Onthaal- en secretariaatsmedewerker (m/v/x)

Je bent het eerste aanspreekpunt en geeft in alle omstandigheden een positief beeld van Belspo aan onze bezoekers en medewerkers.

- Je zorgt voor een professioneel en betrokken onthaal van interne en externe klanten en interageert met de verschillende diensten;
- Je identificeert en registreert bezoekers in het bezoekersregister en overhandigt hen een toegangsbadge;
- Je ontvangt telefoonoproepen en verbindt ze door indien nodig;
- Je neemt boodschappen aan, noteert ze en geeft ze door aan de betrokken personen;
- Je reserveert vergaderruimtes;
- Je volgt de veiligheidsmaatregelen bepaald door de verantwoordelijke van het gebouw en de preventieadviseur;
- Je treedt op als contactpersoon voor veiligheidsprocedures;
- Je biedt administratieve ondersteuning en voert diverse taken uit op verzoek van je hiërarchisch verantwoordelijke;

- In samenspraak met je collega's permanentie van 8u tot 17u.

De logistieke dienst zorgt voor het goede verloop van processen met betrekking tot inkoopactiviteiten, het beheer van de verdiepingen die Belspo in WTC3 in gebruik heeft, logistiek en onderhoud, het beheer van het wagenpark, de organisatie van evenementen en de ontvangst van bezoekers.

Wetenschappen, kunst, ruimtevaart en onderzoek

Welkom bij BELSPO, het departement dat zijn gelijke niet kent!

Met meer dan 2 500 medewerkers is de POD Wetenschapsbeleid of BELSPO (dat staat voor Belgian Science Policy Office) als centrale actor van het wetenschapsbeleid geen instelling als een andere.  Samen met vier directies en tien erkende federale wetenschappelijke instellingen, hebben wij als opdracht het wetenschappelijk onderzoek en de innovatie op alle gebieden te stimuleren, met als doel een betere toekomst voor België.

BELSPO is werkzaam op heel wat gebieden, te weten ruimtevaartonderzoek en -toepassingen, de financiering van wetenschappelijke onderzoeksprogramma’s, het opnemen van nationale en internationale onderzoekers in een netwerk, het klimaatonderzoek en de financiering van de koninklijke musea. BELSPO beheert ook het Prinses Elisabethstation op Antarctica en is eigenaar van het oceanografisch onderzoeksschip RV Belgica II.

Bij BELSPO zijn wetenschappen en cultuur nauw verweven voor een duurzamere en harmonieuzere maatschappij. Wij leveren de federale regering betrouwbare en gevalideerde gegevens waarmee zij weloverwogen beslissingen kan nemen op het gebied van de strijd tegen de klimaatverandering, de biodiversiteit, het poolonderzoek, de digitalisering, de erfgoedwetenschappen en alle maatschappelijke uitdagingen.

BELSPO dat centraal wordt aangestuurd in het WTC III in Brussel, beheert een jaarlijks budget van meer dan 664 miljoen euro.

Werken voor BELSPO vandaag betekent het vereeuwigen van het verleden en het zorgen voor de toekomst!

http://www.belspo.be

http://www.belspo.be

Opgelet: deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.

Competenties:

Je hebt goede mondelinge communicatievaardigheden. Je drukt je duidelijk en beknopt uit.

Troeven:

Je hebt een goede kennis van Frans en Engels gezien de meertalige omgeving van de functie.

Opgelet:
Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.

Duur van de opdracht: maximum 12 maanden.

Het arbeidsregime is bespreekbaar, met het oog op flexibiliteit (minimum 50%).

Telewerk is mogelijk.

Contract: terbeschikkingstelling via een Talent Exchange-overeenkomst. Bij Talent Exchange-opdrachten behoud je je eigen functieniveau en loonpakket.

Flexibel uurrooster, 38-uren werkweek
Uitgebreid opleidingsaanbod
Gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
Vlotte bereikbaarheid met het openbaar vervoer, daar het WTC III zich slechts op 200 meter van het station Brussel-Noord bevindt
Mogelijkheid voor een fietsvergoeding
Allerlei sociale voordelen
Minstens 26 dagen verlof per jaar
12 recuperatiedagen
Verlof tussen Kerstmis en Nieuwjaar

1. Analyse van de competenties en de motivatie op basis van het cv en de motivatiebrief: gelieve je kandidatuur te beargumenteren op basis van de functiebeschrijving en om waar nodig je relevante vaardigheden te benadrukken
2. Gesprek (max. 1 uur): bespreking van je profiel, je competenties, je motivatie, je ervaring en je interesse voor de opdracht

Omdat er soms veel kandidaturen zijn die niet voldoen aan de selectiecriteria, kunnen we geen gevolg geven aan de kandidaturen van personen die niet bij de overheid werken.

Opgelet:
Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.

Om je kandidaat te stellen, stuur je een motivatiebrief EN een recent cv ten laatste op 16/07/2025 naar talentexchange@belspo.be met de referentie 'onthaal- en secretariaatsmedewerker.

De deelnemende organisaties van het Talent Exchange-netwerk zetten zich in voor diversiteit. Dit vertaalt zich in het aanmoedigen van talent met respect voor verscheidenheid, onafhankelijk van afkomst, gender, leeftijd, een eventuele handicap, levensbeschouwing,...