Human resources medewerker/ster (m/v/x)

De Directie Interne Organisatie staat in voor de dagdagelijkse aansturing van de ondersteunende teams: HR&Financiën, ICT&Facility en het Taalteam. Samen met het College en de Directie Beleid streeft de Directie Interne Organisatie ernaar om het beleid en de administratie op elkaar af te stemmen, formuleert ze constructieve voorstellen ter verbetering en werkt ze mee aan het uitbouwen van bepaalde projecten.

De medewerker vormt de administratieve spil van het HR-team binnen de Directie Interne Organisatie en werkt meer in het bijzonder nauw samen met het HR-team. Hij/zij is onder andere verantwoordelijk voor het beheer en de verwerking van persoonlijke dossiers, de opvolging van vergaderingen en actiepunten en ondersteuning bij aanwervingen en opleidingen.

Jouw opdracht

• Optreden als dagelijkse interface met werknemers over kwesties met betrekking tot hun persoonlijke dossiers, het beheren van administratieve formaliteiten in ons AFAS-systeem en de juiste informatiestroom.
• De nodige contacten onderhouden met externe partners (Protocol, ministeries, verzekeringsmaatschappijen, enz.).
• Opstellen en behandelen, in alle vertrouwelijkheid, van administratieve correspondentie met betrekking tot human resources of protocol in overeenstemming met de statuten van de organisatie.
• Zorgen voor een nauwgezette digitale archivering van de verschillende dossiers die door de Directie Interne Organisatie worden behandeld.
• Opstellen en voorbereiden van documenten zoals notulen, takenlijsten, tijdschema's en administratieve nota's volgens vastgestelde regels, zorgen voor kwaliteitscontrole (spelling, grammaticale structuur, enz.) voordat ze worden verspreid onder het College van secretarissen-generaal, de Raad of het Comité van Ministers, en zorgen voor de follow-up van besluiten en overeenkomsten.
• Organiseren en beheren van de aanwerving (advertenties, voorselectie van CV's, planning van sollicitatiegesprekken en tests, enz.)
• Verzamelen en formaliseren van de opleidingsbehoeften van het personeel en zorgen voor de logistieke organisatie en het administratieve beheer ervan overeenkomstig nog vast te stellen interne procedures/beleidslijnen.

De Benelux Unie, gevestigd te Brussel, is een samenwerkingsverband tussen België, Nederland en Luxemburg. Voor meer informatie over de Benelux: www.benelux.int

Het Secretariaat-generaal is de spil van de samenwerking binnen de Benelux Unie. De Benelux Unie is een pionier in grensoverschrijdende samenwerking, een model voor regionale integratie en een proeftuin van Europese samenwerking, zowel als voorloper op Europees beleid als als aanvulling ervan. Wij werken aan de versteviging van de interne markt, aan de bevordering van een duurzame toekomst en aan een veilige samenleving door het uitvoeren van projecten met zichtbare en tastbare meerwaarde voor de burgers, bedrijven en publieke instellingen van de Benelux. We zijn onpartijdig en meertalig en doen ons werk geëngageerd, resultaatgericht, vakkundig, integer en met teamspirit.

http://benelux.int

We zoeken iemand met volgend profiel :

 Technische competenties

• Je hebt een bachelor diploma in personeelsmanagement of in rechtspraktijk, of een diploma van bachelor in de rechten.
• Je hebt goede kennis van of ervaring met HR en juridische zaken, waardoor je onafhankelijke ondersteuning kunt bieden voor de activiteiten van de Directie, dankzij je kennis van de regels en voorschriften voor administratieve procedures.
• Je levert werk van hoge kwaliteit in overeenstemming met de bestaande processen en richtlijnen, met een sterk gevoel voor initiatief om deze te verbeteren en te implementeren.
• Je hebt een uitstekende beheersing (spelling en grammatica) van je moedertaal en een goede kennis van de andere taal.  Je hebt ook een goede schrijfvaardigheid.
• Je bent zeer gestructureerd en georganiseerd en kunt het overzicht bewaren, waardoor je de juiste beslissingen kunt nemen, taken naar prioriteit kunt plannen en zelfstandig problemen kunt oplossen.
• Je hebt een zeer goede kennis van MS Office-toepassingen en bent in staat deze optimaal te gebruiken (Teams, Sharepoint, enz.)

 Gedragsgerichte competenties

• Je bent dynamisch, resultaatgericht, besluitvaardig.
• Je bent creatief en kan alternatieve oplossingen aandragen.
• Je hebt ervaring in RH management en in juridische aspecten.
• Je hebt uitstekende communicatie- en samenwerkingsvaardigheden.
• Je houdt van afwisselende taken en kunt snel van de ene opdracht naar de andere schakelen.

 Kennis van taal

• Je beheerst hetzij het Nederlands, hetzij het Frans perfect, en in de andere officiële taal heb je minstens een vaardigheid op niveau B2 (Gemeenschappelijk Europees Referentiekader) of ben je bereid dat niveau binnen één jaar na de aanwerving te leren via het door ons aangeboden taalprogramma.
• Kennis van het Engels is een meerwaarde.

Ons aanbod

• Een functie op beleidsniveau met een boeiende professionele opdracht en een uitdagend takenpakket in een internationale instelling.
• Een marktconform salaris dat past bij het gewicht van de functie, eventueel aangevuld met toelagen en enkele extra voordelen, zoals een expatvergoeding voor Nederlandse en Luxemburgse ingezetenen, een mobiliteitsbudget, een GSM-vergoeding, geschikt ICT-materiaal, etc.
• Je wordt ingeschaald in schaal 4 (op 11) – stap 5[1].
• Voordelige collectieve sociale en medische verzekering voor sociale uitkeringen en een Benelux-pensioenregeling die de duur van het dienstverband dekt.
• Een aanstelling voor een periode van 6 maanden (verlengbaar).

[1] Het Secretariaat-generaal kan rekening houden met de eerdere beroepservaring en/of specifieke vaardigheden en kwalificaties om de stap te bepalen.

Kandidaten die op de shortlist komen worden gecontacteerd voor een gesprek waarbij de nadruk ligt op de vereiste kennis, ervaring en taalvaardigheid.

Voor bijkomende informatie over de inhoud van de functie kan je een mail sturen naar vacature@benelux.int. 

Stuur jouw sollicitatiebrief samen met jouw cv en referenties t.a.v. mevr. Nadine Meynaert naar vacature@benelux.int vóór 15 april 2025. Vermeld in jouw sollicitatie duidelijk waarom je solliciteert en voeg eventuele aanbevelingen en/of referentiecontacten toe.

http://benelux.int

De Benelux Unie is een werkgever die gelijke kansen biedt.