
- Mogelijkheid om voorgaande werkervaring te laten erkennen als geldelijke anciënniteit
- Gratis toegang tot de sportzaal van de Kamer
- Voordelige maaltijden in het restaurant voor het personeel van de Kamer
Procedure
Op basis van de ontvangen kandidaturen vindt een preselectie plaats, waarbij het vereiste diploma en de vereiste ervaring worden gecontroleerd. De kandidaten die het best beantwoorden aan het gezochte profiel, worden uitgenodigd. De proeven worden georganiseerd door een examencommissie bestaande uit minstens drie personen.
Afhankelijk van het aantal kandidaten dat voor deze preselectie slaagt, behoudt de GBA zich het recht voor om alleen de 5 kandidaten met de beste resultaten uit te nodigen voor een kennisproef, die nagaat of een kandidaat over de vereiste bekwaamheden, kennis en algemene competenties beschikt.
De kennisproef bestaat uit een mondeling gesprek, eventueel voorafgegaan door een schriftelijke voorbereiding/casestudy, en wordt beoordeeld op 20 punten. De kandidaat moet 12 punten behalen om te slagen. De beoordeling vindt plaats op basis van een vergelijking met het gezochte profiel.
Na afloop van de proeven wordt een proces-verbaal opgesteld, waarin de rangorde van de kandidaten wordt vastgesteld en waarin het door elke kandidaat behaalde resultaat wordt vermeld. De rangorde bestaat uit drie groepen: A = geschikt en geslaagd, B = minder geschikt en geslaagd, C = niet geschikt en/of niet geslaagd. In voorkomend geval wordt binnen elke groep een definitieve rangorde vastgesteld op basis van het totale aantal behaalde punten. Bij gelijke stand binnen dezelfde groep stelt de jury op basis van de kwalificaties van elke kandidaat een nieuwe rangorde op.
Solliciteren
INSCHRIJVING UITERSTE DATUM : 20/02/2025
Op straffe van niet-ontvankelijkheid dienen kandidaten hun kandidatuur uitsluitend per e-mail met vermelding van het referentienummer van het examen (2025 B8/1/F) naar het volgende e-mailadres te sturen: selections@apd-gba.be. U krijgt een ontvangstmelding toegezonden.
De kandidatuur is slechts ontvankelijk op voorwaarde dat:
- Het nummer van het examen duidelijk wordt vermeld in de mail waarin u zich kandidaat stelt;
- Een afschrift van de voor het functieprofiel vereiste studiegetuigschriften of diploma’s wordt toegezonden. Uit deze stukken dient ook te blijken dat de kandidaat op de betreffende taalrol kan ingeschreven worden (Voor meer informatie zie: https://werkenvoor.be/nl/solliciteren/hoe-solliciteren/buitenlandse-en-anderstalige-diplomas );
- Een curriculum vitae in de taal van de functie waarnaar u solliciteert wordt toegezonden;
- Een afzonderlijke nota wordt toegezonden waarin uw motivatie voor de geambieerde functie duidelijk en geargumenteerd blijkt, en uw eventuele beroepservaring wordt toegelicht. Deze nota moet worden opgesteld in de taal van de functie waarnaar u solliciteert.
Indien niet aan ten minste één van de bovenstaande criteria wordt voldaan, wordt de kandidatuur afgewezen.
Meer uitleg kan verkregen worden door een mail te sturen naar selections@apd-gba.be.
De functiebeschrijving en het examenreglement zijn eveneens te raadplegen op de website van de GBA:
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/de-autoriteit/vacatures.
Extra info
De GBA voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selectie voor alle kandidaten.
Heeft u een handicap, stoornis of ziekte? Dan kunt u vragen om een redelijke aanpassing van de selectieprocedure, ook als u niet over een geldig attest beschikt. Beschrijf uw handicap/stoornis/ziekte en geef aan welke aanpassingen u kunnen helpen.
U bezorgt ons samen met uw sollicitatie, ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum, een passend attest met vermelding van uw naam en voornaam, en de code van het examen waaraan u wenst deel te nemen.