Talent Exchange - Medewerker directiesecretariaat (m/v/x)

Je voert, als Medewerker directiesecretariaat (m/v/x), de volgende taken uit:

• Je zorgt voor de coordinatie en voorbereiding van alle administratieve documenten van het directiesecretariaat, zoals verslagen, briefwisselingen, mailverkeer........) Ter opmaak van deze documenten van deze voer diepgaande analyse uit en legt de nodige verbanden.
• Je organiseert zelfstandig activiteiten of evenementen zoals interne (Basisoverlegcomité, Subbeheerscommissie...) of externe vergaderingen (internationale vergaderingen...), intenationale zendingen (internationale zendingen van de directeur) , of festiviteiten (nieuwjaarsreceptie, personeelsfeest...) . Bij problemen zoek je actief naar oplossingen zodat het evenement of de activiteit vlekkeloos kan verlopen .
• Als contactpersoon voor het directiesecretariaat weet u te reageren op een breed scala aan vragen van verschillende interne contacten (over specifieke formulieren, georganiseerde evenementen/vergaderingen, te volgen procedures...) en externe contacten zoals internationale contacten (ECMWF, WMO...), contacten van het KMI, evenals privébedrijven (cateraars, hotels...) en publieke instanties (andere federale instellingen, ministers...).
• Als gegevens- en/of documentbeheerder van het directiesecretariaat behandelt u dossiers, documenten (in verband met diverse vergaderingen, preventie, Koninklijke Besluiten, kinderopvang tijdens de zomer maanden..) of andere informatie (wetenschappelijke projecten, interne beslissingen...) en relevante gegevens voor de dienst in databanken, zoals het bijwerken van de databanken voor nationale en internationale contacten, de interne contactpunten voor internationale vergaderingen. Hiertoe verricht u de nodige zoekopdrachten en toont u kritisch inzicht in de verkregen informatie.
• Je werkt mee aan de continue verbetering van de dienstverlening van het directiesecretariaat door de processen mee uptodate te houden en mee te denken hoe het werk efficienter kan uitgevoerd worden. Dit doe je door de bestaande processen kritisch te bekijken en verbeteringsvoorstellen te doen aan de bestande workflow, ISO procesfiches,....
• Je weet in het dagelijksbeheer van je werk de juiste prioriteiten te plaatsen, je geeft blijk van het nodige verantwoordelijkheidszin bij het uitvoeren van elke taak, je bent proactief en dit steeds in overleg en coordinatie met de andere teamleden van het directiesecretariaat.

Opgelet:
Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.

Het Directiesecretariaat staat onder leiding van de Algemeen Directeur van het KMI en bestaat uit één verantwoordelijke en één medewerker.

De Diensten van de Algemeen Directeur van het KMI zijn opgedeeld in volgende diensten: 

• Directiesecretariaat
• Preventie
• Internationale zaken
• Management Systeem-Audit

Het Koninklijk Meteorologisch Instituut van België (KMI) is een begrip in België. Iedereen kent het KMI van de weersverwachtingen, maar het instituut doet veel meer. De instelling houdt zich bezig met meteorologie en heeft zijn faam te danken aan zijn operationele dienstverlening in de vorm van voorspellingen, informatie en technische kennis op het gebied van hydrometeorologie, klimatologie en geofysica.

Het KMI is hét nationale data- en kenniscentrum voor weer en klimaat. Het KMI richt zich als federaal kennisinstituut op gebied van weer en klimaat volledig op zijn publieke taken. Daartoe horen het opstellen van algemene weersverwachtingen en waarschuwingen voor gevaarlijke weersomstandigheden, de monitoring van het klimaat, het inwinnen, controleren en archiveren van meteorologische en geofysische data, het beheren van de hiervoor vereiste infrastructuur, modelontwikkeling en wetenschappelijk onderzoek.

Het KMI omvat bovendien vijf onderzoeksdepartementen met betrekking tot de atmosfeerwetenschappen en de geofysica, de meteorologie, de hydrologie, het geomagnetisme en de magnetohydrodynamica. Het KMI beschikt ook over een afdeling die waarnemingen verricht en informatie verwerkt, waarbij een beroep wordt gedaan op geavanceerde informatica-infrastructuur en telecommunicatieapparatuur. Alle opgeslagen observaties worden gearchiveerd teneinde hun stabiliteit en hun voorspelbaarheid op lange termijn te evalueren.

Na de herstructurering in 1999 beschikt het KMI over een specifiek departement dat de volgende secties omvat, te weten hydrometeorologische modellering, dynamische meteorologie en klimatologie en risicoanalyse en duurzaamheid. De verschillende onderzoekseenheden, door hun specifieke bijdrage, passen in de multinationale groepen die in de laatste jaren zijn opgericht.

Het KMI is vierentwintig uur per dag actief en combineert infrastructuur, techniek, wetenschap en dienstverlening. De producten en diensten van het KMI beantwoorden aan hoge kwaliteitsnormen.

Het KMI biedt zijn werknemers een beloning volgens de geldende loonbarema's en een stimulerende werkomgeving met kansen tot opleiding en zelfontplooiing.

Diversiteit is een basisprincipe van het KMI. De competenties zijn het belangrijkste. Er wordt geen onderscheid gemaakt naar geslacht, huidskleur, religieuze of politieke overtuiging, leeftijd, seksuele voorkeuren. Personen met een handicap zijn ook welkom.

Het Koninklijk Meteorologisch Instituut van België (KMI) is een Belgische Federale Wetenschappelijke Instelling (FWI) die ressorteert onder de Programmatorische Overheidsdienst (POD) POD Wetenschapsbeleid (Belspo).

De POD Wetenschapsbeleid (BELSPO) is een federale administratie die verantwoordelijk is voor het ontwerpen en uitvoeren van onderzoeksprogramma's, het beheer van de Belgische deelname aan het Europees Ruimteagentschap (ESA), het stimuleren van de deelname van de Belgische wetenschappelijke en technische wereld aan internationale onderzoeksnetwerken en in het bijzonder de Europese Onderzoeksruimte (ERA) om het wetenschappelijk en cultureel erfgoed in de 10 wetenschappelijke instellingen te behouden en te verbeteren.

BELSPO zorgt ook voor de coördinatie en het overleg met federale departementen en gefedereerde entiteiten op het gebied van wetenschapsbeleid.

De 10 federale wetenschappelijke instellingen staan onder de bevoegdheid van de minister, bevoegd voor het wetenschapsbeleid. Georganiseerd in de vorm van afzonderlijke beheerde staatsdiensten en beheren en verbeteren van collecties, databanken, bibliotheken en archieven, voeren wetenschappelijk onderzoek uit en verspreiden kennis onder het publiek en experten.

Opgelet:
Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.

https://www.meteo.be/nl/over-het-kmi/werken-bij-het-kmi

Opgelet: deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.

Deze opdracht staat open voor ambtenaren van deze niveaus: B.

Generieke competenties:

• Kritisch denken
• Samenwerken
• Oplossingsgericht zijn
• Je ontwikkelen

Troeven:

• Je drukt je mondeling en schriftelijk op een duidelijke en begrijpelijke manier uit in het Frans.
• Je hebt een goede praktische kennis van de meest courante Microsoft Office toepassingen (Word, Excel, Outlook, ...)

Opgelet:
Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.

Duur van de opdracht: maximum 12 maanden.

Het arbeidsregime is bespreekbaar, met het oog op flexibiliteit (minimum 50%).

Telewerk is mogelijk.

Contract: terbeschikkingstelling via een Talent Exchange-overeenkomst. Bij Talent Exchange-opdrachten behoud je je eigen functieniveau en loonpakket.

1. Analyse van de competenties en de motivatie op basis van het cv en de motivatiebrief: gelieve je kandidatuur te beargumenteren op basis van de functiebeschrijving en om waar nodig je relevante vaardigheden te benadrukken
2. Gesprek (max. 1 uur): bespreking van je profiel, je competenties, je motivatie, je ervaring en je interesse voor de opdracht

Omdat er soms veel kandidaturen zijn die niet voldoen aan de selectiecriteria, kunnen we geen gevolg geven aan de kandidaturen van personen die niet bij de overheid werken.

Opgelet:
Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.

Opgelet:
Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.

Om je kandidaat te stellen, stuur je een motivatiebrief EN een recent cv ten laatste op 9/04/2025 naar talentexchange@meteo.be met de referentie Talent Exchange - Medewerker directiesecretariaat.

https://www.meteo.be/nl/over-het-kmi/werken-bij-het-kmi

De deelnemende organisaties van het Talent Exchange-netwerk zetten zich in voor diversiteit. Dit vertaalt zich in het aanmoedigen van talent met respect voor verscheidenheid, onafhankelijk van afkomst, gender, leeftijd, een eventuele handicap, levensbeschouwing,...

Opgelet:
Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.