Coördinator Digiteam (m/v/x)

Opgelet: De openstaande vacatures in dit netwerk zijn tijdelijk en alleen voor statutaire personeelsleden of personeelsleden met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties: Organisaties | Talent Exchange

Jobinhoud:

Het Digiteam van de Dienst Administratieve loopbaan staat in voor het beheer en de archivering van alle documenten die door de Stafdienst P&O behandeld worden. Het Digiteam zorgt voor de creatie van een digitaal personeelsdossier dat gedeeld wordt met onze externe partner (Persopoint) en dat elektronisch kan geraadpleegd worden zowel door de betrokken medewerker als door geautoriseerde personen (op basis van beveiligde toegang).

Als coördinator van het Digiteam sta je in voor de organisatie en planning van het team en waak je mee over de kwalitatieve dienstverlening en de uitvoering van het toegewezen digitaliseringsproject. Je vormt een tandem met de teamleden en ondersteunt hen bij de brede waaier aan taken die jullie als team opnemen:

• Dienstverlening ten aanzien van de verschillende PO diensten en de medewerkers
• Analyse en onderzoek van aangeleverde documenten (dossiers en/of documenten)
• Sorteren en identificeren van documenten die aangeleverd worden
• Dagelijks encoderen van de behandelde documenten in de beschikbare digitale tools
• Controle van de papieren documenten en beoordelen of deze al dan niet gearchiveerd moeten worden
• Archiveren van papieren documenten
• Sorteren en identificeren van documenten die aan het persoonlijk dossier moeten toegevoegd worden en/of overgemaakt moeten worden aan andere diensten of Persopoint
• Opvolgen en invoeren van de metadata

Je bent eveneens verantwoordelijk voor de directe aansturing, opvolging en evaluatie van de teamleden.

De FOD Financiën beheert de middelen die het mogelijk maken aan de collectieve behoeften van onze samenleving te voldoen. Dit betekent dat dankzij ons werk de burgers er zeker kunnen van zijn dat belastingen, rechten en taksen op een correcte en juiste manier worden geïnd. Bovendien zorgen wij ervoor dat de middelen efficiënt worden verdeeld om de zaken die we allemaal gebruiken te kunnen realiseren: infrastructuur, sociale zekerheid, …

De Stafdienst Personeel en Organisatie van de FOD Financiën heeft als missie het binnen de beschikbare middelen duurzaam aantrekken, motiveren, toewijzen, belonen en ontwikkelen van de juiste medewerkers opdat alle entiteiten van onze FOD hun beoogde opdrachten efficiënt en doeltreffend kunnen uitvoeren. Meer concreet staat de Stafdienst in voor de uitwerking en uitvoering van het personeelsbeleid, het beheer van de personeelsdossier, de personeelsplanning en de persoonlijke ontwikkeling, het beheer van de opleidingen, de opvolging van de regelgeving, de organisatie van het sociaal overleg, het competentiemanagement en kennisbeheer, en het beheer van de arbeidsvoorwaarden, het welzijn op het werk en de diversiteit. 

De Dienst Administratieve Loopbaan maakt deel uit van de Stafdienst Personeel & Organisatie en zorgt naast het beheer van het digitaal personeelsdossier eveneens voor de opvolging van het administratief loopbaanbeheer en de correcte toepassing van de geldende toelagen en vergoedingen voor de medewerkers van de FOD Financiën.

https://financien.belgium.be/nl

Competenties:

• Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
• Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.
• Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega’s.
• Je drukt je op een duidelijke en begrijpelijke manier uit.

Troeven:

• Vermits je in een tweetalige omgeving werkt is de kennis van het Frans een pluspunt
• Kennis van de internationale standaarden en normen op het vlak van documentbeheer
• Kennis van en kunnen werken met (informatica)tools en systemen en de basisbureauticatoepassingen (Word-Excel)

werkregime: Voltijds/ deeltijds of andere %

Telewerk is mogelijk.

 Deelnemingsvoorwaarden:

• De openstaande vacatures in dit netwerk zijn tijdelijk en alleen voor statutaire personeelsleden of personeelsleden met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties: Organisaties | Talent Exchange

• statutaire personeelsleden of personeelsleden met een contract van onbepaalde duur van FOD Financiën

Om je kandidaat te stellen stuur je een motivatiebrief en een recent CV, ten laatste op  28/05/2023 naar volgend e-mailadres: talentexchange@minfin.fed.be met vermelding van het referentienummer.

Selectieprocedure

1. Onderzoek van de ontvangen kandidaturen in functie van de volgende criteria:
   1. Competenties
   2. Motivatie
   3. Ervaring
2. Gesprek (max. 1,5 uur): gesprek over je profiel, je ervaring, je motivatie en interesse voor de opdracht.

Meer info : talentexchange@minfin.fed.be

De deelnemende organisaties van het netwerk Talent exchange zetten zich in voor diversiteit. Dit vertaalt zich in het aanmoedigen van talent met respect voor verscheidenheid, onafhankelijk van afkomst, geslacht, leeftijd, een eventuele handicap, levensbeschouwing, ...