Administratief medewerker (m/v/x)

Voor de Directie van de kwaliteit en het crisisbeheer zijn wij op zoek naar een administratief medewerker die zich gedurende 12 maanden voltijds of deeltijds (minimum 80%) wil inzetten.

Wil je jouw klantgerichte en administratieve talenten optimaal benutten? Zie je kansen om processen efficiënter te laten verlopen? Ben je sterk gestructureerd en heb je een proactieve aanpak? Lees dan verder om te ontdekken hoe jij de werking van de directie vlot kan helpen verlopen!

Wat ga je doen?

In deze functie ondersteun je de directie en ben je verantwoordelijk voor het secretariaat van de voorzitter. Dankzij jouw oplossingsgerichte aanpak ben je een betrouwbare ondersteuning binnen de organisatie. Je neemt een breed scala aan administratieve en coördinerende taken op:

• Beheren van agenda en mailboxen (kerntaak): Je beheert de agenda van de voorzitter en de mailboxen van de directie. Je houdt het overzicht en zorgt voor een efficiënte planning en tijdsbeheer.
• Beheren van documenten: Je zorgt voor een gestructureerde en adequate administratieve opvolging van dossiers en registraties.
• Coördineren en organiseren van vergaderingen: Je plant en bereidt interne en externe vergaderingen voor. Nadien zorg je voor de opmaak van het vergaderverslag en de opvolging van actiepunten.
• Opstellen van nota’s en presentaties: Je vertaalt complexe informatie naar heldere en gestructureerde documenten.
• Ondersteunen bij de opvolging van Parlementaire vragen: Je speelt een actieve rol in de administratieve verwerking en opvolging hiervan.
• Optreden als contactpersoon: Je fungeert als aanspreekpunt en tussenpersoon voor het contact met externe en/of interne partijen. Je beantwoordt uiteenlopende vragen en klachten. Je verwijst complexe vragen of klachten door waar nodig.
• Optimaliseren van processen: Je werkt mee aan de continue verbetering van werkprocessen (bv. opvolging Parlementaire vragen en klachtenbeheer) en denkt mee over hoe het werk optimaal kan uitgevoerd worden.

Opgelet:

Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.

De functie situeert zich binnen de Directie van de kwaliteit en het crisisbeheer, die behoort tot de Diensten van de voorzitter van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg (Ernest Blerotstraat 1, 1070 Brussel). 

De Directie van de kwaliteit en het crisisbeheer staat enerzijds in voor het beheer van crisissen en incidenten en anderzijds voor de kwaliteit binnen de FOD. In dit kader zijn zij verantwoordelijk voor:

• het secretariaat van de Voorzitter van het Directiecomité;
• het geïntegreerd kwaliteits- en managementsysteem, gebaseerd op de normen ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO/IEC 17020, ISO/IEC 17025 en EMAS;
• projectbeheer (PMO);
• organisatiebeheer;
• interne en externe audit;
• het beheer van klachten m.b.t. de werking van de FOD;
• duurzame ontwikkeling;
• het crisisbeheer van de FOD.

De Diensten van de voorzitter is een coördinerende administratie naast de 6 operationele algemene directies en de Algemene Directie Ondersteunende diensten. Alle diensten die er deel van uitmaken staan onder het rechtstreeks gezag van de voorzitter van het Directiecomité. De Diensten van de Voorzitter staan de voorzitter van het directiecomité bij. Hij neemt de algemene leiding en coördinatie van de FOD waar, met het oog op het bereiken van de doelstellingen van de FOD. 

De FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg heeft als missie het verhogen van de kwaliteit van het werk in België, het garanderen van een gelijk speelveld voor werkgevers, het hard aanpakken van sociale fraude en dumping en ervoor zorgen dat de rechten van de werknemers gerespecteerd worden in een veilige en gezonde werkomgeving. We doen dit via sociale dialoog, met competente medewerkers en in samenwerking met de Sociale Inlichtingen- en Opsporingsdienst en andere partners. 

Surf zeker al eens naar onze website: https://werk.belgie.be/nl. 

Opgelet: deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.

Deze opdracht staat open voor ambtenaren van deze niveaus: A, B en C.

Generieke competenties:

• Klantgericht zijn: Vertrekken vanuit het standpunt van de klanten, hun verwachtingen en noden begrijpen en zorgen voor een optimale dienstverlening. De klanten begeleiden.
• Samenwerken: In team werken, professionele relaties opbouwen en kennis delen om de gezamenlijke doelen te bereiken. Actief samenwerken
• Resultaatgericht zijn: Beslissingen nemen en acties uitvoeren om resultaten te behalen en er de verantwoordelijkheid voor nemen. Acties ondernemen en plannen
• Creatief denken: Op zoek gaan naar inspiratie, tot ongebruikelijke ideeën komen en innovatieve oplossingen voorstellen. Nieuwsgierigheid tonen en nieuwe praktijken voorstellen.

Een goede motivatie is eveneens belangrijk.

Troeven:

• Je drukt je schriftelijk op een correcte, efficiënte en duidelijke manier uit.
• Aangezien je in een tweetalige omgeving werkt, is kennis van het Frans een pluspunt.
• Je beschikt over een goede praktische kennis van courante informaticatoepassingen (Word, Excel, Outlook,…).

Opgelet:

Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.

Duur van de opdracht: maximum 12 maanden.

Het arbeidsregime is bespreekbaar, met het oog op flexibiliteit (minimum 80%).

Telewerk is mogelijk (maximaal 2 dagen). Je verzekert 1 dag per week de permanentie in onderlinge afspraak met het team.

Contract: terbeschikkingstelling via een Talent Exchange-overeenkomst. Bij Talent Exchange-opdrachten behoud je je eigen functieniveau en loonpakket (bij een functiewijziging worden de vergoedingen gelinkt aan de uitoefening van de functie in de FOD van oorsprong stopgezet).

Andere voordelen: 

• kantoor in Brussel, vlakbij het NMBS-station Brussel-Zuid, vlot bereikbaar met het openbaar vervoer en de wagen; 

• dynamische Personeelsvereniging (organiseert socio-culturele, sportieve en recreatieve activiteiten); 

• bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen; 

• flexibele werkuren. 

1. Analyse van de competenties en de motivatie op basis van het cv en de motivatiebrief: gelieve je kandidatuur te beargumenteren op basis van de functiebeschrijving en om waar nodig je relevante vaardigheden te benadrukken
2. Gesprek (max. 1 uur): bespreking van je profiel, je competenties, je motivatie, je ervaring en je interesse voor de opdracht

Omdat er soms veel kandidaturen zijn die niet voldoen aan de selectiecriteria, kunnen we geen gevolg geven aan de kandidaturen van personen die niet bij de overheid werken.

Is deze functie iets voor jou? Dan wordt het tijd dat we je ontmoeten!

Om je kandidaat te stellen, stuur je een motivatiebrief EN een recent cv ten laatste op 30/04/2025 naar hr@werk.belgie.be met de referentie XNT25086.

Opgelet:
Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.

De deelnemende organisaties van het Talent Exchange-netwerk zetten zich in voor diversiteit. Dit vertaalt zich in het aanmoedigen van talent met respect voor verscheidenheid, onafhankelijk van afkomst, gender, leeftijd, een eventuele handicap, levensbeschouwing,...