Management assistant (NL of FR) bij de dienst Interne Ondersteuning (IS), NSA Rail Belgium (m/v/x)

De afdeling IS zoekt een Management Assistant.

Binnen NSA Rail Belgium staat de afdeling Interne Ondersteuning (IS) in voor:

• Algemene administratie, budgetbeheer, logistiek, praktische organisatie van vergaderingen
• Beheer en de ontwikkeling van het personeel
• Interne communicatie

Jouw belangrijkste activiteiten binnen deze opdracht van Talent Exchange:

• Je beheert de dienstreizen van de medewerkers van NSA Rail Belgium in het buitenland (aanvragen en onkosten verzamelen en  invoeren in Mendex, contacten met het reisbureau onderhouden om vervoersbewijzen en hotels te bestellen, enz.)
• Je beheert de inkomende en uitgaande post van NSA Rail Belgium (brieven nalezen en aanpassen aan de template, laten ondertekenen en verzenden, register in Sharepoint bijhouden....)
• Je organiseert allerlei evenementen voor de afdeling (teambuilding, teamlunches, fotowedstrijd....)
• Je houdt het organogram bij, evenals diverse lijsten met personeelsgegevens (adressen, telefoonnummers, etc.)
• Je volgt de procedures voor ziektemelding en verlof voor gedetacheerd personeel (beheren van e-mails van medewerkers, ziekte melden bij de personeelsdienst van herkomst, ....)
• Je archiveert elektronisch bepaalde documenten in personeelsdossiers (aanvragen voor cumulatie, aanvragen voor GSM-aankopen, aanvragen voor deeltijds werk....)
• Je voert algemene secretariaatswerkzaamheden uit voor de afdeling IS en de directeur van NSA Rail Belgium (kleine vertalingen, logistiek voor vergaderingen, reviseren van documenten, enz.)

Voor meer informatie kan je contact opnemen met:

Natalie Uyterhaegen : 02 277 39 56 - natalie.uyterhaegen@nsarail.fgov.be

Opgelet:

Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.

NSA Rail Belgium is de internationaal meer herkenbare naam voor de Dienst Veiligheid en Interoperabiliteit van de Spoorwegen (DVIS), de nationale instantie voor spoorveiligheid in België. Onze missie: het bewaken en bevorderen van de veiligheid en interoperabiliteit van het spoorsysteem in België en Europa.

De dienst bestaat uit 3 operationele afdelingen (Spoorwegondernemingen, Infrastructuur en Rollend materieel) en 2 ondersteunende afdelingen (Interne ondersteuning en Strategische & juridische ondersteuning).

De dienst is onafhankelijk van, maar werkt nauw samen met de FOD Mobiliteit en Vervoer via een SLA. Het personeel (ongeveer 46 medewerkers) heeft 2 verschillende statuten: personeelsleden van de FOD MV en personeelsleden van HR-Rail (uitdovend statuut).

De Belgische mobiliteit veiliger, efficiënter en duurzamer maken, daar werken we bij de FOD Mobiliteit en Vervoer elke dag aan.

Of het nu over wegen, sporen, luchtverkeer of scheepvaart gaat, we werken samen. Gepassioneerd, met veel vakkennis en in een fijne werksfeer.  

We helpen niet enkel ons land vooruit, maar je krijgt ook alle vertrouwen en vrijheid om te groeien. Als individu en als team. Zo stuwen we België én onszelf verder vooruit. 

Meer info over NSA Rail Belgium : https://www.nsarail.fgov.be/nl

http://mobilit.belgium.be/nl

Competenties

• Groepsgeest creëren en bevorderen door zijn/haar mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's
• Beschikken over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op zich nemen voor de correctheid van ondernomen acties.
• Integer handelen in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, vertrouwelijkheid respecteren, verbintenissen nakomen en elke vorm van partijdigheid vermijden.

Troeven

• Je hebt een goede kennis van het Nederlands, gezien onze tweetalige werkomgeving
• Je kan efficiënt werken met verschillende kantoorapplicaties (Word, Excel, Powerpoint, OneDrive, Sharepoint, Outlook, enz.)

Opgelet

Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.

Opgelet:
Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de Organisaties | Talent Exchange van dit netwerk.

Duur van de opdracht: maximum 12 maanden.

Telewerk is mogelijk.

1. Analyse van de cv's op basis van de competenties en de motivatie: gelieve je kandidatuur te beargumenteren op basis van de functiebeschrijving en om waar nodig je overdraagbare vaardigheden te benadrukken
2. Gesprek (max. 1 uur): bespreking van je profiel, je competenties, je motivatie, je ervaring en je interesse voor de opdracht

Omdat er soms veel kandidaturen zijn die niet voldoen aan de selectiecriteria, kunnen we geen gevolg geven aan de kandidaturen van personen die niet bij de overheid werken.

Opgelet:
Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de Organisaties | Talent Exchange van dit netwerk.

Om je kandidaat te stellen, stuur je een motivatiebrief EN een recent cv ten laatste op 13/03/2025 naar talentexchange@mobilit.fgov.be met het referentienummer XNT25...

De deelnemende organisaties van het Talent Exchange-netwerk zetten zich in voor diversiteit. Dit vertaalt zich in het aanmoedigen van talent met respect voor verscheidenheid, onafhankelijk van afkomst, geslacht, leeftijd, een eventuele handicap, levensbeschouwing,...