Dossierbeheerder HR (m/v/x)

Wil je bijdragen aan een kwaliteitsvolle personeelsadministratie die zo dicht mogelijk bij de behoeften van haar klanten staat? Wil je helpen bij het identificeren, opsporen en aanwerven van nieuw talent?

Onze dienst HR Partners is op zoek naar een dossierbeheerder die verantwoordelijk is voor het administratief beheer van de verschillende personeelsbewegingen (indiensttreding, interne mobiliteit, vertrek) binnen onze FOD, met het oog op een optimale invulling van het personeelsplan.

In die context behandel je de verzoeken van onze klanten vanuit administratief oogpunt, om hen kwaliteitsvolle ondersteuning en begeleiding te bieden en zo de opdrachten van onze organisatie te helpen realiseren.

Concreet:

-        Je bezorgt de administratieve informatie die nodig is voor de indiensttreding, de overdracht of het vertrek van medewerkers aan onze verschillende betrokken partners, met name PersoPoint (het secretariaat voor personeels- en loonadministratie van de federale overheid), ICT, enz.;

-        Je volgt de richtlijnen van PersoPoint voor het doorgeven van informatie over de indiensttreding, het vertrek of andere personeelsbewegingen;

-        Je stelt een nota op voor de Inspecteur van Financiën bij indiensttreding of bevordering;

-        Je stelt een akkoord op voor de oorspronkelijke FOD in het kader van de Talent Exchanges;

-        Je zorgt ervoor dat de arbeidsovereenkomsten op tijd worden getekend;

-        Je ondersteunt de implementatie van de selecties binnen de FOD voor de andere collega's en zorgt voor de archivering van de selectiedossiers;

-        Je bent verantwoordelijk voor het onthaal van de kandidaten bij de selectiegesprekken en voor het voorbereiden van de selectiedossiers;

-        Je biedt administratieve ondersteuning aan de HR Business Partners van het team.

Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.

Je zal werken bij de dienst DOS-HR Partners binnen het DG Ondersteunende Diensten. De dienst werft gemotiveerde medewerkers aan die de FOD in staat stellen zijn doelstellingen te bereiken. We beheren ook de middelen (personeelsenveloppe, enz.) en de personeelsdossiers. Tot slot nemen we deel aan organisatieontwikkeling (talent en leadership, welzijn en diversiteit, waarden en resultaten, enz.) en investeren we in de medewerkers van onze FOD (opleidingen, ontwikkeling, enz.).

Wat de organisatie betreft, bestaat de dienst zelf uit 4 teams (team Gezondheid, team Dier, Plant, Voeding en Leefmilieu, team Learning & Development en team Ondersteunende Diensten, Diensten van de Voorzitter en DG P&R - het is in dit laatste team dat je zal werken). Elk team bestaat uit dossierbeheerders, selectieverantwoordelijken en Business Partners. Er zijn veel contacten en uitwisselingen tussen de teams en we werken zowel verticaal als transversaal: we werken immers ook in "netwerken" (netwerk Admin, netwerk Selectie en netwerk Business Partner), wat betekent dat we de processen voor elk team kunnen standaardiseren.

De FOD wil de Belgische promotor zijn van het principe “One World, One Health”, door de gezondheid in al haar componenten centraal te stellen in zijn bekommernissen en missies, waarbij het zowel gaat over de menselijke gezondheid als over de gezondheid van de planeet, de gezondheid van dieren en planten en van de voeding.  De FOD wil een referentiepunt zijn op het vlak van Gezondheid, een transversaal departement voor beleidsondersteuning "Health and Environment in all policies" en een netwerkorganisatie die zorgt voor een operationele excellentie in de uitvoering van taken met toegevoegde waarde, met de ambitie om de gezondheid van de burgers te beschermen en te verbeteren.

Om dat te bereiken, wil de FOD een verantwoordelijke, coherente, lerende en creatieve organisatie zijn die steunt op competente en autonome medewerkers die zin voor verantwoordelijkheid hebben en hun expertise en talenten ontwikkelen.

Meer info over onze FOD: https://www.health.belgium.be/

https://www.health.belgium.be/nl

Generieke competenties:

• In team werken: Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Servicegericht handelen: Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
• Objectieven behalen: Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.

Technische competenties:

• Mondelinge communicatie: Je drukt je mondeling op een duidelijke en begrijpelijke manier uit.

Troeven:

• Gezien de tweetalige werkomgeving is een goede kennis van het Frans een troef;
• Beroepservaring als dossierbeheerder in human resources is een troef.

Een sterke motivatie is ook belangrijk.

Opgelet! Je motivatie wordt beschouwd als uiterst belangrijk voor de functie. Ze weegt zwaarder door in de eindscore (x2).

Opgelet:
Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.

Duur van de opdracht: maximum 12 maanden.

Het arbeidsregime is bespreekbaar, met het oog op flexibiliteit (minimum 80%).

Telewerk is mogelijk.

Contract: terbeschikkingstelling via een Talent Exchange-overeenkomst.

1. Analyse van de cv's op basis van de competenties en de motivatie: gelieve je kandidatuur te beargumenteren op basis van de functiebeschrijving en om waar nodig je overdraagbare vaardigheden te benadrukken
2. Gesprek (max. 1 uur): bespreking van je profiel, je competenties, je motivatie, je ervaring en je interesse voor de opdracht

Omdat er soms veel kandidaturen zijn die niet voldoen aan de selectiecriteria, kunnen we geen gevolg geven aan de kandidaturen van personen die niet bij de overheid werken.

Opgelet:
Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.

Om je kandidaat te stellen, stuur je een motivatiebrief EN een recent cv ten laatste op 28/05/2024 naar talentexchange@health.fgov.be  met het referentienummer van de missie.

De deelnemende organisaties van het Talent Exchange-netwerk zetten zich in voor diversiteit. Dit vertaalt zich in het aanmoedigen van talent met respect voor verscheidenheid, onafhankelijk van afkomst, geslacht, leeftijd, een eventuele handicap, levensbeschouwing,...