Management Assistant (m/v/x)

Heb je goede administratieve en organisatorische vaardigheden?  Ben je in staat om je dossiers met de nodige discretie te beheren, maar hou je tegelijkertijd van samenwerking en teamwerk?  Aarzel dan niet om te solliciteren, we verwelkomen je graag in ons team!

Je maakt deel uit van de Cel van de Voorzitter. Je ondersteunt de directie met de uitvoering en opvolging van diverse administratieve taken.

• Je bent het aanspreekpunt voor onze externe partners (kabinet, IF, verenigingen van OCMW's, …). Je staat garant dat alle dossiers die hier vertrekken correct en professioneel zijn opgesteld. Je doet kwaliteitscontrole van de binnenkomende dossiers en volgt deze op tot ze kunnen afgesloten worden en gearchiveerd.
• Je stelt allerlei gevraagde nota’s, brieven, mededelingen en andere documenten op bestemd voor interne of externe gebruikers.
• Je ondersteunt de directie in de dagdagelijkse werking: agendabeheer, opvolging dossiers, opvolging mailverkeer,…
• Je zorgt voor de opvolging van diverse logistieke secretariaatstaken.
• Je organiseert vergaderingen, reserveert zalen en je stelt het logistieke materiaal voor de dienst ter beschikking.
• Je ziet op het verloop van de vergaderingen toe (voorbereiding van documenten, presentaties, PV's, ...).
• Je zorgt ervoor dat verslagen en brieven nauwkeurig worden opgesteld.
• Je bent de schakel tussen de interne en externe partners en de directie.
• Je maakt deel uit van een klein maar gemotiveerd team, en helpt actief mee de werking ervan te optimaliseren.

Opgelet:

Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.

De Cel van de voorzitter ondersteunt de directie, in het bijzonder het directiecomité van de POD Maatschappelijke Integratie. Dit houdt tegelijk praktische en dagelijkse ondersteuning in voor uitvoerende taken en een coördinatie en opvolging om een efficiënt beheer van de administratie te waarborgen. 

De cel assisteert, adviseert en vertegenwoordigt het directiecomité en zorgt, indien nodig, voor een gecoördineerde tussenkomst van het directiecomité, zowel intern, als extern. Deze ondersteuning is administratief, organisatorisch en inhoudelijk. Met andere woorden: de cel biedt ondersteuning bij het algemeen beheer van de administratie.

In brede zin houdt de POD Maatschappelijke Integratie zich bezig met het uitwerken, uitvoeren en evalueren van een inclusief federaal beleid voor sociale integratie dat de fundamentele sociale grondrechten voor iedereen op een duurzame wijze garandeert. Zo draagt de POD bij tot het ontwerp van de regelgeving, hij informeert en adviseert zijn doelpubliek en partners over de maatregelen en acties en beheert de financiële stromen, verbonden aan de maatschappelijke integratie (vooral leefloon en sociale hulp). De POD zet eveneens acties op binnen armoedebestrijdingsbeleid en grootstedenbeleid.

https://www.mi-is.be/nl

Gedragsgerichte competenties:

• In team werken: groepsgeest creëren en bevorderen door zijn/haar mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Servicegericht handelen: interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier begeleiden, hen een persoonlijke dienstverlening leveren en constructieve contacten onderhouden.
• Betrouwbaarheid tonen: integer handelen in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, vertrouwelijkheid respecteren, verbintenissen nakomen en elke vorm van partijdigheid vermijden.

Troeven:

• Je hebt goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden. 
• Je hebt een goede kennis van MS Office (Word, Excel, ...) en van Sharepoint.
• Je hebt een goede kennis van Frans (tweetalige werkomgeving).
• Je bent proactief, nauwgezet en flexibel.

Opgelet:

Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.

- Duur van de opdracht: maximaal 12 maanden.

- Mogelijkheid tot telewerk.

- Contract: Talent exchange detacheringsovereenkomst.

- Je behoudt je huidige werkpakket.

1. Analyse van de cv's op basis van de competenties en motivatie: Bedankt om uw kandidatuur te beargumenteren op basis van de functiebeschrijving en om waar nodig je overdraagbare vaardigheden te benadrukken.
2. Gesprek (max. 1 uur): bespreking van je profiel, je ervaring, je competenties, je motivatie en je interesse voor deze opdracht.

Opgelet: Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.

Om je kandidaat te stellen, stuur je een motivatiebrief en een recent CV ten laatste op 24/09/2024 naar het volgende e-mailadres: MI.HRM@mi-is.be.

Opgelet:

Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.

De deelnemende organisaties van het netwerk Talent exchange zetten zich in voor diversiteit. Dit vertaalt zich in het aanmoedigen van talent met respect voor verscheidenheid, onafhankelijk van afkomst, geslacht, leeftijd, een eventuele handicap, levensbeschouwing, ...